E-factuurformaat in België: wat bedrijven moeten weten voor 2026

Vanaf 1 januari 2026 moet elke Belgische btw-plichtige onderneming gestructureerde elektronische facturen uitreiken en ontvangen in het voorgeschreven Belgische factuurformaat. Dit is een machineleesbaar XML-formaat dat voldoet aan de Europese norm EN 16931 en uitsluitend via het Peppol-netwerk wordt verzonden. Deze verplichting betekent dat het versturen van een eenvoudige pdf-factuur via e-mail niet langer geldig zal zijn.

België heeft gekozen voor Peppol BIS Billing 3.0 als de standaardsyntaxis voor het e-factuurformaat. Dit is in essentie een gestructureerd UBL-XML-bestand dat alle verplichte elementen van EN 16931 bevat, plus enkele België-specifieke uitbreidingen (zoals Belgische btw-codes).

E-factuurformaten in België

België heeft gekozen voor een gestandaardiseerde aanpak van e-facturatie om ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde taal spreekt. De aanvaarde formaten zijn:

• Peppol BIS Billing 3.0 (UBL XML): Dit is het officiële, verplichte e-factuurformaat. Het is een XML-bestand dat gestructureerd is volgens UBL (Universal Business Language) en de Peppol Business Interoperability Specification (BIS). De meeste bedrijven zullen dit moeten gebruiken.
• Hybride formaten (Factur-X / PADESC): In bepaalde gevallen kunnen ook hybride formaten die een leesbare pdf combineren met ingebedde XML-data (zoals Factur-X of PADESC) worden aanvaard. Deze moeten echter nog steeds voldoen aan de EN 16931-norm en via het Peppol-netwerk worden afgeleverd.

Waarom het e-factuurformaat belangrijk is

De beslissing om een gestructureerd e-factuurformaat in België te verplichten is gebaseerd op de volgende sleutelfactoren:

• Wettelijke verplichting: Sinds februari 2024 stelt de Belgische btw-wetgeving het Peppol e-factuurformaat verplicht voor alle gevestigde ondernemingen.
• Geautomatiseerde fiscale naleving: Het gestructureerde XML-formaat van e-facturen maakt het voor de fiscus eenvoudiger om gegevens te controleren en te verwerken. België bereidt zich voor op real-time e-rapportering, waarbij factuurgegevens automatisch naar de belastingdienst worden verzonden.
• Interoperabiliteit: Na 2026 zullen leveranciers en klanten enkel het Peppol BIS UBL-formaat gebruiken. Dit betekent dat elke factuur die u verzendt of ontvangt, automatisch door boekhoudsystemen kan worden verwerkt.
• Volledige en nauwkeurige gegevens: De standaarden EN 16931 en Peppol BIS Billing 3.0 garanderen dat elk verplicht veld aanwezig is, zoals btw-nummers, factuurlijnen, belastinggegevens en betalingsinformatie.
• Eenvoudigere audits en archivering: Het gestructureerde formaat zorgt voor data-integriteit en een makkelijkere traceerbaarheid. Auditors kunnen gestandaardiseerde e-facturen snel controleren, wat naleving en administratie vereenvoudigt.

Gestructureerd vs. ongestructureerd factuurformaat

Ongestructureerde btw-facturen in België, zoals pdf's of papieren documenten, zijn enkel leesbaar voor mensen. Ze vereisen handmatige invoer in boekhoudsoftware, wat traag is en vaak tot fouten leidt. Deze formaten kunnen niet automatisch door digitale systemen worden verwerkt.

Het gestructureerde Belgische e-factuurformaat gebruikt XML-bestanden die zijn ontworpen volgens officiële standaarden zoals Peppol BIS Billing 3.0 en EN 16931. Dit formaat is niet bedoeld om rechtstreeks door mensen te worden gelezen, maar voor geautomatiseerde verwerking door boekhoud- en ERP-systemen. Elk detail – koper, verkoper, btw-nummer, factuurlijnen en betalingsinfo – is zo georganiseerd dat software het automatisch kan lezen, valideren en boeken, zonder dat er iets handmatig overgetypt hoeft te worden.

