ZUGFeRD-Format 2026: Beispiele, Erstellung & Spezifikationen im Überblick

Mit der E-Rechnungspflicht in Deutschland müssen Unternehmen ihre Rechnungsprozesse neu denken – ERP-Systeme, Schnittstellen und Buchhaltungssoftware müssen strukturierte Daten zuverlässig austauschen können. Ein zentrales Format dafür ist ZUGFeRD: eine Rechnung, die gleichzeitig als lesbares PDF und als maschinenlesbare XML-Datei in einer einzigen Datei vorliegt. Klingt einfach, sorgt in der Praxis aber oft für Verwirrung – vor allem bei der Wahl des richtigen Profils.

Key Takeaways

• ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei in einem einzigen Dokument.
• Es ermöglicht automatisierte Rechnungsverarbeitung, bleibt für Menschen aber weiterhin lesbar.
• Nicht jedes ZUGFeRD-Profil ist eine vollständige Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) – empfohlen wird das Profil EN 16931 (Comfort).
• ZUGFeRD selbst ist nicht verpflichtend vorgeschrieben, erfüllt aber ab dem passenden Profil die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.
• Erstellt wird ZUGFeRD über ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware oder spezialisierte Generatoren – nicht durch einfaches PDF-Exportieren.

Was ist ZUGFeRD-Format?

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes E-Rechnungsformat, das eine visuell lesbare PDF-Rechnung mit einer eingebetteten, strukturierten XML-Datei im selben PDF/A-3-Dokument kombiniert. So können Menschen und Buchhaltungssysteme dieselbe Rechnungsdatei gleichzeitig lesen und verarbeiten, ohne dass zwei getrennte Dateien nötig sind.

ZUGFeRD Abkürzung

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Entwickelt wurde der Standard vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit Verbänden, Unternehmen und Ministerien; erstmals veröffentlicht wurde er 2014 als ZUGFeRD 1.0.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD verbindet zwei Ebenen in einer Datei: Zunächst erstellt die Rechnungs- oder ERP-Software eine reguläre PDF-Rechnung. Parallel dazu generiert sie einen strukturierten XML-Datensatz mit denselben Rechnungsinformationen. Dieser XML-Datensatz wird direkt in die PDF/A-3-Datei eingebettet – das Ergebnis ist ein einziges Dokument mit zwei Ebenen.

Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt per E-Mail oder über ein Portal erhalten und einfach als PDF öffnen und lesen. Verfügt sein Buchhaltungs- oder ERP-System über eine ZUGFeRD-Schnittstelle, liest es gleichzeitig automatisch die eingebettete XML-Datei aus und bucht die Rechnungsdaten ohne manuelle Eingabe. Das reduziert Übertragungsfehler und beschleunigt die Verarbeitung, besonders bei hohem Rechnungsvolumen.

ZUGFeRD-Format: Elemente, Datenfelder und Beispiele

Optisch unterscheidet sich eine ZUGFeRD-Rechnung nicht von einer normalen PDF-Rechnung – Kopfzeile, Positionen, Summen und Zahlungsinformationen sind wie gewohnt sichtbar. Der Unterschied steckt „unter der Haube“: im eingebetteten XML-Datensatz, der unter anderem folgende Felder enthält:

1. Rechnungsdaten: 

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Rechnungstyp
• Währung

2. Parteien(Lieferant/Käufer): 

• Name,  Anschrift und USt-IdNr.
• Bestellnummer/Auftragsnummer
• Lieferinformationen

3. Rechnungspositionen: 

•  Artikelbeschreibung
•  Menge
•  Einzelpreis
•  Umsatzsteuersatz

4. Summen & USt: 

• Gesamtbeträge
• Rabatte
• USt-Kategorie
• USt-Aufschlüsselung

5. Zahlungsdetails: 

• Zahlungsbedingungen
• Bankverbindung

Beispielsweise sendet ein Zulieferer aus der Fertigungsindustrie eine E-Rechnung an einen deutschen Käufer. Der Käufer öffnet die PDF-Datei wie gewohnt zur Ansicht, während seine Buchhaltungssoftware das eingebettete XML automatisch extrahiert und die Rechnung ohne manuelle Eingabe in die Arbeitsabläufe der Kreditorenbuchhaltung überführt. Bei hohen Rechnungsvolumina erspart dies stundenlange, sich wiederholende Bearbeitungsaufgaben.

Hier ist ein einfaches Beispiel im ZuGFeRD-Format

ZUGFeRD-Profile

Nicht jedes ZUGFeRD-Profil dient demselben Zweck. Genau hier geraten viele Unternehmen bei der Umsetzung in Verwirrung. Es gibt fünf ZUGFeRD-Profile, die sich hinsichtlich ihres Anwendungsbereichs und der Konformität mit dem deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG) unterscheiden.

Für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland wird das Profil EN 16931 empfohlen. Im Folgenden werden jedoch alle fünf ZUGFeRD-Profile näher erläutert.

