So kommt die E-Rechnung in Ihr ERP-System

Sie öffnen den Posteingang der Kreditorenbuchhaltung. Lieferant und Betrag liegen in einer eingehenden E-Rechnung bereits als Datensatz vor, trotzdem tippen Sie beides von Hand ins ERP. Die Empfangspflicht für jedes inländische Unternehmen macht aus diesem Handgriff eine Daueraufgabe, und künftig gehen grundsätzlich auch eigene Rechnungen als E-Rechnung hinaus. Deshalb müssen Sie die E-Rechnung ins ERP integrieren. Wir zeigen, worauf Sie achten müssen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Für die Anbindung kommt eine Funktion des ERP-Herstellers oder eine vorgeschaltete Plattform infrage.
• Ob Ihr ERP die E-Rechnung selbst unterstützt, hängt von System und Version ab.
• Vor der ersten E-Rechnung legen Sie die Feldzuordnung fest. Sie bestimmt, wo die benötigten Rechnungsangaben aus dem ERP im Datensatz stehen.
• Eingehende Rechnungen bewahren Sie grundsätzlich in dem Format auf, in dem sie angekommen sind.
• Wie weit Sie eingehende Rechnungen im ERP weiterverarbeiten, entscheiden Sie selbst.

Was ist die ERP-Integration für die E-Rechnung?

Ein ERP (Enterprise Resource Planning) ist die Software, in der ein Unternehmen Einkauf, Verkauf und Buchhaltung führt. Bei der ERP-Integration wird das System mit einer Lösung verbunden, die E-Rechnungen erzeugt und annimmt. Ausgangsrechnungen entstehen so direkt aus den Daten des ERP, eingehende Rechnungen übernimmt das ERP ohne neue Erfassung.

Welche Möglichkeiten gibt es, die E-Rechnung in Ihr ERP-System zu integrieren?

Bei der Einbindung in Ihr ERP gibt es zwei Wege. Sie unterscheiden sich darin, welche Software die E-Rechnung erzeugt und prüft:

• Das ERP erzeugt und prüft die E-Rechnung selbst, wenn es dafür eine Funktion oder ein Zusatzmodul seines Herstellers nutzt. Eigene E-Rechnungsfunktionen bieten etwa SAP und Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Eine vorgeschaltete Plattform, zum Beispiel ClearTax, übernimmt diese Aufgabe. Sie nimmt die Rechnungsdaten aus dem ERP, macht daraus die E-Rechnung, prüft sie und verschickt sie.

Beim zweiten Weg hängt es von der Verbindung ab, wie die Plattform die Daten aus dem ERP erhält:

• Über eine API, also eine Schnittstelle, schickt das ERP die Rechnungsdaten direkt an die Plattform.
• Ein fertiger Konnektor verbindet ein bestimmtes ERP mit der Plattform, sodass diese Verbindung nicht erst gebaut werden muss.
• Bei einer Dateiübergabe erzeugt das ERP Rechnungsdateien und übergibt sie an die Plattform.
• Eine Middleware ist eine Software zwischen mehreren Systemen, die Rechnungsdaten übersetzt und an die Plattform weiterreicht.
• Kombiniert ein Unternehmen mehrere dieser Arten, handelt es sich um eine Mischform.

Die fertige E-Rechnung liegt in einem Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vor.

Übertragen wird sie etwa per E-Mail oder über Peppol, an dessen Netz ein Unternehmen über einen Zugangspunkt angeschlossen wird.

E-Rechnung im ERP integrieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen, können Sie in dieser Reihenfolge vorgehen.

