EN 16931 Norm für e-Rechnung: Pflichtangben, Format & Beispiel

Die EN 16931 ist eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Sie definiert ein gemeinsames, strukturiertes Datenmodell, das einheitliche, grenzüberschreitende und maschinenlesbare E-Rechnungen ermöglicht. Sie gewährleistet Rechtskonformität, Automatisierung und Kompatibilität in allen EU-Mitgliedstaaten.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• EU-weiter Standard, der eine strukturierte, einheitliche elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen und Behörden gewährleistet.
• EN 16931 definiert ein zentrales Rechnungsdatenmodell, das Angaben zu Lieferanten, Käufern, Steuern und Zahlungen umfasst.
• Unterstützt XML-Syntaxen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII für systemübergreifende Kompatibilität.
• Erlaubt nationale Anpassungen wie die deutschen Formate XRechnung und ZUGFeRD.
• EN 16931 ermöglicht Automatisierung, schnellere Verarbeitung, weniger Fehler und einfachere Einhaltung der Mehrwertsteuerpflicht im Rahmen der digitalen Steuerreformen der EU.

Was ist Norm EN 16931?

Die Norm EN 16931 legt die erforderlichen und optionalen Elemente einer Rechnung fest, die in einer elektronischen Rechnung enthalten sein müssen. Dazu gehören Angaben zum Lieferanten und Käufer, die Rechnungsnummer, Steuern und Einzelposten sowie Zahlungsanweisungen. 

Damit soll sichergestellt werden, dass E-Rechnungen EU-weit kompatibel sind, sodass eine in einem Land ausgestellte Rechnung in einem anderen Land maschinell ohne manuelle Änderungen verarbeitet werden kann.

Im Kern ist EN 16931 wie eine „universelle Sprache” für elektronische Rechnungen in ganz Europa. Stellen Sie sich vor, Sie und Ihr Lieferant sprechen verschiedene Sprachen: Ihr Buchhaltungssystem sagt „Rechnungsdatum”, seines sagt „Fakturadatum”. 

Die Norm EN 16931 greift ein und sagt: „Lassen Sie uns alle vereinbaren, es als Rechnungsausstellungsdatum zu bezeichnen, und so muss es in der Datei geschrieben und strukturiert werden.”

Anstatt dass jeder seine eigene Art der Auflistung von Rechnungsdetails erstellt, definiert EN 16931 einen standardisierten Satz von Datenfeldern und Bedeutungen wie den Namen des Absenders, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers, die Rechnungsnummer, Preise, Steuern und Zahlungsdetails, sodass jedes Computersystem in der EU diese ohne Verwirrung lesen und verstehen kann.

EU- und Deutsche E-Rechnungspflicht für strukturierte Daten

E-Rechnungsstellung ist die digitale Übermittlung von Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (wie XML oder UBL), der eine automatisierte Verarbeitung und die Einhaltung von Steuer- und Meldevorschriften ermöglicht. Dabei müssen Rechnungen standardisierte Datenfelder wie Lieferant, Käufer, Mehrwertsteuerangaben und Gesamtbeträge enthalten, damit sie validiert und nahtlos zwischen Systemen und Ländern ausgetauscht werden können.

In ganz Europa ersetzen Regierungen Papier- und PDF-Rechnungen durch strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnungen, um Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen und Verwaltungskosten zu senken. In Deutschland müssen ab Januar 2025 alle B2B-Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen elektronisch und EN 16931-konform sein (vollständige Einführung bis 2028).

Deshalb sind strukturierte Daten wichtig

Eine strukturierte E-Rechnung speichert Informationen –  wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers, Rechnungsdatum, steuerpflichtige Beträge, Steuersatz, Zahlungsbedingungen – als definierte Datenfelder in einer XML-Datei statt als Freitext. Computerprogramme können diese Daten automatisch lesen, validieren und verbuchen, wodurch manuelle Eingaben entfallen und Übertragungsfehler vermieden werden.

Kompatibilität gemäß einem gemeinsamen Protokoll

Die EN 16931 fungiert als europäisches Rückgrat für Datenaustausch zwischen Staaten. Sie definiert ein standardisiertes semantisches Modell und ordnet es allgemein anerkannten Syntaxen zu. Da jede konforme Rechnung dieselbe Struktur und dieselben Codelisten (Währung, Mehrwertsteuerkategorie, Ländercodes) verwendet, kann jede von der EU zugelassene Plattform, die deutschen ZRE/OZG-RE-Portale, das französische Chorus Pro oder das Peppol-Netzwerk sie ohne Konvertierung austauschen und interpretieren.

