EN 16931 begrijpen: Belgische norm voor elektronisch factureren

België zet een grote stap in de digitale transformatie door elektronische facturatie te verplichten voor alle B2B-transacties vanaf januari 2026. Dit sluit aan bij een groter Europees regelgevingsinitiatief dat gestructureerde e-factureringsstandaarden vereist voor transacties in de publieke en (in toenemende mate) private sector. De Europese norm voor e-facturatie EN16931 vormt de kern van deze transformatie, die een standaardformaat en gegevensstructuur voor facturen vastlegt om automatisering en interoperabiliteit te garanderen.

In deze blog wordt uitgelegd wat EN 16931 is, waarom het belangrijk is, hoe het werkt (zonder al te technisch te worden) en hoe het past in de veranderende regelgeving voor e-facturatie in België en heel Europa. Deze blog bespreekt wat EN 16931 is, hoe het werkt, structuur, belangrijkste vereisten, voordelen en vergelijkt het met andere internationale kaders voor e-facturatie.

E-facturatie, standaardisatie en EN 16931

In tegenstelling tot traditionele papieren of PDF-facturen zijn e-facturen gestructureerde digitale documenten die automatisch gegenereerd, verzonden, ontvangen en verwerkt kunnen worden door boekhoudsystemen - wat de efficiëntie, nauwkeurigheid en snelheid ten goede komt. Door handmatige gegevensinvoer te vervangen door directe machine-naar-machine communicatie, verlaagt e-facturatie de kosten, minimaliseert het aantal fouten en ondersteunt het snellere betalingen.

De Europese Unie erkende deze voordelen en zette een belangrijke stap door wetgeving in te voeren om gestandaardiseerde e-facturatie in alle lidstaten te bevorderen, met name bij overheidsopdrachten. Een belangrijk resultaat van deze inspanning is de EN 16931 standaard - een Europees kader dat de essentiële gegevenselementen van een elektronische factuur definieert en interoperabiliteit tussen verschillende bedrijven en overheden over de grenzen heen garandeert.

Inleiding tot EN 16931: Europese norm voor e-facturering

EN 16931 werd in 2017 ontwikkeld door het Europees Comité voor Normalisatie (CEN) en stelt een geharmoniseerd semantisch gegevensmodel op voor elektronische facturen in de hele Europese Unie. De specificatie is bedoeld om ervoor te zorgen dat elke e-factuur die aan de eisen voldoet dezelfde kerninformatie bevat, op voorspelbare wijze is gestructureerd en naadloos kan worden uitgewisseld tussen verschillende softwareoplossingen, ongeacht het land/de lidstaat waar de factuur wordt verzonden.

Door te focussen op een gedeelde woordenschat in plaats van het verplicht stellen van een enkele syntaxis, bevordert EN 16931 interoperabiliteit terwijl bedrijven de technische indeling kunnen kiezen - meestal UBL 2.1 of UN/CEFACT CII - die het beste integreert met hun interne IT-omgeving.

Belangrijkste kenmerken van EN 16931

• Uitgebreide kerndataset: EN 16931 definieert een lange catalogus van verplichte en voorwaardelijke gegevenselementen, met factuurcodes, verkoper-kopergegevens, beschrijvingen van regelitems, hoeveelheden, eenheidsprijzen, belastinggrondslagen en -tarieven, leveringsreferenties, betalingsvoorwaarden en geaggregeerde totalen.
• Semantische nadruk op syntax: De standaard richt zich op de betekenis en relaties van gegevensvelden, waardoor meerdere XML-syntaxen kunnen fungeren als aanleveringsvehikels zonder afbreuk te doen aan de consistentie.
• XML-implementaties (UBL en CII): Universal Business Language (UBL 2.1) en de UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII) bieden canonieke, machineleesbare structuren die elk EN 16931-element koppelen aan een gedefinieerde XML-taghiërarchie, waardoor automatische validatie en verwerking worden vergemakkelijkt.

Hoe werkt EN 16931?

