Qu'est-ce que Peppol BIS Billing 3.0 : Caractéristiques, Format, Exemple, Avantages

L'e-facturation est imposée dans toute l'Europe, en application de mandats légaux et en raison des nombreux avantages qu'elle offre en termes de réduction de l'écart de TVA et d'économies de coûts. En Belgique même, la facturation électronique est dictée par les exigences de l'Union européenne et les initiatives nationales de modernisation des factures, de réduction de la fraude et de rationalisation de la déclaration de la TVA. 

Peppol BIS Billing 3.0, le format standard utilisé par la Belgique pour les factures électroniques dans les marchés publics et bientôt dans les transactions interentreprises, est un élément clé de la facturation électronique en Belgique. 

Dans ce blog, nous allons expliquer Peppol BIS Billing 3.0, comment il fonctionne dans l'écosystème de la facturation électronique, la structure d'une facture Peppol BIS et les avantages qu'elle présente pour les entreprises.

Les Mandats de l'UE et la Démarche Belge de l'E-Facturation

En 2014, l'UE a promulgué une directive exigeant que les organismes du secteur public des États membres acceptent les factures électroniques qui respectent une norme européenne commune. Cette mesure a conduit à la création de la norme européenne EN 16931, qui définit le modèle de données sémantique des éléments essentiels d'une facture électronique.

Pour simplifier, l'EN 16931 fixe les informations qu'une facture doit contenir (comme les coordonnées du fournisseur, les montants de TVA, etc.) et comment elle doit être structurée pour être cohérente.

La Belgique a implémenté cette norme en utilisant le format Peppol BIS Billing 3.0, qui correspond à la norme EN 16931 et répond aux exigences de la norme de l'UE. À compter d'avril 2019, toutes les autorités publiques belges pourront recevoir des factures électroniques répondant à la norme européenne, et l'utilisation de la facturation électronique est devenue obligatoire pour les fournisseurs dans le cadre des marchés publics.

Si vous travaillez avec des organismes publics en Belgique, vous pourrez envoyer des factures par courriel dans le format spécifié. Désormais, la Belgique étend la facturation électronique au secteur B2B : selon une loi adoptée en février 2024, à partir du 1er janvier 2026, toutes les factures B2B entre entreprises belges immatriculées à la TVA devront être électroniques, principalement via le réseau Peppol, en utilisant le format Peppol BIS 3.0.

Qu'est-ce que Peppol BIS Billing 3.0 ?

Peppol BIS Billing 3.0 s'inscrit dans le cadre de Peppol, un format européen standardisé pour les factures électroniques et les notes de crédit. Ce format fixe les informations qu'une facture électronique doit contenir et la manière dont elle doit être structurée, afin que différents systèmes d'information commerciale soient en mesure de la traiter automatiquement, sans intervention humaine et quel que soit le logiciel utilisé.

Peppol BIS signifie :

• Peppol – Pan-European Public Procurement Online (Marchés publics paneuropéens en ligne en français)
• BIS – Business Interoperability Specification (Spécification d'interopérabilité commerciale en français)
• Billing 3.0 – Désigne la version du format de la facture électronique utilisée.

Points Forts de Peppol BIS Billing 3.0 :

• Repose sur la norme européenne EN 16931, qui garantit la présence de toutes les données nécessaires à la facturation (informations sur le fournisseur, détails de la TVA, totaux, etc.
• Conçu en utilisant UBL 2.1 (Universal Business Language, langage commercial universel) - une structure XML reconnue mondialement pour les documents commerciaux électroniques.
• Conçu pour garantir l'interopérabilité entre les entreprises, les systèmes logiciels et les pays.

Ce qui le Distingue ?

Peppol BIS Billing 3.0 n'est pas un format de facture comme les autres, c'est ce que l'on appelle un CIUS :

• CIUS est l'acronyme de Core Invoice Usage Specification.
• Il s'agit d'une version personnalisée de la norme EN 16931 qui prévoit certaines règles ou restrictions commerciales pour des cas d'utilisation ou des régions spécifiques.