Dieses gemeinsame Protokoll gewährleistet, dass

• Eine in Deutschland ausgestellte Rechnung in Frankreich oder Italien ohne Formatänderungen verarbeitet werden kann.
• Unternehmen ein Datenmodell für alle Rechnungen im öffentlichen Sektor und zunehmend auch für B2B-Rechnungen verwenden.
• Steuerbehörden einen einheitlichen Datensatz für die digitale Umsatzsteuerberichterstattung im Rahmen der bevorstehenden Reformen der EU zur Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) erhalten.

EN 16931 Merkmale

Die Norm EN 16931 definiert ein strukturiertes Datenmodell und strenge Validierungsregeln, um die Konsistenz und Genauigkeit elektronischer Rechnungen in der gesamten EU zu gewährleisten.

1. Kern-Datenmodell: 

Die Norm legt ein Kern-Rechnungsdatenmodell (EN 16931-1) fest, das alle wesentlichen Rechnungselemente wie Verkäufer- und Käuferdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Datum, Positionsbeschreibungen, Mengen, Preise, Steuersätze, Summen und Zahlungsbedingungen umfasst. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Rechnung die Mindestinformationen enthält, die für die Einhaltung der Rechnungslegungs- und Steuervorschriften in jedem EU-Land erforderlich sind.

2. Validierungsregeln: 

Der Standard erzwingt mathematische und logische Konsistenz. Die Summen müssen mit der Summe der Einzelposten übereinstimmen, die Steuerwerte müssen mit den steuerpflichtigen Beträgen und Steuersätzen übereinstimmen, und für Währungen, Länder und Steuerkategorien müssen standardisierte Codes verwendet werden. Diese Prüfungen gewährleisten Genauigkeit und ermöglichen eine automatisierte Validierung und Verarbeitung.

3. Syntaxunabhängigkeit mit Zuordnungen:

EN 16931 definiert Datenanforderungen unabhängig von einem bestimmten Format. Es ordnet das Datenmodell zwei anerkannten XML-Syntaxen zu:

• UBL (Universal Business Language) 2.1
• UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)

Länder und Branchen können beide Syntaxen verwenden und dabei die Interoperabilität gewährleisten. Peppol BIS 3.0 wendet UBL an, und ZUGFeRD/Factur-X verwendet eine PDF-Datei mit eingebettetem CII-XML. Beide folgen den Regeln der EN 16931.

4. Erweiterbarkeit – CIUS und Erweiterungen: 

Der Standard ermöglicht lokalisierte Anpassungen durch Core Invoice Usage Specifications (CIUS). Eine CIUS verfeinert das Kernmodell für spezifische nationale oder sektorale Anforderungen, ohne die Kompatibilität zu beeinträchtigen. Die deutsche XRechnung ist eine CIUS, die Routing-Felder für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor hinzufügt. Erweiterungen können zusätzliche optionale Daten umfassen, die zwischen den Handelspartnern vereinbart wurden, sofern sie die obligatorischen Elemente nicht verändern.

5. Interoperabilität und Automatisierung: 

Rechnungen, die auf der Struktur der EN 16931 basieren, können von jedem konformen System in der gesamten EU verarbeitet werden. Dies ermöglicht Interoperabilität, unterstützt die Automatisierung und macht die manuelle Dateneingabe überflüssig. Die automatisierte Abgleichung, Validierung und Verbuchung von Rechnungen reduziert Zeitaufwand, Kosten und Fehler und verbessert gleichzeitig die betriebliche Effizienz.

Kernelemente der EN 16931

Die Norm EN 16931 definiert obligatorische Rechnungsbestandteile, die Vollständigkeit und Klarheit gewährleisten.

EN 16931 Format und Beispiele

EN 16931 schreibt kein bestimmtes Dateiformat vor. Stattdessen definiert sie, welche Informationen eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie diese Informationen strukturiert sein sollten. Damit dies in der Praxis funktioniert, erkennt die Europäische Kommission einige Standarddateitypen an, die diese Daten übertragen können.

