PEPPOL in Deutschland: Funktionsweise, Format & Regisitrieren

PEPPOL in Deutschland ist zur grundlegenden Infrastruktur für den standardisierten und sicheren elektronischen Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen geworden. Es wurde auf der Grundlage des PEPPOL-Formats entwickelt, das die Rechnungsstellung, Beschaffung und Einhaltung europäischer eDelivery-Standards erleichtert. 

Durch die Implementierung des deutschen PEPPOL-Systems werden die Unternehmen in der lokalen und globalen Lieferkette vereinheitlicht, automatisiert und interoperabel gemacht.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• PEPPOL standardisiert die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche und private Organisationen.
• Der PEPPOL-BIS-Standard (Business Interoperability Specifications) ist mit der Norm EN 16931 kompatibel.
• Ein PEPPOL-Zugangspunkt fungiert als sichere digitale Schnittstelle zwischen Absendern und Empfängern.
• Um Rechnungen über das Netzwerk zu versenden oder zu empfangen, müssen Unternehmen über eine gültige PEPPOL-ID verfügen.
• Die Integration von XRechnung garantiert die vollständige Einhaltung der deutschen Rechnungsvorschriften.

Was ist PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist eine Initiative der Europäischen Union, deren Ziel es ist, den elektronischen Austausch von Rechnungen, Bestellungen und Beschaffungsdokumenten zu harmonisieren. Sie basiert auf einem universellen PEPPOL-Format und einem sicheren Netzwerk zertifizierter Zugangspunkte, um eine reibungslose Interoperabilität zwischen Ländern und Systemen zu gewährleisten.

Wie funktioniert Peppol?

Das deutsche PEPPOL nutzt ein dezentrales, aber standardisiertes digitales Netzwerk, das Unternehmen die Möglichkeit bietet, elektronische Dokumente sicher und effizient auszutauschen. Es erfordert keine kundenspezifische Integration oder bilaterale Verbindung, sodass die Kompatibilität zwischen allen EU-Mitgliedstaaten gewährleistet ist.

Dies basiert auf dem PEPPOL-4-Ecken-Modell, bei dem alle Teilnehmer über zertifizierte PEPPOL-Zugangspunkte miteinander verbunden sind. Diese Struktur gewährleistet die Integrität, Rückverfolgbarkeit und die durchgängige Einhaltung der Rechnungsstellungsstandards der EU und Deutschlands.

Das PEPPOL-Netzwerk in Deutschland beseitigt Probleme mit Kompatibilität und macht menschliche Arbeitsschritte überflüssig. Es führt so zu einem effizienten, transparenten und sicheren Prozess der elektronischen Beschaffung.

PEPPOL BIS-Format und Beispiele

PEPPOL BIS (Business Interoperability Specification) ist ein strukturiertes Datenmodell, das zur Erstellung und Übertragung von Geschäftsdokumenten im PEPPOL-Netzwerk verwendet wird. Das BIS 3.0-Format ist außerdem vollständig kompatibel mit EN 16931 und kann eine XRechnung von öffentlichen Einrichtungen in Deutschland abbilden.

Dieser PEPPOL-Standard garantiert die Konsistenz und Validierung von Daten über Softwaresysteme hinweg und ermöglicht so eine fehlerfreie Automatisierung. Das BIS-Format ist die Grundlage für die Interoperabilität der europäischen Geschäftssysteme.

Was ist ein PEPPOL-Zugangspunkt?

Der PEPPOL-Zugangspunkt ist der Einstiegspunkt, über den Organisationen mit dem weltweiten PEPPOL-Netzwerk verbunden sind. Er überträgt, authentifiziert und sichert elektronische Dokumente innerhalb der Standardisierungsregeln für die Kommunikation.

Wichtigste Aufgaben:

• Validiert und leitet elektronische Dokumente im PEPPOL-Format weiter.
• Verschlüsselt Daten für eine sichere Übertragung zwischen Handelspartnern.
• Stellt die Einhaltung nationaler (XRechnung) und EU-Standards sicher.
• Verwaltet Teilnehmerverzeichnisse und PEPPOL-IDs.

Jede Organisation muss einen zertifizierten PEPPOL-Zugangspunkt verwenden, um am Netzwerk teilzunehmen, ähnlich wie ein Internetdienstanbieter Nutzer mit dem Internet verbindet.

Was ist eine PEPPOL-ID in Deutschland? Wie kann man sich dafür registrieren?

Eine PEPPOL-ID ist eine eindeutige elektronische Adresse, die jeden Teilnehmer im deutschen PEPPOL-Netzwerk identifiziert. Sie ermöglicht die genaue Weiterleitung und Authentifizierung von Dokumenten innerhalb des PEPPOL-4-Ecken-Modells.

Beispiel für das Format der PEPPOL-ID: 

9930:DE123456789

• 9930 – Ländercode für Deutschland.
• DE123456789 – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Unternehmensidentifikationsnummer des Unternehmens.

Wie werde ich ein Peppol-Zugangspunkt? Registrierungsprozess:

• Step 1: Wählen Sie einen zertifizierten PEPPOL-Zugangspunktanbieter.
• Step 2: Geben Sie die Daten Ihrer Organisation an (offizieller Name, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Kontaktdaten).
• Step 3: Lassen Sie sich vom Anbieter validieren und verifizieren.
• Step 4: Erhalten Sie eine PEPPOL-ID und verbinden Sie diese mit Ihrem ERP-/E-Rechnungssystem.

Jedes Unternehmen, das am deutschen PEPPOL-Rahmenwerk beteiligt ist, muss über eine gültige PEPPOL-ID verfügen, um verifizierte, nachvollziehbare und konforme Transaktionen durchführen zu können.

