E-Rechnung 2027: Pflicht, Fristen, Formate & Ausnahmen

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland verpflichtet alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, strukturierte, maschinenlesbare elektronische Rechnungen für inländische B2B- und B2G-Transaktionen auszustellen. Die Pflicht vereinheitlicht Rechnungsformate, senkt manuelle Verarbeitungskosten, automatisiert Kreditoren- und Debitorenprozesse, verbessert die Umsatzsteuer-Compliance und löst Papier- sowie PDF-Rechnungen schrittweise ab. Damit legt sie die Grundlage für die ViDA-Verordnung bis 2030.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Ab Januar 2027 sind deutsche Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 800.000 € betrug, verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Transaktionen auszustellen.
• E-Rechnungen müssen strukturierte, EN 16931-konforme Formate verwenden, hauptsächlich XRechnung oder ZUGFeRD (EN 16931/Comfort oder Extended).
• Alle Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
• Ausnahmen gelten für B2C, Kleinbetragsrechnungen (≤ 250 €), Fahrkarten für den Personenverkehr und umsatzsteuerbefreite/grenzüberschreitende Szenarien.
• E-Rechnungen müssen gemäß den GoBD-Vorschriften im ursprünglichen elektronischen Format archiviert werden, wobei die Aufbewahrungsfrist acht Jahre beträgt.

Was ist eine E-Rechnung?

Die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnungsstellung) umfasst die Ausstellung, den Versand, den Empfang und die Speicherung von Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format, das eine nahtlose, automatisierte Verarbeitung durch Computer ohne manuelle Dateneingabe oder Papierbearbeitung ermöglicht.

• Rechnungserstellung: Unternehmen erstellen elektronische Rechnungen mithilfe von ERP-, Buchhaltungssoftware oder einem Anbieter von E-Rechnungslösungen. Diese Anbieter stellen sicher, dass die Rechnungen im Format XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF/A-3 und XML) erstellt werden und alle für die Umsatzsteuerkonformität erforderlichen Daten enthalten.
• Übermittlung: Rechnungen werden direkt per E-Mail, EDI (Electronic Data Interchange), Peppol-Netzwerk oder über Plattformen von Dienstleistern an Handelspartner gesendet. Der Austauschkanal wird einvernehmlich gewählt, aber die Rechnung muss in einem strukturierten Format bleiben.
• Empfang und Validierung: Die Software des Empfängers oder der E-Rechnungsanbieter überprüft die Rechnung auf Format und Datenintegrität. Gültige E-Rechnungen werden automatisch in ERP- oder Buchhaltungssystemen verarbeitet.
• Archivierung: Alle E-Rechnungen müssen 8 Jahre lang in ihrem ursprünglichen elektronischen Format archiviert werden, um Authentizität, Integrität und rechtliche Revisionssicherheit zu gewährleisten.

Für B2B- und B2G-Anwendungsfälle muss die Rechnung maschinenlesbar und EN 16931-konform sein, um eine automatisierte Validierung und Verbuchung in Buchhaltungssystemen zu ermöglichen.

Die Pflicht zur B2B-E-Rechnung in Deutschland wurde durch das Wachstumschancengesetz (verabschiedet im März 2024) eingeführt und über Änderungen in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) umgesetzt. Das Bundesministerium der Finanzen hat am 15. Oktober 2025 ein BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung veröffentlicht.

Hinweis: Rechnungen an Behörden werden über offizielle Portale (E-Rechnungsportal Bund, OZG-RE oder Landesplattformen) eingereicht. Diese sind Peppol-fähig und akzeptieren XRechnung- und kompatible ZUGFeRD-Dateien.

E-Rechnungspflicht: Fristen und Übergangsregelungen im Überblick

Deutschland stellt derzeit von der freiwilligen elektronischen Rechnungsstellung auf ein schrittweise eingeführtes obligatorisches E-Rechnungssystem für alle B2B-Transaktionen um.

Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?

Die deutsche B2B-Vorschrift gilt speziell für inländische B2B-Transaktionen, bei denen beide Parteien in Deutschland ansässig sind (die bloße Umsatzsteuerregistrierung gilt nicht als „Niederlassung").

• Alle inländischen B2B-Unternehmen: Für Transaktionen, bei denen sowohl der Lieferant als auch der Empfänger ihren Sitz in Deutschland haben.
• Unternehmen mit steuerpflichtigen inländischen B2B-Umsätzen: Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) fallen nicht darunter.
• Business-to-Government (B2G)-Lieferanten: Gegenüber der Bundesverwaltung besteht die Pflicht seit dem 27. November 2020 auf Grundlage der E-Rechnungsverordnung (ERechV). Auf Landesebene ist der elektronische Rechnungsaustausch eigenständig geregelt und hängt vom jeweiligen Umsetzungsakt ab.
• Ausländische Unternehmen mit lokalen Niederlassungen: Ausländische Unternehmen, die in Deutschland mit einer „festen Niederlassung" (z. B. einem physischen Büro oder Lager) tätig sind.

