E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer: Erstellen, Empfangen, Fristen & Formate

Ab 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorgaben für elektronische Rechnungen – auch für Kleinunternehmer. PDF-Dateien reichen nicht mehr aus, stattdessen sind strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnungen nach EN 16931 vorgeschrieben. Spätestens ab 2028 müssen auch sehr kleine Betriebe vollständig umstellen.

Das Wichtigste auf einen Blick:

Viele Unternehmen fragen sich, was die neue E-Rechnung für Kleinunternehmer konkret bedeutet und welche Schritte notwendig sind:

• E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer: Empfangspflicht ab 2025, Ausstellungspflicht spätestens ab 2028. 
• PDFs oder Word-Dokumente gelten nicht als gültige E-Rechnung: Gefordert sind Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD.
• Kleinunternehmer profitieren von Übergangsfristen: Es gibt aber keine dauerhafte Ausnahme.
• Der Vorteil der E-Rechnungen: Sie erleichtern Buchhaltung, Validierung und Archivierung und beschleunigen Zahlungen.
• Software ist entscheidend: Tools müssen EN-16931-konforme Formate unterstützen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument – meist im XML-Format – das automatisiert verarbeitet werden kann. Sie muss dem europäischen norm EN 16931 entsprechen und Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD verwenden. 

E-Rechnung: Pflicht für Kleinunternehmer

Die E-Rechnungspflicht umfasst alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Entscheidend ist nicht der Umsatzsteuerstatus, sondern dass ein B2B-Geschäft vorliegt.

Wesentliche Punkte:

• Ab 01.01.2025: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Zu dieser Anforderung gibt es keine Ausnahmen. 
• 2025–2026: Versand von PDFs bleibt mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
• 2027: Kleinunternehmen mit ≤ 800.000 € Jahresumsatz dürfen weiterhin PDFs/Papier nutzen.
• Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen für B2B-Geschäfte verpflichtend E-Rechnungen ausstellen – unabhängig von Größe oder Umsatz.

Wichtig: Der Begriff „Kleinunternehmer“ im Umsatzsteuerrecht (bis 22.000 €) unterscheidet sich vom Übergangsbegriff „kleines Unternehmen“ (≤ 800.000 € Umsatz) im Gesetz. 

E-Rechnung: Fristen für Kleinunternehmer

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland erfolgt schrittweise:

E-Rechnungsformate für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen dieselben gesetzlich anerkannten Formate wie große Unternehmen verwenden:

1. XRechnung (XML-Format)

• Offizielles deutsches E-Rechnungsformat
• Strukturiert, maschinenlesbar, basiert auf EN 16931
• Reines XML (nicht visuell)

2. ZUGFeRD (PDF + XML hybrid)

• Für Kleinunternehmer oft am praktikabelsten
• Kombiniert lesbares PDF + eingebettetes XML
• Muss mindestens Version 2.1 oder höher sein

Beide Formate

• sind vollständig EN-16931-konform
• ermöglichen automatisierte Verarbeitung
• sind für B2B-Transaktionen ab 2025/2028 vorgeschrieben

Wie kann ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Der Gesetzgeber macht es bewusst einfach. Bereits folgende Wege reichen aus:

1. Per E-Mail

Der Lieferant sendet die E-Rechnung als XML oder ZUGFeRD-PDF. Der E-Mail-Empfang genügt zur Erfüllung der gesetzlichen Empfangspflicht.

2. Über Portale großer Kunden

Viele Konzerne bieten Download- oder Uploadportale.

3. Über Buchhaltungssoftware

Tools wie Lexoffice, SevDesk, Billbee, FastBill u. a. importieren E-Rechnungen.

4. Über PEPPOL

Über PEPPOL können Kleinunternehmer E-Rechnungen besonders sicher und standardisiert empfangen. Das Netzwerk dient als europaweites Übertragungssystem für strukturierte Rechnungen und ermöglicht einen zuverlässigen, revisionssicheren Datenaustausch. Auch Kleinunternehmer können sich unkompliziert für eine eigene PEPPOL-ID registrieren lassen und so professionelle E-Rechnungsprozesse nutzen.

• Besonders sicher und standardisiert
• Übertragungsnetzwerk für strukturierte Rechnungen
• Kleinunternehmer können sich einfach registrieren

5. Ohne Software

Wer hingegen ohne Software arbeiten möchte, kann eingehende E-Rechnungen dennoch problemlos lesen. Für XML-Dateien stehen kostenlose Online-Viewer zur Verfügung, die den Inhalt maschinenlesbarer Rechnungen verständlich aufbereiten. Und ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich ganz einfach wie herkömmliche PDFs öffnen, da sie eine sichtbare PDF-Darstellung enthalten, in die die strukturierten Daten eingebettet sind.

Wie stelle ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung aus und sende sie?

Die E-Rechnung für Kleinunternehmer lässt sich mit modernen Tools schnell und unkompliziert erstellen.

1. Software wählen

Für die Ausstellung einer gesetzeskonformen E-Rechnung wird eine Softwarelösung benötigt, die das Format XRechnung oder eine ZUGFeRD-Version ab 2.1 exportieren kann.

2. Rechnungsdaten eingeben

Im ersten Schritt werden die Rechnungsdaten wie gewohnt erfasst. Dazu gehören die erbrachte Leistung, das Rechnungsdatum, der Preis sowie die entsprechenden Steuern – oder bei Kleinunternehmern der Hinweis auf § 19 UStG.

