Factur-X en France : qu’est-ce que c’est, comment ça marche et en quoi c’est important ?

Factur-X est un format de facturation électronique développé conjointement par la France et l’Allemagne. Il combine un fichier PDF lisible et des données XML, ce qui permet aux factures d’être facilement compréhensibles par les utilisateurs tout en restant automatiquement exploitables par des systèmes informatiques.

Il s’agit du standard officiel de facturation électronique en France, conçu pour répondre à la norme européenne EN 16931. Factur-X est particulièrement utile, car il permet à la fois de garantir la conformité et d’améliorer l’efficacité. Il aide les entreprises à respecter les réglementations en matière de TVA et à simplifier les transactions B2B sur différentes plateformes. Avec l’adoption croissante de la facturation électronique en France, Factur-X s’impose comme une solution pratique et avant-gardiste.

Qu’est-ce que Factur-X? 

Factur-X est la norme officielle de facturation électronique en France. Elle combine une facture PDF standard avec des données XML structurées en un seul fichier, ce qui la rend à la fois lisible par l’homme et compatible avec des systèmes automatisés. Elle est techniquement alignée sur le format allemand ZUGFeRD 2.1, ce qui garantit la compatibilité entre différentes plateformes et différents outils.

Répondant à la norme européenne EN 16931, Factur-X prend en charge l’automatisation des rapports financiers et fiscaux tout en restant entièrement conforme aux exigences légales. Elle rationalise les processus de facturation pour les entreprises de toutes tailles, simplifie les déclarations de TVA et facilite le stockage et la récupération des factures sous forme numérique, le tout dans un seul document structuré.

Comment fonctionne Factur-X ?

Factur-X est un format de facture hybride qui conjugue lisibilité humaine et traçabilité informatique. Il comprend un fichier PDF visualisable pour une utilisation manuelle et un fichier XML intégré pour le traitement automatisé des données. Ensemble, ces deux éléments rationalisent la facturation à tous les niveaux, des petites sociétés aux systèmes d’entreprise.

Voici un aperçu détaillé de comment ça marche :

• Format deux-en-un : un seul fichier PDF/A-3 contient à la fois la facture lisible (PDF) et les données structurées (XML). Cela garantit la conformité et la facilité d’utilisation dans tous les systèmes.
• Automatisation des données : les données XML ne sont exploitables que par des machines, ce qui permet leur extraction automatique par les logiciels ERP, CRM et comptables.
• Processus de validation : les données XML peuvent être validées à l’aide de fichiers de schéma XSD ou d’outils certifiés. Cette étape permet de confirmer l’exactitude et l’intégrité des données avant la déclaration fiscale ou le paiement.
• Signature électronique (facultative) : pour plus de sécurité, les factures peuvent faire l’objet d’une signature numérique lors de l’étape de validation, afin d’en garantir l’authenticité.
• Archivage sécurisé : la facture hybride est stockée au format PDF, souvent chiffrée ou protégée par un mot de passe, ce qui permet de l’archiver et de la récupérer légalement pendant une durée pouvant aller jusqu’à 10 ans.

Quelle est l’importance de Factur-X en France?

Factur-X joue un rôle essentiel dans la transformation numérique de la France en matière de facturation, notamment dans le cadre de la future réglementation imposant la facturation électronique entre entreprises. Elle garantit la conformité légale, favorise l’automatisation et permet de combler l’écart entre les formats lisibles par l’homme et ceux exploitables par les machines.

Voici en quoi Factur-X est importante :

• Format obligatoire pour la facturation électronique : Factur-X est l’un des formats acceptés par la réglementation française pour la facturation électronique à partir de 2026. Elle est donc indispensable pour les transactions B2B avec les entités publiques et privées.
• Conformité à la norme européenne EN 16931 : Factur-X est conforme aux normes européennes. Il est donc accepté et reconnu dans tous les pays de l’Union européenne.
• Prends en charge les petites et grandes entreprises Grâce à son double format, même les petites entreprises qui ne disposent pas de systèmes avancés peuvent émettre des factures conformes, et les grandes entreprises peuvent automatiser leur traitement.
• Réduction des erreurs de traitement : Le langage XML intégré permet une intégration directe des données, ce qui réduit les saisies manuelles et les erreurs de facturation.
• Améliore l’interopérabilité : Grâce à son format standardisé, Factur-X simplifie et sécurise les échanges de données entre les systèmes comptables et ERP, en France et à l’étranger.

Factur-X et les autres formats de factures électroniques

Factur-X se distingue des autres formats de facture électronique par sa structure hybride, qui allie lisibilité pour l’humain et traitement automatisé des données, contrairement aux formats limités à l’un ou l’autre aspect.

Comment générer une facture Factur-X ?

La facture Factur-X repose sur un format hybride combinant données XML intégrées et affichage PDF lisible par l’humain. Cette approche garantit la conformité aux normes en vigueur et l’accessibilité des informations. Sa création s’articule généralement autour de trois étapes clés :

1. Traitement de la facture avant l’envoi : La facture est créée sous forme de fichier PDF/A-3 avec des données XML intégrées conformément au profil de données sélectionné (par exemple, MINIMUM, BASIC WL, EN 16931). Une fois générée, la facture est partagée avec son destinataire via un lien ou une plateforme sécurisée. Le destinataire peut la consulter, l’enregistrer ou l’imprimer selon ses besoins.
2. Validation de la facture : Avant l’envoi, le composant XML est validé à l’aide d’outils tels que des validateurs de schéma XSD ou des contrôleurs de conformité PDF/A-3, comme la fonction Preflight d’Adobe Acrobat. Certains prestataires ajoutent également une signature électronique afin de garantir l’authenticité et l’intégrité des données. Bien que non obligatoire en France, cette signature renforce la sécurité du document.
3. Archivage de la facture : La facture finale au format PDF/A-3 est archivée de manière sécurisée et protégée par mot de passe afin de prévenir toute altération. Conformément à la réglementation française sur la TVA, les entreprises doivent conserver les factures Factur-X pendant une durée minimale de dix ans.

Parmi les exigences complémentaires figurent la définition du bon profil de données, la confirmation de la compatibilité du navigateur (Chrome ou Firefox avec les extensions nécessaires) et, si besoin, l’insertion d’un lien vers la version HTML de la facture. Aucune modification des données ne doit être possible après leur création afin de préserver leur validité juridique.

Conclusion

Factur-X se positionne au carrefour de la conformité, de l’automatisation et de l’accessibilité, dans un environnement français en pleine mutation en matière de facturation électronique. En alliant lisibilité des fichiers PDF et traitement XML, il permet une intégration transparente avec les systèmes ERP, tout en assurant la conformité aux exigences légales et fiscales. Alors que la France s’apprête à généraliser la facturation électronique d’ici 2026, l’adoption de Factur-X offre aux entreprises de toutes tailles une préparation optimale, une précision renforcée et une gestion plus fluide de leurs opérations.