E-Rechnung Erstellen: Anleitung zu XRechnung und ZUGFeRD Format

Eine E-Rechnung erstellen heißt: einen EN-16931-konformen, maschinenlesbaren Datensatz im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erzeugen, der sich validieren, versenden und rechtssicher archivieren lässt. Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 greift zudem schrittweise die Ausstellungspflicht. Wer jetzt umstellt, spart sich später Stress: Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie E-Rechnungen erstellen, mit wenigen Klicks bei kleinem Volumen oder vollautomatisiert im ERP-System.

Wesentliche Punkte auf einen Blick

• XRechnung ist ein reines XML-Format für Rechnungen an Behörden, ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML für den B2B-Bereich.
• Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, ohne strukturierte, eingebettete XML-Daten gilt eine Rechnung nicht als gesetzeskonform, egal wie vollständig sie aussieht.
• Bis rund 50 Rechnungen im Monat reichen Web-Tools oder eine vorhandene Buchhaltungssoftware; darüber wird eine ERP-Anbindung mit automatisierter Validierung schnell zur besseren Wahl.
• Pflichtangaben wie USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum und korrekt berechnete Umsatzsteuer entscheiden über Annahme oder Ablehnung der Rechnung.
• Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025 für alle Unternehmen; die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt bis 2028.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format nach EN 16931. Anders als ein PDF enthält sie XML-Daten, die Buchhaltungssoftware automatisch auslesen, prüfen und verbuchen kann.

Wie ist das Format einer elektronischen Rechnung?

Beide in Deutschland zugelassenen Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931, trotzdem unterscheiden sie sich in Aufbau und Einsatzzweck erheblich.

1. ZUGFeRD-Format

ZUGFeRD, kurz für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. Es handelt sich um ein Hybridformat aus drei Bestandteilen: einer normal lesbaren PDF/A-3-Ansicht, dem eingebetteten XML-Datensatz für die automatische Verarbeitung und Metadaten, die die revisionssichere Archivierung absichern. 

Genau diese Kombination macht ZUGFeRD in der Praxis beliebt, Branchenexpert:innen wie Michael Menk von milia GmbH empfehlen das Format ausdrücklich für Rechnungssoftware, weil es maschinelle Verarbeitung und eine einfache Sichtprüfung von Hand miteinander verbindet, ohne dass eine der beiden Seiten zu kurz kommt.

2. XRechnung-Format

XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und ist der verbindliche Standard für Rechnungen an Bund und Länder. Sie besteht ausschließlich aus einer XML-Datei ohne jede visuelle Darstellung und wird über Portale wie ZRE oder OZG-RE eingereicht. 

Wichtig für Behördenrechnungen: Öffentliche Auftraggeber verlangen dafür fast immer zusätzlich eine Leitweg-ID, ohne die die Rechnung gar nicht erst zugestellt werden kann.

E-Rechnung erstellen für kleines Volumen

Wer im Monat weniger als 50 Rechnungen schreibt, braucht in der Regel keine ERP-Anbindung, ein Web-Tool oder die bestehende Buchhaltungssoftware genügt völlig. Der Ablauf sieht bei den meisten Anbietern ähnlich aus:

1. Tool auswählen. Häufig reicht bereits die vorhandene Buchhaltungssoftware; alternativ eignen sich kostenfreie Generatoren wie PDF24 oder sevdesk.de für den Einstieg.
2. Unternehmensprofil hinterlegen, inklusive Firmenname, Adresse und USt-IdNr. im Format DE plus 9–10 Ziffern.
3. Kundendaten erfassen, bei Rechnungen an Behörden gehört die Leitweg-ID zwingend dazu.
4. Positionen eintragen: Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz (19 %, 7 % oder 0 %). Die Summen berechnet das Tool automatisch.
5. Format wählen und versenden. ZUGFeRD für B2B-Kunden, XRechnung für Behörden, anschließend herunterladen oder direkt per E-Mail oder Peppol verschicken.

Für Freiberufler:innen und kleine Unternehmen sind kostenfreie Tools ein guter Einstieg, ein Punkt fehlt dabei aber fast immer: die GoBD-konforme Archivierung. Da E-Rechnungen 8 bis 10 Jahre unveränderbar aufbewahrt werden müssen, lohnt sich hier meist eine separate, zuverlässige Lösung.

