Comment Envoyer et Recevoir des E-Factures Conformes en Belgique ?

La facturation électronique n'est plus facultative en Belgique, mais elle ne sera pas obligatoire pour toutes les entreprises assujetties. Le gouvernement fédéral oblige déjà les fournisseurs à émettre des factures électroniques structurées lors de chaque transaction entre entreprises et administrations (B2G) et, à partir du 1er janvier 2026, la même obligation s'appliquera à tous les échanges entre entreprises (B2B). Les entreprises qui ne se seront pas adaptées à temps ne pourront plus émettre ou comptabiliser de factures valides après cette date et seront soumises à des pénalités

Les entreprises doivent envoyer et recevoir des factures électroniques conformes en Belgique uniquement par l'intermédiaire d'une plateforme certifiée et compatible avec Peppol. 

Le guide ci-dessous explique le cadre juridique, les outils techniques et les étapes pratiques nécessaires pour se conformer pleinement à l'envoi et à la réception de factures électroniques conformes en Belgique.

Qu'est-ce qu'une Facture Électronique Conforme en Belgique ?

Une facture électronique belge conforme est un fichier XML lisible par une machine, créé dans Peppol BIS Billing 3.0 et conforme à la norme européenne EN 16931. Contrairement aux PDF ou aux images scannées, ce format structuré contient des éléments de données qui permettent une validation, une approbation et un archivage automatiques. L'exigence est fixée dans l'arrêté royal du 9 mars 2022 et réitérée par le Service public fédéral Finances (SPF Finances).

Toutes les factures conformes sont échangées via le réseau Peppol, une infrastructure sécurisée et décentralisée qui relie les expéditeurs et les destinataires via des Points d’Accès certifiés. Le transport TLS mutuel de Peppol et les certificats à clé publique garantissent l'authenticité, l'intégrité et la non-répudiation pendant la transmission. 

D'ici le 1er janvier 2026, les PDF traditionnels ou les scans envoyés par mail ne seront plus considérés comme des factures aux fins de la TVA.

Étapes pour Envoyer des Factures Électroniques Conformes en Belgique

Pour envoyer une facture électronique conforme, vous devez être connecté à Peppol et suivre le processus ci-dessous.

1. Choisissez un logiciel compatible avec Peppol : Sélectionnez un logiciel de facturation ou PGI déjà certifié pour BIS 3.0 et capable de générer des données EN 16931.
2. Enregistrez-vous auprès d'un Point d’Accès Peppol : votre fournisseur doit exploiter un Point d’Accès accrédité ou s'y associer afin que vos messages puissent entrer et sortir du réseau.
3. Vérifiez l'identifiant Peppol du destinataire : rechercher le client dans l'annuaire Peppol ou dans tout éditeur de métadonnées de service (SMP) pour confirmer l'enregistrement.
4. Générez la facture électronique : Remplir tous les champs de données obligatoires (TVA du fournisseur, TVA du client, référence structurée, date d'échéance du paiement, etc.)
5. Envoyez et archivez : Envoyer le XML via le Point d’Accès et stocker les accusés de réception de Peppol comme preuve de la livraison et de l'intégrité.

Alternative pour les fournisseurs ne disposant pas du logiciel Peppol

Si vous ne disposez toujours pas d'un logiciel intégré, le portail Mercurius fédéral permet de télécharger manuellement ou par lots des fichiers BIS 3.0 vers les entités publiques. Mercurius est entièrement aligné sur Peppol, offre un suivi de bout en bout et peut convertir temporairement le XML en PDF afin que les deux parties voient un contenu identique.

Etapes pour recevoir des factures électroniques conformes en Belgique

La réception de factures structurées exige le même niveau de préparation que l'envoi de factures électroniques. Voici les étapes à suivre

1. S'inscrire sur Peppol - Obtenez un identifiant Peppol via votre Point d’Accès ou votre fournisseur de logiciel et enregistrez-le dans les données de base.
2. Mettre en œuvre un logiciel compatible - Utilisez un logiciel de comptabilité ou PGI capable de valider, d'enregistrer et d'archiver le BIS 3.0 XML.
3. Partagez votre identifiant Peppol - Incluez l'identifiant sur les bons de commande, les contrats et les formulaires d'intégration des fournisseurs.
4. Automatisez le traitement - Configurez votre système pour qu'il effectue automatiquement les contrôles syntaxiques, la validation des règles de gestion et les correspondances à trois voies.

Réception temporaire via Hermes

Les entreprises qui ne sont pas encore équipées pour analyser le langage XML peuvent s'appuyer sur Hermes, une passerelle soutenue par le gouvernement qui convertit les fichiers BIS 3.0 entrants en résumés PDF et CSV lisibles. Hermes offre également un tableau de bord de suivi et de traçabilité, qui permet aux équipes financières d'avoir une visibilité jusqu'à ce qu'elles migrent vers une capacité Peppol complète. La plateforme sera progressivement supprimée une fois que l'adoption par le marché sera généralisée.

Conclusion

La Belgique exigera de toutes les entreprises assujetties à la TVA qu'elles échangent des factures exclusivement dans le format structuré Peppol BIS Billing 3.0 à partir du 1er janvier 2026, étendant ainsi le mandat actuel entre entreprises et gouvernements à toutes les transactions B2B ; les factures conformes doivent respecter les normes de données EN 16931, être envoyées et reçues par des Points d’Accès Peppol certifiés, et être validées, archivées et suivies dans le cadre des protocoles de sécurité de ce réseau. 

Les entreprises ont donc besoin d'un logiciel de comptabilité ou PGI compatible avec Peppol ou, pendant la période de transition, des portails fédéraux Mercurius (pour les transactions B2G sortantes) et Hermes (pour la conversion PDF entrante) pour enregistrer un identifiant Peppol, générer ou traiter des factures XML et maintenir l'intégrité et l'authenticité de chaque document.

Références Gouvernementales

• Portail général de facturation électronique - SPF Finances
• Solutions logicielles pour la facturation électronique
• Salle de courrier électronique Mercurius
• Plate-forme transitoire Hermes
• Association Peppol
• Documentation EN 16931 - Commission européenne

FAQ

Quelles sont les normes clés pour la conformité des factures électroniques en Belgique ?
Les factures doivent respecter la sémantique EN 16931 et être échangées dans Peppol BIS Billing 3.0.

Quels sont les canaux acceptés pour l'envoi de factures électroniques en Belgique ?
Le canal principal est le réseau Peppol. Pour les fournitures B2G ou l'utilisation provisoire, les entreprises peuvent également utiliser Mercurius ou Hermes.

Ai-je besoin d'un logiciel spécifique pour recevoir des e-factures en Belgique ?
Oui. Un service de comptabilité, PGI ou un service spécialisé connecté à un Point d’Accès Peppol est nécessaire. Les petites entités peuvent temporairement compter sur Hermes pour recevoir des rendus PDF.

Comment puis-je assurer l'authenticité et l'intégrité des e-factures envoyées et reçues ?
L'authenticité et l'intégrité sont intégrées dans le transport TLS mutuel de Peppol, les certificats à clé publique et les règles de validation définies par la norme EN 16931.