1. UBL (Universal Business Language):

UBL ist ein in ganz Europa verbreitetes Dateiformat für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen und Bestellungen. Wenn eine Rechnung dem UBL-Layout entspricht und alle Datenfelder der EN 16931 enthält – wie Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Preise und Steuern –, ist sie EN 16931-konform. Einfach ausgedrückt ist eine UBL-Rechnung eine strukturierte XML-Datei (mit der Endung .xml oder .ubl), die von einer Software leicht gelesen und automatisch verarbeitet werden kann. Das Peppol-Netzwerk für elektronische Rechnungsstellung verwendet dieses UBL-basierte Format.

2. UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII):

Dies ist ein weiteres XML-Format, das von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. Es enthält die gleiche Art von strukturierten Informationen, folgt jedoch einem etwas anderen Layout. In Deutschland verwendet das ZUGFeRD-Format diese CII-XML-Daten, fügt jedoch eine praktische Neuerung hinzu: Die XML-Datei wird in eine normale PDF-Datei eingebettet. Das bedeutet, dass eine Person die Rechnung wie eine normale PDF-Datei öffnen und anzeigen kann, während die Buchhaltungssoftware die darin versteckten strukturierten XML-Daten lesen kann.

Beispiel

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine Rechnung von einem Lieferanten. Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Sie wie eine normale PDF-Datei öffnen, um den Firmennamen, das Rechnungsdatum und den Gesamtbetrag anzuzeigen, oder
• Ihre Buchhaltungssoftware die XML-Daten in derselben Datei automatisch lesen lassen, um sie in Ihre Buchhaltung zu übertragen.

Sowohl die PDF-Datei (für Menschen) als auch die XML-Datei (für Software) enthalten dieselben Informationen. Dadurch wird der Prozess reibungsloser, schneller und entspricht den europäischen Rechnungsstandards.

Wie die EN 16931 in Deutschland umgesetzt wird

Deutschland wendet die EN 16931-Norm als Grundlage für sein E-Rechnungssystem an. Die beiden hauptsächlich verwendeten Formate, XRechnung und ZUGFeRD, folgen beide dem Datenmodell der EN 16931.

B2G-Rechnungsstellung (XRechnung): Seit 2020 müssen alle Lieferanten, die Rechnungen an deutsche Behörden senden, das XRechnung-Format verwenden.

B2B-Rechnungsstellungspflicht (ab 2025):  Ab dem 1. Januar 2025 gilt die EN 16931-Konformität auch für B2B-Transaktionen. Alle zwischen deutschen Unternehmen ausgetauschten Rechnungen müssen in einem EN 16931-konformen strukturierten Format wie XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF plus XML) ausgestellt werden. Einfache PDF- oder Papierrechnungen gelten dann nicht mehr als gültige elektronische Rechnungen, außer während einer begrenzten Übergangsphase oder wenn beide Parteien etwas anderes vereinbaren.

Zulässige Formate: Rechnungen müssen entweder direkt der Norm EN 16931 entsprechen oder ein anderes strukturiertes Format verwenden, auf das sich beide Parteien geeinigt haben, sofern es auf das Datenmodell der Norm EN 16931 abgebildet werden kann. Zu den gängigen konformen Optionen gehören XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3.0 (UBL-Format).

Infrastruktur: Deutschland unterstützt die Umsetzung der Norm EN 16931 durch:

• ZRE- und OZG-RE-Portale für die Einreichung von Rechnungen an Behörden
• Peppol-Netzwerkzugang, der eine standardisierte grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung ermöglicht

XRechnung vs. EN 16931

EN 16931 ist die Norm für die elektronische Rechnungsstellung in der EU, während XRechnung eine nationale Umsetzung dieses Standards in Deutschland ist. Die Norm EN 16931 legt die allgemeinen Regeln fest, und XRechnung wendet sie mit nationalen Anpassungen an, um den Anforderungen der deutschen Regierung und Steuerbehörde zu entsprechen.

Ein einfaches Beispiel

Stellen Sie sich EN 16931 als ein Rezeptbuch für die Erstellung einer europäischen Standardrechnung vor. Es listet die Zutaten (Datenfelder wie Name des Verkäufers, Rechnungsdatum, Mehrwertsteuer und Gesamtbeträge) und die Schritte (wie die Daten strukturiert sein sollten) auf, damit jeder in Europa ein konformes „Rechnungsgericht” zubereiten kann.

