XML ou PDF/A-3 pour la facture électronique : comment gérer les données structurées et non structurées
Mis à jour le: Oct 27th, 2025
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La réforme française de la facturation électronique confère l’obligation aux entreprises d’adopter des formats de factures numériques structurés comme Factur-X, UBL ou EDIFACT d’ici 2026.
Ces formats permettent l’automatisation, l’interopérabilité et la conformité avec la norme européenne EN 16931, remplaçant ainsi les factures papier ou PDF manuelles et pouvant faire l’objet d’erreurs.
À retenir
- La facturation électronique garantit des factures lisibles sur les ordinateurs et appareils mobiles, réduisant les risques d’erreurs, accélérant les paiements et facilitant la déclaration de TVA en temps réel.
- La France reconnaît trois syntaxes principales : Factur-X (hybride PDF + XML), UBL (standard XML) et EDIFACT (format EDI historique).
- Factur-X est idéal pour les PME et les usages domestiques, offrant un équilibre entre lisibilité humaine et automatisation.
- UBL offre une forte interopérabilité, particulièrement adaptée à la facturation internationale et aux réseaux Peppol.
- EDIFACT reste utile dans les grandes entreprises dotées de systèmes EDI existants, mais est moins tourné vers l’avenir.
- La conformité exige l’utilisation de plateformes certifiées (PDP/PPF) pour la création, la validation et l’échange sécurisés des factures.
Vue d’ensemble de la facturation électronique
La facturation électronique consiste à créer, échanger et archiver des factures sous forme de données numériques structurées, directement exploitables par les systèmes comptables et financiers' sans saisie manuelle, scan ni reconnaissance de caractères (OCR).
Contrairement à la facturation “traditionnelle” (papier ou PDF simple envoyé par e-mail), les factures électroniques respectent des standards de données communs et circulent via des réseaux sécurisés ou des plateformes certifiées.
Cette évolution permet de réduire les erreurs, d’accélérer le traitement et les paiements, et d’offrir une visibilité fiscale en temps réel.
Facture papier/PDF vs facture électronique
- Une facture papier ou PDF est lisible par l’humain, mais illisible pour une machine : les logiciels ne peuvent pas extraire automatiquement les montants, la TVA ou les dates sans intervention manuelle.
- Une facture électronique, elle, est conçue pour être lue par une machine.
Les champs tels que le SIREN/VAT ID, les lignes de facturation, les taux de TVA ou les totaux sont structurés, ce qui permet :
Formats d’e-facture les plus utilisés
- UBL 2.1 (Universal Business Language) : format XML pur, largement utilisé en Europe et au sein des réseaux Peppol.
- UN/CEFACT CII : autre format XML pur, conforme à la norme européenne EN 16931.
- Factur-X : format hybride combinant un PDF/A-3 lisible par l’humain et un fichier XML intégré lisible par les machines — développé conjointement par la France et l’Allemagne (appelé ZUGFeRD en Allemagne).
Données structurées vs non structurées
Au cœur de la facturation électronique se trouve la structure des données, qu’il s’agisse d’informations de facture codées pour être immédiatement comprises par les machines, ou présentées principalement pour une vérification humaine.
Les données structurées éliminent la ressaisie et la reconnaissance optique de caractères (OCR), réduisent les erreurs, accélèrent les validations et permettent des contrôles de TVA en temps réel. Les documents non structurés peuvent être lisibles pour les humains, mais nécessitent un travail manuel ou un scan, ce qui est long et peut produire des erreurs.
