Réforme de la facturation électronique en France : calendrier, obligations, exigences et processus

La réforme de la facturation électronique en France constitue une loi majeure imposant aux entreprises établies en France et soumises à la TVA française d’émettre leurs factures sous format électronique et de transmettre les données de leurs transactions à l’administration fiscale. Cette réforme, qui repose sur les lois de finances de 2020 et 2022, remplace les factures papier ou PDF traditionnelles par des formats électroniques structurés tels que Factur-X, UBL ou CII, tous transmis via des plateformes agréées. Cette réforme vise à lutter contre la fraude à la TVA, automatiser la déclaration fiscale et à fournir aux autorités une vision en temps réel des transactions commerciales.

Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique en France ?

La réforme de la facturation électronique en France est une nouvelle réglementation exigeant que les entreprises émettent, transmettent et reçoivent leurs factures de manière électronique, dans un format de données structuré, en utilisant des canaux approuvés par l’État.

Il ne s’agit pas simplement d’envoyer un PDF par e-mail: les factures doivent être créées dans des formats lisibles par machine (tels que Factur-X, UBL ou CII), acheminées via des plateformes agréées et signalées aux autorités fiscales françaises presque en temps réel.

La base légale de cette réforme émane des lois de finances françaises de 2020 et 2022 ainsi que de leurs décrets d’application, s’appuyant sur les premières étapes de la numérisation, comme le système Chorus Pro déjà en place pour la facturation électronique B2G (Business-to-Government).

Objectifs principaux :

• Réduire la fraude à la TVA : la déclaration en temps réel minimise les risques de factures manquantes ou falsifiées.
• Automatiser la déclaration fiscale : cela réduit la charge administrative et les erreurs humaines.
• Uniformiser la transformation numérique : encourage la numérisation, même pour les petites entreprises.
• Renforcer la transparence économique : permet aux autorités d’avoir une visibilité rapide et précise sur les transactions commerciales.

En quoi consiste la réforme française de la facturation électronique ?

La réforme de la facturation électronique en France impose l'utilisation de la dématérialisation de toutes les factures B2B nationales et la transmission des données de transaction à l'administration fiscale en temps réel (contrôle continu des transactions).

Le terme facturation électronique englobe les obligations principales suivantes :

• Facturation électronique (e-invoicing) : toutes les factures B2B domestiques doivent être émises, transmises et reçues sous un format électronique structuré. Ces factures doivent être échangées entre entités assujetties à la TVA via des plateformes agréées et approuvées par l’État, et non par e-mail ou sur papier.
• Transmission des données de transactions à l’administration (e-reporting) : les entreprises doivent également déclarer électroniquement les données de transaction pour les opérations non couvertes par la facturation électronique, telles que les ventes B2C, les exportations et les importations.
  Cela permet aux autorités fiscales d’avoir une vue d’ensemble quasi en temps réel de l’ensemble des transactions commerciales pertinentes.

Calendrier de mise en œuvre de la réforme de la facturation électronique en France

Le gouvernement français a reporté le déploiement initial de la facturation électronique (prévu au départ pour juillet 2024) afin d’octroyer aux entreprises, éditeurs de logiciels et autorités fiscales davantage de temps pour se préparer. Le déploiement se fera désormais par étapes, selon la taille de l’entreprise, à partir de 2026, et concernera toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. Ce calendrier échelonné permet aux grandes entreprises de piloter la transition, elles seront suivies des PME et des microentreprises un an plus tard.

D’ici septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, et les plus grandes devront commencer à les émettre.

Un an plus tard, toutes les entreprises françaises, y compris les PME et microentreprises, seront pleinement soumises aux obligations de facturation électronique et de transmission des données de transactions à l’administration (e-reporting). Une préparation en amont est essentielle pour assurer une transition fluide et éviter les sanctions.

Quelles sont les entreprises concernées par la réforme de la facturation électronique en France ?

La réforme de la facturation électronique en France s’applique à toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA française, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Elle couvre toutes les transactions B2B réalisées par ces entreprises.

