Technische regels voor e-facturatie in België: Een gedetailleerde gids

Als onderdeel van zijn voortdurende digitale transformatie en in lijn met de richtlijnen van de Europese Unie implementeert België e-facturatie voor btw-geregistreerde bedrijven. Deze transformatie, met name voor B2B-transacties (business-to-business), is bedoeld om administratieve processen te stroomlijnen, fraude te verminderen en de efficiëntie van de financiële rapportage te verbeteren. 

Dit artikel geeft een uitgebreid overzicht van de technische regels voor e-facturatie in België, het kader en de formaten en de rol van het Peppol-netwerk.

Verplicht gebruik van gestructureerde elektronische facturen vanaf 2026

Vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige bedrijven. Dit betekent dat bedrijven facturen moeten uitreiken in een formaat dat automatisch kan worden verwerkt, waardoor het zowel voor de belastingdienst als voor bedrijven gemakkelijker wordt om transacties te verwerken en op te volgen.

Belangrijke punten:

• B2B-transacties: Gestructureerde elektronische facturen worden verplicht voor bijna alle transacties tussen Belgische bedrijven die onderworpen zijn aan btw.
• B2C-transacties: Het mandaat is niet van toepassing op facturen voor goederen of diensten die aan individuele consumenten worden geleverd.
• B2G-transacties: Vanaf 1 maart 2024 is elektronische facturering verplicht voor contracten met overheidsinstanties ter waarde van € 3.000 of meer.

Uitzonderingen: Er gelden enkele beperkte vrijstellingen, zoals voor bedrijven die failliet zijn of die vrijgestelde handelingen verrichten volgens de btw-wetgeving.

Belangrijkste kenmerken van gestructureerde elektronische facturen

Een gestructureerde elektronische factuur is een factuur die wordt aangemaakt, verzonden en ontvangen in een formaat dat automatische verwerking door computers mogelijk maakt. In tegenstelling tot een traditionele PDF of papieren factuur bevat een gestructureerde e-factuur gegevens die machineleesbaar zijn, wat betekent dat ze automatisch kunnen worden verwerkt door boekhoud- en belastingsystemen.

Om te voldoen aan de regelgeving voor e-facturering, moeten facturen voldoen aan de volgende technische vereisten:

• Europese normen: Facturen moeten voldoen aan de normen EN 16931-1 en CEN/TS 16931-2, waarin de regels voor factuurgegevens, -indeling en -structuur zijn vastgelegd. 
• Verplichte elementen: De factuur moet alle verplichte gegevenselementen bevatten, zoals het btw-nummer van de leverancier en de afnemer, het factuurnummer, de datum, de betalingsvoorwaarden en de waarde van de verkochte goederen of diensten.
• Peppol-BIS formaat: De factuur moet opgemaakt zijn volgens het Peppol-BIS documenttype, dat de Europese norm EN 16931 volgt. Dit zorgt ervoor dat de factuur automatisch verwerkt en uitgewisseld kan worden via het Peppol-netwerk.

Technische regels voor e-facturatie in België

Bij elektronische facturering zijn het waarborgen van de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur fundamentele vereisten. Zoals bepaald in de btw-regelgeving moeten deze voorwaarden worden gehandhaafd vanaf het moment dat de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaarperiode.

Authenticiteit van de herkomst

De "authenticiteit van oorsprong" verwijst naar de garantie dat de identiteit van de persoon die de factuur heeft uitgereikt, als leverancier van goederen of als dienstverlener, correct is gecontroleerd. Zowel de verzender (de leverancier of dienstverlener) als de ontvanger (de koper of ontvanger van de dienst) zijn verantwoordelijk voor het garanderen van de authenticiteit van de herkomst van de factuur. Dit is cruciaal om ervoor te zorgen dat de transactie legitiem en controleerbaar is voor btw-doeleinden.

Integriteit van de inhoud

De integriteit van de inhoud zorgt ervoor dat de informatie op de factuur na uitgifte niet is gewijzigd. Dit omvat het bijhouden van alle vereiste gegevens volgens de btw-richtlijn. De integriteitsvoorwaarde zorgt ervoor dat de factuur een getrouwe weergave van de transactie blijft en dat eventuele wijzigingen in de factuur duidelijk verwijzen naar het oorspronkelijke document.

Leesbaarheid van de factuur

De leesbaarheidsvoorwaarde schrijft voor dat de inhoud van de factuur duidelijk en leesbaar moet blijven gedurende de volledige bewaarperiode, die meestal meerdere jaren omvat. Dit betekent dat de btw-gegevens gemakkelijk leesbaar moeten zijn zonder dat ze al te veel interpretatie of inspanning vereisen. 

Voor elektronische facturen kan dit worden bereikt als het document op verzoek kan worden weergegeven in een leesbaar formaat en binnen een redelijk tijdsbestek. Het originele elektronische bestand en de leesbare versie moeten overeenkomen, zodat er geen discrepantie is in de gegevens.

Elektronische facturen en wijzigingen

Een elektronisch document dat wijzigingen aanbrengt in de originele factuur - met duidelijke verwijzing naar het origineel - wordt ook behandeld als een elektronische factuur, op voorwaarde dat het hetzelfde formaat heeft als het originele document. Dit zorgt ervoor dat updates of wijzigingen aan een factuur traceerbaar en verifieerbaar blijven.

