België e-facturatie FAQ's: Alles wat u moet weten

Vanaf januari 2026 zal België zich aansluiten bij de bredere trend in de Europese Unie door over te stappen op verplichte gestructureerde elektronische facturatie (e-facturatie) voor de meeste business-to-business (B2B) transacties. 

E-facturatie in België vereist het digitaal aanmaken, verzenden en ontvangen van facturen in een gestandaardiseerd formaat, waardoor automatische verwerking zonder handmatige tussenkomst mogelijk wordt. Deze verschuiving gaat niet alleen over het inruilen van papier voor PDF's; het gaat over het aannemen van een veilig, interoperabel model gebaseerd op het Peppol netwerk en het naleven van strikte Europese compliance standaarden.  Naarmate bedrijven integreren met dit digitale kader, zullen ze te maken krijgen met complexe problemen op het gebied van systeemcompatibiliteit, behoud van gegevensintegriteit en het voldoen aan veranderende wettelijke mandaten.

Om bedrijven te helpen bij deze veranderingen, hebben we een uitgebreide reeks FAQ's samengesteld die de Belgische vereisten voor e-facturatie verduidelijken. Het doel van deze informatiebron is om bedrijven de kennis te geven die ze nodig hebben om vlot over te stappen naar een e-facturatieomgeving die aan de regels voldoet.

Veelgestelde vragen over e-facturatie voor algemeen overzicht 

Wat is e-facturatie in België?

E-facturatie is de uitgifte, verzending, ontvangst en verwerking van facturen in een gestructureerd elektronisch formaat dat geautomatiseerde verwerking mogelijk maakt. In België wordt meestal gebruik gemaakt van het Peppol-netwerk om facturen uit te wisselen die voldoen aan de Europese normen (EN16931).

Wanneer wordt e-facturatie verplicht?

• B2G: Verplicht voor contracten die na 1 maart 2024 worden gepubliceerd (over het algemeen voor bedragen van meer dan €3.000).
• B2B: Verplicht voor bijna alle btw-plichtige Belgische bedrijven vanaf 1 januari 2026.

Voor wie geldt het e-factureringsmandaat in België?

Alle Belgische btw-plichtige bedrijven zullen vanaf 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen moeten gebruiken voor B2B-transacties. Leveranciers aan overheidsinstellingen (B2G) zijn sinds 1 maart 2024 verplicht om e-facturen te gebruiken voor bepaalde overheidsopdrachten (van meer dan €3.000).

Waarom stapt België over op verplichte e-facturatie?

België maakt gebruik van e-facturatie om de naleving te verbeteren, btw-fraude te verminderen, financiële operaties te stroomlijnen, processen efficiënter te maken en digitale transformatie aan te moedigen in zowel de publieke als de private sector.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van e-facturatie in België?

Enkele van de belangrijkste voordelen van e-facturatie zijn

• Kostenbesparing: Minder papier, drukwerk en porto.
• Procesautomatisering en efficiëntie: Snellere factuurverwerking en minder handmatige fouten.
• Verbeterde cashflow: Kortere betalingscycli en beter liquiditeitsbeheer.
• Verbeterde naleving en beveiliging: Authentieke, traceerbare facturen met duidelijke audit trails.
• Voordelen voor het milieu: Minder papierverbruik en een kleinere ecologische voetafdruk.

Zijn self-billing regelingen toegestaan?

Ja, self-billing blijft toegestaan onder de bestaande regels. Het zal ook mogelijk zijn via het Peppol-netwerk. Beide partijen moeten akkoord gaan en elke factuur moet de acceptatieprocedures van de leverancier volgen.

Veelgestelde vragen over reikwijdte, tijdschema en toepasbaarheid van e-facturering in België

Voor wie geldt het e-factureringsmandaat in België?