Cela inclut :

• Toutes les entreprises établies en France (grandes et moyennes entreprises, PME, microentreprises)
• Les travailleurs indépendants et autoentrepreneurs immatriculés en France
• Les entreprises étrangères disposant d’un établissement permanent ou d’un enregistrement TVA en France (pour certaines activités)
• Les associations et organismes à but non lucratif exerçant des activités imposables

Exemptions :

• La facturation électronique n’est pas requise pour les factures émises à des particuliers (B2C). Seule la déclaration des ventes (e-reporting) est nécessaire.
• La facturation électronique n’est pas exigée pour les exportations ou les ventes à des clients situés hors de France ; la transmission des données de transactions à l’administration (e-reporting)suffit.
• Les entreprises sans numéro de TVA français ou sans établissement en France.
• Les entités non assujetties à la TVA, comme certaines associations.
• Les factures B2G (Business to Government) utilisent déjà la plateforme Chorus Pro, obligatoire depuis plusieurs années — les nouvelles règles B2B ne s’y appliquent pas.
• Certaines petites entreprises ou indépendants bénéficiant d’une exonération de TVA peuvent être exclus, notamment pour les ventes B2C.

Exigences de la facturation électronique en France

La réforme de la facturation électronique en France introduit un ensemble d’exigences claires et détaillées que toutes les entreprises concernées doivent respecter. Ces exigences visent à garantir que les factures électroniques soient non seulement standardisées, mais aussi sécurisées, traçables et accessibles aux autorités fiscales en temps réel. Voici les exigences principales de la réforme :

1. Utilisation de formats de factures électroniques approuvés

Les entreprises doivent émettre et recevoir leurs factures dans l’un des formats structurés officiellement reconnus :

• Factur-X (format hybride PDF/XML)
• UBL 2.1 (Universal Business Language XML)
• CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML)

Les factures papier ou PDF simples ne seront plus acceptées pour les transactions B2B concernées par la réforme.

2. Transmission via des plateformes agréées

Les factures doivent être émises et reçues via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée par le gouvernement ou par le Portail Public de Facturation (PPF).
L’envoi direct par e-mail ou les systèmes EDI traditionnels ne répondront pas aux exigences de la réforme.

3. Champs de données obligatoires

Chaque facture électronique doit comporter tous les champs de données légalement requis, notamment :

• L’identification du vendeur et de l’acheteur (numéros SIREN/SIRET, adresses)
• Le numéro et la date de la facture
• La description des biens ou services, quantités, prix unitaires
• Les montants et taux de TVA applicables
• Les conditions et délais de paiement
• Des champs supplémentaires, tels que le type de transaction et l’adresse de livraison (le cas échéant)

4. Transmission des données en temps réel

Les données des factures doivent être transmises en temps réel à l’administration fiscale française, permettant ainsi une visibilité immédiate des transactions au moment où elles se produisent. Pour les transactions non soumises à la facturation électronique obligatoire (telles que les ventes B2C ou les transactions transfrontalières), un résumé des données doit être envoyé via l’e-reporting.

5. Suivi des statuts et traçabilité du cycle de vie

Le nouveau système impose un suivi du statut des factures (par exemple : envoyée, reçue, acceptée, rejetée, payée). Ces mises à jour d’état doivent être transmises aux autorités fiscales, afin d’assurer une transparence complète du cycle de vie de chaque facture.

6. Archivage sécurisé

Toutes les factures électroniques et notes de crédit doivent être archivées de manière sécurisée pendant au moins 10 ans, dans un format inviolable, garantissant l’intégrité et l’authenticité des documents pour les contrôles futurs.

7. Enregistrement au répertoire national

Toutes les entreprises doivent être inscrites au répertoire national officiel de facturation, qui relie leur numéro SIREN/SIRET à la plateforme de facturation qu’elles ont choisie.

Processus de facturation électronique en France

Voici le processus étape par étape pour la facturation électronique en France :

Préparation des données de facturation : rassembler toutes les informations requises au sein de votre ERP, logiciel de comptabilité ou outil de facturation électronique (y compris les champs obligatoires : SIREN/SIRET, date de facture, TVA, etc.).

Mise en correspondance des champs de données : s’assurer que les champs de facturation de votre système correspondent exactement à ceux exigés par le format français (Factur-X, UBL ou CII).

