Wer mit Italien Geschäfte macht, stößt früher oder später auf das Kürzel SDI, oft zusammen mit dem Code eines Kunden. Dahinter steht eine staatliche Stelle der italienischen Steuerverwaltung, über die seit 2019 fast jede Rechnung im Land laufen muss, an Unternehmen ebenso wie an Verbraucher. Welche Regeln für Rechnungen zwischen Deutschland und Italien gelten, hängt vor allem davon ab, wer wo sitzt.Das Wichtigste auf einen BlickEine E-Rechnung, die nicht über die staatliche Stelle läuft, gilt in Italien als nicht ausgestellt.Der siebenstellige SDI-Code auf der Rechnung bestimmt, wie sie beim Empfänger ankommt.Lieferanten ohne Sitz oder Niederlassung in Italien fallen nicht unter die Pflicht. Den Eingang ihrer Rechnungen meldet der italienische Kunde selbst.Ab Juli 2030 gilt für Rechnungen aus Deutschland an Geschäftskunden in Italien die Norm EN 16931.Was gilt bei der E-Rechnungspflicht in Italien?Seit dem 1. Januar 2019 stellen Unternehmen in Italien ihren Kunden im Land nur noch E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format aus, auch Verbrauchern.

Was verlangt Frankreich bei der E-Rechnung, und betrifft das auch Ihr Unternehmen? Seit dem 1. September 2026 gilt in Frankreich die E-Rechnungspflicht, und alle Unternehmen dort müssen E-Rechnungen empfangen können, gleich welcher Größe. Anders als in Deutschland, wo der Übermittlungsweg frei ist, schreibt Frankreich ihn vor. Ob ein deutsches Unternehmen betroffen ist, hängt davon ab, wie es mit Frankreich verbunden ist.Das Wichtigste auf einen BlickSchon seit dem 1.9.2026 müssen alle Unternehmen in Frankreich E-Rechnungen über eine zugelassene Plattform empfangen können, auch wer erst 2027 ausstellt.Ausstellen muss ein Unternehmen nach seiner eigenen Größenklasse, große und mittlere seit dem 1.9.2026, kleinere in der Regel erst ab dem 1.9.2027.Ein deutsches Unternehmen stellt ohne Betriebsstätte in Frankreich keine französische E-Rechnung aus.Der Plattformweg ist Pflicht, ein Peppol-Zugang ersetzt ihn nicht. Eine ZUGFeRD-Lösung ab Version 2.1 sollten Sie auf Profil und Pflichtangaben prüfen.Bußgelder betragen unter anderem 50 Euro je fehlender E-Rechnung.

Der Jahreswechsel rückt näher, und mit ihm eine Frist, nach der Papier und PDF nicht mehr überall als Rechnung genügen. Welche Übergangsfrist gilt für Ihr Unternehmen? Und was dürfen Ihre Lieferanten Ihnen im kommenden Jahr noch schicken?Beide Fragen beantwortet die Übergangsregel. Für Ihre eigenen Rechnungen wie für die Ihrer Lieferanten kommt es dabei auf das Jahr der Leistung an und auf den Umsatz des Unternehmens, das die Rechnung stellt.Das Wichtigste auf einen BlickJe nach Gesamtumsatz im Vorjahr endet die Übergangszeit Ende 2026 oder erst Ende 2027.Es zählt das Jahr, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Eine Rechnung, die noch keine E-Rechnung sein muss, genügt aber nur, wenn sie bis zum Fristende auch übermittelt ist.Im Oktober 2026 gelten die Fristen unverändert.Was ist die E-Rechnungspflicht?Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Sie verlangt ein strukturiertes Format, das sich maschinell verarbeiten lässt.

Gilt die E-Rechnung in Spanien schon? Für Rechnungen zwischen Unternehmen noch nicht. Spanien führt sie schrittweise ab Oktober 2027 ein, zuerst für Unternehmen mit hohem Vorjahresumsatz. Daneben gibt es unter dem Namen VeriFactu eine zweite Regel, die Rechnungssoftware betrifft und nach eigenem Zeitplan läuft. Dieser Artikel nimmt beide Pflichten auseinander und zeigt, was sie für deutsche Unternehmen bedeuten, die nach Spanien liefern, dort einkaufen oder eine Gesellschaft haben.Das Wichtigste auf einen BlickZwei getrennte Pflichten. Die B2B-E-Rechnungspflicht regelt Format und Austausch der Rechnung, VeriFactu die Rechnungssoftware.Erster Stichtag 6.

