E-Rechnung Empfangen: Formate, Verfahren, Validierung & Archivierung

Die deutsche E-Rechnungspflichten von 2025 schreibt vor, dass alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) erhalten müssen. Unternehmen müssen einen konformen Empfang, eine Validierung, die Integration in den Workflow und eine langfristige Archivierung sicherstellen, um die Vorschriften der EN 16931 und der GoBD zu erfüllen.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Ab 2025 müssen alle deutschen B2B-Empfänger EN 16931-konforme E-Rechnungen akzeptieren; PDFs allein reichen nicht mehr aus.
• Die obligatorische Ausstellung beginnt schrittweise: Empfang im Jahr 2025, Ausstellung für große Unternehmen im Jahr 2027 und vollständige Ausstellung für alle Unternehmen im Jahr 2028.
• Akzeptierte Formate sind XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS 3.0 und andere konforme XML-Strukturen.
• Als Übertragungskanäle dienen E-Mail, Peppol, EDI, Portale und ERP-Schnittstellen.
• Empfänger müssen vor der Verbuchung die Syntax und Steuerdaten validieren und das Original-XML/PDF-XML gemäß GoBD 10 Jahre lang archivieren.

E-Rechnung empfangen – was ist das?

Eine E-Rechnung zu empfangen bedeutet, eine Rechnung in einem vollständig strukturierten, maschinenlesbaren Format zu empfangen, nicht nur als visuelles Dokument. Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder unstrukturierten PDF-Rechnungen enthält eine echte E-Rechnung eingebettete Datenfelder (XML/UBL), die von Ihren Finanzsystemen automatisch validiert und verarbeitet werden können.

Um eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne zu „empfangen”, muss ein Unternehmen in der Lage sein:

• Die strukturierte Datendatei unverändert zu akzeptieren (z. B. XML, ZUGFeRD-Hybrid-PDF, PEPPOL BIS).
• Eine technische Validierung durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Datei der Norm EN 16931 und den nationalen Anforderungen entspricht.
• Die Rechnung in seinen internen Workflow zu importieren, z. B. in ERP-, AP-Automatisierungs- oder Buchhaltungssysteme.

Rechtlicher Rahmen für den Empfang von E-Rechnungen

Rechtsgrundlagen

• § 14 UStG – Definition elektronische Rechnung
• EU-Norm EN 16931
• Wachstumschancengesetz 2023/2024
• BMF-Schreiben zur E-Rechnung
• GoBD-Regelungen zur elektronischen Aufbewahrung

Wer muss ab 2025 E-Rechnungen empfangen können?

Alle Unternehmen in Deutschland, die B2B-Transaktionen durchführen, müssen ab Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. 

Das betrifft sowohl große Unternehmen als auch kleine Betriebe, Freelancer, steuerbefreite Unternehmen und Kleinunternehmer nach §19 UStG. Selbst wenn ein Unternehmen überwiegend im B2C-Bereich tätig ist, muss es in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen entgegenzunehmen, sobald es einmal im B2B-Kontext eine Rechnung erhält. 

Der gesetzliche Hintergrund ist eindeutig: Für die Finanzverwaltung zählt ausschließlich die Fähigkeit, eine E-Rechnung technisch entgegenzunehmen und zu verarbeiten.

Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen? Schritt für Schritt-Anleitung

Das Empfangen einer E-Rechnung lässt sich in wenige, klar definierte Schritte gliedern. 

Schritt 1: Empfangskanal festlegen

Zunächst müssen Sie klären, über welche Kanäle E-Rechnungen eingehen sollen. Besonders einfach ist der Empfang per E-Mail, da die XML- oder ZUGFeRD-Dateien als Anhang direkt an eine spezialisierte Adresse gesendet werden können. Alternativ oder ergänzend kann ein Unternehmen über das Peppol-Netzwerk erreichbar sein, einen ERP-Konnektor einsetzen oder den Empfang über eine E-Rechnungsplattform wie ClearTax bündeln.

Schritt 2: Ihre E-Rechnungs-Adresse mitteilen

Sobald der Eingangskanal definiert ist, muss die Empfangsadresse allen Lieferanten mitgeteilt werden. Das kann eine standardisierte E-Mail-Adresse wie rechnung@unternehmen.de sein oder eine Peppol-ID, die das Unternehmen eindeutig identifiziert. 

Schritt 3: Software zur Verarbeitung bereitstellen

Die empfangenen E-Rechnungen müssen in der eingesetzten Software geöffnet oder automatisiert importiert werden. Moderne Systeme erkennen das Format, lesen die Daten strukturiert aus und prüfen bereits vorab, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind.

Schritt 4: Rechnung empfangen und Daten erfassen

Wenn eine E-Rechnung versendet wird, kommt sie über den gewählten Kanal an. Beim Empfang über E-Mail empfangen Sie die XML/PDF-Datei in Ihrem Posteingang. Bei Peppol wird sie von Ihrem Zugangspunkt an den Posteingang oder die Schnittstelle Ihres Systems weitergeleitet. Speichern Sie die Datei nach Erhalt in Ihrem Rechnungsbearbeitungsordner oder importieren Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware. 

