Gestructureerde e-facturatie in België: Vereisten, formaten en naleving

Vanaf 1 januari 2026 verplicht België dat alle business-to-business (B2B) facturen als gestructureerde elektronische facturen worden verzonden. Volgens deze Belgische verplichting voor e-facturatie moeten Belgische bedrijven hun facturen voor binnenlandse B2B-verkopen opstellen, ontvangen en bewaren in een machineleesbaar formaat. Papieren facturen of pdf's zijn dan niet langer toegestaan.

De ruggengraat van het Belgische systeem is het Peppol-netwerk en het gebruik van de EN 16931-norm. Een gestructureerde e-factuur in België is een machineleesbare UBL XML-factuur die voldoet aan de normen EN 16931 en Peppol BIS 3.0, en die wordt gebruikt voor B2B-transacties.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie is het aanmaken, uitwisselen en bewaren van facturen in een digitaal formaat dat software automatisch kan lezen. In tegenstelling tot pdf's of papieren facturen, die slechts afbeeldingen of tekst zijn, maken elektronische facturen gebruik van gestandaardiseerde dataformaten. Hierdoor kunnen boekhoudsystemen facturen onmiddellijk verwerken, zonder handmatige invoer.

Een gestructureerde e-factuur is een factuur die is opgesteld in een specifiek, gestandaardiseerd en machineleesbaar formaat. In België betekent dit het gebruik van UBL XML-bestanden die zijn opgebouwd volgens de Europese EN 16931-norm en worden afgeleverd via het Peppol-netwerk. Elk datagegeven, zoals de koper, verkoper, het btw-nummer, bedragen en datums, heeft een eigen veld in de XML-structuur. Dit maakt het voor boekhoudsoftware eenvoudig om de gegevens automatisch te extraheren en te verwerken.

• Geen pdf of afbeelding: Gestructureerde e-facturen zijn geen voor mensen leesbare documenten zoals pdf's. Het zijn databestanden die ontworpen zijn voor systemen, niet voor mensen.
• Geautomatiseerde verwerking: Het formaat maakt een directe uitwisseling van systeem tot systeem mogelijk, wat de goedkeuring van facturen versnelt en het aantal fouten vermindert.
• Wettelijk verplicht: Vanaf 2026 worden enkel nog gestructureerde e-facturen aanvaard voor B2B-transacties tussen btw-plichtige entiteiten in België.
• De vereiste standaard: Gestructureerde e-facturen in België moeten de Peppol BIS 3.0-specificatie volgen en voldoen aan EN 16931, het gemeenschappelijke datamodel voor e-facturen van de EU.

Belangrijkste vereisten voor gestructureerde e-facturatie in België

De Belgische wetgeving rond e-facturatie vanaf 2026 legt strikte technische, wettelijke en operationele regels op voor elke btw-plichtige onderneming. Hier zijn enkele van de belangrijkste vereisten:

1. Verplicht gestructureerd formaat: 

Alle binnenlandse B2B-facturen moeten worden uitgereikt als gestructureerde elektronische facturen, met name Peppol BIS 3.0 UBL XML-bestanden.

2. Gebruik van het Peppol-netwerk: 

Het Peppol-netwerk verbindt bedrijven en hun dienstverleners (Access Points).

3. E-facturen kunnen ontvangen: 

Elke btw-plichtige onderneming moet ook in staat zijn om gestructureerde e-facturen te ontvangen via haar Access Point.

4. Volledige inhoud en gegevens: 

Facturen moeten alle verplichte btw-informatie bevatten:

• Juridische gegevens en btw-nummers van leverancier en koper
• Factuurnummer en -datum
• Omschrijving van artikelen, hoeveelheden, prijzen
• Belastbare bedragen, btw-tarieven en totalen
• Betalingsvoorwaarden en -instructies

5. Tijdigheid en potentieel voor realtime verwerking: 

E-facturen moeten tijdig worden uitgereikt, conform de btw-wetgeving (na de levering).

6. Bewaring en integriteit: 

Bedrijven moeten gestructureerde e-facturen in hun oorspronkelijke formaat bewaren gedurende minstens 7 jaar.

7. Correcties en creditnota's: 

Indien correcties nodig zijn, moeten ook creditnota's of correctiedocumenten als gestructureerde e-facturen via Peppol worden verzonden.

