B2B, B2C en B2G e-facturatie in België: Verschillen, overeenkomsten en naleving

België heeft e-facturatie voor B2G-transacties verplicht gesteld in maart 2024. Het land is klaar om B2B e-facturatie te implementeren vanaf januari 2026 om te voldoen aan de digitale btw-regelgeving en het rapportageproces te stroomlijnen. 

Het toepassingsgebied van B2B e-facturatie verbreedt de rol van België in de groeiende digitale btw-compliance binnen Europese landen. B2C e-facturatie daarentegen wordt niet beïnvloed door deze mandaten en behoudt zijn optionele status. 

Deze gids illustreert de belangrijkste verschillen, gelijkenissen en conformiteiten tussen B2B, B2C en B2G e-facturatiesystemen in België.

Wat is E-Invoicing België?

E-invoicing België verwijst naar het gestructureerde proces van het verplicht elektronisch uitgeven, verzenden en ontvangen van facturen. Facturen moeten worden uitgegeven in een gestructureerd formaat dat voldoet aan de EU-normen voor e-facturering. PDF-facturen zijn niet langer geldig en zijn optioneel bij e-facturatie. 

• De enige wettelijk geaccepteerde factuur is opgesteld in het gestructureerde elektronische Peppol-BIS-formaat. Papieren versies of PDF-versies kunnen worden voorgelegd, maar er wordt geen elektronische geldigheid aan toegekend als factuur.

Wat zijn B2B-, B2C- en B2G-transacties in België?

• B2B-transactie (Business to Business): Een B2B-transactie is een transactie van goederen of diensten voor commerciële doeleinden tussen twee geregistreerde bedrijven.
• B2C-transactie (Business to Consumer): Een transactie waarbij de verkoop van goederen of diensten van het bedrijf aan de eindgebruiker plaatsvindt. Dit soort transacties vindt meestal plaats voor persoonlijk gebruik of eindconsumptie.
• B2G-transactie (Business to Government): Transacties tussen geregistreerde bedrijven en overheidsinstanties worden B2G-transacties genoemd. 

B2B E-facturatie in België

Dit zijn de belangrijkste kenmerken van B2b e-Invoicing België: 

Wettelijk kader

• Verplicht voor alle B2B-transacties vanaf 1 januari 2026.
• Toepasselijk recht is de Belgische btw-wetgeving in overeenstemming met EU-richtlijn 2014/55/EU.

Toepassingsgebied

• Geldt voor belastbare handelingen binnen België tussen twee btw-plichtige ondernemingen.
• De emittent moet een btw-belastingplichtige persoon zijn die in België gevestigd is.
• De klant moet een Belgisch BTW-nummer hebben of verplicht zijn om zich voor BTW in te schrijven in België.

Transacties die zijn vrijgesteld van de verplichting:

• Bedrijven in faillissement.
• Bedrijven die onder een forfaitaire btw-regeling vallen (artikel 56 btw-wetboek).
• Bedrijven die vrijgestelde handelingen verrichten (artikel 44 btw-wetboek).
• Niet-ingezetenen die geen vaste inrichting hebben in België.

Belangrijkste vereisten

• Gestructureerd formaat: Peppol-BIS of een formaat dat voldoet aan EN 16931 voor het uitgeven van e-facturen.
• Verzending: E-facturen moeten worden ingediend via gecertificeerde PEPPOL Access Points.
• Aanvaarding: De klant kan een elektronische factuur niet weigeren.

Sancties voor niet-naleving

• Evenredige boetes: 200% van de btw voor het niet of onjuist uitreiken van facturen.
• Niet-proportionele boetes: Van 50 tot 5.000 euro voor het niet naleven van de factureringsregels.

Beste praktijk

• Stap ruim voor de deadline in 2026 over op e-factureringssoftware die aan de regels voldoet.
• Controleer regelmatig de btw-verplichtingen om hiaten in de naleving op te sporen.
• Training van personeel over nieuwe factureringsprocessen en wettelijke vereisten.

B2G E-facturatie in België

De belangrijkste kenmerken van B2G e-invoicing België zijn als volgt: 

Wettelijk kader

• Verplicht sinds november 2022, met een gefaseerde implementatie op basis van contractwaarden.
• November 2022: Verplicht voor overheidsopdrachten van meer dan 215.000 euro
• Mei 2023: Verplicht voor opdrachten gelijk aan of groter dan EUR 30.000
• November 2023: Verplicht voor contracten onder EUR 30.000
• Maart 2024: Verplicht voor alle opdrachten met de overheid.
• Vrijstelling: Contracten onder EUR 3.000 zijn uitgesloten van de verplichting

Belangrijkste vereisten

• Gestructureerd formaat: Alle facturen moeten in het Peppol-BIS-formaat zijn.
• Levering: Moet worden verzonden via PEPPOL-gecertificeerde providers om naleving te garanderen.

Sancties voor niet-naleving

• Evenredige boetes: 200% van de btw voor het niet of onjuist uitreiken van facturen.
• Niet-proportionele boetes: Van 50 tot 5.000 euro voor het niet naleven van de factureringsregels.

Beste praktijken

• Gebruik gecertificeerde PEPPOL-toegangspunten om ervoor te zorgen dat de verzending van elektronische facturen veilig is.
• Werk processen regelmatig bij volgens de veranderende eisen van de overheid.

B2C E-facturatie in België

Dit zijn de belangrijkste kenmerken van B2C e-facturatie België: 

Toepassingsgebied

• Niet verplicht voor B2C; bedrijven kunnen op vrijwillige basis e-facturen uitgeven.

Belangrijke overwegingen

• Hoewel het geen wettelijke verplichting is, verhoogt het gebruik van e-facturatie voor B2C-transacties de operationele efficiëntie.
• Het verhoogt ook de digitale adoptie door klanten en daarmee hun betrokkenheid en vertrouwen.

Beste praktijken

• Bied e-facturen aan als optie voor het gemak van de klant.
• Gebruik dezelfde gestructureerde indeling (Peppol-BIS) voor consistentie tussen verschillende operaties.

Overeenkomsten en verschillen in B2B, B2C en B2G e-facturatie in België

Hoe werkt e-facturering onder PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online)? 

• Het standaardiseert en vergemakkelijkt grensoverschrijdende en platformoverschrijdende uitwisseling van e-facturen en maakt naadloze communicatie tussen de landen en dienstverleners mogelijk.
• Het is gebaseerd op een bezorgnetwerk dat werkt via toegangspunten en gecertificeerde providers voor de veilige uitwisseling van facturen. 
• Ontwikkelde het "4-hoekenmodel", dat verbindt: 

C1: Leverancier

C2: e-factureringsdienstverlener van de leverancier

C3: e-factureringsdienstverlener van de klant

C4: Klant 

• Access Points vormen de communicatieverbinding tussen C2 en C3 voor een veilige levering van facturen. 
• Dit kader vereenvoudigt de facturering en zorgt tegelijkertijd voor standaardisatie en wettelijke conformiteit.

Conclusie

De verplichte implementatie van e-facturatie voor de B2B- en B2G-sector heeft als doel de positie van België op het gebied van digitale btw-naleving binnen Europese landen te verbeteren. Het mandaat benadrukt een kritieke verschuiving in de manier waarop bedrijven en openbare entiteiten hun facturatie beheren, waarbij gestructureerde elektronische facturen de wettelijke norm worden.

Hoewel B2C-transacties voorlopig buiten het bereik van e-facturering blijven, moeten bedrijven best practices toepassen om hun activiteiten toekomstbestendig te maken en een naadloze naleving van de facturerings- en btw-regelgeving te garanderen.