XRechnung Format: Erstellen, Beispiel, Spezifikation

XRechnung ist das gesetzlich vorgeschriebene XML-basierte Format für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Es basiert auf der Norm EN 16931, enthält strukturierte Pflichtangaben und wird maschinell validiert und automatisch verarbeitet.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Seit November 2020 ist XRechnung im B2G-Bereich (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) verbindlich.
• Ab 2025 beginnt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich, mit Übergangsfristen bis 2028.
• XRechnung enthält ausschließlich strukturierte Daten (kein PDF) und wird automatisch validiert.
• Technische Grundlage ist eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EN 16931 mit zusätzlichen Pflichtfeldern wie der Leitweg-ID.

Was ist eine XRechnung?

XRechnung ist der deutsche rechtliche und technische Standard für den Versand von Rechnungen als strukturierte XML-Daten anstelle von unstrukturierten Dokumenten Gemäß den offiziellen Leitlinien zur elektronischen Rechnungsstellung, die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) herausgegeben wurden. Es handelt sich um eine maschinenlesbare XML-Rechnung, die so konzipiert ist, dass Buchhaltungs- und Beschaffungssysteme Rechnungsdaten automatisch lesen, validieren, weiterleiten und verarbeiten können.

Sie ist wichtig, um die gesetzlichen Vorschriften in Deutschland einzuhalten. XRechnung wurde als deutsche Umsetzung des europäischen E-Rechnungsstandards EN 16931 eingeführt und wurde zum Kernformat für die Rechnungsstellung an den öffentlichen Sektor (B2G). Das bedeutet: Wenn ein Lieferant Rechnungen an deutsche Behörden stellt, muss die Rechnung in der Regel in diesem strukturierten Format und nicht als normales PDF versendet werden.

Einfach erklärt:

• Zweck: Standardisierung von Rechnungsdaten, damit Systeme diese automatisch austauschen können
• Format: XML, in der Regel unter Verwendung der UBL 2.1- oder UN/CEFACT CII-Syntax
• Anwendungsfall: insbesondere für Behörden verpflichtend und zunehmend relevant für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Deutschland
• Wichtigste Anforderung: XRechnung enthält Pflichtfelder wie Rechnungsdetails, Steuerdaten und häufig die Leitweg-ID für die Weiterleitung im öffentlichen Sektor. 

Wie funktioniert die XRechnung?

XRechnung wandelt Rechnungsdaten in eine strukturierte XML-Datei um, die von Systemen automatisch gelesen, validiert, versendet und verarbeitet werden kann. Durch die Verwendung maschinenlesbarer Daten können Rechnungen direkt aus dem System des Verkäufers in das ERP-System oder den Kreditorenbuchhaltungs-Workflow des Käufers übertragen werden. Dies reduziert den manuellen Erfassungsaufwand, beschleunigt die Freigabe und senkt das Risiko von Rückweisungen.

• Datenerfassung: Der Verkäufer gibt alle erforderlichen Rechnungsdaten ein, einschließlich der rechtlichen und steuerlichen Angaben. Bei Rechnungen an den öffentlichen Sektor ist die Leitweg-ID von entscheidender Bedeutung, da sie zur korrekten Weiterleitung der Rechnung beiträgt.
• XML-Erstellung: Das Abrechnungssystem generiert eine XRechnung-XML-Datei in einer konformen Syntax wie UBL oder CII.
• Validierung: Die Datei wird anhand der offiziellen XRechnung-Regeln überprüft. Fehlende Felder oder Formatfehler können zur Ablehnung führen.
• Übermittlung: Die XML-Datei wird über zugelassene Kanäle wie Portale, E-Mail, Peppol oder EDI-bezogene Workflows versendet.
• Empfang und Verarbeitung: Das System des Käufers empfängt die XML-Datei, validiert sie bei Bedarf erneut und importiert sie zur Genehmigung und Zahlung.
• Archivierung: Sowohl Verkäufer als auch Käufer müssen die Rechnung zur Aufbewahrung elektronisch speichern.

XRechnung Format: Technische Spezifikation & Pflichtangaben

Die XRechnung basiert auf der EN 16931-Norm und ist eine deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification).

Technische Grundlage

Pflichtangaben im XRechnung Format

Die XRechnung enthält alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG sowie zusätzliche Routing-Daten.