Transaktionsszenarien: Wann ist eine E-Rechnung Pflicht?

Die Pflicht zur B2B-E-Rechnung in Deutschland richtet sich vor allem danach, wo Käufer und Verkäufer ansässig sindund ob es sich um eine inländische B2B-Transaktion handelt.

In der folgenden Tabelle sehen Sie auf einen Blick, welches Rechnungsformat, welche Umsatzsteuerbehandlung und welche Standardformulierung in der Regel anzuwenden sind.

E-Rechnungspflicht: Diese Ausnahmen gelten

Folgende Transaktionen und Unternehmensformen sind von der E-Rechnungspflicht in Deutschland ausgenommen:

• Rechnungen mit geringem Betrag (Bruttogesamtbetrag ≤ 250 €)
• Fahrkarten für den Personenverkehr
• Umsatzsteuerbefreite Umsätze gemäß den besonderen Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG)
• Ausländische Unternehmen, die nur in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind, aber keine feste Niederlassung haben.
• Grenzüberschreitende Transaktionen, unabhängig davon, ob es sich um eingehende oder ausgehende Transaktionen handelt.
• Business-to-Consumer-Transaktionen (B2C): Verkäufe an Privatpersonen bleiben ausgenommen. Für Verkäufe an Verbraucher können weiterhin herkömmliche Formate wie Papierbelege oder PDFs verwendet werden.

Dauerhaft von der Ausstellung befreit sind außerdem Kleinunternehmer nach § 19 UStG. E-Rechnungen empfangen können müssen sie trotzdem.

E-Rechnungsformate in Deutschland: XRechnung und ZUGFeRD

EN 16931-konforme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sind die offiziell anerkannten elektronischen Rechnungsformate für Transaktionen im öffentlichen Sektor und bilden die Grundlage für die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich.

Welches der beiden Formate zu Ihnen passt, hängt von Ihrer Systemlandschaft ab. Aufbau und Spezifikation des reinen XML-Formats stehen im Ratgeber zu XRechnung und E-Rechnungsformate, die Entscheidung zwischen maschinenlesbar und hybrid im Vergleich ZUGFeRD und XRechnung.

Zu EDI und EDIFACT: Vereinbarte Formate bleiben dauerhaft als E-Rechnung zulässig, solange sich alle nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig aus dem Datensatz extrahieren lassen. Nur Verfahren, die das nicht leisten, fallen mit dem Ende der Übergangsregelung 2027 weg.

Pflichtangaben einer E-Rechnung und was die Umstellung im Unternehmen bedeutet

Die deutschen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich basieren auf strukturierten Daten gemäß EN 16931. Das bedeutet, dass Ihre Rechnung denselben rechtlichen ‚Rechnungsinhalt' wie bisher enthalten muss, jedoch in einem maschinenlesbaren Format, das Finanzsysteme automatisch validieren und verbuchen können.

Pflichtangaben für jede E-Rechnung

Damit eine E-Rechnung rechtlich und steuerlich gültig ist, muss sie folgende Grundangaben enthalten:

• Rechnungsidentifikation: Eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum der Rechnung und das Liefer- oder Leistungsdatum (oder gegebenenfalls der Leistungszeitraum).
• Angaben zum Verkäufer: Rechtlicher Name, vollständige Adresse und Steueridentifikationsnummer (Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).
• Angaben zum Käufer: Rechtlicher Name und vollständige Adresse. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers ist in bestimmten Fällen, etwa bei Lieferungen innerhalb der EU, zwingend erforderlich.
• Einzelpostenangaben: Klare Beschreibung der Waren/Dienstleistungen, Menge, Maßeinheit, Nettostückpreis und Nettopostenbetrag.
• Umsatzsteuerinformationen: Anwendbarer Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerkategorie/Behandlung und Umsatzsteuerberechnung entsprechend der Steuerbemessungsgrundlage.
• Summen und Verbindlichkeiten: Nettosummen (Summe der Positionen), Aufschlüsselung der Umsatzsteuer nach Steuersatz, Gesamtbetrag der Umsatzsteuer, Bruttobetrag und endgültiger Rechnungsbetrag. Die Währung muss angegeben werden.

