Pflichtangaben einer E-Rechnung 2026: Alle Angaben und Felder
Beim Ausstellen einer Rechnung tragen Sie die vertrauten Angaben ein: wer die Rechnung ausstellt, wer sie erhält, welche Leistung abgerechnet wird und welcher Steuerbetrag dazugehört. Bei der E-Rechnung, die zwischen inländischen Unternehmen schrittweise zur Pflicht wird, müssen diese Angaben im elektronischen Datensatz stehen. Das Format gibt dafür eigene Regeln vor. Sie erfahren hier, welche Pflichtangaben einer E-Rechnung gefordert sind, wo sie stehen und was in Sonderfällen hinzukommt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Das Umsatzsteuergesetz nennt zehn Pflichtangaben, zwei davon gelten nur in bestimmten Fällen.
- Im elektronischen Datensatz müssen alle Pflichtangaben der E-Rechnung stehen.
- Was das Gesetz verlangt und was das Format technisch verlangt, ist nicht dasselbe.
- Für den Vorsteuerabzug braucht der Empfänger eine Rechnung mit allen Pflichtangaben.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro kommen mit weniger Angaben aus.
Was sind die Pflichtfelder einer E-Rechnung?
Ein Pflichtfeld ist ein Feld im Datensatz, das die europäische Norm EN 16931 für E-Rechnungen verlangt. Eine Pflichtangabe ist nach dem Umsatzsteuergesetz für jede Rechnungsform vorgeschrieben. Da beide sich nicht vollständig decken, zeigt die Tabelle unten, wo sie auseinanderlaufen.
Warum die Pflichtangaben einer E-Rechnung wichtig sind
Eine Rechnung ist erst ordnungsmäßig, wenn sie alle Pflichtangaben enthält, und der Empfänger kann die Vorsteuer nur aus einer solchen Rechnung abziehen. Eine fehlende oder falsche Angabe lässt sich berichtigen. Was im Einzelnen folgt, wenn eine Pflichtangabe fehlt, zeigt der Beitrag zur Validierung von E-Rechnungen.
Rechnungsinhalte und Pflichtfelder der E-Rechnung (EN 16931/XRechnung)
Die zehn Pflichtangaben und ihre Felder
Welche Angabe in welches Feld gehört, haben die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam in einer Übersicht festgehalten. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) verweist als Hilfestellung auf diese Zusammenstellung. Die Zuordnung ist als Empfehlung gedacht und nicht vorgeschrieben.
Anhand der Tabelle erkennen Sie, wo die zehn Pflichtangaben der E-Rechnung im Datensatz stehen und für welche Angaben das Format ein Pflichtfeld vorsieht. In der Norm heißen Rechnungsaussteller „Verkäufer“ und Empfänger „Käufer“. Diese Bezeichnungen finden Sie deshalb auch in den Feldnamen.
| Nr. | Pflichtangabe | Feld im Datensatz | Im Format Pflicht? |
| 1 | Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Rechnungsaussteller und Empfänger | Name des Verkäufers (BT-27), Anschrift des Verkäufers (BG-5), Name des Käufers (BT-44), Anschrift des Käufers (BG-8) | Name ja, bei der Anschrift nur der Ländercode, in der XRechnung auch Ort und Postleitzahl |
| 2 | Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsausstellers | USt-IdNr. (BT-31) oder Steuernummer (BT-32) | Feld optional, beim Standardsteuersatz muss aber eine Steuernummer oder USt-IdNr. stehen |
| 3 | Ausstellungsdatum | Rechnungsdatum (BT-2) | ja |
| 4 | Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer | Rechnungsnummer (BT-1) | ja |
| 5 | Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Umfang und Art der Leistung | Menge (BT-129), Artikelangaben (BG-31, Bezeichnung BT-153) | ja |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Lieferdatum (BT-72) oder Abrechnungszeitraum (BG-14, BG-26) | nein |
| 7 | Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung | Nettobeträge je Position und Steuerkategorie, unter anderem BT-131 und BT-116, sowie die Minderung in der Rechnungsnotiz (BG-1) oder den Zahlungsbedingungen (BT-20) | Nettobetrag je Position ja, Minderung nein |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung | Steuersatz (BT-152, BT-119), Steuerbetrag (BT-117, BT-110), Befreiungsgrund (BT-120, BT-121) | ja, bei steuerbefreiten Umsätzen auch der Befreiungsgrund |
| 9 | Hinweis, dass der Empfänger die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss, wenn er als Privatperson eine Bau- oder andere Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erhält | kein eigenes Feld, nur die Rechnungsnotiz (BG-1) | nein |
| 10 | Angabe „Gutschrift“, wenn der Empfänger selbst abrechnet | Rechnungsart (BT-3) mit Code 389, Text in der Rechnungsnotiz (BG-1) | Rechnungsart ja |
Die Spalte „Im Format Pflicht?“ zeigt, wo das Format weniger verlangt als das Gesetz, etwa bei der Steuernummer, beim Leistungszeitpunkt und beim Hinweis nach Nr. 9. Deshalb kann eine Datei die technische Prüfung bestehen, obwohl eine Pflichtangabe fehlt. Das BMF bestätigt, dass Inhaltsfehler auch vorliegen können, ohne dass die Datei gegen eine Regel des Formats verstößt.
