Peppol BIS Billing 3.0: Vorgaben, Pflicht und Rechnungsbeispiel

Peppol BIS Billing 3.0 ist das Standardformat für elektronische Rechnungen und Gutschriften im Peppol-Netz. In Deutschland ist das Format gesetzlich nicht vorgeschrieben, für Rechnungen zwischen Unternehmen aber zulässig. In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles, was Sie wissen müssen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Jede Rechnung in Peppol BIS Billing 3.0 erfüllt die europäische Norm für elektronische Rechnungen, weil das Format diese Norm nur enger fasst.
• Eine gesetzliche Pflicht zur Nutzung besteht nicht, im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist das Format aber erlaubt.
• Wenn Rechnungssteller und Empfänger in Deutschland sitzen, sind Peppol BIS Billing 3.0 und XRechnung inhaltlich gleichbedeutend, im Peppol-Netz aber zwei verschiedene Dateiarten.

Was ist Peppol BIS 3.0?

Die Abkürzung BIS steht für Business Interoperability Specification und bezeichnet eine Peppol-Vorgabe, wie ein bestimmtes Geschäftsdokument aufgebaut sein muss. Solche Peppol BIS wurden entwickelt, um gängige Beschaffungsdokumente wie Bestellungen und Rechnungen zu vereinheitlichen. Für Rechnungen und Gutschriften übernimmt diese Rolle Peppol BIS Billing 3.0. Das Format baut auf der europäischen Norm für elektronische Rechnungen auf und regelt einzelne Details strenger.

Peppol BIS Billing 3.0 vs. Peppol BIS 3.0

Beide Bezeichnungen stehen für unterschiedliche Ebenen derselben Dokumentenfamilie:

• Peppol BIS 3: Die gesamte Familie von Vorgaben für den Einkauf, zum Beispiel für Bestellungen oder Lieferavise.
• Peppol BIS Billing 3.0: Der Teil dieser Familie, der den Aufbau von Rechnungen und Gutschriften regelt.

Wer im Alltag zur Rechnung Peppol BIS 3.0 sagt, meint Billing 3.0.

Wie funktioniert Peppol BIS 3.0?

Billing 3.0 ist ein Regelwerk, das in allen Ländern des Peppol-Netzes gleich gilt. Eine Rechnung ist nach denselben Regeln gebaut, ob sie an einen Kunden in Deutschland geht oder an einen Kunden im Ausland, der ebenfalls im Peppol-Netz ist. Weil jeder Empfänger im Peppol-Netz Billing 3.0 annehmen können muss, erreichen Sie mit diesem einen Format jeden Teilnehmer.

In Billing 3.0 sind Zusatzregeln einzelner Länder, darunter Deutschland, eingebaut, und sie greifen je nach Sitz von Verkäufer und Käufer von selbst.

Verschickt wird die Datei über das Peppol-Netz, angeschlossen über einen Access Point (Zugangspunkt), also den Anschluss an das Netz, den ein zugelassener Dienstleister wie ClearTax oder das Unternehmen selbst betreibt. Wie der Weg verläuft, beschreibt das Vier-Ecken-Modell.

Peppol BIS 3.0 Spezifikation, Elemente & Datenfelder

Peppol BIS Billing 3.0 nutzt die Schreibweise UBL, also die XML-Sprache, in der die Datei verfasst ist. Über die Angaben der europäischen Norm hinaus verlangen drei Regelwerke weitere Angaben:

• Peppol-Vorgaben: Mindestens eine Bestellnummer oder eine Käuferreferenz, also ein Vermerk wie eine Kostenstelle oder ein internes Auftragszeichen, mit dem Ihr Kunde den Beleg intern zuordnet.
• Deutsche Zusatzregeln: Gelten, wenn Verkäufer und Käufer beide in Deutschland sitzen (erkennbar am Land in den Anschriften), auch bei Rechnungen an Behörden: Zahlungsangaben, ein Ansprechpartner des Verkäufers mit Telefon und E-Mail, Ort und Postleitzahl beider Seiten sowie die Käuferreferenz in jedem Fall, weil die Bestellnummer hier nicht reicht.
• Umsatzsteuergesetz: Das Leistungsdatum, das steuerlich vorgeschrieben ist (mehr dazu in der Übersicht der Pflichtangaben einer E-Rechnung).

Peppol BIS 3.0 Formate & XML-Beispiele

Da es keine offizielle deutsche Beispielrechnung gibt, ist das folgende Muster aus der offiziellen Peppol-Vorlage gebaut und mit dem Prüftool der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in seiner Peppol-Einstellung samt deutschen Zusatzregeln fehlerfrei geprüft. Fehlen darin allein die Zahlungsangaben, lehnt das Prüftool dieselbe Rechnung bereits ab.

Sämtliche Angaben im Beispiel wie Firmen, Kennungen, Adressen und die Bankverbindung sind rein fiktiv. Die Tabelle zeigt die Rechnung so, wie Sie sie lesen würden, und welche Angabe das Umsatzsteuergesetz verlangt:

In der Datei selbst steht jede dieser Angaben zwischen einem Anfangs- und einem Endkennzeichen, wobei die Währung als Zusatz direkt im Anfangskennzeichen steht. Drei Zeilen aus dieser Rechnung zeigen, wie das aussieht:

Die erste Zeile enthält die Rechnungsnummer. Die zweite nennt das Rechnungsdatum mit Jahr, Monat und Tag. Die dritte zeigt den Zahlbetrag in Euro mit Punkt statt Komma.

Genauso ist auch eine Gutschrift zur Rechnungskorrektur aufgebaut, die zusätzlich auf die ursprüngliche Rechnung verweist.

XRechnung vs Peppol BIS 3.0

Billing 3.0 löst die XRechnung nicht ab. Beide Formate gelten nebeneinander.

Was gleich ist und was nicht

Die XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung, und beide Formate teilen die europäische Norm EN 16931 als gemeinsame Basis. Da zudem die deutschen Zusatzregeln in Billing 3.0 direkt aus der XRechnung stammen, stuft die KoSIT beide Formate, wenn Rechnungssteller und Empfänger in Deutschland sitzen, inhaltlich als gleichbedeutend ein. Im Peppol-Netz bleiben es trotzdem zwei verschiedene Dateiarten, die sich im Alltag an drei Punkten unterscheiden:

Pflicht für Behörden und im B2B

Der Bund verlangt für Rechnungen grundsätzlich die XRechnung und sagt nicht ausdrücklich, ob die Rechnungsplattform des Bundes eine Billing-Rechnung annimmt. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist die XRechnung deshalb der sichere Weg. Auch wenn Sie Peppol als Übertragungsweg zur Plattform nutzen, geht die XRechnung an den Bund.

Zwischen Unternehmen ist jedes Format zulässig, das der EN 16931 entspricht, und das Bundesfinanzministerium nennt Peppol BIS Billing ausdrücklich als Beispiel.

Empfangen Sie selbst Rechnungen über Peppol, müssen Sie Billing 3.0 annehmen können.

Fazit

Die XRechnung bleibt, an Bundesbehörden ist sie der sichere Weg. Zwischen Unternehmen über Peppol kommt Billing 3.0 als zweites zulässiges Format hinzu. Welches Format Sie nutzen, vereinbaren Sie mit Ihrem Partner.

Wenn Sie Ihre Fakturierung an das Peppol-Netz anbinden wollen, unterstützt Sie ClearTax als registrierter Peppol Access Point. Die E-Rechnungssoftware von ClearTax verarbeitet neben Peppol BIS Billing 3.0 auch die XRechnung und ZUGFeRD.