Hoe verstuurt en ontvangt u conforme e-facturen in België?

Elektronische facturatie is in België niet langer een keuze: het wordt verplicht voor elke belastingplichtige onderneming. De federale overheid verplicht leveranciers al om gestructureerde e-facturen uit te reiken bij elke business-to-government (B2G) transactie, en vanaf 1 januari 2026 geldt dezelfde verplichting voor alle business-to-business (B2B) uitwisselingen. Bedrijven die zich niet tijdig aanpassen, zullen na die datum geen geldige facturen meer kunnen uitreiken of inboeken en riskeren boetes.

Bedrijven moeten conforme e-facturen in België uitsluitend verzenden en ontvangen via een gecertificeerd, Peppol-compatibel platform.

Deze gids legt het wettelijk kader, de technische hulpmiddelen en de praktische stappen uit die nodig zijn om volledig conform te zijn bij het verzenden en ontvangen van e-facturen in België.

Wat is een conforme e-factuur in België?

Een conforme Belgische e-factuur is een machinaal leesbaar XML-bestand, opgesteld in het formaat Peppol BIS Billing 3.0 en in overeenstemming met de Europese Norm EN 16931. In tegenstelling tot pdf's of gescande afbeeldingen bevat dit gestructureerde formaat data-elementen die automatische validatie, goedkeuring en archivering mogelijk maken. Deze verplichting is vastgelegd in het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 en wordt bevestigd door de Federale Overheidsdienst Financiën (FOD Financiën).

Alle conforme facturen worden uitgewisseld via het Peppol-netwerk, een beveiligde, decentrale infrastructuur die verzenders en ontvangers verbindt via gecertificeerde toegangspunten (Access Points). De wederzijdse TLS-encryptie (mutual-TLS) en de publieke sleutelcertificaten van Peppol garanderen de authenticiteit, integriteit en onweerlegbaarheid tijdens de overdracht.

Vanaf 1 januari 2026 zullen traditionele pdf's of gescande facturen via e-mail niet langer kwalificeren als geldige facturen voor btw-doeleinden.

Stappen om conforme e-facturen te versturen in België

Om een conforme e-factuur te versturen, moet u verbonden zijn met Peppol en de onderstaande stappen volgen.

1. Kies Peppol-compatibele software: Selecteer facturatie- of ERP-software die al gecertificeerd is voor BIS 3.0 en data kan genereren conform EN 16931.
2. Registreer u bij een Peppol-toegangspunt: Uw provider moet een geaccrediteerd toegangspunt beheren of ermee samenwerken, zodat uw berichten het netwerk kunnen binnenkomen en verlaten.
3. Controleer de Peppol-ID van de ontvanger: Zoek de klant op in de Peppol Directory of een Service Metadata Publisher (SMP) om de registratie te bevestigen.
4. Genereer de e-factuur: Vul alle verplichte gegevensvelden in (btw-nummer van de leverancier, btw-nummer van de klant, gestructureerde mededeling, vervaldatum, enz.).
5. Verstuur en archiveer: Verstuur het XML-bestand via het toegangspunt en bewaar de Peppol-ontvangstbevestigingen als bewijs van levering en integriteit.

Alternatief voor leveranciers zonder Peppol-software

Als u nog niet over geïntegreerde software beschikt, kunt u via het federale Mercurius-portaal manueel of in batch BIS 3.0-bestanden uploaden naar overheidsinstanties. Mercurius is volledig afgestemd op Peppol, biedt end-to-end tracking en kan tijdelijk XML omzetten naar een pdf, zodat beide partijen identieke inhoud zien.

Stappen om conforme e-facturen te ontvangen in België

Het ontvangen van gestructureerde facturen vereist dezelfde mate van voorbereiding als het versturen ervan. Hier zijn de stappen:

1. Registreer u op Peppol: Verkrijg een Peppol-ID via uw toegangspunt of uw softwareleverancier en neem dit op in uw stamgegevens.
2. Implementeer compatibele software: Gebruik boekhoud- of ERP-software die BIS 3.0 XML-bestanden kan valideren, boeken en archiveren.
3. Deel uw Peppol-ID: Vermeld uw ID op bestelbonnen, contracten en formulieren voor het onboarden van leveranciers.
4. Automatiseer de verwerking: Configureer uw systeem om automatisch syntaxcontroles, validatie van bedrijfsregels en three-way matching uit te voeren.

Tijdelijke ontvangst via Hermes

Bedrijven die nog niet zijn uitgerust om XML-bestanden te verwerken, kunnen een beroep doen op Hermes, een door de overheid ondersteunde overbruggingsoplossing die inkomende BIS 3.0-bestanden omzet in leesbare pdf- en CSV-samenvattingen. Hermes biedt ook een track-and-trace-dashboard, wat financiële teams visibiliteit geeft totdat ze volledig overstappen op Peppol. Het platform zal worden uitgefaseerd zodra de marktadoptie wijdverspreid is.

Conclusie

Vanaf 1 januari 2026 verplicht België elke btw-plichtige onderneming om facturen uitsluitend uit te wisselen in het gestructureerde Peppol BIS Billing 3.0-formaat. Hiermee wordt de huidige B2G-verplichting uitgebreid naar alle B2B-transacties. Conforme facturen moeten voldoen aan de EN 16931-datanormen, worden verzonden en ontvangen via gecertificeerde Peppol-toegangspunten en worden gevalideerd, gearchiveerd en opgevolgd volgens de beveiligingsprotocollen van dat netwerk.

Bedrijven hebben daarom Peppol-compatibele boekhoud- of ERP-software nodig – of, tijdens de overgangsperiode, de federale portalen Mercurius (voor uitgaande B2G-facturen) en Hermes (voor inkomende pdf-conversie) – om een Peppol-ID te registreren, XML-facturen te genereren of te verwerken en de integriteit en authenticiteit van elk document te waarborgen.