1. Minimum

Das „Minimum“-Profil enthält lediglich grundlegende Rechnungsreferenzdaten wie Verkäufer- und Käuferdaten, Rechnungsbeträge und Umsatzsteuerbeträge.

Es dient in erster Linie als Hilfsmittel für die Buchhaltung und nicht zur vollständigen Einhaltung der Rechnungsvorschriften. In Deutschland wird dieses Profil gemäß dem deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG) nicht als vollständige Rechnung anerkannt.

2. Basic

Das „Basic“-Profil unterstützt strukturierte Einzelposten, Preise, Mengen und Steuerangaben für einfachere Rechnungsabläufe.

Es eignet sich für unkomplizierte B2B-Rechnungsstellung, bei der die Komplexität der Rechnungen gering ist. Unternehmen sollten jedoch dennoch prüfen, ob ihre Handelspartner dieses Profil akzeptieren. Einige Organisationen bevorzugen stattdessen zunehmend die Konformität mit EN 16931.

3. Basic WL

Dieses Profil enthält ähnliche Informationen wie das „Basic“-Profil, liefert jedoch nur Kopf- und Zusammenfassungsdaten und keine detaillierten Einzelposteninformationen. Wie der Name schon sagt, steht „Basic WL“ für „Without Lines“ (ohne Einzelposten) und stellt keine vollständige Rechnung im Sinne des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG) dar.

4. EN 16931 (COMFORT)

Dies ist derzeit das wichtigste Profil.

Dieses Profil ist vollständig kompatibel mit der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und wird für den Einsatz in Deutschland dringend empfohlen, um die Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten. Es ermöglicht eine detaillierte Steuerausweisung, Lieferinformationen, Zahlungsbedingungen und die Rechnungsbearbeitung.

5. Erweitert

Das erweiterte Profil baut auf der Norm EN 16931-1 auf und unterstützt komplexere Geschäftsszenarien.

Beispiele:

• Mehrere Lieferorte
• Strukturierte Zahlungsbedingungen
• Komplexe Logistikdaten
• Detaillierte Informationen auf Artikelebene

Großunternehmen und Fertigungsbetriebe nutzen dieses Profil häufig, wenn die Rechnungsabläufe nicht einfach sind.

ZUGFeRD-Formatversionen

ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist der Unterschied?

ZUGFeRD und XRechnung sind zwei der Formate, die für die Einhaltung der deutschen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung verwendet werden. Dennoch funktionieren sie unterschiedlich. Hier sind die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden Formaten.

Wie erstellt, versendet und archiviert man ZUGFeRD-Rechnungen?

Im Allgemeinen befolgen Unternehmen bei der Erstellung, dem Versand oder der Archivierung einer ZUGFeRD-Rechnung die folgenden Schritte:

1. Rechnung erstellen

Die PDF/A-3-Rechnung wird über das ERP-System oder die Rechnungssoftware erstellt. In die Datei sind strukturierte XML-Daten eingebettet. Unternehmen können ERP-Systeme wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, DATEV oder auch Middleware-Plattformen für die API-/E-Invoicing-Integration nutzen.

Heutzutage erstellen die meisten Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen innerhalb ihrer ERP-Umgebungen. Erfahren Sie hier, wie das funktioniert.

2. Rechnung validieren

Die eingebetteten XML-Daten sollten den Validierungsregeln der Norm EN 16931 entsprechen und dem für die elektronische Rechnungsstellung empfohlenen ZUGFeRD-Profil entsprechen. Schon eine einzige falsche Ziffer in einem Feld kann dazu führen, dass die Rechnung abgelehnt wird.

3. Rechnung versenden

Rechnungen können über folgende Kanäle versendet werden:

• E-Mail
• PEPPOL-Netzwerke
• API-Integration
• Lieferantenportale
• EDI-Middleware

Die Wahl des Kanals hängt von den Anforderungen des Kunden ab.

4. Rechnung archivieren

In Deutschland sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Rechnungen ordnungsgemäß und rechtskonform zu archivieren, sodass Unveränderbarkeit und Nachprüfbarkeit gewährleistet sind. Im Kern bedeutet das: Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass unbefugte Änderungen ausgeschlossen sind.

ZUGFeRD gewinnt im deutschen E-Invoicing zunehmend an Bedeutung, da es ein konkretes Problem löst: Unternehmen haben damit die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, die sowohl für Menschen lesbar sind als auch von Systemen automatisch verarbeitet werden können. Genau das leistet dieses Format.

Die Nutzung von ZUGFeRD beschränkt sich jedoch nicht auf die Erstellung von XML-Dateien. Unternehmen müssen sich zudem mit der ERP-Integration, Validierungslogik, Profilauswahl, Archivierungsregeln und sich weiterentwickelnden Compliance-Anforderungen auseinandersetzen.

Für Unternehmen, die sich auf die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland vorbereiten, ist die frühzeitige Wahl des richtigen ZUGFeRD-Profils und des richtigen Integrationsansatzes später von entscheidender Bedeutung.