Wat is EN 16931 en wat zijn de Belgische nationale extensies?

EN 16931 is de officiële Europese norm die definieert welke informatie elke elektronische factuur (e-factuur) moet bevatten. Zie het als een draaiboek voor digitale facturen in de hele EU, inclusief België. Het hoofddoel is ervoor te zorgen dat alle essentiële bedrijfs- en belastinginformatie aanwezig is en op dezelfde manier is gestructureerd, zodat e-facturen automatisch door software kunnen worden gelezen en verwerkt, ongeacht het land of systeem dat u gebruikt.

België heeft zijn e-facturatieverplichting van 2026 gebaseerd op EN 16931. Dit betekent dat alle gestructureerde e-facturen de exacte velden en structuur moeten bevatten die door deze norm zijn vastgelegd. Het verplichte e-factuurformaat voor België is Peppol BIS Billing 3.0 (UBL XML), dat volledig conform is met EN 16931.

Belgische Nationale Extensies

Hoewel de EN 16931-norm de basisvereisten voor e-facturatie in de EU vastlegt, heeft België zijn eigen extra regels toegevoegd (de zogenaamde "nationale extensies") om rekening te houden met de lokale belastingwetgeving en zakelijke praktijken. Zo kan België extra referentievelden, specifieke gestructureerde mededelingen of een unieke behandeling van lokale btw-vrijstellingen vereisen.

De Belgische implementatie (Peppol BIS 3.0) vereist alle onderstaande velden, plus enkele België-specifieke gegevens, zoals gestructureerde mededelingen en bepaalde btw-codes.

Belangrijkste verplichte velden:

• Btw-identificatienummers van verkoper en koper
• Factuurnummer en -datum
• Gedetailleerde factuurlijnen (omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs)
• Uitsplitsing van de belasting (bedrag, btw-tarief, totaal-btw per lijn)
• Betalingsgegevens (vervaldatum, betalingsreferentie, IBAN, etc.)
• Wettelijke referenties en codes (bv. Belgische btw-codes, reden voor vrijstelling indien van toepassing)

Validatieregels voor e-facturatie

Validatieregels zijn de "controlepunten" die elke e-factuur moet doorstaan voordat deze als wettelijk geldig wordt beschouwd in België. Deze regels gaan niet alleen over de juiste opmaak; ze zorgen ervoor dat elk verplicht veld aanwezig is, de informatie correct is en de factuur voldoet aan zowel de Europese als de Belgische specifieke eisen.

BOSA (de Belgische Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning) publiceert een reeks nationale extensies en validatieregels. Deze gaan verder dan de basisnorm EN 16931 en weerspiegelen Belgische btw-codes, identificatieschema's en fiscale vereisten.

Velden voor validatie

• Verplichte velden: Elke factuur moet specifieke gegevens bevatten, zoals btw-nummers, factuurdata, bedragen, btw-tarieven, betalingsgegevens en meer.
• Belgische btw-codes: De factuur moet Belgische btw-codes en -structuren gebruiken, zoals de identificatie "VAT BE0..." voor Belgische bedrijven.
• Nauwkeurigheid van gegevens: Validatie controleert op fouten zoals ontbrekende koper- of verkoperinformatie, onjuiste btw-tarieven of niet-overeenstemmende totalen.
• Bedrijfsregels: Bepaalde logica wordt gecontroleerd, zoals of de btw-code overeenkomt met het producttype, of dat de btw-nummers van de verkoper en de koper correct en actief zijn.

Hoe e-facturen worden verzonden: enkel via het Peppol-netwerk

België eist dat alle binnenlandse B2B e-facturen worden uitgewisseld via het Peppol-netwerk, een veilig, gestandaardiseerd netwerk dat in heel Europa wordt gebruikt voor de uitwisseling van bedrijfsdocumenten.

