EDIFACT: Aufbau, Rechnungsbeispiel und was ab 2028 für die E-Rechnung gilt

In Ihrem Unternehmen laufen Rechnungen per EDIFACT an große Kunden seit Jahren geräuschlos durch die Schnittstellen. Mit den neuen Vorgaben zur E-Rechnung müssen Sie in der Finanzleitung nun prüfen, ob diese gewohnten Datensätze auch ab 2028 noch als vollwertige E-Rechnung zählen. Einen Formatwechsel brauchen Sie dafür nicht unbedingt, es kommt auf eine Bedingung an, die Ihre bisherigen Datensätze erfüllen müssen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Als internationaler Standard ermöglicht EDIFACT den elektronischen Austausch strukturierter Geschäftsdaten direkt zwischen den IT-Systemen unabhängiger Unternehmen.
• Ab dem 1. Januar 2028 muss bei EDIFACT-Rechnungen die verlustfreie Übertragung in ein Format nach EN 16931 oder ein damit interoperables Format möglich sein, damit das Format als vollwertige E-Rechnung gilt.
• Bis zum 31. Dezember 2027 dürfen Unternehmen bestehende EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers unabhängig von der Höhe des Vorjahresumsatzes weiternutzen, selbst wenn diese Übertragbarkeit noch nicht gegeben ist.
• Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben direkt im strukturierten Teil der Nachricht stehen. Ein bloßer Verweis auf beigefügte Anlagen reicht nicht aus.
• Anders als XRechnung und ZUGFeRD beruht EDIFACT nicht auf XML. Das Rechnungsportal des Bundes bietet zudem keinen EDI-Kanal.

Was ist EDIFACT? (Und warum ist es für die E-Rechnung in Deutschland relevant?)

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist ein Regelwerk der Vereinten Nationen aus Normen, Verzeichnissen, also Versionen des Standards, und Leitlinien für den Austausch strukturierter Geschäftsdaten zwischen IT-Systemen. Im Handel ist das Format ein verbreiteter Weg für Rechnungen, der mit einer Bedingung auch als E-Rechnung nutzbar bleibt.

Wie funktioniert EDIFACT als E-Rechnungsformat?

Beim elektronischen Datenaustausch (EDI) übertragen Unternehmen ihre Geschäftsdaten nach einer vereinbarten Norm direkt von System zu System.

Der Ablauf in vier Schritten

Die Erstellung und Übermittlung einer Rechnung läuft in der Praxis in vier Schritten ab:

1. Ihr ERP-System erstellt die Rechnung mit allen Rechnungsdaten.
2. Eine Konvertierungssoftware übersetzt diese Daten in das mit dem Partner vereinbarte EDIFACT-Format.
3. Die Datei wird über eine gesicherte Verbindung an den Empfänger übertragen.
4. Das System Ihres Geschäftspartners liest den Datensatz ein und verarbeitet ihn automatisch weiter.

Wann eine EDIFACT-Datei als E-Rechnung zählt

Das Bundesfinanzministerium stuft EDIFACT als zulässiges, zwischen Unternehmen vereinbartes Format ein. Voraussetzung ist, dass sich alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben ohne Informationsverlust in das Format der europäischen Norm EN 16931 oder ein damit interoperables Format übertragen lassen. Interoperabel bedeutet, dass sich die Angaben ohne Informationsverlust weiterverarbeiten lassen und Inhalt sowie Bedeutung erkennbar gleich bleiben.

Alle Pflichtangaben müssen direkt im strukturierten Datensatz stehen, ein Verweis auf eine beigefügte Anlage reicht nicht aus. Lassen sich die Pflichtangaben nicht vollständig und richtig übertragen, gilt das Dokument steuerlich nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.

Die Fristen bis 2028

Für den Übergang gilt bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ein zweistufiger Zeitplan:

• Bis zum 31. Dezember 2027 dürfen Sie EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiternutzen. Dies gilt unabhängig vom Vorjahresumsatz und auch dann, wenn die Daten noch nicht verlustfrei in die europäische Norm übertragbar sind.
• Ab dem 1. Januar 2028 zählt eine EDIFACT-Datei nur noch dann als E-Rechnung, wenn sich ihre Pflichtangaben verlustfrei übertragen lassen.

Dass EDIFACT ab 2028 generell verboten sei, bezeichnet der Verband GS1 als Fehlinterpretation.

EDIFACT-Nachrichtenstruktur und Syntax

Eine EDIFACT-Nachricht ist eine Textdatei aus kurzen Zeilen, den Segmenten. Jede Zeile trägt eine Angabe der Rechnung.

RFF+ON:4501234567'

• RFF ist das Kürzel für eine Referenz.
• ON sagt, dass es um die Bestellnummer des Kunden geht.
• 4501234567 ist die Bestellnummer.
• Das Plus trennt die Angaben, der Doppelpunkt trennt die Teile einer Angabe, der Apostroph beendet die Zeile.