Alle Belgische btw-plichtige bedrijven zullen vanaf 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen moeten gebruiken voor B2B-transacties. Leveranciers aan overheidsinstellingen (B2G) zijn sinds 1 maart 2024 verplicht om e-facturen te gebruiken voor bepaalde overheidsopdrachten. B2C-transacties zijn vanaf nu echter uitgesloten van het toepassingsgebied van e-facturering.

Geldt het e-factureringsmandaat ook voor B2C-transacties?

Nee. Vanaf januari 2026 geldt de verplichting niet meer voor facturen die worden uitgereikt aan particulieren (B2C). Bedrijven die particuliere klanten bedienen, moeten echter nog steeds gestructureerde e-facturen van hun leveranciers kunnen ontvangen.

Welke transacties vallen onder e-facturatie in België?

• B2B (Business-to-Business): Verplichte gestructureerde e-facturatie voor bijna alle Belgische btw-plichtige bedrijven vanaf 1 januari 2026.
• B2G (Business-to-Government): Verplicht sinds 1 maart 2024 voor federale overheidsopdrachten van meer dan €3.000.
• B2C (Business-to-Consumer): Niet verplicht.
• Internationale facturering: Toegestaan met toestemming van de ontvanger; Peppol kan worden gebruikt als beide partijen hiermee instemmen.

Zijn er uitzonderingen op het B2B e-factureringsmandaat?

Ja. De volgende bedrijven zijn vrijgesteld van verplichte gestructureerde e-facturering:

• BTW-plichtige gefailleerden.
• Bedrijven die alleen btw-vrijgestelde handelingen verrichten krachtens artikel 44 van het btw-wetboek.
• Niet-ingezeten belastingplichtigen zonder vaste inrichting in België.
• Forfaitaire belastingbetalers tot 1 januari 2028.

Is er een overgangsperiode voor de aanpassing van e-facturatiesystemen?

Ja. Bedrijven hebben tot 1 januari 2026 de tijd om hun systemen voor te bereiden, personeel op te leiden en ervoor te zorgen dat ze compatibel zijn met het Peppol-netwerk en de EN16931-normen voor B2B-transacties.

Zijn er steunmaatregelen voor kmo's of zelfstandigen?

Ja, vanaf 2025:

• De investeringsaftrek voor digitale investeringen zal stijgen naar 20%.
• Vanaf belastbaar tijdperk 2024 tot 2027 kunnen kleine kmo's en zelfstandigen die factureringssoftware op abonnementsbasis gebruiken, genieten van een kostenaftrek van 120% voor de extra kosten die verbonden zijn aan e-facturatie.

Hoe werkt internationale facturatie?

Voor facturen waarbij een partij buiten België is betrokken, is gestructureerde elektronische facturering alleen toegestaan als beide partijen hiermee instemmen. Peppol kan worden gebruikt als de buitenlandse onderneming ook is aangesloten. De btw-richtlijn zou kunnen evolueren in het kader van het ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age), wat in de toekomst een impact zou kunnen hebben op de regels voor grensoverschrijdende e-facturering.

Technische en formaatvereisten voor e-facturatie in België

Welk netwerk wordt gebruikt voor e-facturatie in België?

België gebruikt het Peppol-netwerk, een veilige, gestandaardiseerde digitale infrastructuur. Het Mercurius-platform fungeert als "postkamer" voor facturen uit de publieke sector. B2B-facturen worden rechtstreeks uitgewisseld tussen de softwaresystemen van de betrokken partijen via Peppol.

Wat is het vereiste formaat voor gestructureerde e-facturen?

Facturen moeten voldoen aan de Europese norm EN16931. In de praktijk betekent dit dat het Peppol BIS-formaat moet worden gebruikt om facturen te verzenden. Beide partijen kunnen een alternatief formaat overeenkomen als dit voldoet aan de EN16931-criteria en kan worden omgezet in een factuur die aan de eisen voldoet.

Welk e-factureringsmodel gebruikt België?

België gebruikt een platform-agnostisch Peppie-factureringsmodel met 4 hoeken dat is afgestemd op de EN16931-standaard en het Peppol-netwerk voor veilige, interoperabele uitwisseling van facturen.

