FAQ sur la Facturation Électronique en Belgique : Tout Ce Qu'il Faut Savoir

À compter de janvier 2026, la Belgique rejoindra la tendance générale de l'Union européenne en passant à la facturation électronique, ou e-facturation, structurée obligatoire pour la plupart des transactions interentreprises (B2B). 

Pour la Belgique, la facturation électronique exige la création, l'envoi et la réception de factures numériques dans un format normalisé, ce qui permettra un traitement automatisé sans intervention manuelle. Il ne s'agit pas uniquement de remplacer le papier par des PDF, mais également d'adopter un modèle sécurisé et interopérable basé sur le réseau Peppol et d'adhérer à des normes européennes strictes en matière de conformité.  Au fur et à mesure que les entreprises intégreront ce cadre numérique, nombre d'entre elles seront amenées à faire face à des difficultés pour assurer la compatibilité des systèmes, préserver l'intégrité des données et se conformer à l'évolution des mandats législatifs.

Pour les aider à faire face à ces changements, nous avons dressé une liste complète de questions fréquemment posées qui clarifient les exigences de la Belgique en matière d'e-facturation. Ce guide a pour but de fournir aux sociétés les connaissances nécessaires à une transition en douceur vers un environnement de facturation électronique conforme.

FAQ sur la Facturation Électronique pour une Présentation Générale 

Qu'est-ce que l'e-facturation en Belgique ?

La facturation électronique est le fait d'émettre, d'envoyer, de recevoir et de traiter des factures dans un format électronique et structuré qui permet un traitement automatisé. Pour la Belgique, il s'agit typiquement de recourir au réseau Peppol pour échanger des factures respectant les normes européennes (EN16931).

Quand l'e-facturation devient-elle obligatoire ?

• B2G (Business to Government) : Mandat obligatoire pour les contrats publiés après le 1er mars 2024 (généralement pour les montants supérieurs à 3 000 €).
• B2B (Business to Business) : Mandat pour la quasi-totalité des entreprises belges assujetties à la TVA à partir du 1er janvier 2026.

À qui s'adresse le mandat de facturation électronique en Belgique ?

Toutes les entreprises belges enregistrées à la TVA auront l'obligation d'utiliser des factures électroniques structurées pour les transactions B2B à partir du 1er janvier 2026. Les prestataires de services publics (B2G) sont tenus d'utiliser la facturation électronique depuis le 1er mars 2024 pour certains contrats publics (supérieurs à 3 000 euros).

Pourquoi la Belgique passe-t-elle à l'e-facturation obligatoire ?

La Belgique adopte la facturation électronique pour améliorer la conformité, réduire la fraude à la TVA, rationaliser les opérations financières, améliorer l'efficacité des processus et encourager la transformation numérique dans les secteurs public et privé.

Quels sont les principaux avantages de l'e-facturation en Belgique ?

Parmi les principaux avantages de la facturation électronique, on peut citer :

• La Réduction des Coûts : Diminution du papier, de l'impression et de l'affranchissement.
• L'Automatisation et l'Efficacité des Processus : Traitement plus rapide des factures et moins d'erreurs manuelles.
• L'Amélioration des Flux de Trésorerie : Des cycles de paiement plus courts et une meilleure gestion des liquidités.
• L'Amélioration de la Conformité et de la Sécurité : Des factures authentiques et traçables avec des pistes d'audit claires.
• L'Avantage pour l'Environnement : Réduction de la consommation de papier et de l'empreinte carbone.

L'auto-facturation est-elle autorisée ?

Oui, l'auto-facturation restera autorisée dans le cadre des règles existantes. Elle pourra également se faire par l'intermédiaire du réseau Peppol. Les deux parties doivent être d'accord et chaque facture doit respecter les procédures d'acceptation par le prestataire.

FAQ sur la Portée, le Calendrier et l'Applicabilité de la Facturation Électronique en Belgique

Qui est concerné par le mandat d'e-facturation en Belgique ?