Jede Zeile folgt diesem Aufbau mit dem Kürzel vorn, den Werten dahinter und Trennzeichen dazwischen. Am Anfang und Ende der Datei stehen Zeilen mit Absender, Empfänger und Art der Nachricht, damit das empfangende System weiß, was ankommt.

Den Standard gibt es in Ausgaben, die Verzeichnisse heißen, etwa D.96A von 1996 oder D.01B von 2001, und jede Nachricht nennt ihre Ausgabe. Für Sie zählt vor allem, dass die deutsche GS1-Empfehlung für Handelsrechnungen zwar auf D.01B beruht, nach GS1 aber auch eine Rechnung nach der älteren Ausgabe D.96A die Bedingung für die E-Rechnung erfüllen kann. Ein Wechsel ist dafür also nicht zwingend nötig.

Die Rechnung ist dabei einer von mehreren Nachrichtentypen für die Schritte zwischen Bestellung und Zahlung:

EDIFACT INVOIC-Nachrichtenspezifikation

Die INVOIC ist die EDIFACT-Nachricht für Rechnungen über gelieferte Waren oder Dienstleistungen. Über Zahlencodes unterscheidet das Dokument die Belegart, beispielsweise 380 für eine reguläre Rechnung und 381 für eine Rechnungskorrektur zugunsten des Käufers.

Jede INVOIC gliedert sich in drei Abschnitte:

• Der Kopf enthält allgemeine Angaben wie Belegnummer, Datum, beteiligte Unternehmen, Währung und Zahlungsbedingungen.
• Die Positionen führen die einzelnen Artikel mit Menge, Einzelpreis, Betrag je Position sowie bei abweichendem Satz die Steuer auf.
• Der Summenteil weist die Gesamtsummen, den steuerpflichtigen Betrag sowie die Steuerbeträge aus.

Subsets sind Branchenfassungen, die festlegen, welche Teile einer Nachricht genutzt werden. Am häufigsten kommt in Deutschland EANCOM zum Einsatz, die Fassung von GS1 für den Handel, für die GS1 von jährlich rund einer Milliarde Rechnungen ausgeht. Bei Wareneingangsrechnungen in Super- und Baumärkten sind nach Angaben von GS1 über 90 Prozent EDIFACT-basiert.

Andere Branchen nutzen eigene Vorgaben, etwa VDA 4938 in der Automobilindustrie oder EDI@Energy in der Energiewirtschaft.

EDIFACT-Rechnungsbeispiel

Das folgende EDIFACT-Beispiel zeigt den Aufbau einer einfachen Rechnung. In EDIFACT stehen dieselben Angaben wie auf einer gewohnten Rechnung als standardisierte Datenzeilen. Alle darin genannten Namen, Nummern und Beträge sind frei gewählte Beispielwerte.

Die Rechnung im Klartext

Welche Pflichtangaben eine Rechnung im Einzelnen umfassen muss, bestimmt § 14 Abs. 4 UStG. Ein kurzer Auszug aus der EDIFACT-Nachricht zeigt, wie diese Angaben codiert werden:

BGM+380+RE2026-00123+9'
DTM+137:20261019:102'
NAD+SU+4012345000009::9++Muster Lieferant GmbH+Musterstraße 1+Berlin++10115+DE'
RFF+VA:DE123456789'
MOA+124:42.75'

• BGM: Die Belegart 380 heißt Rechnung, dahinter folgt die Rechnungsnummer.
• DTM+137: Dieser Eintrag nennt das Rechnungsdatum.
• NAD+SU: Diese Zeile weist den Lieferanten mit Name und Anschrift aus, und die lange Zahl ist die GLN als weltweit eindeutige Nummer des Unternehmens.
• RFF+VA: Das Segment enthält die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten.
• MOA+124: Der Kenncode 124 steht für den Steuerbetrag, während 125 den steuerpflichtigen Betrag bezeichnen würde.

Die vollständige Nachricht enthält auf dieselbe Weise alle übrigen Angaben der Tabelle, also Käufer, Positionen und Summen.

EDIFACT vs. XRechnung vs. ZUGFeRD für die E-Rechnung

Beim Ausrichten bestehender Prozesse auf die E-Rechnung begegnen Ihnen neben EDIFACT vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Während die XRechnung eine reine XML-Datei ist, bettet ZUGFeRD die XML-Daten in ein sichtbares PDF-Dokument ein. Welches Format sich für welchen Empfänger eignet, zeigt der direkte Vergleich:

Ob Ihr Unternehmen das Rechnungsformat umstellen muss, hängt vom jeweiligen Empfänger ab. Zwischen Unternehmen bleibt das vereinbarte EDIFACT-Format unter der Bedingung der verlustfreien Übertragung nutzbar. Gehen Ihre Rechnungen hingegen an Behörden des Bundes, existiert kein direkter EDI-Kanal, denn das Rechnungsportal nimmt Rechnungen ausschließlich über Weberfassung, Upload, E-Mail oder Peppol entgegen.

