Présentation de PEPPOL et de la Plateforme Mercurius en Belgique

À compter de janvier 2026, la Belgique exigera le recours à la facturation électronique pour toutes les transactions interentreprises (B2B) soumises à la TVA, conformément aux normes de l'UE visant à mettre en place un écosystème de facturation numérisé et transparent. Les entreprises sont tenues de s'adapter à deux éléments clés : la plateforme Mercurius, qui traite et achemine les factures électroniques, et le dispositif PEPPOL, qui propose des normes et des protocoles techniques pour un échange de données transparent.

Dans cet article, nous allons découvrir le rôle de ces composants dans le mandat de facturation électronique de la Belgique, leurs fonctionnalités et la manière dont les entreprises peuvent s'y adapter.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique est un processus par lequel des factures sont émises, transmises et reçues dans un format numérique structuré qui peut être traité de manière automatisée. À la différence des factures papier ou PDF non structurés, les factures électroniques adhèrent à un format normalisé qui garantit la compatibilité entre les différents systèmes et juridictions.

Dans l'Union européenne, et donc en Belgique, la facturation électronique est réglementée par la norme EN16931. Cette norme permet de garantir que tous les détails nécessaires à la facturation sont saisis de manière structurée, rendant la facture lisible par une machine et compatible avec le système du destinataire.

Mandat de Facturation Électronique en Belgique : Deux Composantes Essentielles

L'écosystème belge de la facturation électronique se décompose en deux éléments essentiels :

La Plateforme Mercurius : Hub de Traitement

La plateforme Mercurius est le portail centralisé de traitement des factures électroniques en Belgique. Faisant office de "salle courrier", elle assure l'acheminement des factures électroniques entre les émetteurs (entreprises) et les destinataires (pouvoirs publics ou autres entreprises).

Fonctions Clés de la Plateforme Mercurius :

• Envoi et Acheminement des Factures : Assure la bonne transmission des factures électroniques aux destinataires visés.
• Interopérabilité : S'aligne sur le cadre PEPPOL, ce qui garantit que les factures sont conformes aux normes de l'UE.
• Envoi Manuel des Factures : Permet aux entreprises qui ne possèdent pas de système automatisé de transmettre leurs factures manuellement.
• Suivi et Traçabilité : Assure une actualisation en temps réel de l'état des factures pour les expéditeurs et les destinataires.
• Conversion de Documents : Permet de convertir les factures lisibles par machine (XML) en formats lisibles par l'homme (PDF), ce qui assure que les petites entités sont incluses dans le système.

Le Dispositif PEPPOL : Normes et Réseau

PEPPOL, ou Pan-European Public Procurement On-Line, est le dispositif qui sert de base aux normes techniques et opérationnelles pour la facturation électronique en Belgique. Il forme l'épine dorsale du système de facturation électronique, garantissant un échange de données transparent et sécurisé.

Fonctions Clés du Dispositif PEPPOL :

• Format de Données Normalisé : La structure des factures électroniques est définie selon la norme EN16931 afin d'assurer la compatibilité dans l'ensemble de l'UE.
• Réseau Interopérable : Connecte les émetteurs et les destinataires par l'intermédiaire de points d'accès certifiés, ce qui favorise l'échange de données entre les différents systèmes logiciels.
• Protocoles de Conformité : Fixe des règles d'authenticité, d'intégrité des données et de validité juridique pour assurer la sécurité des transactions.
• Portée Internationale : S'étend au-delà de l'Europe à des pays comme Singapour, l'Australie et la Nouvelle-Zélande, ce qui permet la facturation transfrontalière.

Rôle de la Plateforme Mercurius dans la Facturation Électronique en Belgique

La plateforme Mercurius est un outil indispensable à la stratégie de facturation électronique de la Belgique, en ce qui concerne notamment les marchés publics (transactions B2G). D'ici 2026, elle gérera aussi les transactions B2B, assurant ainsi la conformité avec le mandat de facturation électronique.

Comment Fonctionne Mercurius

1. Émission de Factures : Les entreprises produisent des factures électroniques structurées et les transmettent via le portail Mercurius ou par le biais d'un logiciel intégré conforme à Peppol.
2. Acheminement : La facture est adressée au bon destinataire (autorité publique ou entreprise) par le biais de Mercurius.
3. Accusé Réception et Traitement : Les destinataires confirment la réception, procèdent au traitement de la facture et renvoient les documents de réponse (par exemple, les approbations ou les rejets) par l'intermédiaire de la plateforme.
4. Archivage et Rapports : Les factures font l'objet d'un archivage à des fins de conformité, avec des fonctionnalités de suivi de l'état et d'établissement de rapports disponibles pour les expéditeurs et les destinataires.

