Facturation Électronique B2B, B2C et B2G en Belgique : Différences, Similarités et Conformité

La Belgique a instauré la facturation électronique obligatoire pour les transactions B2G (Business to Government) en mars 2024. Elle prévoit de mettre en œuvre la facturation électronique B2B (Business to Business) à partir de janvier 2026 pour respecter la réglementation sur la TVA numérique et optimiser le processus d'établissement des rapports. 

Grâce à la facturation électronique B2B, la Belgique joue un plus grand rôle dans la mise en conformité croissante des pays européens avec les règles de la TVA numérique. À l'inverse, la facturation électronique B2C (Business to Consumer) n'est pas affectée par ces mandats et conserve un statut facultatif. 

Dans ce guide, nous allons illustrer les différences, similitudes et conformités essentielles entre les systèmes de facturation électronique B2B, B2C et B2G en Belgique.

Qu'est-ce que la Facturation Électronique en Belgique ?

La facturation électronique belge se rapporte au processus structuré de délivrance, d'envoi et de réception des factures obligatoires par voie électronique. Ces dernières sont émises dans un format structuré conforme aux normes de l'UE en matière de facturation électronique. Par ailleurs, les factures au format PDF ne seront plus considérées comme valables et sont facultatives dans le cadre de la facturation électronique.

• Seule la facture au format électronique structuré Peppol-BIS est légalement acceptée. Les versions papier ou format PDF pourront être présentées, mais aucune validité électronique ne leur est attribuée en tant que facture.

Qu'Entend-on par Transactions B2B, B2C et B2G en Belgique ?

• Transaction B2B (Business to Business) : Il s'agit d'une transaction portant sur des biens ou des services à des fins commerciales, échangée entre deux entités commerciales enregistrées.
• Transaction B2C (Business to Consumer) : C'est une transaction qui consiste à vendre des biens ou des services d'une entreprise à un consommateur final. Ce type de transactions est généralement effectué pour un usage personnel ou une consommation finale.
• Transaction B2G (Business to Government) : On appelle transactions B2G les transactions effectuées entre les entités commerciales enregistrées et les entités publiques ou les organismes gouvernementaux.

Facturation Électronique B2B en Belgique

Ci-dessous les principales caractéristiques de la facturation électronique B2B en Belgique : 

Cadre Juridique

• Obligatoire pour toutes les transactions B2B à partir du 1er janvier 2026.
• La loi en vigueur est la loi belge sur la TVA, alignée sur la directive 2014/55/UE.

Portée

• S'applique aux opérations imposables en Belgique entre deux entreprises assujetties à la TVA.
• L'émetteur doit être un assujetti à la TVA établi en Belgique.
• Le client doit avoir un numéro de TVA belge ou être tenu de s'immatriculer à la TVA en Belgique.

Transactions Exonérées de l'Obligation :

• Entreprises en faillite.
• Entreprises opérant sous le régime de la TVA forfaitaire (article 56 du code de la TVA).
• Entreprises effectuant des opérations exonérées (article 44 du code de la TVA).
• Non-résidents n'ayant pas d'établissement permanent en Belgique.

Exigences Principales

• Format structuré : Peppol-BIS ou un format conforme à la norme EN 16931 pour l'émission de factures électroniques.
• Transmission : Les factures électroniques doivent être transmises via des Points d'Accès PEPPOL certifiés.
• Acceptation : Le client ne peut pas rejeter une facture électronique.

Pénalités en Cas de Non Conformité

• Pénalités proportionnelles : 200% de la TVA en cas de non émission ou de factures incorrectes.
• Pénalités non proportionnelles : De 50 à 5 000 euros en cas de non-respect des règles de facturation.

Bonnes Pratiques

• Passer à un logiciel de facturation électronique conforme bien avant l'échéance de 2026.
• Contrôler périodiquement les obligations en matière de TVA afin d'identifier les lacunes en matière de conformité.
• Assurer la formation du personnel aux nouveaux processus de facturation et aux exigences légales.

Facturation Électronique B2G en Belgique

Ci-dessous les principales caractéristiques de la facturation électronique B2G en Belgique : 

Cadre Juridique

• Obligatoire depuis novembre 2022, avec une mise en œuvre progressive basée sur la valeur des contrats.
• Novembre 2022 : Obligatoire pour les marchés publics supérieurs à 215 000 euros.
• Mai 2023 : Obligatoire pour les marchés égaux ou supérieurs à 30 000 euros.
• Novembre 2023 : Obligatoire pour les marchés inférieurs à 30 000 euros.
• Mars 2024 : Obligatoire pour tous les contrats avec les autorités publiques.
• Exemption : Les contrats inférieurs à 3 000 euros sont exclus de l'obligation.

Exigences Essentielles

• Format Structuré : Toutes les factures doivent être au format Peppol-BIS.
• Transmission : Les factures doivent être envoyées par l'intermédiaire de fournisseurs certifiés PEPPOL afin de garantir la conformité.

Pénalités en Cas de Non Conformité

• Pénalités proportionnelles : 200% de la TVA en cas de non émission ou de factures incorrectes.
• Pénalités non proportionnelles : De 50 à 5 000 euros en cas de non-respect des règles de facturation.

Bonnes Pratiques

• Recourir à des points d'accès certifiés PEPPOL pour sécuriser la transmission des factures électroniques.
• Actualiser régulièrement les processus en fonction de l'évolution des exigences gouvernementales.

Facturation Électronique B2C en Belgique

Ci-dessous les principales caractéristiques de la facturation électronique B2C en Belgique : 

Portée

• Non obligatoire pour le B2C ; les entreprises peuvent adopter l'émission de factures électroniques sur une base volontaire.

Considérations Essentielles

• Bien que ce ne soit pas une obligation légale, l'adoption de la facturation électronique pour les transactions B2C augmente l'efficacité opérationnelle.
• Elle permet également d'accroître l'adoption du numérique par les clients et, par conséquent, leur engagement et leur confiance.

Bonnes Pratiques

• Proposer des factures électroniques en option pour le confort des clients.
• Adopter le même format structuré (Peppol-BIS) pour assurer la cohérence de l'ensemble des opérations.

Similitudes et Différences dans la Facturation Électronique B2B, B2C et B2G en Belgique

Comment Fonctionne la Facturation Électronique dans le Cadre de PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ? 

• Elle standardise et facilite l'échange transfrontalier et multiplateforme de factures électroniques et assure une communication transparente entre les pays et les prestataires de services.
• Elle repose sur un réseau de distribution qui exploite des points d'accès et des fournisseurs certifiés pour l'échange sécurisé de factures. 
• Elle a développé le « 4-Corner Model », qui relie : 

C1 : Le prestataire 

C2 : Le fournisseur de services d'e-facturation du prestataire

C3 : Le fournisseur de services d'e-facturation du client

C4 : Le client

• Les Points d'Accès permettent la communication entre C2 et C3 pour une livraison sécurisée des factures. 
• Ce cadre facilite la facturation tout en garantissant la normalisation et la conformité juridique.

Conclusion

La facturation électronique obligatoire pour les secteurs B2B et B2G a pour objectif d'améliorer la position de la Belgique en matière de conformité numérique à la TVA au sein des pays européens. Le mandat marque un tournant décisif dans la manière dont la facturation est gérée par les entreprises et les entités publiques, les factures électroniques structurées devenant la norme légale.

Alors que les transactions B2C restent pour l'instant en dehors du champ d'application de la facturation électronique, les entreprises devraient adopter les meilleures pratiques pour préparer leurs opérations à l'avenir et assurer une conformité parfaite avec les règlements relatifs à la facturation et à la TVA.