3. E-Rechnung generieren

Sobald alle Angaben vollständig sind, erzeugt die Software automatisch die E-Rechnung. Je nach gewähltem Format entsteht entweder eine XML-Datei im XRechnung-Standard oder ein ZUGFeRD-Dokument, also ein PDF, das ein eingebettetes XML enthält und damit sowohl maschinenlesbar als auch optisch darstellbar ist.

4. Versand an den Kunden

Der Versand der E-Rechnung erfolgt anschließend über die gängigen digitalen Wege. Häufig wird die Datei an die vom Kunden angegebene Rechnungsadresse per E-Mail geschickt. Alternativ kann der Versand über das PEPPOL-Netzwerk oder über ein Kundenportal erfolgen, sofern der Geschäftspartner dies nutzt.

5. Archivierung

Abschließend muss die ausgestellte E-Rechnung revisions- und GoBD-konform archiviert werden. Die gesetzlichen Vorgaben schreiben eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vor, wobei die Datei während dieser Zeit unverändert und jederzeit lesbar bleiben muss.

Vorteile der E-Rechnung für Kleinunternehmer

1. Schnellere Bezahlung

E-Rechnungen werden automatisch validiert und verarbeitet, was die internen Prüf- und Freigabeprozesse bei Kunden deutlich beschleunigt. Dadurch erfolgt die Zahlung oft schneller als bei klassischen PDF- oder Papierrechnungen.

2. Weniger Büroarbeit

Da strukturierte Rechnungsdaten ohne manuelle Eingaben verarbeitet werden können, entfällt ein Großteil der administrativen Arbeit. Viele Systeme buchen eingehende und ausgehende Rechnungen sogar automatisch, was zusätzliche Zeit spart.

3. Weniger Fehler

Durch die klar strukturierten Datenformate werden typische Eingabefehler wie Zahlendreher zuverlässig vermieden. Auch die vordefinierten Pflichtfelder sorgen dafür, dass wichtige Angaben nicht fehlen und Rückfragen seltener auftreten.

4. Rechtssicherheit

E-Rechnungen entsprechen automatisch dem EN-16931-Standard und können revisionssicher archiviert werden. Die GoBD-konforme Speicherung über zehn Jahre hinweg schafft zusätzliche Sicherheit im Rahmen steuerlicher Prüfungen.

5. Professioneller Auftritt

Ein professioneller, digitaler Rechnungsprozess stärkt das Vertrauen von Geschäftspartnern. Viele große Unternehmen verlangen bereits heute E-Rechnungen, sodass Kleinunternehmer mit der Umstellung einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber weniger digitalisierten Anbietern erhalten.

Wie wähle ich die beste Software für die E-Rechnung als Kleinunternehmer?

1. Muss-Kriterium: EN-16931-Kompatibilität

Bei der Auswahl einer geeigneten Software ist die EN-16931-Konformität das wichtigste Kriterium. Achten Sie daher unbedingt auf Hinweise wie „Export: XRechnung“, „ZUGFeRD 2.1/2.2“ oder „EN 16931 konform“. Nur Programme mit diesen Angaben erzeugen rechtssichere und vollständig kompatible E-Rechnungen.

2. Bedienbarkeit

Für Kleinunternehmer ist eine intuitive und leicht verständliche Benutzeroberfläche entscheidend. Die Lösung sollte ohne komplizierte Einrichtung funktionieren und auch ohne technisches Vorwissen zuverlässig nutzbar sein.

3. Preisstruktur

Viele Anbieter arbeiten mit einfachen, transparenten Preismodellen. Typisch sind monatliche Abonnements, die meist zwischen 8 und 15 Euro pro Monat liegen. Alternativ gibt es Pay-Per-Invoice-Modelle, bei denen nur für tatsächlich erstellte Rechnungen bezahlt wird.

4. Integration

Idealerweise lässt sich die Software nahtlos in bestehende Abläufe integrieren. Optimal sind Systeme, die Buchhaltung, E-Rechnung, Banking und revisionssichere Archivierung in einer einzigen Lösung kombinieren. Das reduziert Medienbrüche und spart Zeit.

5. Support & Updates

Da Formatversionen sich regelmäßig ändern und gesetzliche Anpassungen vorgenommen werden, ist ein aktiver und kompetenter Support essenziell. Die Software sollte regelmäßige Updates erhalten, um dauerhaft konform zu bleiben.

Beliebte Tools für Kleinunternehmer

Zu den am häufigsten genutzten Anwendungen, die EN-16931- und XRechnung-fähig sind, gehören Lexoffice, SevDesk, FastBill, Billbee sowie ClearTax E-Rechnungen Software mit integrierter PEPPOL-Anbindung. Auch ZUGFeRD-fähige PDF-Generatoren können eine gute Lösung sein, sofern sie aktuelle Versionen unterstützen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist ein entscheidender Schritt in Richtung digitaler Buchhaltung – und Kleinunternehmer sind klar einbezogen. Zwar gibt es großzügige Übergangsfristen, aber spätestens 2028 führt kein Weg mehr an XRechnung oder ZUGFeRD vorbei. Wer früh umstellt, profitiert von effizienteren Prozessen, weniger Fehlern, schnellerer Zahlung und mehr Professionalität. 

Die gute Nachricht: Die Umstellung ist mit moderner Software einfach, kostengünstig und technisch wenig anspruchsvoll. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, die Weichen für die kommenden Jahre zu stellen – bevor der gesetzliche Countdown endet.