Automatisiert E-Rechnungen für hohe Rechnungsvolumen erstellen

Ab etwa 200 Rechnungen im Monat wird manuelle Bearbeitung schnell zum Flaschenhals. Sinnvoller ist dann ein durchgängig automatisierter Order-to-Cash-Prozess:

1. Systemlandschaft analysieren welches ERP- oder Buchhaltungssystem ist im Einsatz, und über welche Kanäle laufen Rechnungen aktuell (E-Mail, Portal, Peppol, API)?
2. Automatisierungsstrategie festlegen. ERP-Erweiterungen ermöglichen die direkte XML-Erzeugung, Buchhaltungssoftware ist schneller eingerichtet, Middleware verbindet mehrere bestehende Systeme miteinander.
3. Format- und Versandlogik definieren: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD oder Peppol für inländische B2B-Kunden, EN-16931-konformes XML wie Peppol BIS für Kund:innen innerhalb der EU.
4. Stapelverarbeitung einrichten, damit Rechnungen automatisch aus Auftragsdaten entstehen, im Batch validiert und mit Statusverfolgung versendet werden.
5. Fehlerbehandlung strukturieren Formatfehler lassen sich automatisch erkennen, geschäftliche Fehler brauchen weiterhin eine manuelle Prüfung.
6. Debitorenmanagement anbinden, um Zustellbestätigungen zu erfassen, Zahlungseingänge automatisch abzugleichen und Mahnprozesse anzustoßen.

3 Möglichkeiten zur Erstellung einer E-Rechnung

Wie erstelle ich eine E-Rechnung am besten? Die Antwort hängt weniger vom persönlichen Geschmack als vom Rechnungsvolumen und den vorhandenen IT-Ressourcen ab:

• Tool-basierte Lösung: die schnellste und günstigste Option für kleine und mittlere Unternehmen, etwa mit PDF24, WISO MeinBüro oder sevdesk.de.
• ERP-Integration: lohnt sich für wachsende Unternehmen, die eine skalierbare Anbindung an Finanzbuchhaltung und Auftragsabwicklung brauchen – etwa über DATEV, SAP oder Lexware.
• Manuelle XML-Erstellung: kommt vor allem für Entwickler:innen infrage, die maximale Kontrolle wollen und direkt mit XML-Schemas und Validierungstools arbeiten können.

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist die tool-basierte Lösung der pragmatischste Weg, sie deckt die gesetzlichen Anforderungen ab, ohne dass ein eigenes IT-Projekt daraus wird.

Häufige Fehler bei der E-Rechnungserstellung vermeiden

Ein PDF ohne eingebettete XML-Daten zu versenden, ist der wohl häufigste Stolperstein, es sieht aus wie eine Rechnung, gilt aber rechtlich nicht als E-Rechnung. Genauso problematisch: das falsche Format wählen. Wird eine Behördenrechnung nicht als XRechnung übermittelt, landet sie in aller Regel direkt in der Ablehnung.

Daneben scheitert es oft an Kleinigkeiten, einer fehlenden USt-IdNr., einer nicht fortlaufenden Rechnungsnummer oder einem vergessenen Leistungsdatum. Auch die Schemavalidierung wird gerne übersprungen, dabei sollte jede XML-Datei vor dem Versand gegen die EN-16931-Vorgaben geprüft werden. 

Und last, but not least: Die Archivierungspflicht wird häufig unterschätzt. Das Originalformat der E-Rechnung muss unverändert und GoBD-konform 8 bis 10 Jahre aufbewahrt werden, eine lokale Speicherung auf der Festplatte reicht dafür nicht aus.

Fazit

Eine E-Rechnung zu erstellen, ist kein reines IT-Projekt, sondern eine strukturelle Veränderung der Rechnungsstellung. Wer frühzeitig auf valide EN-16931-Formate umstellt, reduziert Ablehnungen, beschleunigt Zahlungseingänge und senkt steuerliche Risiken. 

Entscheidend ist am Ende nicht nur das richtige Format, sondern ein durchgängiger Prozess aus Datenqualität, Validierung, Versand und GoBD-konformer Archivierung. Kleine Unternehmen kommen mit Web-Tools oder Buchhaltungssoftware zügig ans Ziel; Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen profitieren dagegen deutlich stärker von einer automatisierten ERP-Integration.