XRechnung ist nun so etwas wie die deutsche Version dieses Rezepts. Es verwendet die gleichen Zutaten wie EN 16931, fügt jedoch lokale Gewürze, einige zusätzliche Schritte und Zutaten hinzu, die von der deutschen Regierung vorgeschrieben sind, wie beispielsweise die Leitweg-ID (ein Routing-Code für Behörden).

Wenn also die EN 16931 besagt: „Jede Rechnung muss Mehl, Zucker und Butter enthalten“, sagt XRechnung: „Ja, und in Deutschland müssen Sie auch eine Prise Salz hinzufügen und sie bei unserer lokalen Temperatur backen.“

Mit anderen Worten:

• EN 16931 = Das europäische E-Rechnungsrezept, das jeder befolgen muss.
• XRechnung = Die deutsche Version dieses Rezepts, angepasst an die lokalen Vorschriften.

Wer muss in Deutschland die Norm EN 16931 einhalten?

Deutschland führt Regeln für die elektronische Rechnungsstellung auf der Grundlage der Norm EN 16931 ein, um die Rechnungsstellung im öffentlichen und privaten Sektor zu standardisieren und zu digitalisieren. Die Einhaltung hängt davon ab, an wen die Rechnung ausgestellt wird und um welche Art von Transaktion es sich handelt.

1. Lieferanten des öffentlichen Sektors (B2G):  

Lieferanten, die Rechnungen an Bundes- oder Landesbehörden stellen, müssen EN 16931-konforme Rechnungen, hauptsächlich im XRechnung-Format, versenden. Dies ist seit November 2020 für Rechnungen über 1.000 Euro, die über die Portale ZRE oder OZG-RE eingereicht werden, verpflichtend.

2. Private Unternehmen (B2B): 

• Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Format EN 16931 zu empfangen.
• Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 € nur noch strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Regelung für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe.

3. Übergangsregelungen: 

Zwischen 2025 und 2027 können weiterhin PDF- oder Papierrechnungen verwendet werden, wenn beide Parteien damit einverstanden sind. Bestehende EDI-Systeme können weiterverwendet werden, wenn sie alle gemäß EN 16931 erforderlichen Datenelemente enthalten.

4. Ausnahmen: 

Rechnungen unter 250 €, Kleinunternehmen gemäß § 19 UStG, Fahrscheine, Parkquittungen und bestimmte B2C- oder immobilienbezogene Dienstleistungen sind ausgenommen.

Vorteile der Einführung der Norm EN 16931

Die Einführung der Norm EN 16931 hilft deutschen Unternehmen, ihren Rechnungsstellungsprozess zu modernisieren, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Sie bietet einen einheitlichen digitalen Rahmen, der die Genauigkeit, Geschwindigkeit und Compliance in der gesamten EU verbessert.

1. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Stellt sicher, dass alle Rechnungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und den deutschen Gesetzen zur elektronischen Rechnungsstellung für B2G- und B2B-Transaktionen entsprechen, wodurch das Risiko von Strafen wegen Nichteinhaltung minimiert wird.
2. Betriebliche Effizienz: Automatisiert die Rechnungserstellung und -bearbeitung, reduziert manuelle Arbeit und senkt die Kosten für Papier, Porto und Verwaltungsfehler.
3. Schnellere Zahlungen: Strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen ermöglichen eine schnellere Validierung und Zahlungsabwicklung, verbessern den Cashflow und reduzieren ausstehende Forderungen.
4. Audit- und Steuerbereitschaft: Bietet standardisierte Rechnungsdaten für eine einfachere Mehrwertsteuerprüfung, Fehlererkennung und die Einhaltung künftiger Echtzeit-Berichtssysteme.
5. Kompatibel für ganz Europa: Gewährleistet einen reibungslosen Austausch von E-Rechnungen zwischen Systemen und Ländern und sorgt für Kompatibilität mit Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3.0.

Fazit

Die EN 16931-Norm ist der europäische Standard für die elektronische Rechnungsstellung. Unternehmen können durch die Verwendung von Formaten wie EN-16931-konforme XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol BIS konform, effizient und interoperabel sein. Mit dem Inkrafttreten der B2B-E-Rechnungsstellungspflicht im Jahr 2025 in Deutschland ist die Einführung der E-Rechnung EN 16931 nicht mehr freiwillig, sondern eine Notwendigkeit, um die digitale Konformität in Zukunft sicherzustellen.