E-Rechnung: Pflicht ab wann, Empfangen, Ausnahmen, Format & Beispiel

Deutschland hat die obligatorische elektronische Rechnungsstellung angekündigt, wonach alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnungen für inländische B2B-Verkäufe ausstellen müssen.

Diese Reform standardisiert Rechnungsformate, verbessert die Steuerkonformität und führt dazu, dass traditionelle Papier- und PDF-Rechnungen für die meisten Geschäftsbeziehungen schrittweise abgeschafft werden.

Das Wichtigste auf einen Blick: Anforderungen an die E-Rechnungsstellung

• E-Rechnungen müssen strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.1+ verwenden, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen.
• Alle Unternehmen müssen ab Januar 2025 elektronische Rechnungen akzeptieren, die Ausstellung wird schrittweise bis zur vollständigen Umsetzung im Jahr 2028 verpflichtend.
• Die Regierung validiert, speichert oder beteiligt sich derzeit nicht an dem E-Rechnungsprozesses.
• E-Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre lang in ihrem Originalformat sicher archiviert werden.
• Ausnahmen gelten für B2C-Transaktionen, Rechnungen unter 250 €, Fahrkarten und umsatzsteuerbefreite Verkäufe sowie Transaktionen innerhalb der EU.

Was ist E-Rechnung​?

E-Rechnung oder elektronische Rechnungsstellung ist der Prozess der Ausstellung, des Versands, des Empfangs und der Speicherung von Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format, das eine nahtlose, automatisierte Verarbeitung durch Computer ohne manuelle Dateneingabe oder Papierbearbeitung ermöglicht.

E-Rechnung in Deutschland bezieht sich auf die gesetzliche Verpflichtung, dass deutsche Unternehmen strukturierte digitale Rechnungen für Geschäftsvorgänge, insbesondere zwischen Unternehmen (B2B), verwenden müssen. E-Invoicing ist viel mehr als nur das Versenden einer Rechnung per E-Mail.

Es geht um den Austausch von Rechnungen als strukturierte, maschinenlesbare Daten, die Automatisierung, Compliance und Effizienz ermöglichen, wie sie jetzt gesetzlich für B2G- und B2B-Transaktionen in Deutschland vorgeschrieben sind.

Wichtige Merkmale der E-Rechnungsstellung in Deutschland

• Erstellen Sie elektronische Rechnungen im Format XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) gemäß EN 16931.
• Fügen Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsdetails (Käufer, Verkäufer, Umsatzsteuer usw.) hinzu.
• Versenden Sie elektronische Rechnungen per E-Mail, über das Peppol-Netzwerk oder über E-Invoicing-Plattformen.
• Die Empfänger müssen in der Lage sein, die strukturierte Datei zu empfangen und zu verarbeiten.

E-Rechnung Pflicht übergangsfrist: Zeitplan, Fristen & wichtige Termine

Deutschland stellt derzeit von der freiwilligen elektronischen Rechnungsstellung auf ein stufenweises obligatorisches E-Rechnungssystem für alle B2B-Transaktionen um. Während E-Rechnungen für Business-to-Government-Rechnungen (B2G) bereits seit 2020 vorgeschrieben sind, liegt der Schwerpunkt nun auf der B2B-E-Rechnung. 

Geltungsbereich der E- Rechnung

Die E-Rechnungsstellungspflicht gilt für Business-to-Business-Transaktionen (B2B) innerhalb Deutschlands, insbesondere wenn sowohl der Lieferant als auch der Empfänger in diesem Land ansässig sind oder eine feste Niederlassung haben.

Das bedeutet, dass deutsche Unternehmen, die untereinander Transaktionen durchführen, die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung erfüllen müssen.

Wer ist zur E-Rechnung Verpflichtet?

• Alle inländischen B2B-Rechnungen, bei denen beide Handelspartner ihren Sitz in Deutschland haben.
• Jede steuerpflichtige Lieferung von Waren oder Dienstleistungen, die dem deutschen Umsatzsteuerrecht unterliegt.