Voyez les choses de la manière suivante :

• La norme EN 16931 fixe l'ensemble des champs et des structures possibles d'une facture.
• CIUS (comme Peppol BIS 3.0) choisit les éléments les plus pertinents de cette norme et ajoute des règles spécifiques pour rationaliser la mise en œuvre dans le monde réel.

Pourquoi la Belgique Utilise-t-elle Peppol BIS 3.0 ?

• Format Universel : Peppol BIS 3.0 est prévu pour une utilisation étendue et transfrontalière, ce qui en fait un outil idéal pour les transactions nationales et internationales.
• Aucun CIUS Local Nécessaire : La Belgique a choisi d'adopter Peppol BIS 3.0 sans ajouter de version nationale distincte. Ce choix simplifie l'adoption et garantit une compatibilité maximale avec les partenaires européens.

En Termes Simples, Peppol BIS 3.0 fait office de règlement structuré pour les factures électroniques, assurant la cohérence, la préparation à l'automatisation et la conformité légale. La plupart des logiciels de facturation ou de comptabilité modernes en Belgique prennent en charge ce format, de sorte que les entreprises n'ont pas besoin de gérer les aspects techniques. Dès qu'elles sont configurées, les factures circulent sans problème entre les systèmes, avec moins d'erreurs et un traitement plus rapide.

Comment Peppol BIS 3.0 Intervient dans l'Écosystème de l'E-Facturation ?

Peppol BIS Billing 3.0 représente bien plus qu'un simple format de fichier : il appartient à un écosystème beaucoup plus vaste qui autorise l'échange transparent et automatisé de factures électroniques entre les entreprises et les administrations.

Au cœur de ce système se trouve le réseau Peppol, une infrastructure mondiale standardisée pour l'échange de documents électroniques tels que les factures. On pourrait considérer Peppol comme un système postal universel pour les factures électroniques. Une fois connecté, vous pourrez envoyer des factures à n'importe qui d'autre sur le réseau ou en recevoir, quel que soit le logiciel ou le fournisseur de services qu'il utilise.

Le Modèle « 4-Corner »

Peppol opère selon un modèle appelé « Four Corner Model », qui inclut les éléments suivants

1. Prestataire (Corner 1) : L'entreprise qui crée la facture.
2. Point d'accès du Prestataire (Corner 2) : Le prestataire de services qui soumet la facture au réseau Peppol.
3. Point d'Accès de l'Acheteur (Corner 3) : Le prestataire de services qui reçoit la facture au nom de l'acheteur.
4. Acheteur (Corner 4) : L'entreprise ou l'administration qui reçoit et traite la facture.

Voilà comment ça marche en pratique :

• Le prestataire établit une facture au format Peppol BIS 3.0.
• Cette facture est remise au Point d'Accès Peppol de son choix, un peu comme on remet une lettre à la poste.
• Le Point d'Accès recherche les coordonnées de l'acheteur (généralement par le biais de la TVA ou du numéro d'entreprise) et transmet la facture au Point d'Accès de l'acheteur.
• Le Point d'Accès de l'acheteur délivre la facture dans son système de comptabilité - tout comme le courrier distribué à la porte du destinataire.
• Tous les Access Points respectent les normes mondiales de Peppol, ce qui assure l'acheminement et le traitement des documents de manière cohérente et sécurisée.

Pourquoi Peppol BIS Billing est Important ?

• Pas besoin d'intégrations personnalisées : Les entreprises pourront utiliser leur fournisseur préféré certifié par Peppol sans se soucier de la compatibilité de leur système.
• Totalement interopérable : Peu importe que vous utilisiez un petit outil de facturation ou un grand ERP, tant qu'il est compatible avec Peppol, tout fonctionne ensemble.
• Communication B2B et B2G fluide : La même infrastructure fonctionne pour la facturation du secteur public (B2G) et les échanges interentreprises (B2B).

Principales Règles et Caractéristiques de Peppol BIS 3.0 (Simplifié)

Si Peppol BIS Billing 3.0 a été adopté en Belgique, c'est notamment grâce aux règles claires qu'il établit sur ce qu'une facture doit contenir et sur la manière de représenter ces informations. Les factures deviennent ainsi lisibles à la machine et sans ambiguïté, ce qui est essentiel pour l'automatisation. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de quelques règles et spécifications clés de BIS 3.0 en langage courant.