1. Klären, was wann gilt. Für Empfang und Ausstellung gelten unterschiedliche Termine, die Sie beide in Ihren Zeitplan aufnehmen. Wann es bei Ihrem Unternehmen jeweils so weit ist, zeigt die Übersicht der Fristen.
2. Das eigene ERP erfassen. Von Ihrem ERP hängt ab, welcher der beiden Wege für Sie infrage kommt. Halten Sie deshalb fest:

• welches ERP Sie in welcher Version einsetzen
• ob der Hersteller Ihres ERP für diese Version eine E-Rechnungsfunktion oder ein Zusatzmodul anbietet
• wie viele ERP-Systeme in Ihrer Unternehmensgruppe angebunden werden müssen

3. Stammdaten prüfen. Ein Teil der festen Angaben zu Kunden und Lieferanten im ERP, also der Stammdaten, geht in jede Rechnung ein, etwa die Anschrift. Kontrollieren Sie diese Angaben deshalb vor dem Start.
4. Felder zuordnen. Ordnen Sie die Rechnungsfelder in Ihrem ERP den passenden Feldern des Datensatzes zu, damit etwa Kundenname, Rechnungsdatum und Positionen an der richtigen Stelle landen. Diese Feldzuordnung heißt auch Mapping. Welche Inhalte der Datensatz enthalten muss, legt die europäische Norm EN 16931 fest.
5. Testrechnungen automatisch prüfen lassen. Die Software, die Ihre Rechnungen erzeugt, übernimmt die Prüfung automatisch. Das ist entweder die Funktion des ERP-Herstellers oder die vorgeschaltete Plattform. Bei der Validierung gleicht die prüfende Software jede Rechnung mit den Vorgaben ihres Formats ab. Testen Sie vor dem Start, ob die Prüfung greift und ob Ihre Rechnungen bei wichtigen Geschäftspartnern ankommen und gelesen werden.
6. Live gehen und Rückläufer im Blick behalten. Verfolgen Sie nach dem Start, welche Rechnungen abgelehnt oder nicht zugestellt werden.

SAP-Integration

Für die E-Rechnung in SAP bietet der Hersteller mit Document and Reporting Compliance (DRC) eine eigene Lösung an, die aus den Rechnungen im SAP-System E-Rechnungen für Deutschland erzeugt und über Peppol verschickt. Was davon für Ihr System gilt, hängt von der SAP-Generation ab (Stand der SAP-Dokumentation: Oktober 2026):

• Für deutsche Ausgangs- und Eingangsrechnungen bietet SAP den Prozess Peppol Exchange an. Es gibt ihn unter anderem für die aktuelle SAP-Generation, also S/4HANA, S/4HANA Cloud Public Edition und S/4HANA Cloud Private Edition, sowie für die ältere Generation SAP ERP 6.0 (ECC). Beim Ausgang beschreibt SAP für S/4HANA neben Peppol auch den Versand per E-Mail.
• Eingehende Rechnungen schickt der Lieferant über seinen Zugangspunkt an die Cloud Edition von DRC, einen eigenen Dienst von SAP. Ist Peppol Exchange eingebunden und sind Anmeldung und Einrichtung erledigt, kann die Rechnung auf diesem Weg auch in ECC eingehen.
• Für ECC nennt SAP eine Hauptwartung bis Ende 2027 und optional eine erweiterte Wartung bis Ende 2030. Wer die E-Rechnung an ECC anbindet, sollte prüfen, ob diese Wartung für den genauen Stand seines Systems gilt, und den Wechsel auf eine neuere Version mitplanen.

Oracle-Integration

Oracle Fusion Cloud bindet Peppol über vordefinierte Dienstleister an, darunter TIE Kinetix und Avalara:

• Seit Release 23B gehört TIE Kinetix dazu, ein zertifizierter Peppol-Zugangspunkt. Die Anbindung umfasst vorbereitete Nachrichten für ausgehende und eingehende Rechnungen.
• Mit Release 26C kommt für den Rechnungseingang die Anbindung an den Dienstleister Avalara hinzu. Über Avalara registriert sich das Unternehmen dort, wo Peppol genutzt wird, im Peppol-Netz. Für welche Länder diese Anbindung gilt, gibt Oracle nicht an.

