Das OZG-RE-Portal: Funktionen, Registrierung und bewährte Verfahren

Das deutsche OZG-RE-Portal ist die einheitliche Bundesplattform für die Einreichung elektronischer Rechnungen bei Behörden. Es unterliegt dem Online-Zugangsgesetz (OZG) und ermöglicht Lieferanten die Übermittlung von XRechnung-konformen Rechnungen über Webformulare, Datei-Uploads, E-Mail oder das Peppol-Netzwerk an Bundesbehörden und kooperierende Bundesländer.

Das Wichtigste in Kürze

• OZG-RE hat das alte ZRE-Portal im September 2025 abgelöst und dient nun als einziges B2G-Portal für die elektronische Rechnungsstellung.
• Lieferanten müssen eine Leitweg-ID verwenden, um Rechnungen an den richtigen Empfänger in der Verwaltung zuzustellen.
• Akzeptierte Übermittlungskanäle sind die manuelle Web-Eingabe, der XRechnung-XML-Upload, die E-Mail-Übermittlung und das Peppol-Netzwerk.
• Die OZG-RE-Registrierung ist kostenlos und steht allen Unternehmen zur Verfügung, die Rechnungen an deutsche Bundesbehörden stellen.
• Es werden nur XRechnung-konforme Rechnungen im reinen XML-Format akzeptiert; PDF-Rechnungen sind nicht erlaubt.

Was ist das OZG-RE-Portal?

OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform) ist die zentralisierte Rechnungsempfangsplattform, die vom Kompetenzzentrum für elektronische Rechnungsstellung der deutschen Bundesregierung betrieben wird. Sie fungiert als primäres Portal für den Empfang, die Validierung und die Weiterleitung elektronischer Rechnungen von Lieferanten an alle Institutionen der Bundesverwaltung, an Bundesbehörden und kooperierende Bundesländer.

Die Plattform ersetzte das bisherige ZRE (Zentrales Rechnungsportal) nach der Konsolidierungsentscheidung der Regierung vom November 2024, die Infrastruktur für die elektronische Rechnungsstellung zu vereinfachen und die Komplexität für Lieferanten zu reduzieren. Seit dem 19. September 2025 ist OZG-RE die obligatorische Plattform für alle B2G-Rechnungen des Bundes.

Deutschlands Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor

Deutschland hat gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der nationalen E-Rechnungsverordnung (E-Rechnungsverordnung) die obligatorische elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten der Bundesregierung eingeführt. 

Bundesbehörden sind verpflichtet, elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten zu empfangen, und Lieferanten, die Rechnungen an öffentliche Stellen ausstellen, müssen ihre Rechnungen über bestimmte Portale übermitteln.

Die E-Rechnungsstellungspflicht gilt für alle Lieferanten, die Rechnungen an die direkte und indirekte Bundesverwaltung ausstellen. Die Verordnung schreibt vor, dass Rechnungen dem XRechnung-Standard entsprechen müssen, einer deutschen Umsetzung des semantischen Datenmodells der europäischen Norm EN 16931. Rechnungen müssen elektronisch über offizielle Kanäle eingereicht werden, wobei die Leitweg-ID als eindeutige Routing-Kennung für jede Empfängerbehörde dient.

Wichtige Merkmale der OZG-RE

Das OZG-RE-Portal bietet mehrere Übermittlungskanäle, strenge Validierungsmechanismen und Sicherheit auf Unternehmensniveau, um eine konforme und effiziente Rechnungsbearbeitung zu gewährleisten.

1. Multi-Channel-Architektur für die Einreichung von Rechnungen

OZG-RE erfüllt unterschiedliche Anforderungen an die Unternehmensinfrastruktur durch vier verschiedene Kanäle für die Rechnungsübermittlung.

2. Einhaltung des XRechnung-Standards

OZG-RE akzeptiert ausschließlich XRechnung-konforme Rechnungen. XRechnung ist das deutschspezifische E-Rechnungsformat, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Die aktuelle Spezifikation (Version 3.0) erfordert 107 Datenelemente in 11 semantischen Datengruppen mit spezifischen Pflichtfeldern für die B2G-Übermittlung.