Aspect | Structuré (facture électronique XML : UBL / CII / Facture-X XML) | Non structuré (papier ou PDF simple) |
Lisibilité | Lisible par machine, mais peut aussi être affiché pour lecture humaine. | Lisible uniquement par l’humain ; les systèmes ne peuvent pas l’interpréter automatiquement. |
Capture des données | Automatique (aucune saisie manuelle ni OCR nécessaire). | Saisie manuelle ou reconnaissance OCR (source d’erreurs). |
Validation | Contrôles intégrés (totaux, numéros de TVA, formats). | Limitée ; erreurs détectées a posteriori. |
Vitesse de traitement | Traitement et rapprochement automatiques, sans interruption. | Validation et enregistrement plus lents. |
Conformité | Contient les champs obligatoires et permet la déclaration en temps réel. | Absence de structure imposée ; non conforme à la réforme B2B en France. |
Interopérabilité | Schémas standards permettant les échanges entre plateformes. | Mise en page variable selon l’émetteur ; faible interopérabilité |
Archivage | Les métadonnées sont conservées pour une durée de 10 ans, facilitant les audits | Archivage visuel uniquement ; métadonnées limitées. |
Formats de factures électroniques en France : comparaison, avantages et inconvénients
La France accepte trois syntaxes principales pour la facturation électronique B2B : UBL 2.1, UN/CEFACT CII et Factur-X (un fichier PDF/A-3 contenant un fichier XML intégré).
Les trois partagent la même sémantique de facture normalisée au niveau européen (EN 16931), de sorte que le choix dépend principalement de l’emballage et de l’interopérabilité.
UBL 2.1 (XML)
UBL est une norme internationale ouverte développée par OASIS pour les documents électroniques structurés, y compris les factures.
En France, UBL 2.1 est reconnu comme format de facturation électronique conforme à la norme EN 16931.
Sa force réside dans sa flexibilité et son interopérabilité, permettant un échange fluide de factures entre différents secteurs et au-delà des frontières.
UBL est largement adopté en Europe, ce qui le rend adapté aux organisations ayant des opérations multinationales.
UN/CEFACT CII (XML)
EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) est une norme de longue date de l’ONU/CEFACT pour l’échange électronique de données.
Dans le contexte de la facturation électronique en France, EDIFACT reste pertinent pour les grandes organisations disposant de systèmes EDI établis.
Bien que moins convivial que les formats hybrides comme Factur-X, EDIFACT offre un cadre robuste pour l’échange automatisé et à grande échelle de factures au sein des chaînes d’approvisionnement mondiales.
Factur-X (PDF/A-3 + XML)
Factur-X est le format hybride de facturation électronique de la France, combinant un PDF lisible par l’humain avec un fichier XML intégré.
Le PDF assure l’accessibilité pour les utilisateurs, tandis que le XML fournit des données structurées conformes à la norme européenne EN 16931.
Cette approche double prend en charge à la fois la gestion manuelle et le traitement automatisé, ce qui rend Factur-X très pratique pour les entreprises de toutes tailles.
Il est reconnu par les autorités françaises et largement utilisé pour la conformité avec Chorus Pro.
PDF/A-3
Le PDF/A-3 est une norme d’archivage pour les fichiers PDF qui permet d’intégrer d’autres fichiers (comme un fichier XML) à l’intérieur du document PDF.
Dans Factur-X, cela signifie qu’un seul fichier sert à la fois de facture officielle lisible par l’humain et de source de données lisible par machine, ce qui simplifie la distribution et l’archivage à long terme.
Comparaison technique entre Factur-X, UBL et EDIFACT
Critère | Factur-X (PDF + XML) | UBL (XML) | EDIFACT (EDI) |
Lisibilité humaine | Oui, la facture est un fichier PDF facilement consultable. | Non, nécessite un logiciel pour un affichage lisible par l’humain. | Non, pas lisible directement (codes textuels structurés). |
Lisibilité machine | Oui, le fichier XML intégré (conforme EN 16931) permet l’automatisation. | Oui, structure XML alignée sur EN 16931, largement interopérable. | Oui, segments EDI structurés adaptés aux systèmes EDI automatisés. |
Conformité réglementaire | Accepté par les plateformes PPF/PDP françaises comme format principal, totalement conforme à EN 16931. | Accepté par les PPF/PDP comme format principal, entièrement conforme à EN 16931. | Non reconnu comme format principal. Pris en charge uniquement via conversion PDP ; conformité indirecte. |