Stel dat een klein bedrijf in België een factuur moet sturen naar een overheidsinstantie. Dit is hoe het proces werkt

1. Factuur genereren: De KMO legt ordergegevens vast in zijn boekhoudprogramma, dat het document doorstuurt als een EN 16931-conform XML-bestand in plaats van een ongestructureerde PDF. Alle verplichte velden - factuurnummer, uitgiftedatum, btw-identificatienummers, details op regelniveau, codes voor belastingcategorieën en betalingsinstructies - worden systematisch ingesloten.
2. Doorsturen via Mercurius en Peppol: Het bestand wordt doorgestuurd via het Mercurius-platform, de nationale e-invoicing gateway van België, die als Peppol Access Point werkt.  Dit kan veranderen afhankelijk van het land.
3. Geautomatiseerde validatie en boeking: Het ontvangende financiële systeem valideert de syntactische naleving, controleert de rekenintegriteit en bevestigt de aanwezigheid van verplichte velden. Na een succesvolle controle wordt de factuur automatisch geboekt in de crediteurenadministratie, waardoor handmatig invoeren niet meer nodig is.
4. Kennisgeving en statusfeedback:
   Statusberichten, zoals "ontvangen", "geaccepteerd" of "in afwachting van goedkeuring", worden via hetzelfde netwerk teruggestuurd naar de afzender, voor end-to-end zichtbaarheid.
5. Elektronische archivering:
   Beide partijen slaan het XML-document op in beveiligde archieven, zodat het efficiënt kan worden opgevraagd voor audit-, reconciliatie- of analysedoeleinden.

Structuur en onderdelen van een EN 16931 factuur

Essentiële nalevingsrichtlijnen voor EN 16931

Om te voldoen aan de EN 16931-norm voor elektronisch factureren, moeten zowel de e-factuur als de systemen die deze maken of ontvangen voldoen aan de volgende essentiële vereisten:

Voordelen van het toepassen van EN 16931

Voldoen aan EN 16931 biedt bedrijven en openbare instellingen aanzienlijke voordelen, zoals

• Grensoverschrijdende interoperabiliteit: Uniforme acceptatie in de hele EU minimaliseert formaatgeschillen en versnelt de afwikkeling van transacties.
• Procesautomatisering: Elimineert handmatige gegevensinvoer, beperkt typefouten en vermindert de administratieve overhead.
• Verbeterde gegevensintegriteit: Ingebouwde validatieregels en gestandaardiseerde belastingcodes bevorderen de nauwkeurigheid en verlagen het percentage afgewezen facturen.
• Schaalbare integratie: Een enkel semantisch model ondersteunt een snelle onboarding van nieuwe handelspartners en systemen.
• Versnelde betalingscycli: Straight-through processing verkort de goedkeuringstijd en verbetert de voorspelbaarheid van de cashflow.
• Zekerheid van regelgeving: Afstemming op EU-richtlijnen en nationale omzettingen beschermt bedrijven tegen boetes wegens niet-naleving.
• Versterkte commerciële geloofwaardigheid: Toont moderne, transparante bedrijfspraktijken aan klanten, leveranciers en financieringsinstellingen.
• Basis voor digitale transformatie: Zorgt voor een naadloze verbinding met ERP, boekhouding en toekomstige realtime rapportageframeworks.

EN 16931 vergeleken met andere e-factureringsstandaarden (wereldwijd perspectief)

EN 16931 is een belangrijke standaard voor e-facturatie in Europa, maar e-facturatie is een wereldwijde trend en er zijn nog andere standaarden en raamwerken. Hieronder volgt een eenvoudige vergelijking tussen EN 16931 en enkele belangrijke e-factureringsstandaarden of -modellen wereldwijd/

Belgisch wetgevend traject voor elektronische facturatie

Publieke sector (B2G): Door de omzetting van Richtlijn 2014/55/EU heeft België in 2019 verplicht gesteld dat alle facturen aan overheidsinstanties in het EN 16931-formaat worden opgemaakt en via de Mercurius-Peppol-infrastructuur worden gerouteerd.

Business-to-Business:

• Vanaf 1 januari 2026 moeten binnenlandse facturen die worden uitgewisseld tussen Belgische btw-plichtige entiteiten gestructureerde e-facturen zijn die voldoen aan EN 16931. Ongestructureerde pdf's zullen niet langer fiscaal geldige facturen zijn voor dergelijke transacties.
• De verplichting geldt in de beginfase niet voor grensoverschrijdende B2B- of B2C-transacties, noch voor niet-gevestigde belastingplichtigen.
• De overheid stimuleert de overstap door middel van adviesdiensten en financiële prikkels, met name voor mkb-bedrijven die migreren naar compliant platforms.

Conclusie

EN 16931 biedt een gemeenschappelijke standaard voor elektronisch factureren in heel Europa. Het scheidt bedrijfsinhoud van bestandsformaat en bevat strenge validatieregels, waardoor geautomatiseerde verwerking eenvoudiger wordt en het aantal fouten vermindert. In België laat de overstap van de publieke sector naar B2B e-facturatie een sterke digitale adoptie zien.