Avantages de la Plateforme Mercurius

• Gestion Centralisée : Simplifie la facturation pour les sociétés en proposant un point d'interaction unique avec les autorités publiques.
• Flexibilité : Prend également en considération les soumissions automatisées et manuelles, ce qui le rend accessible aux entreprises de toutes tailles.
• Transparence : Le suivi en direct augmente la visibilité et réduit les délais de traitement.

Rôle de PEPPOL dans la Facturation Électronique en Belgique

PEPPOL occupe une place déterminante dans l'écosystème belge de la facturation électronique en proposant un cadre unifié pour l'échange sécurisé et performant de données, supprimant ainsi les inefficacités liées à la fragmentation des systèmes et à l'incompatibilité des formats. Administré par le Service Public Fédéral Stratégie et Appui (BOSA) en tant qu'autorité officielle de Peppol, il veille à la conformité avec les normes de l'UE. Par ailleurs, un registre national des destinataires facilite l'identification et la mise en relation des entreprises avec les entités conformes à Peppol, ce qui facilite les processus de facturation.

Comment PEPPOL Aide à la Facturation Électronique

• Format de Facture Standardisé : Les factures sont conformes à la norme EN16931 pour garantir la compatibilité et l'automatisation entre les systèmes.
• Points d'Accès Certifiés : Connecte les entreprises au réseau PEPPOL par le biais de fournisseurs de services pour un échange sécurisé des factures.
• Réseau Interopérable : Assure une facturation fluide entre participants à travers le réseau, au niveau national et international.
• Sécurité des Données et Conformité : La transmission chiffrée et sécurisée des données est garantie, ainsi que le respect des réglementations européennes en matière d'authenticité et d'intégrité.
• Intégration à la Plateforme Mercurius Belge : Permet une communication fluide entre les sociétés et les autorités publiques au sein de l'écosystème de facturation électronique de la Belgique.

Avantages de PEPPOL en Belgique

• Simplification de la Conformité : PEPPOL garantit la conformité de chaque facture aux normes européennes, notamment la norme EN16931, ce qui limite la probabilité d'erreurs ou de rejets. Ainsi, la conformité réglementaire est facilitée pour les entreprises et les autorités publiques.
• Amélioration de l'Efficacité : En informatisant l'échange de documents et en assurant une transmission sécurisée, PEPPOL permet d'éliminer les processus manuels, de diminuer le temps de traitement et minimiser les erreurs humaines dans le flux de facturation.
• Favorise l'Évolutivité : PEPPOL est destiné aux entreprises de toutes tailles, petites aux grandes multinationales. Il permet de réaliser des transactions nationales et internationales, ce qui le rend adaptable à la croissance de l'entreprise.
• Favorise la Connectivité : Avec une simple connexion à un point d'accès certifié, les entreprises sont en mesure d'échanger des factures avec tous les participants au réseau PEPPOL, ce qui permet de créer un vaste écosystème interopérable de partenaires commerciaux.
• Permet des Transactions Transfrontalières Transparentes : PEPPOL simplifie le commerce international en fournissant un modèle de facturation normalisé et compatible avec les autres pays. Les sociétés belges ont la possibilité de transmettre des factures électroniques à leurs partenaires commerciaux dans tous les pays du réseau PEPPOL, ce qui assure la conformité avec les réglementations transfrontalières et favorise les opportunités commerciales à l'échelle mondiale.

Comment Se Lancer avec PEPPOL et Mercurius en Belgique ?

1. Évaluez Votre Système Actuel : Déterminez si votre logiciel de facturation est compatible avec Peppol et si vous pouvez l'intégrer à la plateforme Mercurius.
2. Inscrivez-vous à PEPPOL : Collaborez avec un fournisseur de points d'accès certifié pour obtenir un identifiant Peppol unique.
3. Faites l'Intégration avec Mercurius : Connectez votre système d'entreprise à la plateforme Mercurius ou profitez de ses fonctions d'envoi de facture manuel.
4. Contrôlez la Conformité : Vérifiez la conformité des factures électroniques par rapport aux normes EN16931 afin de vous assurer qu'elles répondent aux exigences réglementaires.
5. Formez le Personnel : Formez vos employés à utiliser Peppol et Mercurius pour optimiser les flux de facturation.

Conclusion

Le passage de la Belgique à la facturation électronique obligatoire d'ici 2026 est une étape importante dans la numérisation des processus financiers, la conformité et l'amélioration de l'efficacité. La plateforme Mercurius et le cadre PEPPOL sont à la base de cet écosystème, en fournissant l'infrastructure et les normes indispensables à une facturation sans faille.

Il est essentiel pour les entreprises belges de se préparer à cette transition. En exploitant PEPPOL et la plateforme Mercurius, les sociétés pourront veiller à leur conformité, mais également réaliser des économies, accélérer le traitement et améliorer la transparence opérationnelle.