E-Rechnung validieren 2026: So prüfen Sie Format und Inhalt

Woran erkennen Sie, dass eine E-Rechnung in Ordnung ist, bevor sie das Haus verlässt oder in die Buchhaltung wandert? Als strukturierte Datei lässt sie sich maschinell prüfen. Das BMF empfiehlt diese Prüfung, eine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist sie nicht. Aber was bedeutet es, wenn der Prüfbericht einen Fehler meldet, und was folgt daraus steuerlich?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Validierung prüft Format und Regeln der Datei, nicht, ob die Rechnung inhaltlich stimmt.
• Für die XRechnung gibt es mit dem Validator der KoSIT ein frei verfügbares Open-Source-Werkzeug.
• Ein Formatfehler macht die Datei zur sonstigen Rechnung, die nicht als E-Rechnung zählt.

Worauf eine Software die E-Rechnung prüft

Bei einer Validierung prüft eine Software, ob die Rechnungsdatei technisch richtig aufgebaut ist und ihr Inhalt die Regeln des Formats einhält. Der Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) empfiehlt, die Rechnung anzunehmen oder zurückzuweisen. Die Entscheidung trifft der Empfänger.

Was bedeutet es, eine E-Rechnung zu validieren?

Konkret läuft die Prüfung bei der XRechnung in drei Stufen ab. Zuerst prüft der Validator, ob die Datei den Vorgaben einer der zwei zulässigen XML-Varianten genau entspricht, UBL oder CII. Danach folgen die Regeln der EN 16931, zuletzt die zusätzlichen Regeln der XRechnung.

Regelkennungen im Prüfbericht

Jede dieser Regeln hat eine Kennung, die im Prüfbericht auftaucht. Sie verrät, worum es bei einer Meldung geht:

Wann die nationalen Zusatzregeln greifen

Die BR-DE-Regeln aus der Tabelle sind für öffentliche Auftraggeber gemacht. Der Validator der KoSIT liest aber aus der Rechnung selbst ab, welche Regeln er anwendet. 

Jede E-Rechnung enthält eine Spezifikationskennung (BT-24), die angibt, welchem Standard die Datei folgt. Bei einer Kennung der XRechnung prüft er die BR-DE-Regeln mit, auch bei Rechnungen an Unternehmen. 

Bei einer Kennung, die nur die europäische Norm EN 16931 nennt, prüft er allein nach deren Regeln.

Zwei Arten von Fehlern

Das BMF teilt die Fehler, die eine Validierung findet, in zwei Arten ein:

• Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei gegen die technischen Vorgaben ihrer XML-Variante verstößt.
• Ein Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn ein Pflichtfeld fehlt oder sich Angaben widersprechen, etwa ein Steuerbetrag, der rechnerisch nicht zum Steuersatz passt.

Was die Validierung nicht prüft

Eine Validierung erkennt dagegen nicht, ob die Angaben sachlich stimmen. Ein falscher Steuersatz kann durchgehen, wenn er gegen keine Regel verstößt. Die sachliche Prüfung, etwa ob die Leistung erbracht wurde, bleibt beim Empfänger.

Wie kann ich eine E-Rechnung validieren? Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine bestimmte Validierungsanwendung empfiehlt das BMF nicht. Die folgenden Schritte gelten für Ihre eigenen Rechnungen vor dem Versand ebenso wie für eingehende vor der Buchung:

1. Format erkennen. Eine XRechnung ist reines XML, eine ZUGFeRD-Rechnung ein PDF mit eingebettetem XML. Der Vergleich von ZUGFeRD und XRechnung zeigt, wann welches Format passt.
2. Werkzeug wählen. Die Wahl hängt vor allem vom Format ab.

• Für die XRechnung gibt die KoSIT einen Validator samt Prüfkonfiguration heraus, frei verfügbar als Open Source. Er läuft auf der Kommandozeile, und die KoSIT richtet ihre Anleitung an technisch versierte Nutzer.
• Für ZUGFeRD gibt es laut dem Herausgeber FeRD freie und kommerzielle Angebote zur Validierung.
• Sie möchten kein eigenes Werkzeug betreiben? ClearTax bietet innerhalb seiner Plattform eine KI-gestützte Prüfung und Fehlerkorrektur.