Hoe maak ik een e-factuur aan in België?

Maak een gestructureerde e-factuur met behulp van de EN16931/Peppol BIS-normen en dien deze in via Peppol-compatibele software. De factuur stroomt dan veilig via het Mercurius-platform (voor B2G) of rechtstreeks naar de systemen van de ontvangers (voor B2B).

Wat is het Peppol-netwerk?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een gedecentraliseerd netwerk dat ontworpen is om de veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van elektronische documenten, waaronder facturen, tussen verschillende organisaties en landen binnen de Europese Unie te vergemakkelijken. Het zorgt voor interoperabiliteit door zich te houden aan gemeenschappelijke standaarden, waardoor bedrijven en overheden naadloos gestructureerde e-facturen kunnen verzenden en ontvangen. In België gebruiken bedrijven Peppol-compatibele software voor interactie met het Mercurius-platform voor B2G-transacties en het bredere Peppol-netwerk voor B2B-uitwisselingen.

Wat is de EN16931 norm?

De norm EN16931, die op 17 april 2017 is vastgesteld door het Europees Comité voor Normalisatie (CEN), definieert het semantische datamodel voor elektronische facturen. Het zorgt ervoor dat e-facturen alle benodigde informatie bevatten voor wettelijke naleving en interoperabiliteit tussen verschillende systemen en grenzen binnen de EU. 

Zijn PDF-facturen nog steeds toegestaan?

• Tot 31 december 2025: PDF-facturen zijn nog steeds legaal voor alle transacties, mits de ontvanger hiermee akkoord gaat.
• Vanaf 1 januari 2026 (B2B): PDF-only facturen zullen niet worden toegestaan tussen Belgische BTW-plichtige bedrijven. Gestructureerde e-facturatie is verplicht.
• Voor B2C en internationale transacties: PDF-facturen blijven toegestaan met toestemming van de ontvanger.

Hoe wordt de veiligheid van facturen gegarandeerd?

Het Peppol netwerk maakt gebruik van gecertificeerde dienstverleners en veilige protocollen. Deze aanpak vermindert risico's zoals phishing of factuurfraude, die vaker voorkomen bij levering van facturen via e-mail.

Moet ik voldoen aan EN16931 voor internationale transacties?

Als beide partijen overeenkomen om gestructureerde e-facturatie te gebruiken, zijn dezelfde Europese normen van toepassing. Het Peppol-netwerk ondersteunt grensoverschrijdende interoperabiliteit binnen de EU.

Naleving en wettelijke vereisten

Hoe moet ik omgaan met het bewaren van facturen en nalevingscontroles?

Facturen moeten authentiek, intact en leesbaar blijven gedurende de gehele bewaarperiode. U moet ervoor zorgen dat facturen, samen met de bijbehorende controlesporen, op verzoek in een leesbaar formaat kunnen worden gepresenteerd. Adequate interne controles zijn van vitaal belang voor btw-naleving.

Kan ik btw aftrekken op inkomende facturen als het geen gestructureerde e-facturen zijn na 2026?

Vanaf 1 januari 2026 moet de factuur een gestructureerde e-factuur zijn om btw op B2B-transacties te kunnen aftrekken. Voor B2C-facturen of andere facturen die buiten het B2B/B2G-kader vallen, blijven papieren of standaard elektronische facturen (zoals PDF) aanvaardbaar voor btw-aftrek, indien relevant.

Welke authenticiteits-, integriteits- en leesbaarheidsvereisten zijn van toepassing op e-facturen in België?

• Authenticiteit van oorsprong: De factuur moet duidelijk de uitgever identificeren.
• Integriteit van de inhoud: De factuurgegevens moeten ongewijzigd blijven.
• Leesbaarheid: Facturen moeten gedurende de hele bewaarperiode leesbaar en toegankelijk blijven.
• Controlespoor: Er is een betrouwbaar controlespoor nodig om facturen te koppelen aan daadwerkelijke leveringen van goederen/diensten.

