Wat is Peppol BIS Billing 3.0: Specificaties, Formaat, Voorbeeld, Voordelen

E-facturatie wordt in heel Europa verplicht gesteld, gedreven door wettelijke mandaten en de duidelijke voordelen van efficiëntie in btw-kloofreductie en kostenbesparingen. Zelfs het e-facturatie mandaat in België wordt gedreven door vereisten van de Europese Unie en nationale initiatieven om facturatie te moderniseren, fraude te verminderen en BTW rapportering te stroomlijnen. 

Een belangrijk onderdeel dat e-facturatie in België mogelijk maakt, is Peppol BIS Billing 3.0, het standaardformaat dat België gebruikt voor e-facturen bij overheidsopdrachten en binnenkort ook voor business-to-business transacties. 

In deze blog wordt Peppol BIS Billing 3.0 uitgelegd, hoe het functioneert binnen het e-facturatie ecosysteem, hoe een Peppol BIS factuur is opgebouwd en wat de voordelen zijn voor bedrijven.

EU-mandaten en de Belgische aanpak voor e-facturatie

De EU heeft in 2014 een richtlijn aangenomen die overheidsinstanties in alle lidstaten verplicht e-facturen te accepteren die voldoen aan een gemeenschappelijke Europese norm. Dit leidde tot de creatie van EN 16931, een Europese norm die het semantische datamodel van de kernelementen van een elektronische factuur definieert.

Eenvoudig gezegd geeft EN 16931 aan welke informatie een factuur moet bevatten (zoals leveranciersgegevens, btw-bedragen, enz.) en hoe deze gestructureerd moet zijn voor consistentie.

België heeft dit geïmplementeerd met behulp van het Peppol BIS Billing 3.0-formaat, dat is afgestemd op EN 16931 en voldoet aan de eisen van de EU-norm. Sinds april 2019 kunnen alle Belgische overheidsinstanties e-facturen ontvangen die voldoen aan de Europese norm en werd het gebruik van e-facturatie verplicht voor leveranciers bij overheidsopdrachten.

Als u zaken doet met overheidsinstellingen in België, moet u facturen elektronisch versturen in het opgegeven formaat. Nu breidt België e-facturatie uit naar de B2B-sector: een wet die in februari 2024 werd aangenomen, verplicht dat vanaf 1 januari 2026 alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven elektronisch moeten zijn, voornamelijk via het Peppol-netwerk met het Peppol BIS 3.0-formaat. 

Wat is Peppol BIS Billing 3.0?

Peppol BIS Billing 3.0 is een Europees gestandaardiseerd formaat voor elektronische facturen en creditnota's, ontworpen binnen het Peppol framework. Het definieert welke informatie een e-factuur moet bevatten en hoe deze gestructureerd moet zijn, zodat verschillende bronsystemen deze automatisch kunnen verwerken, zonder menselijke tussenkomst en ongeacht de gebruikte software.

Peppol BIS staat voor:

• Peppol - Pan-Europese overheidsopdrachten online
• BIS - Specificatie voor bedrijfsinteroperabiliteit
• Facturering 3.0 - Verwijst naar de versie van de e-factuurindeling die wordt gebruikt

Hoogtepunten van Peppol BIS Billing 3.0:

• Het is gebaseerd op de Europese norm EN 16931, die ervoor zorgt dat alle vereiste factuurgegevens (leveranciersinformatie, btw-gegevens, totalen, enz.) aanwezig zijn.
• Gebouwd met UBL 2.1 (Universal Business Language) - een wereldwijd erkende XML-structuur voor elektronische bedrijfsdocumenten.
• Ontworpen om interoperabiliteit tussen bedrijven, softwaresystemen en landen te garanderen.

Wat maakt het anders?

Peppol BIS Billing 3.0 is niet zomaar een factuurformaat: het is een zogenaamde CIUS:

• CIUS staat voor Core Invoice Usage Specification.
• Het is een aangepaste versie van EN 16931 die bepaalde bedrijfsregels of beperkingen toepast voor specifieke gebruikssituaties of regio's.

