Erreurs courantes lors de la mise en conformité avec la facturation électronique (e-invoicing) en France : comment les éviter ?

La facturation électronique (e-invoicing), en tant que concept, est similaire dans tous les pays où elle a été mise en place, même si les règles techniques de conformité diffèrent d’un pays à l’autre. En général, lorsque la facturation électronique devient obligatoire, les entreprises concernées ont tendance à commettre certaines erreurs récurrentes durant la phase initiale de déploiement.

À compter du 1er septembre 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. Cela signifie que les entreprises devront émettre, recevoir et transmettre leurs factures exclusivement sous des formats numériques certifiés en faisant appel à des plateformes agréées.

La facturation électronique entre entreprises (B2B) étant une nouveauté pour de nombreuses sociétés françaises, on s’attend à ce que plusieurs d’entre elles rencontrent des difficultés et commettent certaines erreurs lors de la mise en conformité avec les nouvelles règles. Après analyse de l’expérience de plus de vingt pays ayant déjà déployé la facturation électronique, 12 erreurs fréquentes ont été identifiées lors de l’adaptation à ces exigences d’e-invoicing.

Qu’est-ce que la facturation électronique (e-invoicing)?

La facturation électronique (ou e-invoicing) désigne le processus de création, d’envoi, de réception et de conservation des factures dans un format numérique structuré en remplacement des factures sur support papier ou des simples fichiers PDF. En France, comme dans de nombreux autres pays, la facturation électronique constitue désormais une obligation légale pour les entreprises. Elle permet la transmission automatique des données de facturation par l’intermédiaire de plateformes agréées.

Les factures électroniques doivent être émises et échangées dans des formats électroniques agréés (tels que Factur-X, UBL, ou CII), lisibles par des systèmes informatiques et facilitant le traitement automatisé des données. Cela permet non seulement de rationaliser les processus commerciaux et d’améliorer la précision des données, mais aussi de permettre aux autorités fiscales de suivre les transactions en temps réel à partir de données structurées, réduisant ainsi les risques de fraude et facilitant les obligations déclaratives pour l’ensemble des acteurs concernés.

Principales exigences de conformité pour la réforme française de la facturation électronique

La réforme française de la facturation électronique introduit des changements majeurs pour l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA avec pour objectif de rendre l’échange de factures et la déclaration de la TVA plus rapides, plus sûrs et plus transparents. Voici les principales obligations de conformité que toute entreprise doit connaître :

1. Toute entreprise établie en France et assujettie à la TVA française doit se conformer aux règles de facturation électronique pour les transactions entre professionnels (B2B).
2. Les factures électroniques doivent être émises dans l’un des formats structurés agréés : Factur-X, UBL, ou CII. Les simples fichiers PDF ou factures papier ne sont plus considérés comme conformes.
3. Les factures électroniques doivent être émises, transmises et reçues via des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) agréées par l’État ou via le Portail Public de Facturation (PPF), et non par e-mail.
4. Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques au plus tard le 1er septembre 2026. À cette même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront également émettre leurs factures sous format électronique. Les microentreprises, petites et moyennes entreprises (PME) devront, quant à elles, émettre leurs factures électroniques à compter du 1er septembre 2027.
5. Chaque facture électronique devra comporter les champs exigés par la réglementation : numéros SIREN et SIRET, informations relatives à la TVA, modalités et conditions de paiement.
6. Les données issues des factures électroniques sont automatiquement transmises à la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) afin de permettre le contrôle et le pré-remplissage des déclarations de TVA.
7. Les ventes à des particuliers (B2C) et les opérations internationales ne sont pas concernées par la facturation électronique obligatoire, mais elles doivent faire l’objet d’une transmission des données de transactions à l’administration, appelée e-reporting.
8. Toutes les factures électroniques doivent être conservées de manière sécurisée pendant 10 ans minimum.

Les 12 erreurs courantes en matière de facturation électronique en France 

Vous trouverez ci-dessous les douze erreurs les plus fréquemment commises par les entreprises lors de la transition vers la facturation électronique, ainsi que les mesures à adopter pour les éviter.