Wat is het Peppol Network?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een netwerk (een digitale snelweg) waarmee bedrijven e-facturen op een gestandaardiseerde en veilige manier kunnen verzenden en ontvangen, ongeacht de software die elke partij gebruikt. Elk bedrijf sluit zich aan bij het netwerk door verbinding te maken met een Peppol Access Point, een gecertificeerde dienstverlener die fungeert als uw "toegangspoort" tot het netwerk.

Waarom Peppol ?

• Interoperabiliteit: Alle facturen gebruiken dezelfde standaard, zodat elk bedrijf facturen kan sturen naar of ontvangen van elk ander bedrijf, ongeacht hun software.
• Veiligheid: Peppol garandeert dat facturen van geverifieerde bronnen komen en de juiste ontvanger bereiken.

E-facturen verzenden en ontvangen in uw software (ERP)

Om e-facturatie soepel te laten verlopen, moet uw boekhoud- of ERP-software zowel het verzenden (uitgaand) als het ontvangen (inkomend) van e-facturen in het Peppol-formaat kunnen afhandelen.

Uitgaande E-facturen (verkoopsfacturen)

1. U maakt zoals gewoonlijk een verkoopfactuur aan in uw boekhoudsysteem.
2. De software genereert een Peppol BIS 3.0 UBL XML-bestand voor de factuur.
3. Het systeem (of uw provider) valideert de factuur en verstuurt deze via uw Access Point op het Peppol-netwerk.
4. Uw klant ontvangt de factuur rechtstreeks in zijn systeem – geen handmatige invoer nodig.

Inkomende E-facturen (aankoopfacturen)

1. Uw leveranciers sturen u facturen in hetzelfde Peppol-formaat, via het netwerk.
2. Uw Access Point ontvangt de e-factuur en stuurt deze door naar uw boekhoudsoftware.
3. De software leest alle factuurgegevens automatisch in – gedaan met het manueel invoeren van bedragen, data of btw-informatie.
4. U controleert en keurt de factuur goed in uw systeem en verwerkt de betaling zoals gewoonlijk.

Implementatiechecklist voor e-facturatie in België

De voorbereiding op de Belgische e-facturatieverplichting van 2026 vereist een stapsgewijze aanpak. Gebruik deze checklist om ervoor te zorgen dat uw bedrijf op tijd klaar is om conforme e-facturen uit te reiken en te ontvangen.

1. Begrijp uw wettelijke verplichtingen en de deadline van januari 2026.
2. Evalueer uw huidige facturatieproces en identificeer hiaten in uw systemen.
3. Selecteer of upgrade uw facturatiesoftware zodat deze Peppol BIS 3.0 (UBL XML) ondersteunt.
4. Registreer u bij een geaccrediteerd Peppol Access Point.
5. Breng alle verplichte factuurgegevens in kaart en configureer ze, inclusief btw-codes.
6. Activeer validatiecontroles voor EN 16931 en de Belgische specifieke vereisten.
7. Integreer e-facturatie met uw boekhoud- of ERP-workflows.
8. Voer end-to-end tests uit met zowel leveranciers als klanten.
9. Train uw financiële en operationele teams over het nieuwe proces.
10. Communiceer de verandering naar uw handelspartners en monitor uw eerste batches e-facturen.

Hoe ClearTax early adopters kan helpen

ClearTax is ontwikkeld voor Belgische bedrijven die klaar zijn om de overstap naar digitale naleving te leiden. Als early adopter profiteert u van een toekomstbestendig platform dat de overgang eenvoudig en naadloos maakt.