Zie het als volgt:

• EN 16931 definieert alle mogelijke velden en structuren die een factuur kan hebben.
• CIUS (zoals Peppol BIS 3.0) selecteert de meest relevante elementen uit die standaard en voegt specifieke regels toe om de implementatie in de praktijk te stroomlijnen.

Waarom België Peppol BIS 3.0 gebruikt

• Universeel formaat: Peppol BIS 3.0 is bedoeld voor breed, grensoverschrijdend gebruik, waardoor het ideaal is voor zowel binnenlandse als internationale transacties.
• Geen lokale CIUS nodig: België heeft ervoor gekozen Peppol BIS 3.0 ongewijzigd over te nemen, zonder een aparte nationale versie toe te voegen. Dit maakt de adoptie eenvoudiger en zorgt voor maximale compatibiliteit met Europese partners.

Eenvoudig gezegd werkt Peppol BIS 3.0 als een gestructureerde handleiding voor e-facturen, die zorgt voor consistentie, automatiseringsbereidheid en wettelijke naleving. De meeste moderne boekhoud- of factureringssoftware in België ondersteunt dit formaat, zodat bedrijven de technische details niet hoeven te beheren. Eenmaal ingesteld, stromen facturen soepel tussen systemen met minder fouten en snellere verwerking.

Hoe werkt Peppol BIS 3.0 in het E-Invoicing Ecosysteem?

Peppol BIS Billing 3.0 is meer dan alleen een bestandsformaat. Het maakt deel uit van een veel groter ecosysteem dat een naadloze, geautomatiseerde uitwisseling van e-facturen tussen bedrijven en overheden mogelijk maakt.

De kern van dit systeem is het Peppol-netwerk - een gestandaardiseerde, wereldwijde infrastructuur voor het uitwisselen van elektronische documenten zoals facturen. U kunt Peppol zien als een universeel postsysteem voor e-facturen. Zodra u erop bent aangesloten, kunt u facturen versturen naar of ontvangen van iedereen op het netwerk, ongeacht de software of serviceprovider die ze gebruiken.

Het 4-hoekenmodel

Peppol werkt met een ontwerp dat het vierhoeksmodel wordt genoemd, dat het volgende omvat:

1. Leverancier (hoek 1): Het bedrijf dat de factuur maakt.
2. Toegangspunt van de leverancier (Corner 2): De dienstverlener die de factuur indient in het Peppol-netwerk.
3. Toegangspunt van de koper (Corner 3): De serviceprovider die de factuur namens de koper ontvangt.
4. Koper (hoek 4): Het bedrijf of de overheidsdienst die de factuur ontvangt en verwerkt.

Dit is hoe het in de praktijk werkt:

• De leverancier maakt een factuur in het Peppol BIS 3.0 formaat.
• Die factuur wordt overhandigd aan het Peppol Access Point van hun keuze - vergelijkbaar met het overhandigen van een brief aan het postkantoor.
• Het Access Point zoekt de gegevens van de koper op (meestal via btw of ondernemingsnummer) en stuurt de factuur door naar het Access Point van de koper.
• Het Access Point van de koper levert de factuur af in zijn boekhoudsysteem, net zoals post die bij de ontvanger wordt bezorgd.
• Alle toegangspunten volgen de wereldwijde standaarden van Peppol, waardoor documenten consistent en veilig worden gerouteerd en verwerkt.

Waarom Peppol BIS Facturering belangrijk is

• Geen aangepaste integraties nodig: Bedrijven kunnen hun favoriete Peppol-gecertificeerde provider gebruiken zonder zich zorgen te maken over systeemcompatibiliteit.
• Volledig interoperabel: Of u nu een kleine facturatietool of een grote ERP gebruikt, zolang Peppol het ondersteunt, werkt alles samen.
• Soepele B2B- en B2G-communicatie: Dezelfde infrastructuur werkt zowel voor facturen voor de publieke sector (B2G) als voor uitwisselingen tussen bedrijven (B2B).