1. Attendre la dernière minute pour se préparer

L’une des erreurs les plus coûteuses consiste à repousser la préparation à la facturation électronique. Certaines entreprises pensent qu’il s’agit d’une simple formalité qui peut être traitée peu de temps avant la date limite. Or, la mise en conformité nécessite une adaptation des processus fiscaux, informatiques et organisationnels. Avec un nombre limité de jours ouvrables disponibles entre fin 2024 et la date limite de septembre 2026, les entreprises ont besoin de suffisamment de temps pour mettre à jour leur logiciel de facturation, s’intégrer aux plateformes de facturation électronique et affiner les processus de déclaration de TVA.

Comment éviter cette erreur : traitez la facturation électronique comme un projet stratégique, et non comme une simple formalité administrative. Constituez dès à présent une équipe dédiée (fiscalité, comptabilité, informatique) chargée de planifier les mises à jour logicielles, la formation du personnel et l’intégration de la plateforme. L’anticipation permettra d’éviter les implémentations précipitées et les erreurs coûteuses.

2. Se précipiter et choisir la mauvaise plateforme de facturation électronique

Certaines entreprises choisissent une plateforme à la hâte uniquement pour respecter les délais, sans réaliser d’évaluation approfondie. La France autorise l’utilisation de plateformes privées agréées (Plateformes de Dématérialisation Partenaires – PDP) ou du Portail Public de Facturation (PPF). Cependant, toutes les PDP ne seront pas nécessairement agréées avant 2025 ou 2026, et un choix trop rapide pourrait entraîner des dysfonctionnements ou une non-conformité.

Comment éviter cette erreur : prenez le temps d’évaluer les besoins de votre entreprise avant de choisir une solution PDP. Tenez compte de facteurs tels que le volume de factures, l’intégration logicielle, les exigences sectorielles et les capacités internationales. Effectuez une due diligence et collaborez avec des conseillers informatiques et comptables pour choisir une solution adaptée à vos besoins.

3. Penser que cela ne vous concernera pas

Les petites entreprises, ou celles qui effectuent principalement des transactions B2C, pourraient penser que cette obligation ne les concerne pas. Pourtant, la réforme de la facturation électronique concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA. Même si vous n’émettez pas de factures électroniques, vous devez pouvoir les recevoir. De plus, les entreprises doivent se conformer aux obligations de transmission des données de transactions (e-reporting), notamment concernant les données de ventes B2C.

Comment éviter cette erreur : comprendre la portée de la réforme et déterminer les obligations de votre entreprise. Assurez-vous de pouvoir recevoir des factures électroniques et de rester à jour avec les exigences d’e-reporting. Même si votre entreprise n’est pas tenue d’émettre des factures électroniques, la conformité est nécessaire pour recevoir des factures et déclarer les transactions B2C.

4. Limiter votre solution à la France 

Si votre entreprise est présente à l’international, l’adoption d’une plateforme exclusivement française peut engendrer des difficultés. De nombreux pays européens adoptent la facturation électronique et l’utilisation de systèmes distincts sur différents marchés accroît la complexité et les coûts.

Comment éviter cette erreur : choisissez une solution multi-pays ou une intégration Peppol. En choisissant un fournisseur international, vous pouvez rationaliser vos opérations de facturation entre plusieurs juridictions, évitant ainsi la nécessité d’avoir des systèmes distincts pour chaque pays.

5. Négliger la qualité de vos données (données clients/fournisseurs)

Une erreur majeure en matière de conformité de la facturation électronique est la négligence de la qualité des données. La facturation électronique repose sur l’identification précise des parties à la facture (par exemple, identifiants fiscaux et numéros de TVA). Si les données des clients ou des fournisseurs sont obsolètes ou incorrectes, les factures peuvent ne pas être traitées ou transmises.

