Immatriculation à la TVA en France : obligations, procédure et délais

L’immatriculation à la TVA est une obligation légale pour toute entreprise française ou étrangère exerçant des activités imposables en France. Cette démarche administrative consiste à obtenir un numéro de TVA intracommunautaire auprès de l’administration fiscale française, garantissant la conformité aux règles fiscales françaises et européennes.

À retenir

• Entreprises françaises : obligation d’immatriculation dès que le chiffre d’affaires dépasse 85 000 € pour les ventes de biens ou 37 500 € pour les prestations de services (ce seuil passera à 25 000 € à partir de juin 2025).
• Entreprises étrangères (hors ou dans l’UE) : aucun seuil, l’enregistrement est obligatoire dès la première opération taxable en France.
• E-commerçants européens : inscription obligatoire si le chiffre d’affaires transfrontalier dépasse 10 000 €, sauf utilisation du guichet unique OSS (One-Stop Shop).
• Les documents requis incluent : statuts de la société, certificat d’immatriculation, attestation de TVA, et justificatifs d’activité économique.
• Les entreprises hors UE doivent désigner un représentant fiscal en France.
• Le délai moyen pour obtenir un numéro de TVA français est de 4 à 8 semaines. Une fois enregistré, il faut facturer la TVA, accomplir les déclarations, conserver les justificatifs et indiquer le numéro sur les factures.

Qu’est-ce qu’un numéro de TVA intracommunautaire français?

Il s’agit d’un identifiant unique attribué par la direction générale des Finances publiques (DGFiP) à toute entreprise réalisant des opérations soumises à TVA en France.
Le format du numéro français est: FR + deux caractères + numéro SIREN (9 chiffres).

Les sociétés françaises doivent s’enregistrer dès qu’elles dépassent les seuils légaux, tandis que les entreprises étrangères,  y compris hors Union européenne, doivent s’immatriculer dès leur première vente taxable.
Les vendeurs en ligne basés dans l’UE qui livrent en France doivent également s’enregistrer si leurs ventes transfrontalières dépassent 10 000 €, sauf s’ils utilisent le système OSS.

Quand l’immatriculation à la TVA est-elle obligatoire ?

L’enregistrement à la TVA à l’importation en France est une obligation lorsqu'une entreprise dépasse certains seuils de chiffre d’affaires ou commence des activités imposables dans le pays.
Les entreprises résidant en France sont tenues de s’enregistrer si leurs ventes au cours d’une année dépassent 85 000 euros pour les biens ou 37 500 euros pour les services (ce seuil sera abaissé à 25 000 euros à partir de juin 2025).
En revanche, les entreprises étrangères, telles que celles situées en dehors de l’Union européenne, ont l’obligation d’effectuer un enregistrement à la TVA en France immédiatement dès la première opération taxable sur le territoire français, puisqu’il n’existe pas de seuil.

Les entreprises dans le commerce électronique situées dans d’autres États membres de l’UE sont également tenues de s’enregistrer si leurs ventes transfrontalières vers la France dépassent 10 000 euros par an, à condition qu’elles ne fassent pas partie du régime du guichet unique (OSS).
Dans tous les cas, obtenir un numéro d’enregistrement TVA valide en France est essentiel pour assurer la conformité, une facturation correcte, et la possibilité de récupérer la TVA déductible, si cela est autorisé.

Procédure d’immatriculation à la TVA en France

Le processus d’enregistrement à la TVA en France dépend de si l’entreprise est résidente en France ou exerce ses activités depuis l’étranger.

1. Enregistrement à la TVA pour les entreprises résidentes françaises

Les sociétés résidentes doivent s’enregistrer auprès du Service des impôts des entreprises (SIE), il s’agit de l’administration chargée des obligations fiscales des entreprises et des professionnels en France.

Les différentes étapes impliquent de :

• Préparer les documents de l’entreprise : statuts, certificat de constitution et preuve d’activité commerciale en France.
• Soumettre la demande : par l’intermédiaire du SIE, soit en ligne, soit au guichet.
• Réception du numéro de TVA : une fois approuvée, l’entreprise reçoit un numéro d’enregistrement à la TVA française au format : FR + deux caractères + SIREN à neuf chiffres.

Les entreprises résidentes doivent s’enregistrer une fois qu’elles dépassent le seuil de TVA en France de 85 000 € pour les biens et de 37 500 € (qui passera à 25 000 € à partir de juin 2025) pour les services.

2. Enregistrement à la TVA pour les entreprises étrangères

Les sociétés étrangères, y compris celles non membres de l’UE, n’ont aucun seuil d’enregistrement. Elles doivent demander un numéro de TVA en France dès qu’elles effectuent leur première vente taxable dans le pays.