Belangrijkste regels en specificaties van Peppol BIS 3.0 (vereenvoudigd)

Een van de redenen waarom Peppol BIS Billing 3.0 in België is aangenomen, is dat het duidelijke regels vastlegt over wat een factuur moet bevatten en hoe die informatie moet worden weergegeven. Dit maakt facturen machineleesbaar en ondubbelzinnig, wat essentieel is voor automatisering. Hier volgt een overzicht van enkele belangrijke regels en specificaties van BIS 3.0 in lekentaal

Structuur en Peppol BIS 3.0 formaat

Peppol BIS 3.0 facturen zijn gestructureerd om automatisering, naleving en interoperabiliteit te ondersteunen. Hoewel gebruikers de technische lay-out meestal niet zien, zorgt dit gestandaardiseerde formaat ervoor dat facturen volledig zijn, correct worden gerouteerd en gemakkelijk kunnen worden verwerkt door ontvangende systemen - zonder handmatige tussenkomst.

Zie het als een digitaal formulier met verschillende secties die een traditionele factuur weerspiegelen, maar met een strakke volgorde en labeling die computers verwachten. 

Hier volgt een overzicht van een Peppol BIS Factureringsformaat:

Voorbeeld: Hoe een factuur eruit ziet in Peppol BIS Billing 3.0

Om het concreter te maken, geven we een eenvoudig voorbeeld (in gewone taal) van wat een factuur volgens dit formaat zou kunnen bevatten. Stelt u zich voor dat ABC Manufacturing NV een Belgisch bedrijf is (BTW: BE1234567890) dat goederen heeft verkocht aan XYZ Distribution BVBA (BTW: BE0987654321). ABC maakt een factuur op voor een bestelling van bureaustoelen. 

Dit zijn de belangrijkste onderdelen van die factuur in de Peppol BIS 3.0 structuur:

• Factuur ID en Datum: Factuurnummer INV-2025-00045 uitgegeven op 2025-05-10. Het is gemarkeerd als een factuur (in tegenstelling tot een creditnota of ander documenttype).
• Leverancier Details: ABC Manufacturing NV, Adres: 123 Industrial Lane, 1000 Brussel, BE. BTW: BE1234567890. (Dit zou staan onder de "AccountingSupplierParty" sectie in het datamodel, inclusief die BE1234567890 als de identifier voor ABC).
• Details koper: XYZ Distribution BVBA, Adres: 789 Marktstraat, 2000 Antwerpen, BE. BTW: BE0987654321. (Onder "AccountingCustomerParty" in de gegevens, met BE0987654321 als identificatiecode van XYZ).
• Regelitems: Stel dat de bestelling 10 bureaustoelen was voor €50 per stuk.

Regel 1: Product: Bureaustoel, Hoeveelheid: 10 eenheden, Stukprijs: €50,00, Nettobedrag per regel: €500.00. BTW: 21% standaardtarief, dus BTW-bedrag op deze regel: €105,00. (De regel heeft ook een regel-ID zoals "1" en kan een artikelcode of onderdeelnummer bevatten als ABC er een gebruikt voor stoelen).

• Overzicht totalen: Subtotaal (netto) = €500,00. Aangezien alle artikelen belast zijn met 21%, is het belastingtotaal = €105,00. Totaal = €605,00. De uitsplitsing naar belasting zou duidelijk aangeven: "€500,00 @ 21% btw => €105,00 belasting".
• Betalingsinfo: Bankrekening: BE45 6703 synchronisatie? Laten we eigenlijk niet iets inconsistent opnemen - ik zou gewoon "Bank: BE..., BIC: ..., Betalingstermijn 30 dagen (2025-06-09)". Dus:
  • Betalingsvoorwaarden: betaalbaar binnen 30 dagen (vervaldatum: 2025-06-09). Betaling naar IBAN BE12 3456 7890 1234, BIC ABCDBEBB. (Deze gegevens zorgen ervoor dat XYZ weet waar en wanneer hij moet betalen. In het BIS-bestand staat IBAN onder de sectie betalingsmiddelen met code voor bankoverschrijving).
• Referenties: Als deze factuur was gebaseerd op een offerte van ABC of een inkooporder van XYZ, kan die referentie worden opgenomen. Bijvoorbeeld "Bestelreferentie: PO-2025-77". (In de XML zijn er velden voor Orderreferentie enz., die de koper helpen om de factuur te matchen met hun interne PO of contract).

