ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format sollten Sie in Deutschland verwenden?

ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden zentralen E-Rechnungsformate in Deutschland. Beide Formate sind EN-16931-konform, erfüllen jedoch unterschiedliche technische und regulatorische Anforderungen – insbesondere im öffentlichen Sektor.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Der XRechnung-Standard ist für B2G-Rechnungen verpflichtend (Rechnungen an Behörden).
• ZUGFeRD kombiniert PDF + XML und eignet sich besonders für B2B-Prozesse.
• Beide Formate basieren auf der EN 16931 und sind maschinenlesbar.
• Ab 2025 gilt die Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen im B2B-Bereich.
• Die Entscheidung für ein E-Rechnungsformat hängt von Empfänger, Automatisierungsgrad und IT-Infrastruktur ab.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, das eine visuell lesbare PDF/A-3-Datei mit einer eingebetteten strukturierten XML-Datei kombiniert. Die XML-Daten basieren auf der UN/CEFACT CII-Syntax und entsprechen der europäischen Norm EN 16931.

ZUGFeRD ermöglicht damit sowohl die automatisierte Verarbeitung durch ERP-Systeme als auch die manuelle Prüfung durch den Anwender. Es wird vor allem im B2B-Bereich eingesetzt, da Geschäftspartner weiterhin eine sichtbare Rechnung benötigen, ohne auf strukturierte Daten zu verzichten.

Wichtige Merkmale von ZUGFeRD:

• Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
• Syntax: UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)
• EN-16931-konform: in den Profilen „EN 16931“ und „Extended“
• Keine Pflicht für Behörden, sofern das Format nicht ausdrücklich akzeptiert wird.
• Kompatibel mit Factur-X (Frankreich)

Was ist XRechnung?

XRechnung ist das deutsche Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es handelt sich um eine rein strukturierte XML-Datei ohne visuelle PDF-Komponente.

XRechnung ist die deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS) der EN 16931 und konkretisiert die europäischen Vorgaben um nationale Pflichtfelder – beispielsweise die Leitweg-ID zur eindeutigen Zuordnung bei Behörden.

Wichtige Merkmale von XRechnung:

• Reines XML-Format (.xml)
• Syntax: UBL 2.1 oder CII
• CIUS der EN 16931 (nationale Spezifikation Deutschlands)
• Leitweg-ID verpflichtend im B2G
• Verpflichtend für Bundesbehörden seit 2020

Welche Formate gibt es für elektronische Rechnungen in Deutschland?

Deutschland erlaubt mehrere EN-16931-konforme Formate:

• XRechnung (XML-basiert) – verpflichtend für Behörden.
• ZUGFeRD (PDF + XML) – häufig im B2B-Bereich.
• Peppol BIS 3.0 (UBL-basiert) – für nationale und grenzüberschreitende Übermittlung über das Peppol-Netzwerk.

Seit der Reform durch das Wachstumschancengesetz müssen Unternehmen ab 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen können; einfache PDFs gelten nicht mehr als elektronische Rechnung im rechtlichen Sinn.

Übersicht: ZUGFeRD vs. XRechnung

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung:

Welches Format sollten Sie in Deutschland verwenden?

Die Entscheidung für ein E-Rechnungsformat hängt vom Anwendungsfall ab:

1. Rechnungen an Behörden (B2G)

Für Bundesbehörden ist XRechnung verpflichtend. Über Peppol kann ebenfalls XRechnung übertragen werden. 

2. Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B)

Hier ist ZUGFeRD oft praktikabler, wenn Geschäftspartner weiterhin eine visuell lesbare PDF-Datei benötigen.

3. Hoher Automatisierungsgrad / ERP-Integration

Setzen Sie auf XRechnung oder Peppol BIS, wenn End-to-End-Automatisierung im Fokus steht.

4. Internationale Transaktionen

Das Peppol-Netzwerk bietet standardisierte Übermittlung über Ländergrenzen hinweg.

Fazit

Die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung ist keine technische Detailfrage, sondern eine strategische Compliance-Entscheidung. Während XRechnung im öffentlichen Sektor verpflichtend ist und maximale Standardisierung bietet, ermöglicht ZUGFeRD im B2B-Umfeld eine praxisnahe Hybridlösung, die Lesbarkeit und Automatisierung kombiniert.

Mit der stufenweisen Einführung der E-Rechnungspflicht bis 2028 müssen Unternehmen ihre Systeme frühzeitig auf EN-16931-Konformität ausrichten. Wer jetzt auf ein skalierbares, validierungsfähiges Format setzt, reduziert spätere Umstellungsrisiken, Prozessbrüche und Integrationskosten.