Règles Techniques de Facturation Électronique en Belgique : Guide Détaillé

Dans le cadre de sa conversion numérique actuelle et dans le respect des directives de l'Union européenne, la Belgique implémente la facturation électronique pour les entreprises assujetties à la TVA. Cette transformation, notamment pour les transactions B2B (business-to-business), a pour but de rationaliser les processus administratifs, de diminuer la fraude et d'améliorer l'efficacité des rapports financiers. 

Dans cet article, vous découvrirez les règles techniques qui régissent la facturation électronique en Belgique, le cadre et les formats utilisés, ainsi que le rôle du réseau Peppol.

Recours Obligatoire aux Factures Électroniques Structurées à Partir de 2026

À compter du 1er janvier 2026, l'e-facturation organisée sera obligatoire pour toutes les transactions B2B réalisées entre des entreprises belges assujetties à la TVA. Autrement dit, les entreprises seront tenues d'émettre des factures dans un format qui pourra être traité automatiquement, ce qui permettra aux autorités fiscales et aux entreprises de traiter et de suivre plus facilement les transactions.

Points Clefs :

• Transactions B2B (Business to Business) : Les factures électroniques détaillées deviendront obligatoires pour la quasi-totalité des transactions entre entreprises belges assujetties à la TVA.
• Transactions B2C (Business to Consumer) : Ce mandat ne concerne pas les factures pour les biens ou les services fournis à des consommateurs individuels.
• Transactions B2G (Business to Government) : Depuis le 1er mars 2024, la facturation par voie électronique est obligatoire pour les contrats conclus avec les autorités publiques d'une valeur égale ou supérieure à 3 000 euros.

Exceptions : Il existe certaines exemptions limitées, comme pour les entreprises qui sont en faillite ou qui réalisent des transactions exonérées en vertu du code de la TVA.

Caractéristiques Clefs des Factures Électroniques Structurées

On parle de facture électronique structurée quand elle est créée, envoyée et reçue dans un format qui permet son traitement automatique par les ordinateurs. À la différence d'une facture classique au format PDF ou papier, une facture structurée contient des données lisibles par une machine, ce qui implique qu'elles peuvent être automatiquement analysées et traitées par les systèmes comptables et fiscaux.

Pour satisfaire à la réglementation en matière de facturation électronique, les fournisseurs devront répondre aux exigences techniques suivantes :

• Normes Européennes : Les notes doivent être conformes aux normes EN 16931-1 et CEN/TS 16931-2, qui fixent les règles relatives aux données, au format et à la structure des factures. 
• Éléments Obligatoires : La facture devra contenir toutes les données obligatoires comme les numéros de TVA du fournisseur et de l'acheteur, le numéro de la facture, la date, les conditions de paiement et la valeur des biens ou des services vendus.

1. Format Peppol-BIS : La facture est obligatoirement formatée selon le type de document Peppol-BIS, qui respecte la norme européenne EN 16931. Ainsi, la facture peut être traitée et échangée automatiquement via le réseau Peppol.

Règles Techniques pour la Facturation Électronique en Belgique

Pour la facturation électronique, il est fondamental de garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. Conformément à la législation sur la TVA, ces conditions sont à respecter dès l'émission de la facture et jusqu'à la fin de la période de conservation de celle-ci.

Authenticité de l’Origine

« L'authenticité de l'origine » fait référence à l'assurance que l'identité de la personne ayant émis la facture, en tant que fournisseur de biens ou prestataire de services, est correctement vérifiée. Tant l'expéditeur (le fournisseur ou le prestataire de services) que le bénéficiaire (l'acheteur ou le destinataire du service) sont chargés de garantir l'authenticité de l'origine de la facture. Ceci est essentiel pour garantir que la transaction est légitime et vérifiable aux fins de la TVA.

Intégrité du Contenu

La garantie de l'intégrité des informations garantit que les informations présentes sur la facture n'ont pas été modifiées après l'émission de celle-ci. Cela implique de conserver tous les détails nécessaires conformément à la directive sur la TVA. La condition d'intégrité veille à ce que la facture soit une représentation fidèle de la transaction et à ce que toute variation de la facture soit clairement référencée par rapport au document original.

Lisibilité de la Facture

Cette condition de lisibilité exige que le contenu de la facture demeure clair et lisible pendant toute la période de conservation, qui couvre généralement plusieurs années. En d'autres termes, les données de TVA doivent être facilement lisibles, sans nécessiter d'interprétation ou d'effort excessif. 

Dans le cas des factures électroniques, cet objectif est atteint si le document peut être affiché sur demande, dans un format lisible et dans un délai raisonnable. La concordance entre le fichier électronique d'origine et la version lisible doit être assurée, de manière à ce qu'il n'y ait pas de divergence dans les données.

Factures Électroniques et Modifications

Tout document électronique qui introduit des modifications dans la facture originale, tout en faisant explicitement référence à cette dernière, sera aussi considéré comme une facture électronique, à condition de respecter le même format que le document d'origine. Ainsi, toute mise à jour ou modification d'une facture reste traçable et vérifiable.