Schritt 5: Validierung der Rechnungsdaten

Hier prüft das System, ob die Rechnung dem technischen Schema der EN 16931 entspricht, ob die XML-Struktur fehlerfrei ist und ob alle steuerlich relevanten Informationen enthalten sind. Enthält die Datei Fehler, muss eine korrigierte E-Rechnung angefordert werden. Erst wenn die Validierung abgeschlossen ist, kann die Rechnung in den internen Workflow weitergeleitet werden, beispielsweise in den Freigabeprozess, ins Rechnungswesen oder in die Zahlungsfreigabe.

Schritt 6: Rechnung archivieren

Abschließend muss die E-Rechnung GoBD-konform archiviert werden. Dabei wird die Original-XML-Datei mindestens zehn Jahre lang unveränderbar gespeichert. Plattformen wie ClearTax übernehmen diesen Schritt automatisiert, sodass Unternehmen keine eigenen Archivstrukturen aufbauen müssen.

Welche Formate für den Empfang von E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol)

Deutschland akzeptiert zwei Hauptformate für die elektronische Rechnungsstellung: XRechnung und ZUGFeRD, die beide der europäischen Norm EN 16931 für Rechnungsdaten entsprechen. 

1. XRechnung

Dies ist das offizielle E-Rechnungsformat Deutschlands für Rechnungen im öffentlichen Sektor und das Referenzformat für B2B. XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das sich streng an das semantische Modell der EN 16931 hält. Es handelt sich um eine strukturierte Textdatei (die nicht für das direkte Lesen durch Menschen gedacht ist), die alle Rechnungselemente in einer hierarchischen Datenstruktur enthält.

Der Vorteil von XRechnung besteht darin, dass es vollständige, standardisierte Daten gewährleistet – alles, von den Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des Verkäufers und Käufers bis hin zu Einzelpostenangaben und Steuersätzen, wird einheitlich gekennzeichnet, was eine automatische Validierung und Verarbeitung ermöglicht.

2. ZUGFeRD

Der „Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”, abgekürzt ZUGFeRD, ist ein Hybridformat. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist im Wesentlichen eine PDF/A-3-Datei (eine für die Archivierung geeignete PDF-Datei), in die eine XML-Datei eingebettet ist. Mit anderen Worten: Sie kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren XML-Daten, die die Rechnung darstellen.

ZUGFeRD ist besonders bei KMU beliebt, da der Empfänger die PDF-Datei öffnen und die Rechnung sofort visuell einsehen kann, während seine Buchhaltungssoftware die eingebettete XML-Datei für die automatisierte Verarbeitung extrahieren kann. Es ist eine Brücke zwischen Alt und Neu – man erhält die Lesbarkeit von PDF und die Datenstruktur einer E-Rechnung in einer Datei.

3. PEPPOL UBL-Format

Andere strukturierte XML- und EDI-basierte Formate können in Deutschland ebenfalls akzeptiert werden, wenn sie vollständig der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, die das obligatorische semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen definiert. 

Zu diesen Formaten gehören UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), ein hochstrukturierter XML-Standard, der in vielen internationalen Lieferkettenumgebungen verwendet wird, und UBL (Universal Business Language), eine weit verbreitete XML-Syntax für Beschaffungs- und Rechnungsdokumente. 

Bestimmte EDI-Nachrichtentypen (Electronic Data Interchange) wie EDIFACT INVOIC können ebenfalls zugelassen werden, wenn die ausgetauschten Daten den Kernelementen der EN 16931 zugeordnet sind.

Wie empfange ich eine E-Rechnung? Übertragungsmethoden 

Im B2G-Bereich müssen E-Rechnungen strengen Regeln folgen: Sie müssen in einem strukturierten Format (z. B. XRechnung/EN 16931) eingereicht und über offizielle Kanäle wie ZRE, OZG-RE, E-Mail (nur XML) oder PEPPOL weitergeleitet werden. Diese Kanäle gewährleisten die Validierung, die Weiterleitung über die Leitweg-ID und die Einhaltung der Anforderungen des Bundes/des öffentlichen Sektors.

Im B2B-Bereich haben Unternehmen mehr Flexibilität und können PEPPOL, ZUGFeRD, EDI, E-Mail oder ERP/API-Integrationen verwenden, solange das Format der EN 16931 entspricht.

Validierung und Archivierung von E-Rechnungen (Verpflichtung nach GoBD)

Die Validierung und Archivierung von B2B-E-Rechnungen in Deutschland muss den GoBD-Vorschriften entsprechen, damit die Rechnungen revisionssicher bleiben und den Vorsteuerabzug ermöglichen.