Ob die gewählte Anbindung für Rechnungen an deutsche Geschäftspartner und von ihnen gilt und welche Formate sie erzeugt oder annimmt, klären Sie bei Oracle und beim jeweiligen Dienstleister.

NetSuite-Integration

Bei NetSuite übernehmen Zusatzmodule die E-Rechnung, getrennt für Eingang und Ausgang:

• Für den Eingang gibt es ein EU-Zusatzmodul für E-Rechnungen, bei NetSuite SuiteApp genannt. Ist es eingerichtet, empfängt es XRechnungen für Deutschland und verarbeitet sie als Lieferantenrechnungen und Lieferantengutschriften.
• Für den Ausgang gibt es ein allgemeines Zusatzmodul ohne eingebaute Länderstandards oder E-Rechnungsformate, das Rechnungen standardmäßig per E-Mail verschickt. Die Peppol-Vorlagen von NetSuite sind als Referenz gedacht und erzeugen ohne Anpassung womöglich keine gültige Peppol-Rechnung.

Ein fertiges Paket für Ausgangsrechnungen im deutschen Format beschreibt NetSuite in seiner Dokumentation nicht. Für den Ausgang kommen deshalb eigene, angepasste Vorlagen oder eine Plattform davor infrage.

Weitere ERP-Systeme

Bei weiteren ERP-Systemen unterscheiden sich die E-Rechnungsfunktionen in Format, Richtung und Ausbaustand:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central (Stand 2025) unterstützt in der deutschen Fassung ab Version 26.3 die Formate XRechnung und ZUGFeRD, die XRechnung allerdings nur in einer ihrer zwei technischen Varianten. Für den Empfang wird je Format ein eigener Empfangsdienst eingerichtet.
• DATEV bietet ein E-Rechnungspostfach, das Rechnungen über TRAFFIQX, Peppol oder per E-Mail empfängt und an DATEV Unternehmen online weitergibt. Für den Empfang ist es kostenfrei. Den Versand aus DATEV-eigenen Rechnungsprogrammen und das Hochladen von Rechnungen führt DATEV nach eigener Angabe schrittweise ein (Stand Oktober 2026).
• weclapp erstellt Ausgangsrechnungen als ZUGFeRD und kann ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien als Eingangsrechnungen importieren (Stand Oktober 2026).

Eingangs- und Ausgangsrechnungen im ERP verarbeiten

Nach der Anbindung durchlaufen Rechnungen in jedem ERP im Kern dieselben Stationen.

Die Ausgangsrechnung entsteht im ERP, und dort sollte nach dem Versand auch sichtbar werden, ob sie zugestellt oder abgelehnt wurde.

Nach dem Empfang durchläuft eine eingehende Rechnung im ERP mehrere Schritte, bis sie bezahlt ist:

1. Das ERP muss die Rechnung lesen können. Prüfen Sie deshalb, ob Ihr ERP beide Varianten der XRechnung unterstützt.
2. Für eine buchbare Eingangsrechnung braucht es entweder eine passende Einrichtung oder bei Bestellungen den Bestellabgleich. Beim Bestellabgleich wird die Rechnung der passenden Bestellung zugeordnet.
3. Danach folgen Freigabe und Zahlung.

Aufbewahrt wird die eingehende Rechnung grundsätzlich in dem Format, in dem sie angekommen ist, wobei der strukturierte Teil unverändert bleibt.

Die wichtigsten Vorteile der ERP-Integration für die E-Rechnung

Für die Finanzabteilung bringt die Anbindung vor allem zwei Vorteile:

• Die Angaben einer E-Rechnung gehen direkt ins ERP, und die doppelte Erfassung entfällt samt den Fehlern, die beim erneuten Eintippen entstehen. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) nennt diesen Wegfall als Zweck der E-Rechnung. Läuft ein großer Teil Ihrer Belege so durch, können Sie erheblich sparen.
• Bei ausgehenden und eingehenden Rechnungen arbeiten Sie mit einem Datensatz statt mit PDF-Kopien und können ihn für Ablage und Weiterverarbeitung nutzen.