3. Aktuelle Regeln verwenden. Die Regelwerke ändern sich. Die gerade geltende Fassung veröffentlicht die KoSIT unter „Versionen und Bundles“ auf xeinkauf.de.
4. Prüfbericht lesen. Der Bericht nennt zuerst die erkannte Rechnung mit Rechnungssteller, Nummer und Datum. Danach folgen eine Zeile zur Konformität und eine Bewertung. Jede Meldung ist als Fehler, Warnung oder Information eingestuft. Mit der Prüfkonfiguration der KoSIT lautet die Empfehlung:

• „zurückweisen“, sobald der Bericht einen Fehler meldet,
• „zurückweisen“ auch, wenn die Datei zu keinem Format passt, für das die Prüfkonfiguration Regeln enthält,
• „annehmen“ bei reinen Warnungen, auch wenn der Bericht die Datei „nicht konform“ nennt.

5. Fehler beheben, erneut prüfen. Bei einem Formatfehler bricht die Prüfung ab, und die Geschäftsregeln werden gar nicht geprüft. Beheben Sie deshalb zuerst die Formatfehler. Geschäftsregelfehler zeigt erst die erneute Prüfung.
6. Prüfbericht aufbewahren. Wer mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns arbeitet, darf sich laut BMF-Schreiben auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung verlassen, was Format und Geschäftsregeln betrifft. Deshalb lohnt es sich, den Prüfbericht als Nachweis aufzubewahren. Für die Rechnung selbst gelten eigene Regeln zur Archivierung von E-Rechnungen.

Rechnungsinhalte und Pflichtfelder der E-Rechnung

Wenn Sie eine E-Rechnung validieren, prüfen die Geschäftsregeln auch, ob die Pflichtfelder gefüllt sind. Nicht jedes Pflichtfeld des Formats ist aber eine Pflichtangabe nach dem Umsatzsteuergesetz.

In der Käuferreferenz etwa steht bei Behörden die Leitweg-ID. Firmenkunden können dort eine eigene Kennung vorgeben, zum Beispiel Ihre Lieferantennummer. Ein leeres Feld spielt bei ihnen umsatzsteuerlich keine Rolle, doch der Prüfbericht einer XRechnung meldet dann den Fehler BR-DE-15.

Ohne Kennung genügt ein Bindestrich („-“) als Platzhalter, wie ihn auch das BMF nennt. Dann meldet der Validator BR-DE-15 nicht mehr. Die gesetzlich verlangten Angaben stehen in der Übersicht zu den Pflichtangaben.

Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen?

Ein Fehler im Prüfbericht wirkt sich je nach Art anders auf die Rechnung und den Vorsteuerabzug aus.

Fehlende Pflichtangabe

Ohne die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben ist eine Rechnung nicht ordnungsmäßig, und dem Empfänger fehlt damit eine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. 

Wer eine E-Rechnung ausstellen muss, berichtigt sie wieder als E-Rechnung, mit dem passenden Rechnungstyp. Ohne diese Pflicht darf die Berichtigung auch in anderer Form erfolgen.

Formatfehler

Ein Formatfehler macht aus der Datei eine sonstige Rechnung, also eine Rechnung, die nicht als E-Rechnung zählt. Für den Vorsteuerabzug heißt das:

• Anstelle einer vorgeschriebenen E-Rechnung berechtigt eine sonstige Rechnung dem Grunde nach nicht zum Abzug.
• Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung sind die Voraussetzungen laut BMF in der Regel trotzdem erfüllt.
• Solange in der Übergangszeit noch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, gilt sie für den Abzug weiter als ordnungsmäßig.

Zurückweisung beim Bund

Rechnungen an den Bund, die über dessen Eingangsplattform OZG-RE laufen, prüft die Plattform schon beim Einreichen. Formale Fehler weist sie selbst zurück, inhaltliche der Empfänger. In beiden Fällen reichen Sie eine neue, korrigierte Rechnung ein.

Fazit

Wenn Sie E-Rechnungen validieren, machen Sie das am besten zu einem festen Schritt in Ihrem Rechnungsablauf. Mit ClearTax prüfen und korrigieren Sie Ihre E-Rechnungen KI-gestützt auf derselben Plattform, auf der Sie sie auch erstellen, übermitteln und archivieren. Einen Einblick bekommen Sie auf der ClearTax-Website.