Format de facture électronique en France : structure, mentions obligatoires et exemples

À partir de 2026, la facture électronique deviendra la norme pour toutes les entreprises en France. Ce changement s’inscrit dans la réforme de la facturation lancée par le gouvernement pour moderniser les échanges commerciaux et simplifier la déclaration de TVA.
Mais attention, pour être conforme, une facture électronique doit respecter un format spécifique, défini par la réglementation.

Ce qu’il faut savoir

• Formats officiels reconnus : la France adopte trois formats de facture électronique, Factur-X, UBL et CII, tous compatibles avec la plateforme publique (PPF) et les plateformes agréées (PA anciennement PDP).
• Conformité obligatoire : une simple facture PDF n’est pas valide ; le document doit contenir des données structurées et inclure toutes les mentions légales exigées par la loi (identité, TVA, montants, conditions de paiement).
• Mise en œuvre progressive : la facture électronique devient obligatoire entre 2026 et 2028, selon la taille de l’entreprise ; des formations régionales, notamment en Pays de la Loire, accompagnent cette transition numérique.

Qu’est-ce que le format de facture électronique ?

Le format de facture électronique correspond à la manière dont les données d’une facture sont structurées et codées pour être lues automatiquement par les systèmes comptables.
Contrairement à un simple fichier PDF, une facture électronique n’est pas une image, mais un fichier de données structurées qui permet à la fois la lecture humaine et le traitement automatisé.

Autrement dit, une facture électronique est un document fiscal numérique généré, transmis et archivé à 100% de manière électronique. Elle contient toutes les informations légales exigées par le Code général des impôts, mais sous un format permettant leur exploitation par l’administration et les logiciels comptables.

Ce format garantit la sécurité, la traçabilité et la fiabilité des échanges entre entreprises et administration. Il permet également de préremplir les déclarations de TVA et d’éviter les erreurs de saisie.

Les différents types de formats acceptés en France

La France a retenu trois formats officiels pour la facturation électronique, conformes à la directive européenne 2014/55/UE. Ces formats garantissent l’interopérabilité entre les entreprises et les plateformes agréées par l’État.

• Le premier format est Factur-X, un format mixte qui combine un fichier PDF lisible par l’humain et un fichier XML intégré contenant les données structurées. C’est le format le plus accessible pour les PME, car il reste visuellement proche d’une facture classique tout en étant conforme aux exigences techniques.
• Le deuxième est le format UBL (Universal Business Language), entièrement structuré en XML. Il est largement utilisé en Europe, notamment pour les échanges interentreprises automatisés. Ce format s’adresse davantage aux grandes entreprises équipées de systèmes de gestion intégrés.
• Enfin, le format CII (Cross Industry Invoice) est normalisé par l’ONU via l’UN/CEFACT. C’est un format très technique, utilisé surtout par les grands groupes industriels ou les entreprises qui traitent un grand volume de factures.

En pratique, les entreprises peuvent choisir le format le plus adapté à leur taille et à leurs outils. Les trois sont compatibles avec la plateforme publique française de facturation (PPF) et les Plateformes Agréées (PA).

Mentions et champs obligatoires du format

Une facture électronique doit contenir toutes les mentions légales exigées par la loi française. Ces informations, identiques à celles d’une facture papier, doivent être intégrées dans les champs de données du fichier électronique.

On doit y retrouver :

• Le nom, l’adresse et le numéro SIREN/SIRET du vendeur et de l’acheteur.
• Le numéro de TVA intracommunautaire des deux parties.
• Le numéro unique de la facture et sa date d’émission.
• La désignation précise des biens ou services vendus.
• Les quantités, prix unitaires, montant HT, taux et montant de TVA, ainsi que le total TTC.
• Les conditions et délais de paiement, ainsi que les pénalités applicables en cas de retard.

D’autres mentions peuvent être exigées selon le statut du vendeur :
par exemple, la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » pour les micro-entreprises, ou « autoliquidation » dans certains cas de sous-traitance.

