Was ist eine Leitweg-ID: Registrieren, Beispiele, & Wie finde ich

Im deutschen E-Rechnungssystem für den öffentlichen Sektor hängt die Rechnungsübermittlung von der obligatorischen Käuferreferenz ab, die als Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) bezeichnet wird. Diese Routing-ID stellt sicher, dass XRechnungen innerhalb komplexer öffentlicher Verwaltungen die richtige Behörde oder Abteilung erreichen. Da die Käuferreferenz gemäß XRechnung obligatorisch ist, können Rechnungen ohne sie nicht validiert oder verarbeitet werden.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Leitweg-ID ist eine obligatorische Käuferreferenz für alle Rechnungen im XRechnungsformat, die an deutsche Behörden gesendet werden.
• Sie fungiert als Routing-ID, um Rechnungen an die richtige Verwaltungseinheit weiterzuleiten.
• Jede Leitweg-ID folgt einer festgelegten Struktur und muss genau so verwendet werden, wie sie ausgestellt wurde.
• Fehlende oder falsche Leitweg-IDs sind eine der Hauptursachen für die Ablehnung von Rechnungen.
• Das Feld für die Käuferreferenz in XRechnungen wird maschinell validiert und kann nicht ersetzt werden.

Was ist eine Leitweg-ID?

Eine Leitweg-ID ist eine standardisierte Käuferreferenz, die im öffentlichen deutschen E-Rechnungssystem verwendet wird, um Rechnungen innerhalb der öffentlichen Verwaltung korrekt weiterzuleiten. Als Leitweg-ID identifiziert sie den Auftraggeber und die interne Organisationseinheit, die für die Rechnungsbearbeitung nach dem XRechnungsstandard zuständig ist.

Wer benötigt eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist für alle Lieferanten obligatorisch, die elektronische Rechnungen an deutsche öffentliche Auftraggeber auf Bundes-, Landes- oder Kommunalebene ausstellen. Diese Anforderung gilt unabhängig von Unternehmensgröße, Branche oder Rechnungswert. 

Jeder Lieferant, der Rechnungen an Ministerien, Bundesbehörden, Universitäten, öffentliche Krankenhäuser oder kommunale Einrichtungen stellt, muss auf jeder Rechnung die korrekte Leitweg-ID als Käuferreferenz angeben. Diese Verpflichtung gilt auch für ausländische Lieferanten. Das bedeutet, dass nicht in Deutschland ansässige Unternehmen, die Rechnungen an deutsche Behörden stellen, diese Verpflichtung ebenfalls erfüllen müssen.

Während für Transaktionen im privaten Sektor keine Leitweg-ID erforderlich ist, wird diese verpflichtend, sobald eine Behörde der Rechnungsempfänger ist. Im Zusammenhang mit XRechnungen ist die Leitweg-ID für eine erfolgreiche Validierung und Weiterleitung unerlässlich. Rechnungen, die ohne diese Referenz eingereicht werden, werden in der Regel automatisch auf Ebene des Rechnungsportals oder des Übertragungsnetzes abgelehnt.

Übersicht über die Anwendbarkeit

Struktur der Leitweg-ID und Beispiele 

Die Struktur der Leitweg-ID spiegelt das dezentrale Verwaltungssystem Deutschlands wider. Die Formate können je nach Behörde variieren, aber alle Leitweg-IDs folgen einer standardisierten Logik, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Eine Leitweg-ID besteht in der Regel aus einem numerischen Präfix, einer Behördenkennung und optionalen Untereinheiten. Diese Komponenten sorgen gemeinsam dafür, dass Rechnungen an die richtige organisatorische Einheit weitergeleitet werden.

Strukturelle Komponenten 

Gängige Präfixe

Bestimmte Präfixe sind weit verbreitet und helfen bei der Klassifizierung der Art der beteiligten öffentlichen Einrichtung. Diese Präfixe sind nicht willkürlich, sondern entsprechen den etablierten Routing-Konventionen des öffentlichen Sektors.

Beispielformate

• 991-12345-67: Verwendung von Bundesbehörden
• 992-98765-01: Verwendung auf Landesebene 
• 993-45678-22: Verwendung von kommunalen Einrichtungen

Jedes Beispiel steht für eine eindeutige Käuferreferenz. Selbst zwei Abteilungen innerhalb derselben Behörde können unterschiedliche Leitweg-IDs verwenden, um eine präzise Weiterleitung zu gewährleisten.

Wie erhält man eine Leitweg-ID?

Lieferanten erstellen oder registrieren keine eigene Leitweg-ID. Die Leitweg-ID wird ausschließlich von der öffentlichen Behörde vergeben, die die Rechnung erhält. Sie wird in der Regel während der Vertrags- oder Onboarding-Phase bereitgestellt.

Behörden können die Leitweg-ID über folgende Wege mitteilen:

• Vertragsunterlagen,
• Bestellungen,
• Onboarding-Portale für Lieferanten oder
• offizielle E-Mail-Korrespondenzen.