Intégration avec une PDP certifiée : connecter votre système à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée — par exemple via une API avec un prestataire agréé tel que ClearTax.

Transmission électronique de la facture : le système envoie les données de la facture à la PDP, qui les valide et les convertit au format officiel si nécessaire.

Validation et routage par la plateforme : la PDP vérifie la conformité et transmet la facture à la plateforme du destinataire en utilisant le répertoire national.

Remise de la facture à l’acheteur : le client reçoit la facture électronique via sa PDP ou le Portail Public de Facturation (PPF).

Transmission automatique aux autorités : la PDP envoie les données requises à l’administration fiscale en temps réel.

Suivi des statuts : les changements d’état (envoyée, reçue, acceptée, rejetée, payée) sont automatiquement synchronisés entre les plateformes.

Archivage sécurisé : la facture électronique et ses métadonnées sont archivées de manière sécurisée pendant au moins 10 ans.

Sanctions liées à la facturation électronique (e-invoicing) et à la transmission des données de transactions à l’administration (e-reporting)

La France met en place un régime de sanctions structuré afin de garantir le respect de la réforme de facturation électronique (e-invoicing) et de transmission des données de transactions (e-reporting). L’objectif est d’assurer l’émission numérique des factures et la transmission correcte des données transactionnelles.

Points essentiels :

• Les pénalités concernent les entreprises émettrices ainsi que les plateformes agréées (PDP).
• Une clause de tolérance est prévue : la première infraction peut être exonérée si elle est corrigée dans un délai de 30 jours, valable jusqu’en 2027.

Tableau des pénalités :

Comparaison : pratiques actuelles vs. système de facturation électronique

Avec l’entrée en vigueur de la nouvelle réforme de facturation électronique, les entreprises françaises connaîtront un changement profond dans la manière dont elles créent, envoient, traitent et déclarent leurs factures. Alors qu’aujourd’hui les systèmes reposent largement sur des processus manuels et des formats variés, le nouveau cadre de facturation électronique apportera une automatisation structurée et une transparence accrue.

Comparatif :

Comment se préparer à la facturation électronique en France ?

La transition vers le nouveau système français de facturation électronique peut sembler complexe, mais avec une approche proactive, les entreprises peuvent garantir un passage fluide et conforme. Voici les étapes recommandées :

1. Examiner la manière dont les factures sont créées, envoyées, reçues et archivées.

2. Identifier les étapes manuelles et vérifier si votre logiciel prend en charge les formats Factur-X, UBL ou CII.

3. Suivre les mises à jour officielles concernant les échéances et exigences techniques.

4. Sélectionner une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée ou envisager l’utilisation du Portail Public de Facturation (PPF).

5. Vérifier si votre logiciel actuel s’intègre avec la plateforme choisie.

6. Mettre à jour les fichiers clients et fournisseurs avec les numéros SIREN/SIRET et identifiants de TVA.

7. Réviser les modèles de factures pour inclure tous les champs obligatoires.

8. Former les équipes financières, commerciales et informatiques aux nouveaux processus et outils.

9. Enregistrer votre entreprise dans le répertoire national officiel pour l’acheminement des factures.

10. Tester les échanges de factures électroniques avec votre plateforme et vos principaux partenaires commerciaux.

11. Garantir que toutes les factures soient archivées numériquement pendant au moins 10 ans.

12. Informer vos clients et fournisseurs de votre plan de migration vers la facturation électronique et coordonner le choix des plateformes.

13. Vérifier régulièrement les mises à jour des autorités fiscales et des prestataires logiciels.

Conclusion

Pour se conformer, les entreprises doivent utiliser des formats approuvés, transmettre les factures via des plateformes agréées, inclure tous les champs de données obligatoires, s’enregistrer dans le répertoire national et assurer un archivage numérique sécurisé pendant au moins dix ans. Le processus exige également la transmission des données de transactions en temps réel et un suivi des statuts pour chaque facture.

Pour se préparer à ces changements, les entreprises devraient examiner et mettre à jour leurs processus de facturation, sélectionner et intégrer une plateforme certifiée, garantir la complétude des données, former leur personnel et coordonner avec leurs partenaires commerciaux.