E-Rechnung Pflicht Ausnahmen​ in Deutschland

1. Rechnungen mit geringem Betrag (Bruttogesamtbetrag ≤ 250 €)
2. Fahrkarten für den Personenverkehr
3. Mehrwertsteuerbefreite Umsätze gemäß den besonderen Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG)
4. Ausländische Unternehmen, die nur in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind, aber keine feste Niederlassung haben.
5. Grenzüberschreitende Transaktionen, unabhängig davon, ob es sich um eingehende oder ausgehende Transaktionen handelt.
6. Business-to-Consumer-Transaktionen (B2C): Verkäufe an Privatpersonen bleiben ausgenommen. Für Verkäufe an Verbraucher können weiterhin herkömmliche Formate wie Papierbelege oder PDFs verwendet werden.

E-Rechnungsformate in Deutschland: XRechnung & ZUGFeRD

Die rechtliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland basiert auf der Europäischen Norm EN 16931, die den Mindestdatensatz und die Struktur für elektronische Rechnungen definiert. Die beiden wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland gewährleisten eine breite Konformität und Effizienz bei der elektronischen Verarbeitung.

1. XRechnung

• Sie ist die offizielle Umsetzung der Europäischen Norm (EN) 16931 in Deutschland.
• Es handelt sich um ein XML-basiertes Format, das sicherstellt, dass alle wesentlichen Rechnungsdaten automatisch extrahiert und von den Empfängersystemen validiert werden können.
• XRechnung ist für alle Rechnungen an deutsche Behörden (B2G) verbindlich und wird ab 2025 auch das Standardformat für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich sein.
• Die Spezifikation wird von KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt und regelmäßig aktualisiert, um den gesetzlichen Anforderungen der EU und Deutschlands Rechnung zu tragen.
• Sie ist nicht für die Lesbarkeit durch Menschen vorgesehen, sondern wird von Software verarbeitet oder mit speziellen Tools angezeigt.

2. ZUGFeRD

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format.
• Es kombiniert ein für Menschen lesbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei, die strukturierte Rechnungsdaten enthält.
• Die neuesten ZUGFeRD 2.x-Profile entsprechen der Norm EN 16931, und das „XRechnung-kompatible” Profil wird sowohl für B2G- als auch (in Kürze) für B2B-Rechnungen akzeptiert.
• Dieses Format ist beliebt, weil es die Lücke zwischen vollständig digitaler Verarbeitung und benutzerfreundlicher Lesbarkeit für Buchhaltungspersonal schließt.

Wichtigste Merkmale des deutschen E-Rechnungsformats

• Konformität mit EU-Standards: Beide Formate entsprechen der Norm EN 16931 und gewährleisten so die Kompatibilität für ganz Europa.
• Maschinenlesbarkeit: Alle obligatorischen Rechnungsinformationen sind in strukturierter, extrahierbarer Form enthalten.
• Flexibilität: Unternehmen können je nach ihren Bedürfnissen und denen ihrer Handelspartner zwischen reinem XML (XRechnung) oder einem Hybridformat (ZUGFeRD) wählen.

E-Rechnung Modell in Deutschland

Das modell für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland wurde entwickelt, um einen flexiblen, sicheren und interoperablen Austausch elektronischer Rechnungen sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor zu ermöglichen.

