Facturation Électronique Structurée en Belgique : Pré-Requis, Formats et Conformité

À partir du 1er janvier 2026, la Belgique exigera que toutes les factures interentreprises soient envoyées sous forme de factures électroniques structurées. Dans le cadre du mandat de facturation électronique de la Belgique, les entreprises belges doivent émettre, recevoir et stocker des factures dans un format lisible par une machine. Finies les factures papier ou PDF pour les ventes interentreprises nationales.

L'épine dorsale du système belge est le cadre Peppol et l'utilisation de la norme EN 16931. Une facture électronique structurée en Belgique est une facture UBL XML lisible par machine, conforme aux normes EN 16931 et Peppol BIS 3.0, utilisée pour les transactions B2B.

Qu'est-ce que l’E-Facturation ?

La facturation électronique est la création, l'échange et le stockage de factures dans un format numérique que les logiciels peuvent lire automatiquement. Contrairement aux PDF ou aux factures papier, qui ne sont que des images ou du texte, les factures électroniques utilisent des formats de données normalisés. Cela permet aux systèmes comptables de traiter les factures instantanément, sans saisie manuelle.

Une e-facture structurée est une facture émise dans un format spécifique, standardisé et lisible par une machine. En Belgique, cela signifie l'utilisation de fichiers UBL XML construits selon la norme européenne EN 16931, livrés par le réseau Peppol. Chaque point de données (acheteur, vendeur, numéro de TVA, montants et dates) dispose de son propre champ dans la structure XML, ce qui facilite l'extraction et le traitement automatique des données par les logiciels de comptabilité.

• Pas de PDF ou d’image : Les e-factures structurées ne sont pas des documents lisibles par l'Homme comme les PDF. Il s'agit plutôt de fichiers de données conçus pour des systèmes et non pour des personnes.
• Traitement automatisé : Le format permet un échange direct entre systèmes, ce qui accélère l'approbation des factures et réduit les erreurs.
• Obligation légale : À partir de 2026, seules les factures électroniques structurées seront acceptées pour les transactions B2B (business-to-business) entre entités immatriculées à la TVA en Belgique.
• Norme de conformité : Les factures électroniques structurées en Belgique doivent respecter la spécification Peppol BIS 3.0 et être conformes à la norme EN 16931, le modèle commun de données pour les factures électroniques de l'UE.

Principaaux Pré-Requis en Matière d’E-Facturation Structurée en Belgique

La loi belge de 2026 sur la facturation électronique fixe des règles techniques, juridiques et opérationnelles strictes pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Voici quelques-unes de ces règles :

1. Format Structuré Obligatoire: 

Toutes les factures nationales B2B doivent être émises sous forme de factures électroniques structurées, c'est-à-dire sous forme de fichiers XML UBL Peppol BIS 3.0. 

2. Utilisation du Réseau Peppol:

Le réseau Peppol relie les entreprises et leurs fournisseurs de services (Points d’Accès).

3. Possibilité de Recevoir des Factures Électroniques: 

Toute entreprise assujettie à la TVA doit également être en mesure de recevoir des factures électroniques structurées par l'intermédiaire de son Point d’Accès. 

4. Contenu et Données Complets: 

Les factures doivent contenir toutes les informations obligatoires relatives à la TVA :

• les coordonnées légales et les numéros de TVA du fournisseur et de l'acheteur
• le numéro et la date de la facture
• la description des articles, les quantités et les prix
• les montants imposables, taux de TVA et totaux
• les conditions et instructions de paiement.

5. Rapidité et Potentiel en Temps Réel: 

Les factures électroniques doivent être émises rapidement, conformément à la loi sur la TVA (après la livraison). 

6. Archivage et Intégrité: 

Les entreprises doivent conserver les factures électroniques structurées dans leur format d'origine pendant au moins 7 ans. 

7. Correction et Notes de Crédit: 

Si des corrections sont nécessaires, les notes de crédit ou les corrections doivent également être envoyées sous forme de factures électroniques structurées par l'intermédiaire de Peppol.