Best Practices für eine erfolgreiche E-Rechnungs-ERP-Integration

Vor und nach dem Start sollten Sie drei Dinge fest einplanen:

• Verantworten Sie die Anbindung Ihres ERP gemeinsam mit der IT.
• Klären Sie Format und Übertragungsweg früh mit den wichtigsten Geschäftspartnern.
• Ziehen Sie neue Formatversionen in die Feldzuordnung nach, denn Formate und Norm werden weiterentwickelt.

Wie wählen Sie die passende E-Rechnungs-Lösung für Ihr ERP-System aus?

Eine passende Lösung muss sich an Ihr eigenes ERP anbinden lassen und auch die Pflege dieser Verbindung abdecken. Stellen Sie dem Hersteller oder Anbieter dazu diese Fragen:

• Mit welchen Versionen Ihres ERP arbeitet die Lösung, bei SAP etwa mit SAP ERP (ECC) und S/4HANA?
• Gibt es für Ihr ERP einen fertigen Konnektor, oder läuft die Anbindung über eine API, und wer pflegt die Verbindung?
• Wer übernimmt die Feldzuordnung und pflegt sie, wenn neue Formatversionen kommen?
• Kommen Zustellstatus und Ablehnungen ins ERP zurück?
• Lässt sich die Lösung für Ausgang und Eingang einsetzen?

Häufige Fehler bei der E-Rechnungs-Integration in das ERP-System

Auch mit einer passenden Lösung kann bei der Anbindung etwas schiefgehen, und zwar dort, wo das ERP Rechnungen liest, austauscht und prüft:

• Das ERP oder die Buchhaltung wertet bei einer ZUGFeRD-Rechnung das PDF aus statt der Rechnungsdaten, die in derselben Datei mitkommen. Weichen beide voneinander ab, gelten die Daten, und wer das PDF ausgewertet hat, arbeitet mit der falschen Grundlage.
• Ein bestehendes EDI-Verfahren, also ein fest vereinbarter elektronischer Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern, läuft ungeprüft weiter. Nach dem Übergang bis Ende 2027 ist es nur zulässig, wenn sich die steuerlich nötigen Angaben ohne Informationsverlust übernehmen lassen.
• Formatfehler fallen erst im laufenden Betrieb auf, und die betroffene Rechnung gilt dann als sonstige Rechnung, also wie eine Rechnung auf Papier oder als PDF.

Wie ClearTax die ERP-Integration für die E-Rechnung bei globalen Unternehmen vereinfacht

In einer Unternehmensgruppe entstehen Rechnungsdaten etwa in SAP ECC in der einen Gesellschaft, in S/4HANA in der anderen sowie in Oracle oder Microsoft Dynamics in weiteren Gesellschaften. Über ClearTax laufen die ausgehenden und eingehenden Rechnungen all dieser Gesellschaften auf einer Plattform zusammen. Dort werden die Daten aus jedem ERP in das strukturierte Format übertragen und gegen die Anforderungen der Norm geprüft, bevor ClearTax den Austausch mit den Geschäftspartnern übernimmt.

Die Plattform ist nach zwei Seiten angeschlossen, zum ERP und zum Peppol-Netz:

• An das ERP kommt ClearTax über fertige Verbindungen, die nach eigener Angabe zertifiziert sind, oder über eine einheitliche Schnittstelle (API).
• Für den Austausch über Peppol steht ClearTax auf der Liste von OpenPeppol als zertifizierter Zugangspunkt (Stand 30. September 2026).

Seit 2026 ist ClearTax außerdem Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR).

Für Ihre eigene Systemlandschaft finden Sie auf der ClearTax-Website Informationen dazu, wie eine Anbindung an Ihr ERP aussehen kann.

Fazit

Ob der Hersteller Ihres ERP für Ihre Version einen eigenen Weg bietet oder eine Plattform davor sinnvoller ist, entscheidet über die passende ERP-Integration.