• Dezentraler Austausch: Im Gegensatz zu einigen anderen Ländern verlangt Deutschland nicht, dass B2B-Rechnungen über ein zentrales Regierungsportal (Clearance-Modell) abgewickelt werden. Stattdessen werden Rechnungen direkt zwischen Unternehmen per E-Mail, EDI (Electronic Data Interchange) oder über Netzwerke wie Peppol ausgetauscht.
• Portale des öffentlichen Sektors (B2G): Für die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen müssen Lieferanten offizielle Portale wie das E-Rechnungsportal Bund oder OZG-RE auf Bundesebene oder bundesstaatsspezifische Plattformen nutzen. Diese sind Peppol-fähig und akzeptieren XRechnung- und kompatible ZUGFeRD-Dateien.
• Nachprüfungsmodell: In Deutschland wird für die elektronische Rechnungsstellung ein Nachprüfungsmodell verwendet, was bedeutet, dass die Steuerbehörden Rechnungen nachträglich zur Prüfung anfordern können, aber nicht automatisch alle Rechnungen in Echtzeit erhalten.

E-Rechnung Prozess in Deutschland

Der elektronische Rechnungsaustausch in Deutschland basiert auf strukturierten Daten, der Einhaltung gesetzlicher Standards und digitaler Automatisierung. 

1. Erstellen​:

Unternehmen erstellen elektronische Rechnungen mit Hilfe von ERP-, Buchhaltungssoftware oder einem Anbieter von E-Rechnungslösungen. Diese Anbieter stellen sicher, dass die Rechnungen im Format XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF/A-3 + XML) erstellt werden und alle für die Mehrwertsteuerkonformität erforderlichen Daten enthalten.

2. Übermittlung:  

Rechnungen werden direkt per E-Mail, EDI, Peppol-Netzwerk oder über Plattformen von Dienstleistern an Handelspartner versendet. Der Austauschkanal wird einvernehmlich gewählt, die Rechnung muss jedoch in einem strukturierten Format bleiben. 

Rechnungen an Behörden werden über offizielle Portale (E-Rechnungsportal Bund, OZG-RE oder Landesplattformen) eingereicht. Anbieter von E-Rechnungslösungen können die Einreichung automatisieren, eine Integration mit diesen Portalen vornehmen und die Konformität der Dateien überprüfen.

3. Empfang und Validierung: 

Die Software des Empfängers oder der E-Rechnungsanbieter überprüft die Rechnung auf Format und Datenintegrität. Gültige E-Rechnungen werden automatisch in ERP- oder Buchhaltungssysteme verarbeitet.

4. Archivieren:

Alle elektronischen Rechnungen müssen 10 Jahre lang in ihrem ursprünglichen elektronischen Format archiviert werden, um Authentizität, Integrität und rechtliche Revisionssicherheit zu gewährleisten. 

Wie Unternehmen in Deutschland auf elektronische Rechnungsstellung umstellen sollten

Die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung ist in Deutschland aufgrund neuer gesetzlicher Vorschriften und der Notwendigkeit digitaler Effizienz mittlerweile eine strategische Notwendigkeit. Unternehmen müssen die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und gleichzeitig die Genauigkeit, Geschwindigkeit und Rückverfolgbarkeit von Rechnungen verbessern.

1. Aktuelle Rechnungsflüsse abbilden

Dokumentieren Sie, wie Rechnungen erstellt, genehmigt, versendet, empfangen und archiviert werden. Identifizieren Sie Lücken in der Digitalisierung und lokalisieren Sie manuelle Engpässe.

2. Compliance-Anforderungen verstehen

Prüfen Sie, welche Transaktionen eine elektronische Rechnungsstellung erfordern (B2B, B2G), welche Formate (XRechnung, ZUGFeRD) gelten und welche Fristen je nach Unternehmensgröße und Umsatz anstehen.

3. IT-Infrastruktur aufrüsten

Stellen Sie sicher, dass Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware strukturierte E-Rechnungsformate unterstützt. Prüfen Sie, ob bestehende Systeme Integrationsmodule oder einen Wechsel zu fortschrittlicheren Plattformen erfordern.

4. Wählen Sie den richtigen Anbieter für elektronische Rechnungsstellung aus

Vergleichen Sie Funktionen, Compliance-Abdeckung, Integrationsoptionen und Benutzerunterstützung der verschiedenen Lösungsanbieter. Achten Sie auf zertifizierten Peppol-Zugang und automatische Formatvalidierung.

