E-Rechnung versenden 2026: Wege, Anleitung & häufige Fehler

Beim Versand einer E-Rechnung kommt es weniger auf den Kanal an als auf die Datei. Für den Schritt zwischen Erstellen und Empfangen schreibt der Gesetzgeber keinen bestimmten Weg vor, wohl aber ein strukturiertes elektronisches Format. Fehlt es, gilt die Datei nicht als E-Rechnung. Welche Wege zu welchem Empfänger passen, woran der Versand scheitert und wie Sie ihn Schritt für Schritt aufsetzen, zeigen die folgenden Abschnitte.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Bei Leistungen an andere inländische Unternehmen gilt die Pflicht zur E-Rechnung je nach Vorjahres-Gesamtumsatz ab 2027 oder ab 2028.
• Alle Pflichtangaben der Rechnung gehören in den strukturierten Teil der Datei.
• Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung werden über die OZG-RE eingereicht und müssen die Leitweg-ID enthalten

Was ist die E-Rechnungspflicht in Deutschland? Zeitplan & Fristen

Die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden, gilt, wenn Sie als Unternehmen im Inland eine Leistung an ein anderes Unternehmen im Inland abrechnen. Sie greift je nach Vorjahres-Gesamtumsatz für Leistungen ab 2027 oder ab 2028. Maßgeblich ist der Tag der ausgeführten Leistung, nicht das Rechnungsdatum. Welche Schwelle und welche Übergangsregeln für Sie gelten, erklärt der Überblick zur E-Rechnungspflicht und ihren Fristen.

Von der Pflicht ausgenommen bleiben auch ab 2028:

• Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro
• Fahrausweise
• Rechnungen an Privatkunden
• steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit. Empfangsbereit müssen aber auch sie sein, denn die Empfangspflicht besteht seit dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme für alle inländischen Unternehmen.

In welchem Format muss ich die E-Rechnung senden?

Für die Wahl des passenden Formats kommt es darauf an, wer Ihre Rechnung erhält:

• An einen Unternehmenskunden können Sie insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 übermitteln, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
• Behörden des Bundes erhalten Ihre Rechnung grundsätzlich als XRechnung. ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG nimmt der Bund nur als reines XML ohne Sichtformat an.

PDF-Dateien ohne integrierten Datensatz, Bilddateien und Rechnungsangaben im Text einer E-Mail entsprechen keinem dieser Formate. Auch wenn Sie sie elektronisch verschicken, gelten sie deshalb nicht als E-Rechnung.

E-Rechnung versenden: Schritt-für-Schritt-Anleitung

So gehen Sie beim Versand vor:

1. Pflicht klären. Prüfen Sie anhand der Kriterien oben, ob die Rechnung eine E-Rechnung sein muss.
2. Format und Weg abstimmen. Legen Sie beides mit Ihrem Kunden fest. Bis zu Ihrem Stichtag dürfen Sie noch Papier schicken, ein PDF nur mit seiner Zustimmung. Die kann auch stillschweigend oder über Ihre AGB erfolgen.
3. Rechnung erstellen. Alle Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil der Datei.
4. Rechnung prüfen. Eine Validierung vor dem Versand ist empfohlen, aber keine Pflicht. Für XRechnungen stellt die KoSIT einen Validator bereit, lesbar macht die Datei der E-Rechnungsviewer unter www.e-rechnung.elster.de.
5. Rechnung senden. Die geprüfte Datei geht über den vereinbarten oder vorgeschriebenen Weg raus.
6. Versand dokumentieren. Verweigert der Empfänger die Annahme oder kann er keine E-Rechnung empfangen, gilt Ihre umsatzsteuerliche Pflicht trotzdem als erfüllt, wenn Sie sich nachweislich um die Übermittlung bemüht haben. Halten Sie den Versand deshalb vorsorglich fest, etwa mit einem Sendeprotokoll.
7. Rechnung archivieren. Bewahren Sie die Rechnung acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres auf, den strukturierten Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form.

Über welche Übertragungskanäle kann ich die E-Rechnung senden?

Welchen Weg dürfen Sie wählen? Das hängt zuerst davon ab, ob die Rechnung an ein Unternehmen oder an eine Behörde geht, und bei Behörden zusätzlich von Bundes- oder Landesebene.

Unternehmenskunden als Empfänger

Gegenüber Unternehmenskunden kommen mehrere Wege in Betracht:

1. Versand per E-Mail
2. Download über ein Internetportal
3. Übermittlung per EDI
4. Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle
5. gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort im Konzern
6. Übergabe, zum Beispiel auf einem USB-Stick

Welchen dieser Wege Sie nutzen, vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden. Der E-Rechnung selbst muss er im Pflichtfall nicht zustimmen.

Als Weg über eine elektronische Schnittstelle kommt im B2B auch die Übermittlung über Peppol infrage. ClearTax ist direkt an Netzwerke wie Peppol angebunden, sodass Sie Ihre E-Rechnungen aus der Plattform heraus auf diesem Weg übermitteln können.

Unabhängig vom Kanal müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnung erkennbar von Ihnen stammt, inhaltlich nicht verändert wird und lesbar bleibt.

Behörden als Empfänger

Rechnungen an den Bund müssen Sie seit dem 27. November 2020 grundsätzlich elektronisch stellen. Wohin die Rechnung geht, hängt von der Behörde ab:

Die OZG-RE bietet die Übertragungswege Weberfassung, Upload, E-Mail und Peppol. Verpflichtend ist Peppol auch gegenüber dem Bund nicht.

Beim Bund sollten Sie auf drei Punkte achten:

• Vor einer Einreichung über die OZG-RE müssen Sie sich registrieren.
• Die Rechnung muss die Leitweg-ID enthalten.
• Anlagen zur Rechnung betten Sie in den Rechnungsdatensatz ein. Als separater E-Mail-Anhang sind sie nicht zulässig.

Häufige Fehler beim Versand von E-Rechnungen und wie Sie diese vermeiden

Im Pflichtfall hat Ihr Kunde Anspruch auf eine ordnungsmäßige E-Rechnung. Bekommt er stattdessen Papier, ein PDF ohne Datensatz oder eine andere unstrukturierte Datei, ist das eine sonstige Rechnung, die ihn grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Auf dem Weg zum Empfänger kann eine E-Rechnung an diesen Stellen scheitern:

• Entspricht die Datei wegen eines Formatfehlers nicht den Anforderungen an das strukturierte Format, gilt sie ebenfalls nur als sonstige Rechnung. Prüfen Sie die Datei deshalb vor dem Versand (Schritt 4).
• Ein Verweis auf eine Anlage oder ein Link nach außen ersetzt keine Pflichtangabe im strukturierten Teil. Ergänzende Angaben dürfen Sie als Anhang in die E-Rechnung aufnehmen.
• Über die OZG-RE eingereichte Rechnungen lassen sich nicht zurückrufen. Prüfen Sie die Rechnung deshalb vor dem Einreichen.

Fazit

Stellen Sie Ihre Abläufe rechtzeitig vor Ihrem eigenen Stichtag um, vom Erstellen der Datei bis zum dokumentierten Versand.

Mit ClearTax erstellen, prüfen, übermitteln und archivieren Unternehmen E-Rechnungen auf einer Plattform, mit vorgefertigten Anbindungen an ERP-Systeme wie SAP, Oracle und Microsoft Dynamics. Informationen zur Plattform und zu den ERP-Anbindungen finden Sie auf der ClearTax-Seite.