Toutes les entreprises belges immatriculées à la TVA devront obligatoirement utiliser des factures électroniques structurées pour les transactions B2B à partir du 1er janvier 2026. Depuis le 1er mars 2024, les fournisseurs des entités publiques (B2G) sont contraints d'utiliser la facturation électronique pour certains contrats publics. Cependant, les transactions B2C sont exclues du champ d'application de l'e-facturation à ce jour.

Le mandat d'e-facturation s'applique-t-il aux transactions B2C ?

Non. À partir de janvier 2026, cette obligation ne s'applique pas aux factures émises à l'intention des particuliers (B2C). En revanche, les entreprises qui servent des clients privés doivent toujours être en mesure de recevoir des factures électroniques structurées de la part de leurs fournisseurs.

Quelles sont les transactions qui entrent dans le cadre de l'e-facturation en Belgique ?

• B2B (Business-to-Business) : Facturation électronique structurée obligatoire pour la quasi-totalité des entreprises belges assujetties à la TVA à partir du 1er janvier 2026.
• B2G (Business-to-Government) : Obligatoire depuis le 1er mars 2024 pour les marchés publics fédéraux supérieurs à 3 000 euros.
• B2C (Business-to-Consumer) : Non obligatoire.
• Facturation à l'International : Autorisée avec l'accord du destinataire ; Peppol peut être utilisé si les deux parties y consentent.

Existe-t-il des exemptions au mandat d'e-facturation B2B ?

Oui. Les entités ci-dessous sont exclues de l’obligation de pratiquer la facturation électronique structurée obligatoire :

• Les personnes en faillite assujetties à la TVA.
• Les entreprises qui ne réalisent que des opérations exonérées de la TVA en vertu de l'article 44 du code de la TVA.
• Les assujettis non-résidents qui n'ont pas d'établissement stable en Belgique.
• Les assujettis forfaitaires jusqu'au 1er janvier 2028.

Y a-t-il une période de transition pour l'adaptation des systèmes d'e-facturation ?

Les entreprises ont jusqu'au 1er janvier 2026 pour se préparer, former leur personnel et s'assurer de la compatibilité avec le réseau Peppol et les normes EN16931 pour les transactions B2B.

Y a-t-il des mesures de soutien pour les PME ou les indépendants ?

Oui, à partir de 2025 :

• La prime à l'investissement pour les investissements numériques passera à 20 %.
• À compter des périodes imposables 2024 à 2027, les petites PME et les travailleurs indépendants qui utilisent un logiciel de facturation par abonnement peuvent bénéficier d'une déduction de 120 % pour les coûts supplémentaires liés à la facturation électronique.

Comment fonctionne la facturation à l'international ?

En ce qui concerne les factures impliquant une partie située en dehors de la Belgique, la facturation électronique structurée n'est autorisée que si les deux parties sont d'accord. Peppol pourra être utilisé si l'entreprise étrangère est également connectée. Dans le cadre de l'initiative « VAT in the Digital Age » (ViDA ou TVA à l'Ère du Numérique), la directive TVA est susceptible d'évoluer, ce qui pourrait avoir un impact sur les règles de facturation électronique transfrontalière à l'avenir.

Exigences Techniques et de Format pour l'E-Facturation en Belgique

Quel réseau est utilisé pour l'e-facturation en Belgique ?

La Belgique a recours au réseau Peppol, une infrastructure numérique sécurisée et normalisée. La plate-forme Mercurius fait office de « salle du courrier » pour les factures du secteur public. Les factures B2B sont échangées directement entre les systèmes logiciels des parties concernées via Peppol.

Quel est le format requis pour les e-factures structurées ?

Les factures devront être conformes à la norme européenne EN16931. Concrètement, cela signifie qu'il faut utiliser le format Peppol BIS pour transmettre les factures. Les deux parties pourront convenir d'un autre format s'il répond aux critères de la norme EN16931 et s'il peut être converti en une facture conforme.

Quel modèle d'e-facturation la Belgique utilise-t-elle ?