Häufige Fehler beim Austausch von EDIFACT-Rechnungen

Das Bundesfinanzministerium unterscheidet bei E-Rechnungen zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern. Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei die vollständige und richtige Übertragung der Pflichtangaben in ein Format nach der Norm nicht zulässt. Geschäftsregelfehler betreffen dagegen inhaltliche Mängel wie Rechenfehler oder widersprüchliche Angaben.

In der Praxis lohnt sich eine Prüfung vor allem an folgenden Stellen:

• Eine Pflichtangabe steht nur in einer Anlage statt im strukturierten Datensatz. Die Datei gilt dann nicht als E-Rechnung.
• Der Steuerbetrag passt rechnerisch nicht zum Steuersatz.
• Zu- und Abschläge sind lediglich als Summe ausgewiesen. Nach Einschätzung von GS1 müssen diese Beträge für die Norm EN 16931 gegebenenfalls einzeln aufgeführt werden.
• Netto- und Bruttopreise wurden verwechselt. Beim Nettopreis ist der Positionsbetrag Menge mal Nettopreis, während beim Bruttopreis Zu- und Abschläge einfließen.
• Ein einheitlicher Steuersatz steht nur im Kopf, obwohl einzelne Positionen davon abweichen. Das GS1-Profil verlangt dann zusätzliche Angaben direkt an der Position.
• Steuerbetrag und steuerpflichtiger Betrag sind vertauscht, oder die Zählung der Zeilen am Nachrichtenende stimmt nicht.

So implementieren Sie EDIFACT-E-Rechnungen für Deutschland

Prüfen Sie für jeden Partner, ob das genutzte EDI-Format alle Pflichtangaben strukturiert abbildet und sich verlustfrei in ein Format nach der europäischen Norm übertragen lässt. Nach Einschätzung von GS1 sind EANCOM-Empfehlungen allein keine Garantie, weil jede Verbindung zwischen zwei Partnern einzeln eingerichtet und geprüft werden muss. Als Grundlage kann die Zuordnungstabelle von GS1 dienen, welche die EANCOM-Felder den Begriffen der Norm gegenüberstellt.

Vereinbarung mit dem Partner und Dokumentation

Zwei Schritte sichern die Umstellung in Ihrem Unternehmen ab:

• Treffen Sie mit Ihrem Partner eine Vereinbarung über das genutzte Rechnungsformat, etwa im Rahmenvertrag oder über die Geschäftsbedingungen. Regeln Sie darin zugleich Verfahren, die sicherstellen, dass die Rechnungsdaten tatsächlich von Ihrem Haus stammen und auf dem Übertragungsweg unverändert bleiben.
• Nehmen Sie die Prüfung der Übertragbarkeit in Ihre betriebliche Verfahrensbeschreibung auf, wie es GS1 empfiehlt. Förmliche Nachweise oder Zertifizierungen sind nach GS1 dafür nicht vorgeschrieben.

Umwandlung und Validierung

Das Gesetz verlangt keine tatsächliche Umwandlung der Rechnungsdateien, solange die verlustfreie Übertragbarkeit gesichert ist. Eine Validierung der E-Rechnung ist keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, etwa beim Vorsteuerabzug, wird von der Finanzverwaltung jedoch empfohlen.

Für eine Prüfung können Sie die Rechnungsdaten in XML überführen. Als Hilfsmittel dient der KoSIT-Validator, ein frei verfügbares Prüfwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards, das eine EDIFACT-Datei erst nach der Umwandlung in XML prüft.

Wie ClearTax Unternehmen bei EDIFACT-E-Rechnungen in Deutschland unterstützt

Muss Ihr Unternehmen je nach Empfänger neben EDI weitere Wege wie Peppol oder E-Mail bedienen, führt ClearTax diese Kanäle zwischen Ihrem ERP-System und Ihren Geschäftspartnern zusammen.

Die Plattform übernimmt dabei wichtige Aufgaben für Ihren Rechnungsaustausch:

• Sie wandelt Rechnungsdaten aus Ihrem ERP-System in die Formate XRechnung, ZUGFeRD 2.x und Peppol BIS 3.0 um und führt vor dem Versand Schemaprüfungen durch.
• Sie überträgt Rechnungsdaten wahlweise über Peppol oder EDI und bindet auch den Rechnungsversand per E-Mail ein.
• Sie bündelt sämtliche Kanäle in einem gemeinsamen Dashboard, über das Sie alle ein- und ausgehenden Rechnungen an einem Ort verwalten.

Darüber hinaus ist ClearTax ein registrierter Peppol-Zugangspunkt, der Rechnungsdaten direkt in das Peppol-Netzwerk einspeist und von dort empfängt.

Möchten Sie Ihren Rechnungsaustausch über eine zentrale Plattform steuern, unterstützt Sie die E-Rechnung-Software von ClearTax.

Fazit

Klären Sie vor Ende 2027 mit Ihrer IT oder Ihrem EDI-Dienstleister, ob Ihre bestehenden EDIFACT-Rechnungen ab 2028 als E-Rechnung zählen.