Zu den obligatorischen Datenelementen gehören:

• Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum;
• Identifizierung des Lieferanten mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer;
• Leitweg-ID im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10);
• vollständige Einzelpostenangaben mit Mengen, Preisen und Umsatzsteuerklassifizierung,
• Zahlungsmethode sowie Bankverbindung und
• Währungscode (EUR erforderlich für die Rechnungsstellung auf Bundesebene).

3. Leitweg-ID-Routing-System

Die Leitweg-ID ist der Grundstein des OZG-RE-Adressierungsmechanismus. Sie fungiert als eindeutige hierarchische Kennung, die Rechnungen automatisch an die richtigen Verwaltungsempfänger in den Bundes- und Landesstrukturen Deutschlands weiterleitet.

Das Format der Leitweg-ID folgt einer bestimmten Struktur:

• Ebenen-Code (2 Ziffern): Identifiziert die Bundesverwaltung (99) oder einzelne Bundesländer (91-16),
• regionale Kennung (bis zu 11 Ziffern): gibt die Organisationseinheit an,
• Adresscode (bis zu 30 alphanumerische Zeichen): definiert die Empfängerabteilung und
• Prüfsumme (2 Ziffern): überprüft die Richtigkeit der Kennung.

Lieferanten müssen die korrekte Leitweg-ID während der Vertragsverhandlungen von der bestellenden Behörde oder vor Rechnungsstellung über das zentrale Leitweg-ID-Register einholen.

4. Validierungsprozess für Rechnungen

OZG-RE führt eine umfassende Validierung durch, um die Qualität der eingereichten Rechnungen und die Kompatibilität mit dem Empfängersystem sicherzustellen.

Der Validierungsprozess umfasst:

• Technische Validierung: Wohlgeformtheit des XMLs, XSD-Schema-Konformität, UTF-8-Kodierung und Dateigrößenbeschränkungen,
• Semantische Validierung: Ausfüllen obligatorischer Felder, Überprüfung des Leitweg-ID-Formats, Vorhandensein der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Einhaltung des Datumsformats und
• Validierung der Geschäftsregeln: Eindeutigkeit der Rechnungsnummer, Überprüfung der Betragsberechnung und Validierung des Währungscodes.

Bei fehlgeschlagenen Validierungen werden sofort Benachrichtigungen mit spezifischen Fehlercodes und detaillierten Erklärungen ausgelöst, sodass Lieferanten Rechnungen ohne Strafen korrigieren und erneut einreichen können.

5. Portalsicherheit und Authentifizierung

OZG-RE implementiert Sicherheitsmaßnahmen auf Unternehmensniveau zum Schutz sensibler Geschäfts- und Regierungsdaten.

Zu den Authentifizierungsmethoden gehören:

• ELSTER-Kontointegration mit Single Sign-On für Unternehmen mit bestehender deutscher Steuerregistrierung,
• E-Mail- und Passwort-Authentifizierung mit obligatorischer Zwei-Faktor-Verifizierung,
• Sitzungszeitlimit nach 30 Minuten Inaktivität und
• Kontosperrung nach 5 fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen.

Zu den Datenschutzfunktionen gehören TLS 1.2+ Verschlüsselung für die gesamte Kommunikation, AES-256 Verschlüsselung für gespeicherte Rechnungen und obligatorische Antiviren-Scans aller hochgeladenen Dateien.

Wer muss das OZG-RE-Portal nutzen?

Die OZG-RE-Registrierung ist für alle Unternehmen, Dienstleister und Organisationen obligatorisch, die Rechnungen an deutsche Bundesbehörden und kooperierende Landesverwaltungen ausstellen.

Obligatorische Benutzerkategorien

Die folgenden Unternehmen müssen OZG-RE für die B2G-Rechnungsstellung nutzen:

• Dienstleister: Beratungsunternehmen, IT-Dienstleister, Werbeagenturen, Fachpraxen,
• Produktlieferanten: Großhändler, Hersteller, Ausrüstungslieferanten, Softwareanbieter,
• Bau- und Ingenieurwesen: Generalunternehmer, Subunternehmer, Planungsbüros,
• Facility Services: Reinigungsdienste, Wartungsunternehmen, Sicherheitsdienstleister,
• Gesundheitsdienstleister: Anbieter von medizinischen Geräten, Pharmahändler und
• digitale Dienstleistungen: Cloud-Anbieter, Softwareentwickler, IT-Support.