Wesentliche Pflichtfelder:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Lieferdatum
• Name und Anschrift von Lieferant und Leistungsempfänger
• Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
• Leistungsbeschreibung
• Netto-, Steuer- und Bruttobeträge
• Steuersatz
• Zahlungsbedingungen
• Leitweg-ID (Pflicht im B2G)

Fehlt eines dieser Felder, wird die XRechnung vom System abgelehnt.

XRechnung Format Beispiel (XML)

Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Tags. Nachfolgend ein vereinfachtes XRechnung Beispiel XML:

<Invoice>

  <cbc:ID>INV-2025-001</cbc:ID>

  <cbc:IssueDate>2025-01-15</cbc:IssueDate>

  <cac:AccountingSupplierParty>

    <cac:Party>

      <cbc:Name>Mustermann GmbH</cbc:Name>

      <cbc:CompanyID>DE123456789</cbc:CompanyID>

    </cac:Party>

  </cac:AccountingSupplierParty>

  <cac:AccountingCustomerParty>

    <cac:Party>

      <cbc:EndpointID>Leitweg-ID-12345</cbc:EndpointID>

    </cac:Party>

  </cac:AccountingCustomerParty>

</Invoice>

Wichtig: Eine XRechnung enthält keine PDF-Komponente (Unterschied zu ZUGFeRD).

XRechnungen erstellen und versenden

Für die Erstellung und Übermittlung einer XRechnung benötigen Unternehmen geeignete Softwarelösungen und einen validierten Übertragungsweg.

1. XRechnung mit Software erstellen

Unternehmen benötigen:

• ERP-System mit XRechnung-Modul
• E-Rechnung-Tool mit XML-Generator
• PEPPOL-Zugangspunkt (optional)

2. Versandwege

Mögliche Übertragungswege sind:

• ZRE-Portal
• OZG-RE
• PEPPOL (siehe Projektdatei )

3. Validierung vor Versand

Vor Übermittlung sollte jede XRechnung geprüft werden auf:

• Schema-Konformität (EN 16931)
• Vollständigkeit der Pflichtangaben
• Korrekte Leitweg-ID

XRechnung Pflicht: Wer ist betroffen?

Im B2G-Bereich ist die XRechnung seit November 2020 verpflichtend. Sie gilt für alle Lieferanten, die Rechnungen an Bundesbehörden stellen.

Im B2B-Bereich beginnt die verpflichtende Einführung schrittweise ab 2025. Zunächst gilt eine Empfangspflicht, ab 2027 eine Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz, und ab 2028 für alle Unternehmen:

B2G (Business-to-Government)

• Seit November 2020 verpflichtend
• Gilt für Rechnungen an Bundesbehörden
• Betrifft alle Lieferanten öffentlicher Auftraggeber

B2B (Business-to-Business)

Ab 2025 beginnt die E-Rechnungspflicht im B2B:

• 2025: Empfangspflicht
• 2027: Pflicht für Unternehmen > 800.000 € Umsatz
• 2028: Pflicht für alle Unternehmen

XRechnung vs. ZUGFeRD: Die wichtigsten Unterschiede und Anwendungsfälle

XRechnung und ZUGFeRD basieren beide auf der Norm EN 16931, sind jedoch für unterschiedliche praktische Anforderungen konzipiert. XRechnung ist ein reines XML-Rechnungsformat, das für die strikte maschinelle Verarbeitung entwickelt wurde und in Deutschland der verbindliche Standard für viele B2G-Rechnungen ist. 

ZUGFeRD hingegen ist ein Hybridformat, das ein für Menschen lesbares PDF mit eingebettetem XML kombiniert, wodurch es besonders in B2B-Szenarien nützlich ist, in denen sowohl Menschen als auch Systeme die Rechnung lesen müssen.

Fazit

Die Einführung der XRechnung verändert nicht nur das Rechnungsformat, sondern die gesamte Rechnungsverarbeitung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme strukturierte XML-Daten korrekt erzeugen, validieren und archivieren können. Fehlerhafte Rechnungen werden automatisiert abgelehnt, was Zahlungsprozesse verzögert. Eine technisch saubere Implementierung reduziert Ablehnungsquoten, beschleunigt Liquiditätsflüsse und minimiert steuerliche Risiken im Rahmen der zunehmenden digitalen Kontrolle.