Uitleg

Al die informatie wordt verpakt in de Peppol BIS 3.0 XML-structuur in de juiste sleuven. De eindontvanger (de financiële software van XYZ of, als het de overheid is, hun op Mercurius aangesloten systeem) zal het bestand ontleden en op de juiste manier weergeven of registreren. 

Voor een mens kunnen de gegevens worden omgezet in een leesbaar formaat (Mercurius kan bijvoorbeeld een PDF-weergave van de XML genereren als dat nodig is, zodat mensen facturen kunnen bekijken zonder de ruwe XML te hoeven zien). 

Maar het belangrijkste is dat de gegevens er op een consistente manier zijn. In dit voorbeeld, wanneer ABC de factuur via het Peppol-netwerk verstuurt, zal het systeem de BTW van XYZ (BE0987654321) gebruiken om de factuur door te sturen naar het toegangspunt van XYZ (of Mercurius als het een publieke entiteit is). Het systeem van XYZ ontvangt de gegevens en kan automatisch bijvoorbeeld die factuur van € 605,00 controleren aan de hand van een ontvangstrapport of gewoon de uitgave en de btw boeken. Het proces wordt sneller en minder foutgevoelig dan wanneer er een PDF wordt gemaild en iemand die nummers opnieuw moet intypen.

Voordelen van Peppol BIS 3.0 

Met Peppol BIS Billing 3.0 wordt facturering eenvoudiger, efficiënter en compliance gegarandeerd. Het biedt tastbare voordelen voor zowel bedrijven als overheidsinstellingen:

• Efficiëntie en kostenbesparingen: Facturen worden direct in financiële systemen ingevoerd zonder handmatige invoer. Automatisering vermindert arbeid, verwerkingstijd en fouten - waardoor de kosten dalen en betalingen sneller plaatsvinden.
• Naleving en controleerbaarheid: Ingebouwde validatie en standaardvelden zorgen voor naleving van de Belgische en EU-vereisten. Digitale controlesporen en het bijhouden van de status verbeteren de transparantie en maken geschillenbeslechting eenvoudiger.
• Interoperabiliteit: Dankzij één gestandaardiseerd formaat kunnen alle systemen naadloos facturen uitwisselen. Bedrijven hoeven e-facturatie maar één keer te implementeren om verbinding te maken met elke Peppol-conforme partner in heel Europa.
• Vermindering van btw-fraude: Real-time en gestructureerde gegevens verbeteren de zichtbaarheid van transacties voor belastingdiensten. Dit ondersteunt een betere btw-inning en kan uiteindelijk andere rapportagelasten verminderen.
• Snellere betalingen: Directe levering via het Peppol netwerk verkort de facturatiecycli. Dankzij geautomatiseerde ontvangst- en goedkeuringsworkflows worden leveranciers sneller betaald, waardoor de cashflow verbetert.
• Minder fouten en geschillen: Gestandaardiseerde formaten en validaties vangen fouten in een vroeg stadium op. Facturen sluiten beter aan op inkooporders en ontvangstbewijzen, waardoor het aantal mismatches en handmatige correcties afneemt.
• Procesintegratie en inzicht in gegevens: Digitale facturen kunnen eenvoudig worden geïntegreerd met inkoop-, voorraad- en boekhoudsystemen. Dit zorgt voor geautomatiseerde workflows en verbeterde rapportage en analyses.

Conclusie

Peppol BIS Billing 3.0 klinkt op het eerste gezicht misschien technisch, maar de rol ervan in de Belgische e-invoicing Ik ben een paar minuten te laat; mijn vorige vergadering loopt uit. gaat fundamenteel over vereenvoudiging en standaardisering. Voor financiële professionals en bedrijfseigenaars betekent het dat facturen kunnen worden uitgegeven en ontvangen in een formaat dat onmiddellijk klaar is voor verwerking - geen afdrukken, geen gegevens overtypen en minder fouten. 

Tegen 2026 zal het versturen van een factuur naar een ander Belgisch bedrijf waarschijnlijk even eenvoudig zijn als wat grotere leveranciers nu al doen met hun overheidsklanten: u verstuurt ze elektronisch via Peppol in het BIS 3.0-formaat en u weet dat ze geleverd is en klaar om betaald te worden.