Anwendbarkeitskriterien

Die OZG-RE-Registrierung gilt, wenn:

• Der OZG-RE-Rechnungsempfänger eine deutsche Bundesbehörde oder eine kooperierende Landes-/Kommunalbehörde ist,
• der Lieferant einen öffentlichen Auftrag oder eine Bestellung angenommen hat,
• die Leitweg-ID wurde von der beschaffenden Behörde bereitgestellt oder
• der Rechnungsbetrag den Schwellenwert von 250 € überschreitet (für Rechnungen unterhalb des Schwellenwerts gibt es möglicherweise Alternativen).

Ausnahmen und Sonderfälle

Bestimmte Organisationen können von der obligatorischen Nutzung von OZG-RE befreit werden:

• Kleinunternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern und einem Umsatz von weniger als 2 Millionen Euro können eine Befreiung von Verwaltungsaufwand beantragen.
• Verträge mit ausdrücklichen Bestimmungen, die alternative Rechnungsstellungsmethoden zulassen.
• SEPA-Lastschriftverfahren oder staatliche Beschaffungskarten können alternative Anforderungen haben.

So registrieren Sie sich für das OZG-RE-Portal

Die Registrierung für OZG-RE ist für alle Lieferanten kostenlos und unkompliziert. Der Prozess umfasst die Erstellung eines Kontos, die Eingabe von Unternehmensinformationen und die E-Mail-Verifizierung.

Voraussetzungen für die Vorregistrierung

Vor Beginn der OZG-RE-Registrierung müssen Organisationen die folgenden Unterlagen vorbereiten:

• Offizieller Firmenname, wie er in den amtlichen Registern eingetragen ist,
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steueridentifikationsnummer,
• vollständige Geschäftsadresse mit Postleitzahl,
• befugte Kontaktperson mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
• Liste der Behörden, denen Rechnungen vorgelegt werden müssen und
• entsprechende Leitweg-IDs für jede Behörde.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Registrierung

Der Registrierungsprozess umfasst sechs aufeinanderfolgende Schritte.

Schritt 1: Portalzugang

Navigieren Sie zum offiziellen OZG-RE-Portal und wählen Sie auf der Startseite „Neues Benutzerkonto erstellen“ aus. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung, um fortzufahren.

Schritt 2: Eingabe der Unternehmensdaten

Füllen Sie das Unternehmensregistrierungsformular mit den Informationen zur juristischen Person aus, darunter:

Schritt 3: Benutzerkontoinformationen

Geben Sie die persönlichen Daten des Kontoadministrators ein:

• Vor- und Nachname,
• E-Mail-Adresse (wird für die Aktivierung und Benachrichtigungen verwendet),
• Telefonnummer zur Verifizierung sowie
• Rolle und Abteilung innerhalb der Organisation.

Schritt 4: Passwort erstellen

Erstellen Sie ein sicheres Passwort, das die folgenden Anforderungen erfüllt:

• Mindestens 12 Zeichen,
• mindestens ein Groß- und ein Kleinbuchstabe, eine Zahl und ein Sonderzeichen sowie
• keine drei aufeinanderfolgenden identischen Zeichen.

Schritt 5: Überprüfung und Absenden

Überprüfen Sie alle eingegebenen Informationen auf dem Übersichtsbildschirm. Nehmen Sie gegebenenfalls Korrekturen vor und klicken Sie dann auf „Konto erstellen“, um die Registrierung zu übermitteln.

Schritt 6: E-Mail-Bestätigung

Überprüfen Sie die registrierte E-Mail-Adresse auf einen Aktivierungslink (Gültigkeit: 30 Minuten). Klicken Sie auf den Link, um die Kontoaktivierung abzuschließen und den OZG-RE-Login-Zugang zu aktivieren.