Angaben, die nur in bestimmten Fällen nötig sind

Nicht jede E-Rechnung erfordert dieselben Daten. Je nach Geschäftsfall kommen weitere Angaben hinzu:

• Zahlungsinformationen: Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum, Zahlungsmethode und Bankverbindung (wenn eine Banküberweisung erwartet wird).
• Besondere Umsatzsteuerbehandlungen: Bei Umkehrung der Steuerschuldnerschaft ist eine eindeutige Erklärung zur Umkehrung der Steuerschuldnerschaft erforderlich; bei Befreiungen oder Lieferungen innerhalb der EU ist die korrekte Befreiungs- oder Nullsteuersatzangabe erforderlich.
• Anpassungen und gestaffelte Rechnungsstellung: Gutschriften müssen auf die Originalrechnung verweisen; Anzahlungs- oder Teilrechnungen sollten Vorauszahlungen und Restbeträge klar ausweisen.

Was die Umstellung im Unternehmen bedeutet

Die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen greift tief in bestehende Abläufe ein und verteilt Aufgaben auf mehrere Abteilungen im Unternehmen gleichzeitig:

• IT: stellt die Systemlandschaft, die ERP-Anbindung und die revisionssichere Archivierung bereit.
• Finance und Tax: bilden die Steuerregeln im System ab und bereinigen die Stammdaten der Geschäftspartner.
• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: legt fest, über welchen Weg eingehende E-Rechnungen ankommen, und arbeitet künftig mit automatisierter Validierung und digitalen Freigaben statt mit manueller Erfassung.
• Bis zum Go-live: Testläufe mit den wichtigsten Geschäftspartnern, festgelegte Zuständigkeiten und ein Termin, ab dem ausgehende Rechnungen strukturiert erzeugt werden. Wie das Ausstellen im Detail abläuft, steht im Ratgeber E-Rechnung erstellen.

Die Meilensteine von der Vorbereitung bis zum Go-live stehen in unserer E-Rechnungs-Umstellung: Schritt-für-Schritt-Checkliste.

Die ClearTax-Lösung für die E-Rechnung in Deutschland

Als zentrale Plattform für elektronische Rechnungsstellung und Steuer-Compliance ergänzt ClearTax bestehende Softwarelandschaften und bündelt die operativen Aufgaben im Unternehmen:

• Vorgefertigte Systemanbindung: Zertifizierte Anbindungen an ERP-, Kassen- und Abrechnungssysteme (wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics) sowie direkte Anbindungen an Netzwerke wie Peppol und an Systeme der Steuerbehörden.
• Ein- und Ausgang auf einer Plattform: Ausgehende und eingehende Rechnungsflüsse für Kreditoren und Debitoren laufen in Echtzeit an einer Stelle zusammen. Dies umfasst auch Gutschriftsverfahren (Self-Billing), Auswertungen und Übersichten.
• Prüfung und Steuer-Compliance: KI-gestützte Prüfung und Fehlerkorrektur, automatisierte Umsatzsteuer-Abstimmung sowie Stammdatenverwaltung helfen dabei, Fehler vor dem Buchen zu erkennen und zu korrigieren.
• Konforme Cloud-Archivierung: Ordnungsgemäße Aufbewahrung in der Cloud mit lokaler Datenhaltung. Die Plattform ist in über 50 Ländern aktiv, darunter Deutschland, Frankreich, Belgien und Polen.

Über den reinen Rechnungsaustausch hinaus dient die Plattform als einheitliche Datengrundlage für Compliance, auf der weitergehende Anwendungen wie Betrugserkennung und automatisierte Abstimmung aufsetzen. Dies sorgt für ein geringeres Compliance-Risiko im Unternehmen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht richtet sich an alle Unternehmen, die steuerpflichtige B2B-Transaktionen im Inland durchführen. Zusätzlich besteht gegenüber der Bundesverwaltung die Pflicht zum elektronischen Rechnungsaustausch bereits seit dem 27. November 2020 auf Grundlage der E-Rechnungsverordnung, wobei für die Landesebene eigenständige Regelungen gelten. Öffentliche Einrichtungen verlangen bereits seit 2020 E-Rechnungen, die über offizielle Portale wie das E-Rechnungsportal Bund oder staatliche Systeme eingereicht werden müssen.

Im Gegensatz zu Ländern mit zentralisierten Abwicklungsmodellen verfolgt Deutschland einen dezentralen Ansatz mit nachträglicher Prüfung: Rechnungen werden direkt zwischen Unternehmen ausgetauscht, ohne dass eine Echtzeit-Validierung durch die Steuerbehörde erfolgt. Dieses Modell legt den Schwerpunkt auf Interoperabilität und Flexibilität und schafft gleichzeitig die Grundlage für eine mögliche künftige EU-weite Echtzeit-Berichterstattung im Rahmen der Initiative ‚Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter'.