Cas d’usage / adoption | Idéal pour la facturation nationale avec une copie lisible. Parfait pour les PME. En vigueur en France et en Allemagne. Compatible Chorus Pro. | Idéal pour le commerce international et les réseaux B2B à grande échelle. Largement utilisé dans l’UE et sur le réseau Peppol. | Courant dans les grandes entreprises dotées de systèmes EDI historiques, notamment dans les chaînes d’approvisionnement. Maintenu surtout là où il est déjà en place. |
Interopérabilité | Bonne : convertible avec UBL et d’autres formats ; pris en charge par les PDP. Moins natif pour Peppol. | Excellente : norme internationale largement utilisée dans Peppol et les systèmes européens. | Limitée : dépend des communautés EDI ; non prise en charge dans Peppol ; nécessite un mappage. |
Traitement humain | Oui, le PDF facilite la lecture et l’impression, utile pour les audits et les utilisateurs non automatisés. | Nécessite une solution pour la visualisation ou une conversion pour usage humain ; principalement géré par une machine. | Non lisible ; nécessite une traduction dans les systèmes EDI. |
Complexité technique | Modérée : nécessite un PDF/A-3 avec XML. Pris en charge par la plupart des logiciels de facturation en France. | Modérée : XML simple à manipuler ; nombreuses bibliothèques et modèles disponibles. | Élevée : demande une expertise EDI, des logiciels spécialisés et des accords bilatéraux. |
Extensibilité | Prend en charge des champs supplémentaires via le profil étendu, mais flexibilité limitée au-delà du standard. | Très flexible : les extensions et CIUS permettent des ajustements spécifiques à chaque pays. | Limitée : structures de messages rigides ; extensions lourdes à mettre en œuvre. |
Usage recommandé en 2025 | Fortement recommandé pour la facturation domestique en France. Totalement conforme, adapté aux PME, compatible avec ZUGFeRD (Allemagne). | Recommandé pour les opérations multinationales et l’intégration Peppol. Convient aux entreprises souhaitant un standard XML global. | Recommandé uniquement si un système EDI historique est déjà en place. Peu adapté aux nouveaux projets en raison de sa pertinence limitée à l’avenir. |
Avantages et inconvénients de Factur-X, UBL et EDIFACT
Format | Avantages | Inconvénients |
Factur-X (PDF + XML hybride) | - PDF lisible par l’humain avec XML intégré - Entièrement conforme EN 16931 - Facile pour les PME, supporté par les logiciels locaux - Compatible avec ZUGFeRD | - Taille de fichier plus grande - Usage limité dans Peppol - Moins flexible que UBL |
UBL (Universal Business Language) | - Largement adopté en UE et Peppol - Conforme EN 16931 - Flexible avec extensions - Idéal pour le commerce transfrontalier | - Non lisible par l’humain - Nécessite logiciel ou intégration - La personnalisation peut ajouter de la complexité |
EDIFACT (standard EDI) | - Grande expérience dans les chaînes logistiques mondiales - Forte automatisation pour les grandes entreprises - Efficace pour les gros volumes | - Non utilisé comme format principal en France - Complexe et coûteux - Non lisible par l’humain - Pertinence future limitée |
Comment créer une facture électronique structurée en France?
Créer une facture électronique conforme en France peut sembler complexe, mais il s’agit simplement d’utiliser le bon format et la bonne plateforme certifiée. Voici comment vous pouvez le faire étape par étape :
- Choisir un format approuvé : les factures doivent être créées aux formats Factur-X (PDF + XML), UBL, ou CII.
- Utiliser une plateforme certifiée (PDP) : vous ne pouvez pas envoyer de factures par e-mail ou papier. Vous devez vous connecter à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée par l’administration fiscale française.
- Préparer les informations de votre facture : incluez toutes les informations légalement requises : informations sur le vendeur et l’acheteur (SIREN/TVA), date et numéro de facture, données sur les produits/services, ventilation de la TVA, et totaux.
- Générer la facture électronique : votre ERP, logiciel comptable, ou outil PDP créera la facture dans le format structuré.
- Valider avant l’envoi : la PDP vérifie automatiquement le format de la facture, l’exhaustivité des données et la conformité TVA.
- Envoyer via la PDP : la PDP transmet votre facture à la PDP de votre client (ou via le répertoire public, PPF) dans le format approprié.
Conclusion
Les formats de facturation électronique en France, Factur-X, UBL, et EDIFACT, sont conçus pour répondre à différents besoins professionnels.
Frequently Asked Questions