Structure et Format Peppol BIS 3.0

Les factures de Peppol BIS 3.0 sont organisées de manière à favoriser l'automatisation, la conformité et l'interopérabilité. Même si les utilisateurs ne voient généralement pas la présentation technique, ce format normalisé assure que les factures sont complètes, correctement acheminées et facilement traitées par les systèmes des destinataires, sans intervention manuelle.

Ce format se présente sous la forme d'un formulaire numérique dont les différentes sections reflètent celles d'une facture traditionnelle, mais avec un ordre et un étiquetage rigides que les ordinateurs sont en droit d'attendre. 

Vous trouverez ci-dessous une description détaillée du format de facturation de Peppol BIS :

Exemple : À Quoi Ressemble une Facture dans Peppol BIS Billing 3.0 ?

Pour illustrer notre propos, prenons un exemple simple (en langage clair) de ce que pourrait contenir une facture sous ce format, afin de le rendre plus concret. Supposons qu'ABC Manufacturing NV est une société belge (TVA : BE1234567890) qui a vendu des marchandises à XYZ Distribution BVBA (TVA : BE0987654321). ABC délivre une facture pour une commande de chaises de bureau. 

Voilà ce que les parties clés de cette facture incluraient dans la structure Peppol BIS 3.0 :

• Numéro et Date de la Facture : La facture numéro INV-2025-00045 a été émise le 2025-05-10. Elle est marquée comme une facture (par opposition à une note de crédit ou à un autre type de document).
• Détails du Fournisseur : ABC Manufacturing NV, Adresse : 123 Industrial Lane, 1000 Bruxelles, BE. TVA : BE1234567890. (Ceci se trouve dans la section « AccountingSupplierParty » du modèle de données, avec BE1234567890 comme identifiant pour ABC).
• Détails de l'Acheteur : XYZ Distribution BVBA, adresse : 789 Market Street, 2000 Anvers, BE. TVA : BE0987654321. (Sous « AccountingCustomerParty » dans les données, avec BE0987654321 comme identifiant de XYZ).
• Éléments à Facturer : Admettons que la commande concerne 10 chaises de bureau à 50 € l'unité.

Élément (Ligne) 1: Produit : Chaise de bureau pivotante, Quantité : 10 unités, Prix à l’unité: 50,00 €, Montant net de la ligne : 500,00 €. TVA : 21% de taux normal, donc montant de la TVA pour cette ligne : 105,00 €. (La ligne comporte également un numéro d'identification comme "1" et peut inclure un code d'article ou un numéro de pièce si ABC en utilise un pour les chaises).

• Totaux Récapitulatifs : Sous-total (net) = 500,00 €. Comme tous les articles sont taxés à 21 %, le total des taxes = 105,00 €. Total général = 605,00 €. La section de ventilation des taxes devrait clairement indiquer : « 500,00 € pour 21 % de TVA => 105,00 € de taxes ».
• Informations sur le paiement : Compte bancaire : BE45 6703 synchronisation ? En fait, n'incluons pas quelque chose d'incohérent - je mettrais simplement "Bank : BE..., BIC : ..., Paiement sous 30 jours (2025-06-09)". Donc :
  • Conditions de paiement : à 30 jours (date d'échéance : 2025-06-09). Paiement à l'IBAN BE12 3456 7890 1234, BIC ABCDBEBB. (Ces détails permettent à XYZ de savoir où et quand payer. Dans le fichier BIS, l'IBAN se trouve dans la section des moyens de paiement avec le code pour le transfert bancaire).
• Références : Si cette facture a été établie en fonction du devis d'ABC ou du bon de commande de XYZ, cette référence peut être mentionnée. Ainsi, par exemple, « Réf. Commande : PO-2025-77 ». (Dans le fichier XML, des champs sont prévus pour la Référence de la Commande, etc., afin d'aider l'acheteur à faire correspondre la facture à son bon de commande interne ou à son contrat).