Peppol BIS Billing 3.0 ist das Standardformat für elektronische Rechnungen und Gutschriften im Peppol-Netz. In Deutschland ist das Format gesetzlich nicht vorgeschrieben, für Rechnungen zwischen Unternehmen aber zulässig. In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles, was Sie wissen müssen.Das Wichtigste auf einen BlickJede Rechnung in Peppol BIS Billing 3.0 erfüllt die europäische Norm für elektronische Rechnungen, weil das Format diese Norm nur enger fasst.Eine gesetzliche Pflicht zur Nutzung besteht nicht, im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist das Format aber erlaubt.Wenn Rechnungssteller und Empfänger in Deutschland sitzen, sind Peppol BIS Billing 3.0 und XRechnung inhaltlich gleichbedeutend, im Peppol-Netz aber zwei verschiedene Dateiarten.Was ist Peppol BIS 3.0?Die Abkürzung BIS steht für Business Interoperability Specification und bezeichnet eine Peppol-Vorgabe, wie ein bestimmtes Geschäftsdokument aufgebaut sein muss. Solche Peppol BIS wurden entwickelt, um gängige Beschaffungsdokumente wie Bestellungen und Rechnungen zu vereinheitlichen. Für Rechnungen und Gutschriften übernimmt diese Rolle Peppol BIS Billing 3.0.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist eine eigenständige Nummer, die das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) Unternehmen zusätzlich zur Steuernummer erteilt. Sie benötigen diese Nummer für Ihre umsatzsteuerlichen Zwecke im EU-Binnenmarkt, sobald Sie dort Lieferungen und Leistungen erbringen oder erhalten. Lieferungen und Leistungen im Binnenmarkt werden im Ursprungsland unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei erbracht, im Empfängerstaat versteuert sie der Erwerber.Das Wichtigste auf einen Blick:Die deutsche USt-IdNr. beginnt mit „DE“, gefolgt von 9 Ziffern (Beispiel: DE123456789).Sie unterscheidet sich von der Steuernummer, auf Inlandsrechnungen genügt eine der beiden Angaben.Die Nummern von EU-Geschäftspartnern prüfen Sie über VIES oder beim BZSt; das BZSt bestätigt dabei ausschließlich Nummern aus anderen EU-Staaten.Ohne gültige Nummer Ihres Abnehmers ist eine EU-Lieferung nicht steuerfrei.Ihre eigene gültige USt-IdNr. ist eine der Voraussetzungen für steuerfreie EU-Geschäfte; auch Ihr Partner braucht eine gültige Nummer.Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?Die Umsatzsteuer ID Nummer (USt-Id) ist eine gesetzliche EU-Identnummer für Unternehmen, die international tätig sind.

In Ihrem Unternehmen laufen Rechnungen per EDIFACT an große Kunden seit Jahren geräuschlos durch die Schnittstellen. Mit den neuen Vorgaben zur E-Rechnung müssen Sie in der Finanzleitung nun prüfen, ob diese gewohnten Datensätze auch ab 2028 noch als vollwertige E-Rechnung zählen. Einen Formatwechsel brauchen Sie dafür nicht unbedingt, es kommt auf eine Bedingung an, die Ihre bisherigen Datensätze erfüllen müssen.Das Wichtigste auf einen BlickAls internationaler Standard ermöglicht EDIFACT den elektronischen Austausch strukturierter Geschäftsdaten direkt zwischen den IT-Systemen unabhängiger Unternehmen.Ab dem 1. Januar 2028 muss bei EDIFACT-Rechnungen die verlustfreie Übertragung in ein Format nach EN 16931 oder ein damit interoperables Format möglich sein, damit das Format als vollwertige E-Rechnung gilt.Bis zum 31. Dezember 2027 dürfen Unternehmen bestehende EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers unabhängig von der Höhe des Vorjahresumsatzes weiternutzen, selbst wenn diese Übertragbarkeit noch nicht gegeben ist.Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben direkt im strukturierten Teil der Nachricht stehen.

