E-Rechnung Übergangsfristen: Stichtage, Umsatzgrenze und Folgen

Der Jahreswechsel rückt näher, und mit ihm eine Frist, nach der Papier und PDF nicht mehr überall als Rechnung genügen. Welche Übergangsfrist gilt für Ihr Unternehmen? Und was dürfen Ihre Lieferanten Ihnen im kommenden Jahr noch schicken?

Beide Fragen beantwortet die Übergangsregel. Für Ihre eigenen Rechnungen wie für die Ihrer Lieferanten kommt es dabei auf das Jahr der Leistung an und auf den Umsatz des Unternehmens, das die Rechnung stellt.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Je nach Gesamtumsatz im Vorjahr endet die Übergangszeit Ende 2026 oder erst Ende 2027.
• Es zählt das Jahr, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Eine Rechnung, die noch keine E-Rechnung sein muss, genügt aber nur, wenn sie bis zum Fristende auch übermittelt ist.
• Im Oktober 2026 gelten die Fristen unverändert.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Sie verlangt ein strukturiertes Format, das sich maschinell verarbeiten lässt. Papier und ein einfaches PDF gelten dagegen als sonstige Rechnung.

Entwicklung der E-Rechnungs-Pflicht

Schon 2014 regelte eine EU-Richtlinie die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Zwischen Unternehmen kam sie erst mit dem Wachstumschancengesetz von 2024, das die Rechnungsregeln für Umsätze ab 2025 neu fasste. Wie lange sonstige Rechnungen noch übermittelt werden dürfen, bestimmt für die Übergangszeit § 27 Abs. 38 UStG.

Die EU erlaubt ihren Mitgliedstaaten seit dem 14. April 2025, die E-Rechnung im Inland vorzuschreiben, ohne dass der Empfänger dem Format zustimmen muss. Ab dem 1. Juli 2030 sind Rechnungen nach EU-Recht grundsätzlich elektronisch, und Geschäfte zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Staaten müssen digital gemeldet werden. Die Fristen der kommenden Jahre setzt bis dahin aber Deutschland.

E-Rechnung Übergangsfristen 2025: wichtige Fristen und Zeitplan

E-Rechnungen Ihrer Lieferanten müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 annehmen können, und eine Übergangsfrist gab es dafür nie. Ob statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung genügt, entscheiden das Jahr der Leistung und der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im Vorjahr, gleich ob Sie die Rechnung stellen oder erhalten:

Damit steht Ihr Stichtag fest, der 1. Januar 2027 oder der 1. Januar 2028. Für Leistungen ab diesem Tag müssen Ihre Rechnungen E-Rechnungen sein.

Gesamtumsatz meint den Umsatz des Unternehmens nach Umsatzsteuerrecht, nicht den Bilanzumsatz. Die Grenze steht in § 27 UStG.

Von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer dauerhaft ausgenommen, solange ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro beträgt. Mit den 800.000 Euro der Übergangsregel hat diese Grenze nichts zu tun. Ebenfalls dauerhaft ausgenommen sind Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro, daneben gibt es weitere Ausnahmen.

Hinweis: Für EDI, den elektronischen Datenaustausch, gilt eine eigene Frist. Rechnungen, die sich dabei nicht verlustfrei in ein zulässiges Format übertragen lassen, dürfen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 weiterlaufen, unabhängig vom Umsatz.

Stand Oktober 2026 gelten die Fristen unverändert, wie das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15.10.2026 bestätigt.

Was die Fristen für Ihre Rechnungen und die Ihrer Lieferanten bedeuten

Mit dem Stichtag allein ist im Alltag noch nicht alles geklärt, weder bei den Rechnungen, die Sie stellen, noch bei denen, die Sie erhalten. Für Anzahlungen und Dauerrechnungen, die über den Wechsel hinweglaufen, gelten eigene Regeln:

• Anzahlungsrechnungen, die Sie vor Ihrem Stichtag stellen, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung später folgen.
• Haben Sie eine Dauerrechnung, etwa für Miete, vor 2027 zulässig als sonstige Rechnung gestellt, braucht es keine zusätzliche E-Rechnung, solange sich ihre Angaben nicht ändern. Für eine Dauerrechnung nach Ihrem Stichtag reicht es, einmalig für den ersten Zeitraum eine E-Rechnung auszustellen, die den Vertrag als Anhang enthält oder klar als Dauerrechnung erkennbar ist. Anpassen müssen Sie diese E-Rechnung erst, wenn sich Pflichtangaben ändern, etwa durch eine Mieterhöhung, und zwar durch eine Berichtigung oder eine neue E-Rechnung.

Was bei einer Rechnung im falschen Format gilt

Bei Eingangsrechnungen entscheidet der Lieferant selbst, ob er die Übergangsregel nutzt. Ein PDF setzt in der Übergangszeit allerdings Ihre Zustimmung voraus, die keine feste Form braucht. Schickt er Ihnen für eine Leistung aus 2027 ein PDF, kommt es für Ihren Vorsteuerabzug darauf an, wovon Sie ausgehen konnten:

• Konnten Sie nach den Informationen, die Ihnen vorliegen, davon ausgehen, dass ihm diese Regel offensteht, wird Ihr Vorsteuerabzug allein wegen des Formats nicht beanstandet. Dabei zählt etwa, wie viel Sie im Vorjahr bei ihm bezogen haben oder was Ihnen über die Größe seines Unternehmens bekannt ist.
• Konnten Sie das nicht annehmen und war er tatsächlich zur E-Rechnung verpflichtet, berechtigt das PDF zunächst nicht zum Vorsteuerabzug. Er kann es aber mit einer E-Rechnung berichtigen.

Umgekehrt gilt für Ihre eigene Rechnung: Wird sie nach Ihrem Stichtag im falschen Format ausgestellt, kann Ihr Kunde daraus zunächst keine Vorsteuer ziehen.

Mit einer nachgereichten E-Rechnung lässt sie sich berichtigen, und sind auch die übrigen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs erfüllt, kann er die Vorsteuer rückwirkend auf den Zeitpunkt der ersten Rechnung ziehen. Eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG ist eine Rechnung im falschen Format nicht.

Fazit

Bis zum Jahresende lässt sich das meiste in drei Schritten klären:

1. Prüfen Sie, ob Ihr Stichtag der 1. Januar 2027 oder 2028 ist, und gehen Sie die Anzahlungsrechnungen durch, die Sie davor stellen.
2. Stellen Sie fest, welche Ihrer Lieferanten noch PDF schicken, und klären Sie, ob Ihre Zustimmung dafür vorliegt.
3. Sehen Sie bei Ihren laufenden Dauerrechnungen nach, ob sich Angaben ändern, etwa die Höhe der Miete.

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