Comment éviter cette erreur : effectuez un audit approfondi de vos dossiers clients et fournisseurs afin de garantir l’exactitude et la mise à jour des informations, telles que les identifiants fiscaux et les adresses valides. Supprimez les doublons et les entrées obsolètes pour éviter toute interruption du routage des factures.

6. Négliger les changements de processus internes

La facturation électronique affecte l’ensemble du cycle de traitement des factures, et pas seulement leur envoi et leur réception. Les entreprises se concentrent souvent uniquement sur la conformité externe et négligent les changements nécessaires aux processus internes, tels que l’approbation, le rapprochement et la gestion des rejets de factures.

Comment éviter cette erreur : profitez de la transition vers la facturation électronique pour rationaliser vos flux de travail internes. Assurez-vous que toutes les étapes de traitement des factures, de leur création à leur paiement, sont intégrées à la plateforme de facturation électronique. L’automatisation de ces processus réduira les erreurs et améliorera l’efficacité.

7. Sous-estimer la gestion du changement et la formation

La mise en œuvre de la facturation électronique est non seulement un changement technologique, mais aussi culturel. Les entreprises ne préparent souvent pas correctement leurs employés au nouveau système, ce qui entraîne résistance et erreurs.

Comment éviter cette erreur : planifiez la gestion du changement en impliquant toutes les parties prenantes dans le processus de transition. Proposez une formation bien avant la mise en service du système, avec notamment des guides d’utilisation et des séances pratiques. Répondez à toutes les préoccupations et mettez en avant les avantages du nouveau système.

8. Croire que la facturation électronique sera entièrement gratuite ou gérée par le portail gouvernemental

Certaines entreprises pensent que le Portail Public de Facturation (PPF) de l’État français sera une solution gratuite et unique. Cependant, le PPF présente des limites et n’offre pas toutes les fonctionnalités des solutions commerciales.

Comment éviter cette erreur : prévoyez d’utiliser une plateforme privée certifiée (PDP) pour bénéficier de toutes les fonctionnalités de facturation électronique. Bien que le PPF puisse gérer la facturation de base, vous pourriez avoir besoin de fonctionnalités supplémentaires, comme l’intégration de votre logiciel de comptabilité. Assurez-vous de bien comprendre les coûts liés à l’utilisation de chaque plateforme et évaluez la valeur totale, et pas seulement le prix affiché.

9. Complexifier le processus avec trop de plateformes ou d’outils

Certaines entreprises envisagent d’utiliser plusieurs plateformes de facturation électronique, par exemple, une pour l’envoi et l’autre pour la réception des factures. Cela peut complexifier le processus et réduire l’efficacité surtout pour les petites entreprises.

Comment éviter cette erreur : optez pour une plateforme unique pour l’envoi et la réception des factures électroniques. Cela simplifie la formation des parties prenantes, centralise les dossiers et fluidifie le traitement des factures. N’envisagez l’utilisation de plusieurs plateformes que si cela présente un avantage évident, par exemple, en cas d’exigences spécifiques à certaines filiales ou certains secteurs.

10. Se concentrer uniquement sur la première phase (réception des factures) et ne pas planifier les obligations ultérieures

L’obligation de facturation électronique est échelonnée : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques d’ici 2026, mais l’obligation de les émettre est échelonnée. Les petites entreprises doivent être prêtes à émettre des factures électroniques d’ici 2027, et ne pas anticiper cela peut entraîner une mise en œuvre précipitée.

Comment éviter cette erreur : planifiez dès le départ la réception et l’émission des factures électroniques. Même si votre entreprise n’a besoin de recevoir des factures qu’en 2026, réfléchissez à la manière dont vous les émettrez en 2027. Cette approche globale vous évitera une transition ultérieure vers un nouveau système.

11. Négliger les exigences d’archivage et d’intégrité 

Outre la transmission des factures, les entreprises doivent se conformer aux exigences d’archivage et d’intégrité. La loi française impose que les factures électroniques soient stockées et consultables en toute sécurité pendant au moins 10 ans.

