Différences Entre une Facture Électronique et une Facture au Format PDF

La différence la plus importante entre une facture PDF et une e-facture tient dans la structure, de la fonctionnalité et de la conformité. Une facture PDF est une image électronique de la facture papier, tandis qu'une facture électronique est un fichier de données informatiques pouvant être traité automatiquement par les systèmes comptables.

La législation européenne imposant de plus en plus de formes lisibles par machine pour l'audit et le contrôle fiscaux, il est essentiel pour les entreprises qui doivent rester conformes et à jour de connaître la différence entre une facture électronique et une facture au format PDF. 

Qu'est-ce qu'une Facture Électronique ?

Une e-facture structurée est une facture électronique créée, émise et traitée de manière lisible par une machine, sur la base d'une norme convenue d'un commun accord (par exemple, XML, UBL, Peppol BIS), par opposition aux PDF ou aux factures papier qui sont scannées et lisibles par l'homme. Les factures électroniques structurées permettent de traiter une facture de bout en bout, car les informations sont lisibles par une machine et ne nécessitent aucune intervention humaine. 

Les factures électroniques structurées comportent des champs standard pour les données telles que le numéro de la facture, le montant de la TVA, la date d'échéance du paiement et les données relatives à l'acheteur et au vendeur, qui sont encodées dans un format pouvant être exécuté pour être lu directement par les PGI et systèmes comptables. Elles sont précises, traitées plus rapidement et faciles à mettre en conformité avec d'autres exigences réglementaires et légales telles que la déclaration et l'archivage électroniques.

Les factures électroniques structurées sont déjà une condition préalable au commerce B2G dans la plupart des pays de l'UE, et la viabilité future du modèle ViDA dépend des factures électroniques structurées. En plus d'assurer la pérennité de vos processus commerciaux, elles sont nécessaires pour les échanges transfrontaliers et la déclaration de la TVA en temps réel dans l'UE.

Qu'est-ce qu'une Facture PDF ?

Une facture PDF est un document électronique qui est une copie informatique d'une facture papier et qui est généralement généré à partir d'un traitement de texte ou d'une application comptable. Bien qu'elle puisse être envoyée et reçue par voie électronique et qu'il s'agisse d'un document en lecture seule, elle ne comporte aucun élément lisible par une machine et peut généralement être envoyée et traitée sans l'utilisation d'un logiciel de saisie manuelle et de reconnaissance optique de caractères par le système fiscal ou comptable.

Contrairement aux factures électroniques, une facture PDF ne peut pas être considérée comme une e-facture formelle au sens de la législation européenne, car elle ne comporte pas de champs de données intégrés à des fins de vérification et d'interopérabilité. Pour cette raison, et conformément aux exigences réglementaires probables, les factures PDF ne peuvent pas être utilisées comme factures électroniques.

Qu'est-ce qu'une Facture Papier ?

Une facture papier est un document physique au format papier qui est envoyé manuellement par un vendeur à un acheteur avec les détails imprimés des biens ou services commandés, y compris la quantité et les conditions de paiement. Les factures papier doivent être traitées manuellement, stockées et archivées, ce qui présente un risque d'erreur humaine, de perte et de retard administratif. 

Bien qu'elle soit toujours acceptable comme preuve devant un tribunal, l'utilisation de factures papier est moins efficace, moins automatisée et moins traçable que l'utilisation d'une facture électronique. Alors que les gouvernements et les entreprises s'orientent vers une facturation numérique organisée, nous assistons non seulement à l'adoption rapide de systèmes de facturation électronique pour la conception, le processus et la conformité, mais aussi à la disparition totale des factures papier.

Principales Différences Entre la E-Facture et la Facture PDF/papier

La principale différence entre une facture électronique et une facture PDF ou papier réside dans la manière dont les données sont structurées, transmises et traitées dans les systèmes financiers et fiscaux.

Avantages de l'Utilisation des E-Factures par Rapport aux Factures PDF ou Papier

L'utilisation des factures électroniques par rapport aux factures PDF ou papier présente divers avantages opérationnels, juridiques et financiers, en particulier pour les secteurs réglementés tels que l'UE. Les principaux avantages sont énumérés ci-dessous :

• Traitement automatique : Les ordinateurs peuvent traiter les factures électroniques et les intégrer directement dans les systèmes comptables ou PGI. La saisie manuelle est évitée, ce qui permet d'éviter les erreurs et de gagner du temps dans les fonctions de comptabilité fournisseurs et clients.
• Conformité réglementaire : Les factures électroniques au format structuré répondent aux exigences de la législation européenne et des régulateurs nationaux. Elles impliquent des obligations de déclaration en temps réel (par exemple pour ViDA) et comportent des pistes d'audit intégrées, ce qui permet aux utilisateurs de se conformer simplement à la législation sur la TVA.
• Paiements plus rapides : Les factures structurées rationalisent les processus d'approbation des factures. Comme elles réduisent les délais de traitement, les entreprises peuvent être payées plus rapidement, ce qui améliore les liquidités et le flux de trésorerie.
• Réduction des dépenses : les factures électroniques permettent d'économiser les frais d'impression, d'affranchissement, de numérisation et d'entreposage des documents papier. Elles réduisent également les frais administratifs liés au traitement des factures PDF et papier.
• Moins d'erreurs : L'automatisation réduit le risque de doubles enregistrements, d'erreurs de calcul ou d'enregistrements manquants. Cela se traduit par une comptabilité plus propre et des rapports financiers de meilleure qualité.

L'Envoi d'un PDF par Mail est-il Considéré Comme une E-Facturation ?

Non, l'envoi d'un PDF par courrier électronique ne constitue pas une facturation électronique. Une facture au format PDF n'est rien d'autre qu'une version électronique de la facture, qui n'est en fait qu'une image de la facture. Bien que la facture soit envoyée par voie électronique, elle n'est pas envoyée dans un format structuré, lisible par une machine, qui répond aux critères de la facturation électronique. Même si la facture est envoyée électroniquement par courrier électronique, elle devra toujours être saisie manuellement (ou scannée) dans les systèmes comptables, et il n'y a donc pas d'automatisation possible. 

En revanche, une facture électronique est créée et échangée dans un format structuré (XML, UBL, etc.). De plus, l'e-facturation représente des factures électroniques qui peuvent être utilisées comme données d'entrée dans les systèmes financiers sans qu'il soit nécessaire de les saisir à nouveau ou simplement de les scanner. Seules les factures structurées répondent aux exigences légales strictes définies dans la législation européenne (notamment les cadres Peppol ou ViDA).

Conclusion

Une facture électronique au format structuré utilise un format défini pour le traitement électronique, quelle que soit la forme de livraison. Alors que les factures PDF et papier sont des factures statiques, lisibles par l'homme, les factures électroniques structurées permettent un traitement en temps réel par des systèmes comptables automatisés afin de réduire le risque d'erreur et d'ajouter de l'automatisation dans les systèmes interfonctionnels. 

En outre, le passage aux factures électroniques structurées permet non seulement de respecter le cadre réglementaire européen en constante évolution, comme ViDA aujourd'hui, mais aussi d'accroître la transparence, d'améliorer les flux de trésorerie et d'accélérer les transactions transfrontalières.