La Belgique a recours à un modèle de facturation Peppie à 4 coins, indépendant de la plate-forme et conforme à la norme EN16931, de même qu'au réseau Peppol pour l'échange sécurisé et interopérable de factures.

Comment générer une e-facture en Belgique ?

Vous pouvez créer une facture électronique structurée en utilisant les normes EN16931/Peppol BIS et la présenter à l'aide d'un logiciel compatible avec Peppol. La facture transite ensuite en toute sécurité via la plateforme Mercurius (pour le B2G) ou directement vers les systèmes des destinataires (pour le B2B).

Qu'est-ce que le réseau Peppol ?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau décentralisé visant à simplifier l'échange sécurisé et normalisé de documents électroniques, et notamment de factures, entre différentes organisations et différents pays au sein de l'Union européenne. Il assure l'interopérabilité en se conformant à des normes communes, ce qui permet aux entreprises et aux autorités publiques d'envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées de manière transparente. En Belgique, les entreprises emploient des logiciels compatibles avec Peppol pour interagir avec la plateforme Mercurius pour les transactions B2G et avec le réseau Peppol plus large pour les échanges B2B.

Qu'est-ce que la norme EN16931 ?

La norme EN16931, instaurée par le Comité européen de normalisation (CEN) le 17 avril 2017, définit le modèle sémantique de données pour les factures électroniques. Elle veille à ce que les factures électroniques contiennent toutes les informations nécessaires à la conformité légale et à l'interopérabilité entre les différents systèmes et les différentes frontières au sein de l'UE. 

Les factures au format PDF sont-elles encore autorisées ?

• Jusqu'au 31 décembre 2025 : Les factures PDF restent légales pour toutes les transactions, à condition que le destinataire soit d'accord.
• À compter du 1er janvier 2026 (B2B) : Les factures au format PDF ne pourront pas être autorisées entre les entreprises belges assujetties à la TVA. L'e-facturation structurée est obligatoire.
• Pour les transactions B2C et internationales : Les factures PDF demeurent autorisées avec l'accord du destinataire.

Comment la sécurité des factures est-elle assurée ?

Le réseau Peppol a recours à des fournisseurs de services certifiés et à des protocoles sécurisés. Cette démarche réduit les risques tels que l'hameçonnage ou la fraude à la facture, plus courants dans le cas d'une livraison de factures par mail.

Dois-je me conformer à la norme EN16931 pour les transactions internationales ?

Si les deux parties décident d'utiliser la facturation électronique structurée, les mêmes normes européennes s'appliquent. Le réseau Peppol encourage l'interopérabilité transfrontalière au sein de l'UE.

Conformité et Exigences Légales

Comment gérer la conservation des factures et les contrôles de conformité ?

Celles-ci doivent rester authentiques, intactes et lisibles pendant toute la durée de conservation. Elles doivent pouvoir être présentées sur demande sous un format lisible, de même que les pistes d'audit correspondantes. Des contrôles internes adaptés sont essentiels pour assurer la conformité à la TVA.

Puis-je déduire la TVA sur les factures entrantes si elles ne sont pas des e-factures structurées après 2026 ?

À compter du 1er janvier 2026, pour pouvoir déduire la TVA sur les transactions B2B, la facture doit être une facture électronique structurée. En ce qui concerne les factures B2C ou les autres factures ne relevant pas du champ d'application B2B/B2G, les factures sur papier ou les factures électroniques standard (telles que les PDF) demeurent acceptables pour les déductions de la TVA, le cas échéant.

Quelles sont les exigences en matière d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité applicables aux e-factures en Belgique ?

• Authenticité de l'Origine : La facture doit permettre d'identifier clairement l'émetteur.
• Intégrité du Contenu : Les données de la facture demeurent inchangées.
• Lisibilité : Les factures sont lisibles et accessibles pendant toute la durée de conservation.
• Piste d'Audit : Une piste d'audit est nécessaire pour relier les factures à la fourniture effective de biens/services.