Bewaring van facturen en naleving van btw-regels

De regels met betrekking tot de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van facturen zijn ook van toepassing op hun bewaring en naleving van de btw-regels. Vanaf 1 januari 2026 zullen de voorwaarden voor gestructureerde elektronische facturen de vroegere afhankelijkheid van papieren facturen vervangen. De ware aard van de factuur zal duidelijker zijn en controletrajecten zullen betrouwbaarder zijn om de naleving van de regels voor btw-rapportage en -aftrek te garanderen.

Betrouwbaar controlespoor

Een betrouwbaar controlespoor voor btw-doeleinden is essentieel om het verband tussen facturen en werkelijke transacties te verifiëren. Het moet voldoen aan drie belangrijke criteria:

1. Traceerbaarheid: Het verband tussen de bewijsstukken (zoals facturen) en de transacties waarop ze betrekking hebben, moet duidelijk en gemakkelijk te volgen zijn.
2. Naleving: Het controlespoor moet voldoen aan de toepasselijke btw-procedures en -voorschriften.
3. Nauwkeurigheid: Het controlespoor moet een afspiegeling zijn van echte processen die daadwerkelijk hebben plaatsgevonden, zoals de levering van goederen of het verlenen van diensten.

Facturen verzenden en ontvangen via Peppol

• Facturen versturen: Om gestructureerde facturen te versturen, moeten bedrijven aangesloten zijn op het Peppol-netwerk via een gecertificeerde serviceprovider. Hiervoor moet Peppol-compatibele software worden gebruikt, zoals ERP-systemen of factureringssoftware die het Peppol-BIS-formaat ondersteunt.
• Facturen ontvangen: Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat ze facturen in Peppol-BIS-formaat kunnen ontvangen. Dit kan betekenen dat ze hun boekhoudsoftware moeten bijwerken of zich moeten abonneren op een Peppol-dienstverlener.

Het Peppol-netwerk en de rol ervan

Het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement Online) vormt de ruggengraat van het Belgische kader voor e-facturatie. Het is een internationaal, open netwerk dat ontworpen is om de veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van elektronische documenten, waaronder facturen, tussen bedrijven en overheden te vergemakkelijken.

Peppol is ontworpen om ervoor te zorgen dat facturen kunnen worden uitgewisseld op een manier die garandeert dat ze veilig en machineleesbaar zijn en voldoen aan de Europese normen. De belangrijkste voordelen van Peppol zijn

• Interoperabiliteit: Met Peppol kunnen bedrijven facturen in hetzelfde gestandaardiseerde formaat grensoverschrijdend versturen naar andere bedrijven en overheden.
• Beveiliging: Het netwerk zorgt voor een veilige gegevensoverdracht, waardoor het risico op fraude en fouten kleiner is dan bij facturering via e-mail of op papier.
• Efficiëntie: Peppol ondersteunt de geautomatiseerde verwerking van facturen, waardoor het voor bedrijven eenvoudiger wordt om betalingen en rapportages te beheren.

Peppol-BIS formaat en EN 16931 

Uitgegeven facturen moeten voldoen aan het Peppol-BIS-formaat (Business Interoperability Specifications), dat gebaseerd is op de Europese norm EN 16931 voor elektronische facturering. Met dit formaat kunnen facturen automatisch worden verwerkt en gemakkelijk worden geïntegreerd in boekhoudsystemen. 

• Peppol-BIS is een gestandaardiseerde set regels die de structuur van facturen definiëren die via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld.
• De EN 16931-norm is het Europese kader dat de technische en semantische vereisten definieert voor elektronisch factureren (e-factureren) in de hele EU. Het zorgt ervoor dat facturen die worden uitgewisseld tussen bedrijven en overheidsinstanties voldoen aan strenge normen voor naleving en interoperabiliteit. 

Factuurformaten: Wat is toegestaan en wat niet?

Onder de nieuwe regels:

• PDF-facturen: Terwijl PDF-facturen nog legaal zijn tot 31 december 2025, zullen ze vanaf 1 januari 2026 niet langer voldoen voor B2B-transacties. Vanaf dat moment zijn alleen gestructureerde elektronische facturen in het Peppol-BIS-formaat nog toegestaan.
• Alternatieve formaten: Hoewel andere formaten, zoals Excel of Word, zijn toegestaan vóór 2026 met toestemming van de ontvanger, moeten facturen na de deadline voldoen aan de EN 16931-norm in het Peppol-BIS-formaat. Als hiervan wordt afgeweken, moeten beide partijen dit onderling overeenkomen.

Conclusie

België evolueert naar een digitale economie met verplichte gestructureerde e-facturatie tegen 2026. Door gebruik te maken van het Peppol-netwerk en Europese normen zoals EN 16931 en Peppol-BIS na te leven, kunnen Belgische bedrijven hun facturatieprocessen automatiseren, de administratieve lasten verminderen en de btw-naleving verzekeren. 

Bedrijven moeten zich voorbereiden op de volledige implementatie door hun systemen en software te upgraden, zodat ze gestructureerde e-facturen in de vereiste formaten kunnen verzenden en ontvangen. Het 

De bovenstaande regels en richtlijnen maken deel uit van een breder Europees initiatief om elektronische facturering te standaardiseren en de grensoverschrijdende interoperabiliteit te verbeteren, zodat bedrijven, belastingdiensten en overheden efficiënter en transparanter btw kunnen rapporteren en factureren.