Les étapes sont :

• Nommer un représentant fiscal : obligatoire pour les entreprises non membres de l’UE afin de gérer la conformité fiscale en France.
• Rassembler les documents requis : certificat de TVA du pays d’origine, statuts, extrait du registre du commerce et pièce d’identité des dirigeants de la société.
• Soumission via le SIEE : les demandes vont au Service des impôts des entreprises étrangères (SIEE), soit en ligne, soit par l’intermédiaire du représentant fiscal.
• Délai de traitement : cela peut prendre jusqu’à 8 semaines pour recevoir la confirmation et obtenir le numéro de TVA français.

Que se passe-t-il après avoir reçu votre numéro de TVA?

Une fois qu’une entreprise obtient son numéro d’enregistrement à la TVA en France, elle devient pleinement responsable du respect de la législation française sur la TVA.
Le numéro de TVA doit être inclus sur toutes les factures émises aux clients, qu’il s’agisse d’opérations nationales ou transfrontalières.
Il permet également aux partenaires commerciaux de vérifier le statut du numéro de TVA via la base de données VIES de l’Union européenne.

À partir du moment où l’enregistrement est confirmé, les entreprises sont tenues de :

• Facturer la TVA sur les livraisons taxables de biens et de services conformément aux taux de TVA français applicables.
• Déposer des déclarations de TVA périodiques (mensuelles, trimestrielles ou annuelles, selon le chiffre d’affaires) auprès de l’administration fiscale française.
• Tenir des registres précis de TVA, tels que factures, documents d’import/export et livres comptables, à des fins de vérification.
• Déclarer les transactions intracommunautaires le cas échéant, en veillant à l’utilisation correcte du format du numéro de TVA français.
• Payer les dettes de TVA à temps, car les retards peuvent entraîner des pénalités et des intérêts de retard.

Quels documents sont requis pour l’enregistrement à la TVA en France?

Pour compléter l’enregistrement à la TVA en France, les entreprises doivent préparer plusieurs documents spécifiques.
Les critères peuvent varier selon que l’entreprise est basée dans l’UE, hors UE ou en France, mais incluent généralement :

• Statuts de la société décrivant la structure juridique de l’entreprise
• Certificat de constitution comme preuve de la création de la société dans le pays d’origine
• Certificat de TVA du pays d’origine (le cas échéant)
• Extrait du registre national du commerce montrant les détails d’immatriculation de la société
• Procuration lorsqu’une entreprise non membre de l’UE nomme un représentant fiscal en France
• Formulaires d’enregistrement TVA complétés fournis par l’administration fiscale française (Service des impôts des entreprises)
• Preuve d’activité commerciale en France, comme des contrats, des factures ou des accords
• Coordonnées bancaires pour la gestion des paiements et des remboursements de TVA.

Erreurs courantes à éviter lors de l’enregistrement à la TVA en France

L’enregistrement à la TVA en France peut être simple si les entreprises effectuent une préparation optimale en amont. Cependant, de nombreuses sociétés rencontrent des retards ou des pénalités en raison d’erreurs évitables.

Parmi les erreurs les plus courantes :

• Soumission de formulaires incomplets ou incorrects, tels que les documents d’incorporation manquants ou des extraits de registre du commerce expirés
• Mauvaise déclaration des activités taxables ou sous-estimation des seuils de chiffre d’affaires pour l’enregistrement à la TVA en France
• Omission de nommer un représentant fiscal lorsque cela est requis (notamment pour les entreprises non membres de l’UE)
• Retard dans le dépôt de la demande d’enregistrement à la TVA après le début des activités imposables en France
• Confusion entre les règles locales de TVA et les seuils de vente à distance de l’UE, en particulier pour les entreprises d'e-commerce
• Absence de mise à jour auprès du bureau des impôts en cas de changement des informations de l’entreprise, des dirigeants ou de l’activité
• Erreurs dans l’application du taux de TVA correct (taux normal, réduit ou exonéré).

Conclusion

Comprendre le processus d’enregistrement à la TVA en France est essentiel pour les entreprises résidentes comme pour les entreprises étrangères exerçant des activités dans le pays.
De la connaissance des seuils d’enregistrement à la préparation des documents demandés, en passant par la nomination d’un représentant fiscal lorsque cela est nécessaire et l’application correcte des taux de TVA : chaque étape compte pour être conforme.
Des erreurs telles que les retards, les dossiers incomplets ou la mauvaise déclaration du chiffre d’affaires peuvent entraîner des pénalités et des problèmes pour effectuer des transactions.
En restant bien informées et en suivant la procédure correcte, les entreprises peuvent obtenir leur numéro de TVA français sans difficulté et s’assurer qu’elles restent conformes aux réglementations fiscales françaises et européennes.