Ai-je besoin du consentement du destinataire pour envoyer des e-factures ?

• Jusqu'au 1er janvier 2026 : Oui, le destinataire doit accepter de recevoir des factures électroniques. L'inscription au réseau Peppol est assimilée à un consentement.
• À compter du 1er janvier 2026 (B2B) : Aucun consentement n'est nécessaire, la facturation électronique structurée est obligatoire.

Par ailleurs, le consentement doit être obtenu avant d'envoyer des factures électroniques à des entités immatriculées en dehors de la Belgique pour l'exportation de biens et de services.

FAQ sur la Mise en Œuvre de l'E-Facturation

De quel logiciel ai-je besoin pour pratiquer l'e-facturation ?

Pour cela, vous avez besoin d'un logiciel de facturation ou de comptabilité compatible avec Peppol et la norme EN16931. Les autorités belges dresseront une liste des solutions logicielles conformes, y compris des options à bas prix ou partiellement gratuites, à partir d'octobre 2024.

Que se passe-t-il si mon logiciel actuel ne figure pas sur la liste des logiciels conformes ?

Vous pouvez :

• Contacter votre fournisseur de logiciel pour connaître sa feuille de route en matière de conformité à Peppol.
• Choisir un autre fournisseur ou une autre solution conforme.
• Contacter un prestataire de services certifié Peppol pour intégrer vos systèmes.

Peut-on encore envoyer des factures papier si l'on envoie également une e-facture structurée ?

À partir du 1er janvier 2026, la seule facture légalement valable pour le commerce interentreprises sera la facture électronique structurée. Vous pourrez envoyer un exemplaire papier ou PDF par courtoisie, mais il ne sera pas reconnu légalement aux fins de la TVA et de la conformité.

La mise en œuvre de l'e-facturation entraînera-t-elle des coûts supplémentaires ?

Des frais initiaux peuvent être engagés pour les mises à jour ou les intégrations de logiciels. En revanche, les économies réalisées à long terme grâce à l'automatisation, à la réduction du traitement manuel et à la diminution du nombre d'erreurs sont généralement supérieures à ces coûts.

Comment mettre en place l'e-facturation pour mon entreprise ?

Pour mettre en œuvre la facturation électronique dans votre entreprise belge, vous devez suivre les quelques étapes suivantes :

1. Évaluer les systèmes actuels
2. Choisir une solution d'e-facturation compatible avec Peppol
3. Intégrer les systèmes d'entreprise
4. Mettre en place des contrôles internes
5. Former le personnel

FAQ concernant la solution de facturation électronique ClearTax pour la Belgique

Comment ClearTax aide-t-il à la mise en conformité de l'e-facturation ?

La solution de facturation électronique ClearTax propose aux entreprises belges une intégration de leur système commercial avec le réseau PEPPOL pour la génération de factures électroniques. ClearTax est une solution compatible avec le réseau PEPPOL, ce qui garantit une intégration transparente avec les réglementations belges et les portails gouvernementaux.

Quelles sont les fonctionnalités de ClearTax ?

• Intégration au système d'entreprise
• Conformité de bout en bout à la facturation électronique en Belgique
• Génération de factures en masse et suivi du statut
• Portail de facturation électronique dédié
• Archivage automatisé et soutien à l'audit
• Sécurité et confidentialité des données renforcées

ClearTax est-il facile à intégrer ?
Oui. ClearTax se greffe facilement à vos systèmes existants, ce qui vous permet de passer en douceur à la facturation électronique structurée.

ClearTax peut-il aider les PME et les indépendants ?
Oui. La solution ClearTax est modulable pour toutes les tailles d'entreprises et est compatible avec les avantages fiscaux tels que les abattements pour investissement et les déductions de dépenses.

Comment puis-je commencer à utiliser ClearTax ?
Contactez ClearTax, choisissez un forfait adapté, intégrez-le à votre logiciel existant, formez votre personnel et commencez à pratiquer la facturation électronique en toute conformité.