Für Rechnungsnummer, Skonto und Zeitpunkt gelten in drei Fällen besondere Vorgaben:
- Bei Dauerschuldverhältnissen wie Miete genügt als Rechnungsnummer eine einmalige Nummer aus dem Vertrag, etwa die Wohnungs-, Objekt- oder Mieternummer. Sie muss im Datensatz stehen.
- Für ein Skonto genügt eine Angabe wie „2 % Skonto bei Zahlung bis …“. Der Betrag muss nicht ausgewiesen werden.
- Bei einer Anzahlung gibt die Rechnung statt des Leistungszeitpunkts den Tag an, an dem die Zahlung eingeht, sofern dieser Tag feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht. In der Endrechnung werden die vorab erhaltenen Teilbeträge und die darauf entfallende Steuer abgezogen.
Zusätzliche Angaben in Sonderfällen
Bei Reverse Charge, innergemeinschaftlichen Lieferungen, Reiseleistungen und einigen weiteren Fällen verlangt § 14a UStG zusätzliche Angaben. Für die wichtigsten Fälle sehen Sie, was auf die Rechnung kommt und in welches Feld es nach derselben KoSIT/FeRD-Empfehlung gehört.
| Fall | Zusätzlich auf die Rechnung | Feld im Datensatz |
| Reverse Charge im Inland | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, kein gesonderter Steuerausweis | Text zum Befreiungsgrund (BT-120) |
| Leistung in einem anderen EU-Staat mit Steuerschuld des Empfängers | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, bei Dienstleistungen an Unternehmen zusätzlich USt-IdNr. beider Seiten | Text zum Befreiungsgrund (BT-120), bei Dienstleistungen an Unternehmen USt-IdNr. des Verkäufers (BT-31) und USt-IdNr. des Käufers (BT-48) |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | USt-IdNr. beider Seiten, Befreiungshinweis aus Nr. 8 der Tabelle oben, etwa „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ | USt-IdNr. des Verkäufers (BT-31) und USt-IdNr. des Käufers (BT-48), Text zum Befreiungsgrund (BT-120) sowie Code zum Befreiungsgrund (BT-121) |
| Reiseleistung oder Differenzbesteuerung | bei Reiseleistungen „Sonderregelung für Reisebüros“, bei Differenzbesteuerung je nach Gegenstand „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ | Rechnungsnotiz (BG-1) |
| Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft | Hinweis auf das Dreiecksgeschäft und darauf, dass der letzte Abnehmer die Steuer schuldet, USt-IdNr. beider Seiten, kein gesonderter Steuerausweis | Rechnungsnotiz (BG-1), USt-IdNr. des Verkäufers (BT-31) und USt-IdNr. des Käufers (BT-48) |
Was XRechnung und Behörden zusätzlich verlangen
Ist die Datei eine XRechnung, verlangt das Format weitere Pflichtfelder, etwa Zahlungsangaben (BG-16) und Kontaktangaben des Verkäufers (BG-6). Diese zusätzlichen Pflichtfelder gehen auf Regeln zurück, die die XRechnung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber festgelegt hat.
Bei Rechnungen an Bundesbehörden verlangt die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben mindestens die folgenden vier Angaben:
- die Leitweg-ID (in der XRechnung im Feld BT-10),
- die Bankverbindung,
- die Zahlungsbedingungen,
- eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.
Zwischen Unternehmen wird grundsätzlich keine Leitweg-ID benötigt.
Fazit
Die Pflichtangaben einer E-Rechnung sind dieselben wie bisher und müssen im Datensatz stehen. Prüfen Sie Ihre Rechnungen am besten getrennt auf die Vorgaben des Gesetzes und auf die des Formats, denn eine technisch fehlerfreie Datei enthält nicht automatisch alle Pflichtangaben.
Ein guter Ausgangspunkt sind Stammdaten und Rechnungsvorlagen. Dort sollten die Steuernummer oder USt-IdNr. hinterlegt und ein Feld für das Leistungsdatum vorgesehen sein, weil das Format beide nicht zwingend verlangt.
ClearTax bietet eine Stammdatenverwaltung und für Fälle, in denen der Empfänger selbst abrechnet, ein Gutschriftsverfahren (Self-Billing). Mehr über diese Funktionen erfahren Sie auf der ClearTax-Website für E-Rechnungen.
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About Author
Mit über 12 Jahren Praxiserfahrung begleitet er den gehobenen Mittelstand, Konzerne sowie IT- und ERP-Partner (SAP, Microsoft u. v. m.) durch globale Compliance-Landschaften (ViDA, CTC, Peppol) – insbesondere bei der fristgerechten Umsetzung des E-Rechnungsmandats in Deutschland. Seine Mission: Gesetzliche Pflichten in effiziente, skalierbare digitale Prozesse zu verwandeln – denn strukturierte E-Rechnungen bilden das fundierte Fundament für den KI-Einsatz im Finanzwesen.
Raoul Koch
Experte für E-Invoicing & Clearance