Formats et Normes Acceptés pour les Factures Électroniques Structurées en Belgique

La loi belge sur la facturation électronique exige que les factures soient dans un format structuré et lisible par machine pour une automatisation et une conformité totales. Voici les formats acceptés :

• Norme principale : Peppol BIS Billing 3.0 UBL XML (conforme à la norme EN 16931)
• Alternative (uniquement par accord mutuel) : Autres formats conformes à la norme EN 16931 (tels que EDIFACT INVOIC ou Factur-X/ZUGFeRD hybrid XML+PDF), si les deux parties l'acceptent et si toutes les données légales sont présentes.

Etapes pour générer une facture électronique structurée

Voici comment les entreprises belges peuvent générer une facture électronique structurée

Etape 1: Intégration de PGI avec le Point d’Accès Peppol

Connectez votre PGI ou votre logiciel de comptabilité avec un Point d’Accès (PA) Peppol certifié. De nombreux PGI de premier plan disposent de modules d'intégration ou de connecteurs Peppol intégrés.

Etape 2: Préparation des Données de la Facture

Saisissez tous les détails de la facture dans votre PGI. Le système utilisera ces champs de données pour construire la facture électronique structurée (UBL XML) conformément à la norme EN 16931.

Etape 3: Validation et Enrichissement des Données

Avant l'envoi, le PA valide la facture pour détecter les erreurs de format, les champs manquants et la conformité aux règles belges. Certains PA proposent un enrichissement des données qui corrige automatiquement les problèmes les plus courants.

Etape 4: Formatage et Transmission

L’e-facture validée est formatée selon la spécification Peppol BIS 3.0 UBL XML. Le PA transmet la facture en toute sécurité sur le réseau Peppol au PA du destinataire, en utilisant son identifiant Peppol (généralement basé sur le numéro de TVA).

Etape 5: Accusé de Réception et Réception

Le PA du destinataire transmet la facture à son système. Des mises à jour de statut et des confirmations de livraison sont fournies, permettant à l'expéditeur et au destinataire de suivre la facture de bout en bout.

Etape 6: Archivage

Stockez le fichier XML structuré de la facture électronique dans vos archives numériques, avec des contrôles d'accès et des sauvegardes. Assurez-vous de pouvoir le reproduire et l'afficher à des fins d'audit ou à des fins juridiques.

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ClearTax propose une solution Peppol Access Point éprouvée et certifiée, entièrement conforme aux réglementations belge et européenne.

• Prêt pour Peppol : ClearTax est un Point d’Accès Peppol officiellement certifié, garantissant un échange de factures transparent et sécurisé.
• Conformité aux Normes EN 16931 et Peppol BIS 3.0 : Toutes les factures électroniques générées sont conformes aux normes belges obligatoires, avec validation intégrée des données.
• Intégration au PGI : ClearTax s'intègre aux principaux systèmes PGI et comptables, automatisant ainsi la création et la transmission des factures.
• Simplicité d'Installation : Formation rapide, tableaux de bord conviviaux et assistance d'experts pour la transition et la formation.
• À l'Épreuve du Temps : Prêt pour le mandat belge de facturation électronique de 2026, l'e-déclaration de 2028 et l'évolution des exigences de conformité de l'UE.
• Fiabilité : Temps de fonctionnement élevé, sécurité des données solide et assistance pour la gestion des exceptions ou des imprévus.

Conclusion

Toutes les entreprises immatriculées à la TVA en Belgique doivent émettre, recevoir et archiver leurs factures sous forme de fichiers de données lisibles par machine à partir de 2026. Seuls les formats conformes à la norme EN 16931 sont acceptés ; les PDF et les images scannées ne sont plus valables pour le B2B. L'objectif est de normaliser et d'automatiser la facturation, afin de garantir un traitement plus rapide et plus précis, ainsi que la conformité aux normes de l'UE.

L'épine dorsale de la conformité en Belgique est l'utilisation des fichiers XML BIS 3.0 UBL de Peppol, entièrement alignés sur la norme EN 16931 et transmis par le réseau Peppol. Les entreprises doivent mettre à jour leurs systèmes PGI, valider le contenu des factures et s'assurer qu'elles peuvent envoyer et recevoir des factures électroniques structurées via des Points d’Accès certifiés. ClearTax propose des plates-formes certifiées, prêtes pour Peppol, qui simplifient l'intégration, la validation et l'échange sécurisé de factures électroniques.