Heb ik toestemming van de ontvanger nodig om elektronische facturen te versturen?

• Vóór 1 januari 2026: Ja, de ontvanger moet instemmen met het ontvangen van e-facturen. Registratie op het Peppol-netwerk wordt beschouwd als toestemming.
• Vanaf 1 januari 2026 (B2B): Er is geen toestemming nodig - gestructureerde e-facturering is verplicht.

Ook moet toestemming worden verkregen voordat e-facturen voor de export van goederen en diensten worden verzonden naar entiteiten die buiten België zijn geregistreerd.

Veelgestelde vragen over de implementatie van e-facturering

Welke software heb ik nodig om e-facturatie te implementeren?

Je hebt facturerings- of boekhoudsoftware nodig die compatibel is met Peppol en de EN16931-norm. De Belgische autoriteiten zullen vanaf oktober 2024 een lijst publiceren met softwareoplossingen die voldoen aan de Peppol-norm, waaronder goedkope of gedeeltelijk gratis opties.

Wat moet ik doen als mijn huidige software niet op de lijst staat?

Dat kan:

• Neem contact op met uw softwareleverancier om hun stappenplan voor Peppol-conformiteit te controleren.
• Kies een alternatieve aanbieder of oplossing die aan de regels voldoet.
• Raadpleeg een gecertificeerde Peppol serviceprovider om uw systemen te integreren.

Kan ik nog steeds papieren facturen versturen als ik ook een gestructureerde e-factuur verstuur?

Vanaf 1 januari 2026 is de enige wettelijk geldige factuur voor B2B de gestructureerde e-factuur. U mag uit beleefdheid een papieren of PDF-kopie sturen, maar deze wordt niet wettelijk erkend voor btw- en nalevingsdoeleinden.

Brengt de implementatie van e-facturatie extra kosten met zich mee?

Er kunnen initiële kosten verbonden zijn aan software-upgrades of integraties. De besparingen op de lange termijn door automatisering, minder handmatige verwerking en minder fouten wegen over het algemeen echter op tegen deze kosten.

Hoe kan ik e-facturatie implementeren voor mijn bedrijf?

Het implementeren van e-facturatie in uw Belgische bedrijf omvat de volgende stappen:

1. Huidige systemen beoordelen:
2. Kies voor Peppol Compatibele e-facturatie oplossing
3. Bedrijfssystemen integreren
4. Interne controles instellen
5. Personeel opleiden

FAQ's over ClearTax e-facturatie oplossing voor België

Hoe helpt ClearTax met e-invoicing compliance?

ClearTax e-invoicing oplossing helpt Belgische bedrijven hun bedrijfssysteem te integreren met het PEPPOL netwerk voor het genereren van e-facturen. ClearTax is Peppol compliant en zorgt voor een naadloze integratie met de Belgische regelgeving en overheidsportalen.

Welke functies biedt ClearTax?

• Integratie met bedrijfssysteem
• End-to-end België e-facturatie compliance
• Bulkfacturen genereren en status bijhouden
• Speciaal portaal voor e-facturatie
• Geautomatiseerde archivering en ondersteuning voor audits
• Verbeterde beveiliging en gegevensprivacy

Is ClearTax gemakkelijk te integreren?
Ja. ClearTax is eenvoudig te koppelen met uw bestaande systemen, zodat u probleemloos kunt overstappen op gestructureerde e-facturatie.

Kan ClearTax KMO's en zelfstandigen ondersteunen?
Ja. De oplossing van ClearTax is schaalbaar voor alle bedrijfsgroottes en is compatibel met belastingvoordelen zoals investeringsaftrek en onkostenaftrek.

Hoe begin ik met ClearTax?
Neem contact op met ClearTax, kies een geschikt plan, integreer met uw bestaande software, train uw personeel en begin met compliant e-factureren.