Chaque champ doit être lisible par les plateformes agréées et conforme à la norme choisie (Factur-X, UBL ou CII). L’absence d’une mention obligatoire peut entraîner le rejet de la facture par la plateforme publique ou une sanction fiscale.

Exemple de structure du fichier Factur-X

Une facture électronique conforme au format Factur-X se compose de deux volets complémentaires :

• Le premier est un fichier PDF lisible, qui reprend l’apparence d’une facture classique avec toutes les informations nécessaires à la lecture humaine.
• Le second est un fichier XML intégré dans ce PDF, contenant l’ensemble des données fiscales, des identifiants et des informations de calcul exigées par la réglementation. 

Cette structure hybride permet à la fois une lecture simple pour l’utilisateur et un traitement automatisé par les plateformes de facturation et l’administration fiscale, garantissant ainsi la conformité légale et technique du document.

Comment choisir le bon format ?

Le choix du format dépend avant tout de la taille de l’entreprise, de ses besoins techniques et du volume de factures à émettre.

Une petite entreprise ou un indépendant choisira souvent Factur-X, simple à adopter et compatible avec la majorité des logiciels de comptabilité.

Une ETI ou une grande entreprise, en revanche, préférera UBL ou CII, plus adaptés à une intégration complète dans les systèmes d’information et à un grand nombre de transactions.

Avant de se lancer, il est recommandé de :

• vérifier la compatibilité du logiciel de facturation utilisé ;
• se rapprocher d’un éditeur agréé ou d’une plateforme agréée (PA) ;
• et former son équipe à la manipulation des nouveaux formats électroniques.

Le gouvernement recommande d’anticiper cette transition, car à partir de 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques, même si l’obligation d’émission est différée selon leur taille.

Quand le format deviendra-t-il obligatoire ?

Le calendrier officiel prévoit une mise en œuvre progressive :

• En septembre 2026, les grandes entreprises devront émettre et recevoir des factures électroniques.
• En septembre 2027, ce sera au tour des entreprises de taille intermédiaire (ETI).
• Enfin, en septembre 2028, les PME et micro-entreprises seront concernées.

Toutefois, dès 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir une facture électronique conforme.

Cette réforme vise à renforcer la transparence fiscale, à simplifier les échanges et à réduire la fraude à la TVA. Les entreprises doivent donc se préparer dès maintenant pour adapter leurs processus internes.

La formation à la facturation électronique (Pays de la Loire)

De nombreuses structures proposent des formations à la facturation électronique pour accompagner les entreprises dans cette transition.

En Pays de la Loire, plusieurs organismes spécialisés (chambres de commerce, centres de formation agréés, experts-comptables) proposent des sessions pratiques pour comprendre :

• le fonctionnement de la facturation électronique,
• les formats reconnus (Factur-X, UBL, CII),
• la conformité légale des factures,
• et la mise en place des outils compatibles avec la plateforme publique.

Ces formations sont souvent financées par les OPCO ou les programmes régionaux de transition numérique, ce qui facilite leur accès pour les TPE et PME.
Participer à une formation facturation électronique en Pays de la Loire est donc une excellente manière d’anticiper les changements et de sécuriser la mise en conformité.

Conclusion

La facture électronique n’est pas qu’une formalité technique: c’est un véritable levier d’efficacité pour les entreprises. Adopter le bon format (Factur-X, UBL ou CII) garantit la conformité légale, la fluidité des échanges et l’automatisation des traitements comptables.
En anticipant la réforme, en choisissant un logiciel compatible et en formant ses équipes, chaque entreprise peut transformer cette contrainte réglementaire en opportunité d’optimisation numérique.

La réussite de cette transition passera par une bonne compréhension des formats, une mise à jour des outils et une formation adaptée, notamment pour les entreprises régionales qui souhaitent être prêtes avant 2026.