Explanation

Toutes ces informations seront incorporées dans la structure XML de Peppol BIS 3.0 dans les emplacements appropriés. Le destinataire final (le logiciel financier de XYZ ou, s'il s'agit du gouvernement, son système connecté à Mercurius) traitera le fichier et l'affichera ou l'enregistrera comme il se doit. 

Dans le cas d'une personne, ces données peuvent être présentées dans un format lisible (Mercurius, par exemple, peut générer une vue PDF du XML si nécessaire, de sorte que les personnes puissent consulter les factures sans avoir besoin de voir le XML brut). 

Cependant, l'essentiel réside dans le fait que les données sont présentes de manière cohérente. Ainsi, lorsque ABC envoie la facture via le réseau Peppol, le système utilise la TVA de XYZ (BE0987654321) pour la transmettre au point d'accès de XYZ (ou à Mercurius s'il s'agit d'une entité publique). Après avoir reçu les données, le système de XYZ peut automatiquement, par exemple, vérifier la facture de 605,00 euros par rapport à un rapport de réception ou simplement comptabiliser la dépense et la TVA. Ainsi, le processus devient plus rapide et moins sujet aux erreurs que l'envoi d'un PDF par mail et la ressaisie des chiffres par quelqu'un d'autre.

Les Avantages de Peppol BIS 3.0 

En adoptant Peppol BIS Billing 3.0, vous simplifiez la facturation, améliorez l'efficacité et garantissez la conformité. Cette solution offre des avantages concrets aux entreprises et aux entités du secteur public :

• Efficacité et Diminution des Coûts : Les documents facturés sont directement intégrés dans les systèmes financiers sans avoir à être saisis à nouveau manuellement. Grâce à l'automatisation, la main-d'œuvre, le temps de traitement et les erreurs sont réduits, ce qui permet de diminuer les coûts et d'accélérer les paiements.
• Conformité et Auditabilité : Avec la validation intégrée et les champs normalisés, les factures sont conformes aux exigences de la Belgique et de l'Union européenne. Grâce aux pistes d'audit numériques et au suivi de l'état d'avancement, la transparence est renforcée et la résolution des litiges est facilitée.
• Interopérabilité : Un seul format standardisé permet à tous les systèmes d'échanger des factures de manière transparente. Il suffit aux entreprises de mettre en œuvre la facturation électronique pour se connecter à n'importe quel partenaire conforme à Peppol dans toute l'Europe.
• Réduction de la Fraude à la TVA : Les informations structurées et en temps réel améliorent la visibilité des transactions pour les autorités fiscales. Elles permettent d'améliorer la collecte de la TVA et peuvent, à terme, réduire d'autres charges liées à l'établissement de rapports.
• Paiements Plus Rapides : La livraison immédiate via le réseau Peppol raccourcit les cycles de facturation. Avec des flux de réception et d'approbation automatisés, les prestataires sont payés plus rapidement, ce qui améliore les flux de trésorerie.
• Moins d'Erreurs et de Litiges :  Les formats standardisés et les validations détectent rapidement les erreurs. En alignant mieux les factures sur les bons de commande et les reçus, on réduit les incohérences et les corrections manuelles.
• Intégration des Processus et Visualisation des Données : Les factures numériques peuvent être facilement intégrées aux systèmes d'approvisionnement, d'inventaire et de comptabilité. Cette intégration permet d'automatiser les flux de travail et d'améliorer les rapports et les analyses.

Conclusion

Peppol BIS Billing 3.0 peut paraître technique de prime abord, mais le rôle qu'il joue dans la facturation électronique en Belgique est essentiellement une question de simplification et de normalisation. Aux yeux des professionnels de la finance et des chefs d'entreprise, les factures peuvent être émises et reçues dans un format immédiatement prêt à être traité : pas d'impression, pas de saisie de données, et moins d'erreurs. 

Dès 2026, l'envoi d'une facture à une autre entreprise belge deviendra probablement aussi simple que ce que les grands fournisseurs pratiquent déjà avec leurs clients gouvernementaux : vous l'enverrez par voie électronique via Peppol dans le format BIS 3.0, et vous pourrez savoir qu'elle a été livrée et qu'elle est prête à être payée.