Wenn die Käuferreferenz fehlt oder unklar ist, müssen Lieferanten diese direkt bei der Vergabebehörde anfordern. Jede interne Umstrukturierung innerhalb der Behörde kann zu einer neuen Leitweg-ID führen, und Lieferanten sind dafür verantwortlich, die aktuellste Version zu verwenden.

Verwendung der Leitweg-ID in Rechnungen nach dem XRechnungsstandard

In XRechnungen muss die Leitweg-ID in das Feld „Käuferreferenz“ eingegeben werden. Dieses Feld ist bei der Rechnungsstellung an deutsche Behörden obligatorisch und wird bei der Einreichung automatisch validiert.

Die Käuferreferenz der XRechnung darf nur die Leitweg-ID enthalten, ohne zusätzlichen Text oder Formatierungsänderungen. Selbst geringfügige Abweichungen wie zusätzliche Leerzeichen oder geänderte Trennzeichen können zu einer fehlgeschlagenen Validierung führen.

Zu den wichtigsten Implementierungsanforderungen gehören:

• Exakte Wiedergabe der ausgegebenen Leitweg-ID,
• einheitliche Formatierung in allen Rechnungen,
• korrekte Platzierung innerhalb des dafür vorgesehenen XML-Feldes.

Die korrekte Platzierung der Leitweg-ID als Käuferreferenz in XRechnungen ist für die erfolgreiche Einreichung von Rechnungen bei deutschen Behörden unerlässlich. Eine genaue Formatierung und die strikte Einhaltung der Feldanforderungen gewährleisten eine automatisierte Validierung, eine korrekte Weiterleitung und eine unterbrechungsfreie Rechnungsbearbeitung.

Wie funktioniert die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID fungiert als maschinenlesbare Routing-ID innerhalb der elektronischen Rechnungsstellungsinfrastruktur des öffentlichen Sektors in Deutschland. Sie wird automatisch ausgewertet, sobald eine elektronische Rechnung eingereicht wird, noch bevor kommerzielle oder buchhalterische Prüfungen stattfinden.

• Die Käuferreferenz wird verwendet, um die richtige Behörde zu identifizieren, die die Rechnung erhält.
• Die Leitweg-ID bestimmt auch die interne Organisationseinheit oder Abteilung, die für die Bearbeitung zuständig ist. 
• Auf Grundlage dieser Identifizierung wird die Rechnung in den entsprechenden Validierungs- und Genehmigungsworkflow weitergeleitet.

Diese automatisierte Weiterleitung macht manuelle Eingriffe überflüssig und verringert das Risiko, dass Rechnungen fehlgeleitet oder verzögert werden.

• Jede Rechnung ist mit einer bestimmten Verwaltungseinheit verknüpft, wodurch die Rückverfolgbarkeit gewährleistet ist.
• Die Routing-ID unterstützt die Überprüfbarkeit, strukturierte Berichterstattung und Compliance im Rahmen des XRechnungs-Frameworks.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Trotz ihres standardisierten Formats wird die Leitweg-ID häufig falsch verwendet, was zu vermeidbaren Rechnungsablehnungen führt. Die meisten Fehler treten eher bei der Dateneingabe oder der Systemkonfiguration als bei der Rechnungserstellung selbst auf.

• Das Fehlen der Leitweg-ID führt in der Regel zur sofortigen Ablehnung, da die Käuferreferenz in der XRechnung verpflichtend ist.
• Formatierungsfehler wie zusätzliche Leerzeichen oder falsche Trennzeichen verhindern die maschinelle Validierung. 
• Die Verwendung veralteter Routing-IDs nach administrativen Änderungen führt zu Fehlleitungen oder Verarbeitungsverzögerungen.

Verwechslungen zwischen verschiedenen Referenzfeldern sind ein weiteres häufig auftretendes Problem:

• Interne Kundennummern oder Vertragsreferenzen können die Leitweg-ID nicht ersetzen. 
• Die Eingabe der Routing-ID in das falsche XML-Feld verhindert die Systemerkennung.

Die korrekte Platzierung und exakte Formatierung der Leitweg-ID verbessert die Akzeptanzraten und die Verarbeitungseffizienz erheblich.

Häufige Fehler und ihre Auswirkungen

Fazit

Die Leitweg-ID ist ein grundlegender Bestandteil des elektronischen Rechnungsstellungssystems des öffentlichen Sektors in Deutschland. Als obligatorische Käuferreferenz und Routing-ID ist die Leitweg-ID von grundlegender Bedeutung für die Weiterleitung, Überprüfung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen gemäß den Käuferreferenzregeln in XRechnungen.

Für Lieferanten reduziert die korrekte Leitweg-ID das Ablehnungsrisiko deutlich, sorgt für eine reibungslose, automatisierte Verarbeitung der Rechnung und unterstützt die kontinuierliche Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungsstellung. Da die elektronische Rechnungsstellung mittlerweile fest in der öffentlichen Verwaltung verankert ist, fungiert die Leitweg-ID weiterhin als zentrales Prüfkriterium, das einen zuverlässigen, konformen und effizienten Austausch von Rechnungen gewährleistet.