Conservation des Factures et Conformité à la TVA

Les règles relatives à l'authenticité, à l'intégrité et à la lisibilité des factures s'appliquent également à leur conservation et à la conformité à la TVA. À partir du 1er janvier 2026, les conditions relatives aux factures électroniques structurées remplaceront les factures papier. La véritable nature de la facture apparaîtra plus nettement et les pistes d'audit seront plus fiables pour garantir le respect des règles en matière de déclaration et de déduction de la TVA.

Piste d'Audit Fiable

Une piste d'audit fiable pour la TVA est indispensable pour vérifier le lien entre les factures et les transactions réelles. Elle doit satisfaire à trois critères essentiels :

1. Traçabilité : Le lien qui unit les pièces justificatives (telles que les factures) et les transactions auxquelles elles se rapportent doit être clair et facile à suivre.
2. Conformité : La piste d'audit devra être conforme aux procédures et réglementations applicables en matière de TVA.
3. Précision : La piste d'audit couvre les processus réellement mis en œuvre, tels que la fourniture de biens ou la prestation de services.

Envoi et Réception de Factures via Peppol

• Envoyer des Factures : Pour pouvoir envoyer des factures structurées, les entreprises devront être connectées au réseau Peppol par le biais d'un fournisseur de services certifié. Cela suppose d'utiliser un logiciel qui soit compatible avec Peppol, par exemple un système ERP ou un logiciel de facturation qui accepte le format Peppol-BIS.
• Recevoir des Factures : Par ailleurs, les entreprises doivent s'assurer qu'elles peuvent recevoir des factures au format Peppol-BIS. Pour ce faire, elles doivent mettre à jour leur logiciel de comptabilité ou s'abonner à un prestataire de services Peppol.

Le Réseau Peppol et Son Rôle

Le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est la colonne vertébrale du dispositif belge d'e-facturation. C'est un réseau international libre qui facilite l'échange sécurisé et standardisé de documents électroniques, y compris les factures, entre les entreprises et les autorités publiques.

Le réseau Peppol est prévu pour assurer que les factures puissent s'échanger d'une manière qui garantisse qu'elles sont sécurisées, lisibles à la machine et conformes aux normes européennes. Voici les principaux avantages de Peppol :

• Interopérabilité : Peppol offre aux entreprises la possibilité d'envoyer des factures aux autres entreprises et aux autorités publiques par-delà les frontières, dans le même format standardisé.
• Sécurité : Le réseau assure la sécurité de la transmission des données, réduisant ainsi le risque de fraude et d'erreurs comparé à la facturation par courrier électronique ou sur papier.
• Efficacité : Peppol assure le traitement automatique des factures, ce qui permet aux entreprises de gérer plus facilement les paiements et les rapports.

Format Peppol-BIS et EN 16931 

Les factures délivrées sont obligatoirement conformes au format Peppol-BIS (Business Interoperability Specifications), qui repose sur la norme européenne EN 16931 relative à la facturation électronique. Le format Peppol-BIS permet un traitement automatique des factures et une intégration aisée dans les systèmes comptables.

• Peppol-BIS est un système de règles normalisées qui fixe la structure des factures échangées par l'intermédiaire du réseau Peppol.
• La norme EN 16931 représente le cadre européen qui fixe les exigences techniques et sémantiques de la facturation électronique (e-invoicing) dans toute l'Union européenne. Elle permet de s'assurer que les factures échangées entre les entreprises et les entités publiques répondent à des normes strictes de conformité et d'interopérabilité. 

Formats de Facture : Qu'est-ce Qui Est Autorisé et Qu'est-ce Qui Ne l'Est Pas ?

Conformément aux nouvelles règles :

• Factures PDF : Si les factures PDF sont encore conformes jusqu'au 31 décembre 2025, elles ne le deviendront plus pour les transactions B2B à partir du 1er janvier 2026. À compter de cette date, toutes les factures électroniques structurées au format Peppol-BIS seront conformes.
• Formats Alternatifs : Si avant 2026, d'autres formats, comme Excel ou Word, sont autorisés moyennant l'accord du destinataire, au-delà de cette date, les factures devront être conformes à la norme EN 16931 dans le format Peppol-BIS. Toute dérogation à cette règle doit faire l'objet d'un accord mutuel entre les deux parties.

Conclusion

Grâce à l'utilisation du réseau Peppol et à la conformité aux normes européennes telles que l’EN 16931 et Peppol-BIS, les entreprises belges pourront automatiser leurs processus de facturation, alléger les charges administratives et garantir la conformité à la TVA. 

Elles devront se prémunir contre une mise en œuvre complète en mettant à niveau leurs systèmes et logiciels afin de pouvoir transmettre et recevoir des factures électroniques structurées dans les formats requis.

Les règles et directives présentées ci-dessus font partie d'une initiative européenne plus large visant à normaliser la facturation électronique et à améliorer l'interopérabilité transfrontalière, pour aider les entreprises, les autorités fiscales et les autorités publiques à améliorer l'efficacité et la transparence des pratiques en matière de déclaration et de facturation de la TVA.