[Infografik: OZG-RE-Registrierungsablauf vom Portalzugang bis zur Kontoaktivierung]

Konfiguration nach der Registrierung

Nach erfolgreicher Registrierung konfigurieren Sie das Konto für eine effiziente Rechnungsübermittlung:

• Fügen Sie weitere Benutzer mit entsprechenden Berechtigungsstufen hinzu (Admin, Einreicher oder Betrachter).
• Erstellen Sie eine Leitweg-ID-Datenbank für Behörden, denen häufig Rechnungen gestellt werden.
• Konfigurieren Sie Benachrichtigungseinstellungen für Einreichungsbestätigungen und Validierungswarnungen.

So senden Sie eine Rechnung über OZG-RE

Die Rechnungsübermittlung über OZG-RE erfordert eine ordnungsgemäße Vorbereitung, eine genaue Dateneingabe und eine Überprüfung vor der endgültigen Übermittlung.

Checkliste vor der Einreichung

Bevor Sie mit der Einreichung beginnen, überprüfen Sie bitte die folgenden Anforderungen:

• Eindeutige Rechnungsnummer innerhalb Ihrer Organisation,
• Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum im Format JJJJ-MM-TT,
• vollständige Positionen mit Beschreibungen, Mengen und Preisen,
• korrekte Mehrwertsteuerberechnung (19 % Standard, 7 % ermäßigt oder geltender Satz),
• gültige Leitweg-ID, die von der empfangenden Behörde ausgestellt wurde und
• Gesamtbetrag der Rechnung entspricht der Summe der Einzelposten.

Einreichung per Online-Formular

Die Übermittlung per Webformular ist ideal für Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen.

Schritt 1: Aufrufen des Formulars zur Rechnungserstellung

Melden Sie sich bei OZG-RE an und klicken Sie im Dashboard auf „Neue Rechnung erstellen“.

Schritt 2: Eingabe der ersten Daten

Wählen Sie XRechnung 3.0 als Datenformat. Wählen Sie dann die Rechnungsart (Handelsrechnung, Korrekturrechnung oder Gutschrift) aus und geben Sie die Leitweg-ID in das Feld „Käuferreferenz“ ein.

Schritt 3: Rechnungskopfdaten ausfüllen

Geben Sie die Lieferantendaten, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und die Zahlungsbedingungen ein. Überprüfen Sie, ob Ihr Firmenname und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit den offiziellen Registrierungsunterlagen übereinstimmen.

Schritt 4: Einzelposten hinzufügen

Für jeden Artikel oder jede Dienstleistung wird folgendes benötigt:

• Geben Sie eine klare Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen ein.
• Geben Sie die Menge und die Maßeinheit an.
• Geben Sie den Stückpreis (ohne Steuern) ein.
• Wählen Sie die zutreffende Mehrwertsteuerkategorie und den entsprechenden Steuersatz aus

Schritt 5: Überprüfen und bestätigen

Das System zeigt eine vollständige Rechnungsvorschau mit Validierungsstatus an. Überprüfen Sie alle Angaben auf ihre Richtigkeit. Beheben Sie alle in Rot angezeigten Validierungsfehler, bevor Sie fortfahren.

Schritt 6: Senden und bestätigen

Klicken Sie auf „Rechnung einreichen“, um die Rechnung zu übermitteln. Das System generiert eine eindeutige Referenznummer und einen Zeitstempel als Bestätigung für die erfolgreiche Einreichung.

XRechnung-Datei-Upload-Methode

Für Unternehmen, die eine Buchhaltungssoftware mit XRechnung-Exportfunktion verwenden:

1. Exportieren Sie die Rechnung aus Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem im XRechnung 3.0 XML-Format.
2. Melden Sie sich bei OZG-RE an und wählen Sie „XRechnung-Datei hochladen“.
3. Wählen Sie Ihre XML-Datei aus (maximal 50 MB einschließlich Anhänge).
4. Fügen Sie bei Bedarf Begleitdokumente hinzu (maximal 10 Dateien).
5. Senden Sie die Datei und warten Sie auf die Validierungsbestätigung.

Peppol-Netzwerkübertragung

Anbieter mit hohem Volumen können die Peppol-Netzwerkübertragung über akkreditierte Dienstleister nutzen:

• Wählen Sie einen von der deutschen Peppol-Behörde akkreditierten Dienstleister aus.
• Konfigurieren Sie die Systemintegration mit Ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware.
• Übermitteln Sie Rechnungen automatisch unter Verwendung von Teilnehmerkennungen.
• Erhalten Sie die Validierung und Lieferbestätigung in Echtzeit.