PEPPOL Absender-ID und Empfänger-ID

Im PEPPOL-Rahmenwerk Deutschlands ist die Absender-ID diejenige, die das Dokument ausstellt, und die Empfänger-ID ist der Empfänger. Das kann eine Behörde, eine staatliche Einrichtung oder ein Unternehmen sein.

Der Dual-ID-Rahmen in Deutschland PEPPOL sorgt für Transparenz, beseitigt Redundanzen und bietet ein Schlüsselelement für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Form eines rechtlich überprüfbaren Prüfpfads durch Rechnungsstellung im öffentlichen Bereich und bei grenzüberschreitenden Konditionierungen.

Wer sollte PEPPOL in Deutschland nutzen?

PEPPOL Deutschland richtet sich an Organisationen, die im Bereich der elektronischen Beschaffung oder Rechnungsstellung mit dem öffentlichen Sektor und grenzüberschreitenden Partnern tätig sind.

Zu den wichtigsten Nutzern gehören:

• Lieferanten, die Rechnungen an deutsche Bundes- oder Landesbehörden (B2G) stellen.
• Private Unternehmen, die EU-weite B2B-Rechnungen ausstellen.
• Anbieter von Buchhaltungssoftware, die die Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung integrieren.
• Multinationale Unternehmen, die den Dokumentenaustausch zwischen Tochtergesellschaften optimieren.

Die Einführung gewährleistet Compliance, Kosteneffizienz und verbesserte Transparenz bei Finanzvorgängen.

Vorteile von PEPPOL in Deutschland

Die Implementierung von PEPPOL Deutschland bringt messbare Vorteile sowohl in Bezug auf Compliance als auch auf Effizienz. Über die grundlegende Standardisierung von Rechnungen hinaus verbessert das Framework die Automatisierung, Sicherheit und Integration zwischen Geschäftssystemen.

PEPPOL vs. XRechnung Format

Obwohl sowohl PEPPOL als auch XRechnung als Ökosystem für die digitale Rechnungsstellung verwendet werden, sollten sie nicht verwechselt werden. Die Datenstruktur (Format des Inhalts) wird durch XRechnung definiert, während das Kommunikationsnetzwerk (Übertragungsmechanismus) PEPPOL ist.

PEPPOL definiert, wie Dokumente übertragen werden, XRechnung definiert, wie sie aussehen. Zusammen bilden sie das Rückgrat der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland. Die Verwendung beider Systeme gewährleistet Interoperabilität und die Einhaltung aller behördlichen Anforderungen.

Was ist das PEPPOL-4-Ecken-Modell?

Das PEPPOL-4-Ecken-Modell definiert, wie die Teilnehmer Daten sicher austauschen. Es ermöglicht eine unabhängige Kommunikation zwischen Systemen unter Beibehaltung einer standardisierten Interaktion.

1. Ecke 1 – Absender (Lieferant): Erstellt die Rechnung im PEPPOL-BIS-Format.
2. Ecke 2 – Absender-Zugangspunkt: Validiert und versendet das Dokument sicher.
3. Ecke 3 – Empfänger-Zugangspunkt: Authentifiziert und liefert die Nachricht.
4. Ecke 4 – Empfänger (Käufer oder Behörde): Verarbeitet und archiviert das Dokument.

Dieses Modell garantiert Interoperabilität und Neutralität, eine direkte Integration zwischen den Handelspartnern ist nicht erforderlich.

Erste Schritte mit Peppol in Deutschland (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Die Implementierung von PEPPOL Deutschland umfasst eine strukturierte Abfolge, um Compliance, Sicherheit und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme zu gewährleisten. 

1. Prüfen Sie Ihre Geschäftsanforderungen: Stellen Sie fest, ob Ihre Rechnungsstellung B2G (an Behörden) oder B2B (an private Unternehmen) erfolgt.
2. Wählen Sie einen zertifizierten PEPPOL-Zugangspunkt: Arbeiten Sie mit einem von OpenPeppol anerkannten autorisierten Dienstleister zusammen.
3. Registrieren Sie sich für eine PEPPOL-ID: Reichen Sie Ihre Umsatzsteuer- oder Unternehmensregistrierungsdaten zur Überprüfung ein und erhalten Sie Ihre eindeutige Kennung.
4. Integrieren Sie Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem: Konfigurieren Sie Ihr System so, dass es Rechnungen im PEPPOL BIS 3.0-Format erstellen und lesen kann.
5. Führen Sie Tests durch: Senden Sie Testrechnungen über Ihren Zugangspunkt, um die Formatkonformität und die Genauigkeit der Weiterleitung zu überprüfen.
6. Operativ einsetzen: Beginnen Sie mit der vollständigen Rechnungsübermittlung und überwachen Sie die Zustellungsbestätigungen innerhalb des deutschen PEPPOL-Netzwerks.

Wenn Sie diese Vorgehensweise befolgen, wird Ihr Unternehmen zu einem aktiven Teilnehmer im PEPPOL-Ökosystem in Deutschland – optimiert, konform und digital ausgereift.

Fazit

PEPPOL in Deutschland erleichtert die europaweite elektronische Rechnungsstellung durch die Einfachheit, Sicherheit und Konformität der elektronischen Rechnungsstellung. Unternehmen profitieren von Interoperabilität, Automatisierung und Rechtssicherheit durch das PEPPOL-BIS-Format, Zugangspunkt und eindeutige PEPPOL-IDs. 

Durch die Nutzung dieses Netzwerks erreichen Unternehmen digitale Effizienz und entsprechen gleichzeitig den sich ändernden regulatorischen Standards in Deutschland.