• Validieren Sie Struktur und Inhalt (EN 16931, XRechnung/ZUGFeRD), damit alle obligatorischen Umsatzsteuerdaten vor der Verbuchung vollständig, konsistent und rechnerisch korrekt sind.
• Verwenden Sie dokumentierte interne Kontrollen, um die Echtheit der Herkunft, die Integrität des Inhalts und einen klaren Prüfpfad von der Rechnung bis zur zugrunde liegenden Transaktion nachzuweisen.
• Speichern Sie elektronische Rechnungen ausschließlich im ursprünglich empfangenen Format (z. B. XML oder ZUGFeRD PDF/XML), auch wenn sie für die Verarbeitung konvertiert wurden.
• Bewahren Sie Rechnungen mindestens 10 Jahre lang maschinenlesbar, unverändert und abrufbar auf, mit einer sicheren, zugriffskontrollierten Archivierung.
• Bewahren Sie technische/Validierungsprotokolle (sofern verfügbar) als Nachweis für die Sorgfaltspflicht im Falle einer Steuerprüfung auf.

E-Rechnung in Deutschland: Herausforderungen und Best Practices

Die größte Herausforderung für viele Unternehmen besteht darin, unterschiedliche Formate und Übertragungswege zu bündeln, ohne dass Rechnungen verloren gehen oder fehlerhaft verarbeitet werden. 

Hinzu kommen technische Hürden wie die Validierung, die korrekte Zuordnung zu Bestellungen sowie die revisionssichere Archivierung. Bewährt haben sich klare Prozesse und eine zentrale Plattform, über die alle Rechnungen laufen. Unternehmen sollten Lieferanten frühzeitig darüber informieren, welche Formate und Kanäle bevorzugt werden. 

Gleichzeitig empfiehlt es sich, interne Abteilungen im Umgang mit der E-Rechnung zu schulen und Workflows zu automatisieren, um manuelle Fehler zu vermeiden. Mit einer Lösung wie ClearTax lassen sich alle Kanäle, Formate und Validierungsregeln in einem System bündeln, sodass Unternehmen sowohl rechtssicher als auch effizient arbeiten.

Technische Anforderungen für den Empfang von E-Rechnungen

Die technischen Anforderungen an die E-Rechnung sind überraschend gering. Unternehmen benötigen lediglich eine Möglichkeit, strukturierte Daten entgegenzunehmen – das kann bereits eine einfache E-Mail-Adresse sein. 

E-Rechnung empfangen Software: Hinzu kommt eine Software, die die Daten interpretieren kann. Je nach Unternehmensgröße reicht dies von einfachen Validierungswerkzeugen bis hin zu professionellen Plattformen, die Peppol-Anbindung, Automatisierung, Datenextraktion und Archivierung bereitstellen. 

Wichtig ist außerdem ein sicherer Speicherort für die digitale Langzeitarchivierung. ClearTax übernimmt den gesamten technischen Prozess inklusive Peppol-Anbindung, Validierung, ERP-Integration und revisionssicherer Speicherung.

E-Rechnung Empfangen mit ClearTax

ClearTax bietet eine leistungsstarke All-in-One-Lösung für den Empfang, die Validierung und die Archivierung von E-Rechnungen . So hilft ClearTax

1. Einheitliche Mehrkanal-Erfassung: Empfangen Sie XRechnung-, ZUGFeRD- und Peppol-Rechnungen aus beliebigen Quellen. ClearTax konsolidiert E-Mails, Peppol, ERP-Konnektoren, POS-Systeme und API-Übermittlungen in einer einzigen Verarbeitungsplattform.
2. Intelligente ERP- und POS-Integration: ClearTax lässt sich direkt mit Systemen wie SAP, Dynamics, Oracle, Datev, Sage und POS-Lösungen für den Einzelhandel verbinden. Automatisierte Bestellabgleichung, Lieferantenvalidierung und sofortige Synchronisierung gewährleisten eine genaue, berührungslose Rechnungsbearbeitung.
3. Automatisierte Validierung und Compliance: Jede Rechnung wird auf Konformität mit EN 16931, Schema-Genauigkeit, steuerliche Korrektheit und Konsistenz der Geschäftsregeln überprüft. ClearTax identifiziert Fehler sofort und leitet Ausnahmen zur schnellen Lösung weiter.
4. Schnelle, automatisierte Workflows: Validierte Rechnungen fließen direkt in Ihre ERP-Genehmigungs-, Buchungs- oder Zahlungsprozesse ein. Intelligente Regeln eliminieren manuelle Arbeit und beschleunigen die End-to-End-Verarbeitung.
5. GoBD-konforme Archivierung: ClearTax speichert jede Rechnung mindestens 10 Jahre lang sicher in ihrem Originalformat, manipulationssicher, revisionsfähig und sofort abrufbar.

Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist für Unternehmen in Deutschland keine Option, sondern ab 2025 gesetzliche Pflicht. Wer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann, erfüllt nicht nur die rechtlichen Anforderungen, sondern profitiert auch von effizienteren Prozessen, weniger Fehlern und einer schnelleren Rechnungsverarbeitung. 

Entscheidend ist, die richtigen Empfangskanäle zu wählen, die Validierung sicherzustellen und die strukturierte Originaldatei unverändert zu archivieren. Eine Plattform wie ClearTax übernimmt all diese Aufgaben zentral, automatisiert und vollständig rechtskonform und erleichtert Unternehmen den Übergang in die digitale Rechnungswelt.