Aanvaarde formaten en standaarden voor gestructureerde e-facturen in België

De Belgische wetgeving vereist dat facturen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat worden opgesteld voor volledige automatisering en naleving. Hier zijn de aanvaarde formaten:

• Hoofdstandaard: Peppol BIS Billing 3.0 UBL XML (conform EN 16931)
• Alternatief (enkel na wederzijds akkoord): Andere formaten die conform EN 16931 zijn (zoals EDIFACT INVOIC of het hybride XML+PDF-formaat Factur-X/ZUGFeRD), indien beide partijen hiermee instemmen en alle wettelijke gegevens aanwezig zijn.

Stappen om een gestructureerde e-factuur aan te maken

Zo kunnen Belgische bedrijven een gestructureerde e-factuur genereren:

1. ERP-integratie met een Peppol Access Point

Verbind uw ERP- of boekhoudsoftware met een gecertificeerd Peppol Access Point (AP). Veel toonaangevende ERP's hebben ingebouwde Peppol-integratiemodules of -connectoren.

2. Voorbereiding van factuurgegevens

Voer alle vereiste factuurgegevens in uw ERP-systeem in. Het systeem zal deze gegevens gebruiken om de gestructureerde e-factuur (UBL XML) op te bouwen volgens de EN 16931-norm.

3. Gegevensvalidatie en -verrijking

Voordat de factuur wordt verzonden, valideert het Access Point de factuur op formaatfouten, ontbrekende velden en conformiteit met de Belgische regels. Sommige AP's bieden dataverrijking aan, waarbij veelvoorkomende problemen automatisch worden gecorrigeerd.

4. Formattering en verzending

De gevalideerde e-factuur wordt geformatteerd naar de Peppol BIS 3.0 UBL XML-specificatie. Het AP verzendt de factuur veilig over het Peppol-netwerk naar het AP van de ontvanger, met behulp van diens Peppol ID (meestal gebaseerd op het btw-nummer).

5. Bevestiging en ontvangst

Het AP van de ontvanger levert de factuur af aan diens systeem. Er worden statusupdates en afleveringsbevestigingen verstrekt, zodat zowel de afzender als de ontvanger de factuur end-to-end kunnen volgen.

6. Bewaring

Bewaar de gestructureerde XML-factuur in uw digitale archief, met toegangscontrole en back-up. Zorg ervoor dat u deze kunt reproduceren en weergeven voor audits of juridische doeleinden.

Waarom kiezen voor ClearTax voor de aanmaak van conforme e-facturen?

ClearTax biedt een bewezen, gecertificeerde Peppol Access Point-oplossing die volledig voldoet aan de Belgische en EU-regelgeving.

• Klaar voor Peppol: ClearTax is een officieel gecertificeerd Peppol Access Point, wat een naadloze en veilige uitwisseling van facturen garandeert.
• Conform EN 16931 & Peppol BIS 3.0: Alle gegenereerde e-facturen voldoen aan de verplichte Belgische normen, met ingebouwde gegevensvalidatie.
• ERP-integratie: ClearTax ondersteunt integratie met toonaangevende ERP- en boekhoudsystemen, waardoor de aanmaak en verzending van facturen wordt geautomatiseerd.
• Eenvoudige installatie: Snelle onboarding, gebruiksvriendelijke dashboards en deskundige ondersteuning bij de overstap en training.
• Toekomstbestendig: Klaar voor de Belgische verplichting voor e-facturatie in 2026, de e-rapportering in 2028 en de evoluerende EU-vereisten.
• Betrouwbaarheid: Hoge uptime, robuuste gegevensbeveiliging en ondersteuning voor het beheer van uitzonderingen of onvoorziene omstandigheden.

Conclusie

Vanaf 2026 moet elke btw-plichtige onderneming in België facturen uitreiken, ontvangen en bewaren als machineleesbare databestanden. Enkel formaten die conform EN 16931 zijn, worden aanvaard; pdf's en gescande afbeeldingen zijn niet langer geldig voor B2B-transacties. Het doel is om de facturatie te standaardiseren en te automatiseren, wat zorgt voor een snellere, nauwkeurigere verwerking en naleving van de EU-normen.

De kern van de naleving in België is het gebruik van Peppol BIS 3.0 UBL XML-bestanden, die volledig zijn afgestemd op de EN 16931-norm en worden verzonden via het Peppol-netwerk. Bedrijven moeten hun ERP-systemen upgraden, de inhoud van hun facturen valideren en ervoor zorgen dat ze zowel gestructureerde e-facturen kunnen verzenden als ontvangen via gecertificeerde Access Points. ClearTax biedt een gecertificeerd, Peppol-compatibel platform dat de integratie, validatie en veilige uitwisseling van e-facturen vereenvoudigt.