5. Interne Richtlinien festlegen

Entwickeln Sie Standardarbeitsanweisungen für die Ausstellung, den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen. Definieren Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege für Rechnungsausnahmen oder -fehler.

6. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und kommunizieren Sie nach außen

Bieten Sie gezielte Schulungen für Mitarbeiter in der Buchhaltung, in der IT und im operativen Bereich an. Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über Ihre neuen E-Invoicing-Funktionen und die bevorzugte Übermittlungsweise.

7. Führen Sie vor der Inbetriebnahme gründliche Tests durch

Testen Sie die elektronische Rechnungsstellung mit ausgewählten Lieferanten und Kunden, um Interoperabilität, Fehlerbehandlung und nahtlose Workflow-Integration sicherzustellen.

8. Beobachten Sie regulatorische Änderungen

Überprüfen Sie regelmäßig Aktualisierungen der Regierung und Mitteilungen von Lösungsanbietern, um den sich ändernden rechtlichen und technischen Anforderungen immer einen Schritt voraus zu sein.

Unterschiede der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland im Vergleich zu anderen Ländern

Der Ansatz Deutschlands bei der elektronischen Rechnungsstellung unterscheidet sich von dem anderer europäischer Länder wie Frankreich und Polen, insbesondere in Bezug auf Zentralisierung, Freigabeanforderungen und Übertragungsmodelle. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede:

Die ClearTax Lösung für E-Rechnung in Deutschland

ClearTax bietet eine robuste E-Rechnung programm die speziell für die deutschen regulatorischen Anforderungen entwickelt wurde und Unternehmen, die auf digitale Rechnungsstellung umstellen, eine nahtlose Integration, Automatisierung und zentralisierte Verwaltung ermöglicht.

• ERP-Integration und Middleware: Die Plattform lässt sich direkt mit führenden ERP-Systemen (SAP, Oracle, Dynamics) verbinden und fungiert als Verbindungsstelle für Datenzuordnung, -anreicherung und -validierung, sodass Rechnungen stets den gesetzlichen Standards entsprechen.
• Zentralisiertes Cloud-Portal: Ermöglicht die Erstellung, Anzeige, Archivierung, das Herunterladen und die Echtzeit-Verfolgung von Rechnungen in einem einzigen sicheren Dashboard.
• Peppol-zertifiziert: Zertifiziert für den direkten, konformen Austausch von E-Rechnungen in ganz Deutschland und dem öffentlichen Sektor der EU.
• Automatisierung und Compliance: Bietet automatische Datenvalidierung, regulatorische Updates und sichere Speicherung für 10 Jahre.
• Skalierbar und sicher: Cloudbasiert, Unterstützung mehrerer Unternehmenseinheiten, erweiterte Sicherheit und fachkundige Einarbeitung für Unternehmen jeder Größe.

Fazit

Die Pflicht zur Verwendung der E-Rechnung in Deutschland gilt ausschließlich für B2B-Transaktionen, bei denen beide Parteien in Deutschland ansässig sind. Öffentliche Einrichtungen verlangen bereits seit 2020 E-Rechnungen, die über offizielle Portale wie das E-Rechnungsportal Bund oder staatliche Systeme eingereicht werden müssen. 

Im Gegensatz zu Ländern mit zentralisierten Abwicklungsmodellen verfolgt Deutschland einen dezentralen Ansatz mit nachträglicher Prüfung: Rechnungen werden direkt zwischen Unternehmen ausgetauscht, ohne dass eine Echtzeit-Validierung durch die Steuerbehörde erfolgt. 

Dieses Modell legt den Schwerpunkt auf Interoperabilität und Flexibilität und schafft gleichzeitig die Grundlage für eine mögliche künftige EU-weite Echtzeit-Berichterstattung im Rahmen der Initiative „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter”.