Eine E-Rechnung erstellen heißt: einen EN-16931-konformen, maschinenlesbaren Datensatz im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erzeugen, der sich validieren, versenden und rechtssicher archivieren lässt. Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 greift zudem schrittweise die Ausstellungspflicht. Wer jetzt umstellt, spart sich später Stress: Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie E-Rechnungen erstellen, mit wenigen Klicks bei kleinem Volumen oder vollautomatisiert im ERP-System.Wesentliche Punkte auf einen BlickXRechnung ist ein reines XML-Format für Rechnungen an Behörden, ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML für den B2B-Bereich.Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, ohne strukturierte, eingebettete XML-Daten gilt eine Rechnung nicht als gesetzeskonform, egal wie vollständig sie aussieht.Bis rund 50 Rechnungen im Monat reichen Web-Tools oder eine vorhandene Buchhaltungssoftware; darüber wird eine ERP-Anbindung mit automatisierter Validierung schnell zur besseren Wahl.Pflichtangaben wie USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum und korrekt berechnete Umsatzsteuer entscheiden über Annahme oder Ablehnung der Rechnung.Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025 für alle Unternehmen; die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt bis 2028.Was ist eine E-Rechnung?Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format nach EN 16931. Anders als ein PDF enthält sie XML-Daten, die Buchhaltungssoftware automatisch auslesen, prüfen und verbuchen kann.Wie ist das Format einer elektronischen Rechnung?Beide in Deutschland zugelassenen Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931, trotzdem unterscheiden sie sich in Aufbau und Einsatzzweck erheblich.1. ZUGFeRD-FormatZUGFeRD, kurz für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt.

Sie stellen Rechnungen an Kunden und Behörden zunehmend als E-Rechnung aus und empfangen sie ebenfalls in dieser elektronischen Form. Für die Übertragung können Unternehmen mehrere Wege nutzen, darunter auch Peppol. Das Peppol 4-Ecken-Modell, auch 4-Corner-Modell genannt, beschreibt, wie dieser Rechnungsaustausch über Peppol aufgebaut ist. Hier sehen Sie, welchen Weg eine Rechnung nimmt, was die fünfte Ecke ergänzt und was in Deutschland gilt.Das Wichtigste auf einen BlickEine Rechnung gelangt über Peppol nicht direkt zum Geschäftspartner, sondern wird von den Anbietern beider Seiten weitergeleitet.Wer einmal angeschlossen ist, kann jeden anderen Teilnehmer im Netz erreichen.Vor dem Versand wird die Rechnung geprüft, und der Empfänger wird im Netz automatisch gefunden.Mit einer fünften Ecke erhält zusätzlich die Steuerverwaltung die Rechnungsdaten, während der Austausch zwischen Sender und Empfänger weiterläuft.In Deutschland ist Peppol zwischen Unternehmen ein freiwilliger Weg, und eine laufende Meldung von Rechnungsdaten an die Steuerverwaltung gibt es heute nicht.Was ist Peppol?Peppol ist kein Rechnungsformat. Es umfasst gemeinsame Regeln, technische Vorgaben und ein Netz für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente wie Rechnungen.

Beim Ausstellen einer Rechnung tragen Sie die vertrauten Angaben ein: wer die Rechnung ausstellt, wer sie erhält, welche Leistung abgerechnet wird und welcher Steuerbetrag dazugehört. Bei der E-Rechnung, die zwischen inländischen Unternehmen schrittweise zur Pflicht wird, müssen diese Angaben im elektronischen Datensatz stehen. Das Format gibt dafür eigene Regeln vor. Sie erfahren hier, welche Pflichtangaben einer E-Rechnung gefordert sind, wo sie stehen und was in Sonderfällen hinzukommt.Das Wichtigste auf einen BlickDas Umsatzsteuergesetz nennt zehn Pflichtangaben, zwei davon gelten nur in bestimmten Fällen.Im elektronischen Datensatz müssen alle Pflichtangaben der E-Rechnung stehen.Was das Gesetz verlangt und was das Format technisch verlangt, ist nicht dasselbe.Für den Vorsteuerabzug braucht der Empfänger eine Rechnung mit allen Pflichtangaben.Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro kommen mit weniger Angaben aus.Was sind die Pflichtfelder einer E-Rechnung?Ein Pflichtfeld ist ein Feld im Datensatz, das die europäische Norm EN 16931 für E-Rechnungen verlangt. Eine Pflichtangabe ist nach dem Umsatzsteuergesetz für jede Rechnungsform vorgeschrieben.