• 100% gegarandeerde conformiteit: Elke factuur die via ClearTax wordt verwerkt, voldoet aan alle Belgische en Europese e-facturatieregels, inclusief Peppol BIS Billing 3.0, UBL/XML en BOSA-validatie.
• Integreert met elke ERP- of boekhoudsoftware: ClearTax sluit eenvoudig aan op uw bestaande systemen – SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Odoo, Sage, WinBooks of elke andere ERP/boekhoudsoftware. Onze flexibele API's en connectoren zorgen voor een soepele integratie zonder uw huidige workflow te verstoren.
• Gecertificeerd Peppol Access Point (ASP): ClearTax is een geaccrediteerd Peppol Access Point, waardoor u e-facturen rechtstreeks via het Peppol-netwerk kunt verzenden en ontvangen, zoals vereist door de Belgische wet.
• Cloud-based beheerportaal voor e-facturatie: Genereer, raadpleeg, volg, valideer en archiveer facturen van waar dan ook. Ons intuïtieve cloudportaal biedt real-time statusupdates, volledige audittrails en veilige opslag voor uw financiële administratie.
• Maximale automatisering: Automatiseer het volledige e-facturatieproces – van data-acquisitie en validatie tot aflevering en afstemming. Bespaar tijd, verminder handmatig werk en elimineer fouten bij gegevensinvoer.

Conclusie

De overstap naar het verplichte e-factuurformaat in België is nu essentieel voor alle btw-plichtige ondernemingen die binnenlandse B2B-transacties uitvoeren. Alle Belgische bedrijven moeten daarom:

• Een Peppol BIS-conform XML-bestand genereren.
• Dit valideren aan de hand van de nationale regels van BOSA (uitgevoerd door een geaccrediteerde serviceprovider).
• Verzenden/ontvangen via een geaccrediteerd Peppol Access Point.

Bedrijven die niet overstappen op het gestructureerde e-facturatieformaat riskeren administratieve boetes en kunnen het recht op btw-aftrek op niet-conforme facturen verliezen. Naast conformiteit brengt dit systeem voordelen met zich mee, zoals snellere betalingscycli, een gestroomlijnde verwerking van de leveranciers- en klantenboekhouding en verbeterde audittrails.

Ter voorbereiding moeten bedrijven hun ERP-velden in kaart brengen, integreren met een ASP, de Peppol-verbindingen testen in 2025 en het personeel trainen vóór de deadline van januari 2026.

Veelgestelde Vragen

Wanneer wordt e-facturatie verplicht in België voor B2B-transacties?

E-facturatie wordt verplicht voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen voor binnenlandse B2B-transacties vanaf 1 januari 2026.

Wat is een gestructureerde elektronische factuur?

Een gestructureerde elektronische factuur is een digitaal document in een machineleesbaar formaat (zoals Peppol BIS 3.0 UBL XML) dat automatisch kan worden verwerkt door boekhoudsystemen. Het bevat alle vereiste factuurgegevens in gestructureerde velden, in plaats van als vrije tekst of afbeeldingen.

Zullen pdf-facturen na 1 januari 2026 nog worden aanvaard voor B2B-transacties?

Nee. Pdf-facturen, e-mails en papieren facturen zullen na de deadline niet langer wettelijk geldig zijn voor B2B btw-doeleinden. Alleen gestructureerde e-facturen die via Peppol worden verzonden, zullen worden aanvaard.

Wat is het standaardformaat voor e-facturatie in België?

De standaard is Peppol BIS Billing 3.0, gebaseerd op UBL XML en volledig conform met EN 16931. Hybride formaten zoals Factur-X kunnen in sommige gevallen worden aanvaard, maar moeten ook aan deze regels voldoen en het Peppol-netwerk gebruiken.

Hoe kan ik e-facturen verzenden en ontvangen in het Peppol-formaat?

Gebruik gecertificeerde boekhoud- of facturatiesoftware die Peppol BIS Billing 3.0 ondersteunt. Registreer u bij een Peppol Access Point (rechtstreeks of via uw provider). Uw software regelt de technische details: het aanmaken van het XML-bestand, de validatie en de verzending via Peppol.