Comment éviter cette erreur : assurez-vous que votre solution de facturation électronique inclut un archivage sécurisé ou s’intègre à un système d’archivage conforme. Vérifiez que les factures sont stockées avec toutes les métadonnées requises et qu’elles restent accessibles en cas d’audit.

12. Ne pas saisir tous les champs et détails obligatoires sur les factures

La loi sur la facturation électronique introduit de nouveaux champs obligatoires sur les factures, tels que le numéro SIREN de l’émetteur et du destinataire. Ne pas saisir tous les détails obligatoires peut entraîner des non-conformités et le rejet des factures.

Comment éviter cette erreur : mettez à jour vos modèles de factures et vos systèmes de facturation afin de saisir toutes les données nécessaires, notamment les numéros SIREN corrects, le détail de la TVA et les indicateurs de type de facture. Tester les factures avant leur mise en ligne permet de s’assurer que tous les champs sont correctement renseignés.

Ressources gouvernementales sur la facturation électronique

Coordonnées détaillées de la DGFiP

En cas de problème, vous pouvez contacter la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) via les moyens suivants :

• Adresse : Bâtiment Colbert, 139 rue de Bercy, 75012 Paris, France
• Téléphone : 01 40 04 04 04
• Hotline informations fiscales : +33 (0)8 10 46 76 87
• Pôle investisseurs étrangers: tax4business@dgfip.finances.gouv.fr
• Site Internet: https://www.impots.gouv.fr
• Directrice Générale: Amélie VERDIER

Comment ClearTax simplifie votre transition vers la facturation électronique

ClearTax fournit une plateforme de facturation électronique transparente, sécurisée et entièrement conforme, aidant les entreprises françaises à éviter les pièges courants et à assurer une transition numérique en douceur:

• Une intégration sans effort: se connecte instantanément à vos systèmes ERP ou POS existants (comme SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) via des API robustes, sans travail manuel ni révisions informatiques complexes.
• Un tableau de bord cloud unifié : centralise tous les besoins de facturation électronique, de conformité et de transmission des données de transactions sur une plateforme unique, sécurisée et facile à utiliser, accessible partout et à tout moment.
• Une conformité réglementaire garantie : des contrôles intégrés et des mises à jour automatiques vous permettent de rester en phase avec l’évolution des lois et normes françaises en matière de facturation électronique, éliminant ainsi les risques de non-conformité.
• Une validation automatisée des données: des contrôles avancés et l’enrichissement des données minimisent les erreurs et réduisent les rejets de factures pour un traitement plus rapide et plus fiable.
• Un suivi et des alertes en temps réel : surveillez instantanément le statut de chaque facture et envoyez des alertes immédiates en cas de problème pour que rien ne passe inaperçu.
• Une disponibilité fiable à 99,99 %: assure des opérations de facturation ininterrompues, même en période de forte activité ou de respect des délais réglementaires.
• Une communication fluide : automatise les messages et les mises à jour de statut auprès des fournisseurs et des clients, accélérant ainsi les paiements et améliorant les relations.
• Une assistance experte : des conseils et des ressources dédiés pour aider votre équipe à se mettre à niveau, à auditer les processus actuels et à rester parfaitement préparé à chaque point de contrôle de conformité.

Conclusion

La clé du succès est de considérer la facturation électronique comme une évolution stratégique. Les entreprises doivent s’y prendre tôt, choisir une plateforme fiable, offrant des fonctionnalités nationales et internationales, et nettoyer leurs données de base pour garantir un acheminement fluide des factures. Il est tout aussi important de repenser les flux de travail internes afin que l’envoi, la réception et l’archivage soient intégrés, sécurisés et efficaces.

La formation et la gestion du changement doivent impliquer toutes les équipes, tandis que les modèles de factures doivent être mis à jour pour intégrer les nouvelles informations obligatoires. En consolidant leurs activités au sein d’une solution unique et pérenne et en budgétisant de manière réaliste, les entreprises peuvent aller au-delà de la simple conformité pour accélérer les paiements, réduire les erreurs et rationaliser leurs opérations financières.