Vorteile der Nutzung von OZG-RE

OZG-RE bietet Lieferanten, die Rechnungen an deutsche Bundesbehörden stellen, erhebliche Vorteile:

Weitere betriebliche Vorteile sind:

• Wegfall papierbasierter Rechnungsstellung und postalischer Verzögerungen,
• reduzierte Ablehnungsraten durch Validierung vor der Einreichung,
• standardisiertes Format für eine einheitliche Rechnungsauslegung sowie
• Integrationsfähigkeit mit bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen.

Unterschied zwischen OZG-RE- und ZRE-Portalen

Das Verständnis des Unterschieds zwischen OZG-RE und dem alten ZRE-System verdeutlicht die aktuelle Rechnungslandschaft.

Lieferanten mit bestehenden ZRE-Konten wurden automatisch zu OZG-RE migriert. 

Bewährte Verfahren für die Verwendung von OZG-RE

Die Befolgung bewährter Verfahren gewährleistet eine reibungslose Rechnungsbearbeitung und minimiert die Ablehnungsquote.

Leitweg-ID-Verwaltung

• Führen Sie eine interne Datenbank mit Leitweg-IDs, die Kundenkonten zugeordnet sind.
• Überprüfen Sie Leitweg-IDs vor der ersten Einreichung über das zentrale Register.
• Implementieren Sie Validierungsroutinen zur Überprüfung der Formatkonformität.
• Planen Sie vierteljährliche Überprüfungen für Empfänger mit hohem Volumen, um Änderungen zu identifizieren.

Qualität der Rechnungsdaten

• Verwenden Sie einheitliche Namenskonventionen, die mit der offiziellen Gewerbeanmeldung übereinstimmen.
• Stellen Sie sicher, dass die Mehrwertsteuerberechnungen vor der Einreichung korrekt sind.
• Fügen Sie klare, detaillierte Beschreibungen für jeden Einzelposten hinzu.
• Stellen Sie sicher, dass die Datumsformate dem ISO 8601-Standard JJJJ-MM-TT entsprechen.

Optimierung des Einreichungsprozesses

• Testen Sie Einreichungen in der OZG-RE-Testumgebung des Portals, bevor Sie sie in der Produktion verwenden.
• Richten Sie interne Überprüfungsverfahren vor der endgültigen Einreichung ein.
• Überwachen Sie den Einreichungsverlauf auf Muster bei Validierungsfehlern.
• Reagieren Sie umgehend auf Anfragen nach zusätzlichen Informationen.

Dokumentation und Compliance

• Bewahren Sie Kopien aller eingereichten Rechnungen und Bestätigungen 10 Jahre lang auf.
• Erfassen Sie Leitweg-ID-Quellen in Beschaffungsunterlagen für Audit-Zwecke.
• Dokumentieren Sie Schulung der Buchhaltungsmitarbeiter zu den Anforderungen der XRechnung und den Portalverfahren.
• Bleiben Sie über Aktualisierungen und Spezifikationsänderungen der OZG-RE auf dem Laufenden.

Fazit

Für Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an deutsche Bundesbehörden liefern, ist OZG-RE der obligatorische Kanal für die Rechnungsstellung. Die Multi-Channel-Architektur des Portals unterstützt verschiedene technische Funktionen, von der manuellen Web-Eingabe bis zur vollautomatischen Peppol-Übertragung.

Die Führung genauer Leitweg-ID-Aufzeichnungen, die Einhaltung der XRechnung-Vorgaben und die Durchführung von Validierungsprüfungen vor der Einreichung sind unerlässlich, um Ablehnungen zu vermeiden und eine zeitnahe Zahlungsabwicklung zu gewährleisten. Da Deutschland seine Ziele im Bereich der digitalen Verwaltung weiter vorantreibt, sind Lieferanten mit robusten E-Rechnungsstellungsprozessen besser für eine effiziente Zusammenarbeit mit dem öffentlichen Sektor positioniert.