PEPPOL en Mercurius Platform in België uitgelegd

Vanaf januari 2026 zal België e-facturering verplicht stellen voor alle btw-plichtige B2B-transacties, in lijn met de EU-normen voor een gedigitaliseerd en transparant factureringsecosysteem. Bedrijven moeten zich aanpassen aan twee belangrijke componenten: het Mercurius-platform, dat e-facturen verwerkt en routeert, en het PEPPOL-framework, dat de technische normen en protocollen biedt voor naadloze gegevensuitwisseling.

In dit artikel wordt ingegaan op de rol van deze componenten in het Belgische e-factureringsmandaat, hun functionaliteiten en hoe bedrijven zich hieraan kunnen aanpassen.

Wat is e-facturering?

E-facturatie, of elektronische facturering, is het proces van het uitgeven, verzenden en ontvangen van facturen in een gestructureerd, digitaal formaat dat geautomatiseerde verwerking ondersteunt. In tegenstelling tot papieren facturen of ongestructureerde PDF's, houden e-facturen zich aan een gestandaardiseerd formaat dat compatibiliteit garandeert tussen verschillende systemen en rechtsgebieden.

In de Europese Unie, inclusief België, is de EN16931-norm van toepassing op e-facturering. Deze norm zorgt ervoor dat alle benodigde factuurgegevens op een gestructureerde manier worden vastgelegd, waardoor de factuur machinaal leesbaar is en compatibel is met het systeem van de ontvanger.

Het Belgische e-facturatiemandaat: twee kerncomponenten

Het Belgische e-facturatie-ecosysteem bestaat uit twee cruciale componenten:

Het Mercurius-platform: verwerkingshub

Het Mercurius Platform is het gecentraliseerde portaal van België voor e-factuurverwerking. Het fungeert als een "postkamer" en routeert elektronische facturen tussen verzenders (bedrijven) en ontvangers (overheden of andere bedrijven).

Belangrijkste functies van het Mercurius-platform:

• Factuur indienen en routeren : zorgt ervoor dat e-facturen correct worden verzonden naar de beoogde ontvangers.
• Ondersteuning voor interoperabiliteit : sluit aan bij het PEPPOL-kader en zorgt ervoor dat facturen voldoen aan de EU-normen.
• Handmatige factuurindiening : Hiermee kunnen bedrijven zonder geautomatiseerde systemen facturen handmatig indienen.
• Track and Trace : Biedt realtime updates over de factuurstatus voor zowel verzenders als ontvangers.
• Documentconversie : converteert machineleesbare facturen (XML) naar voor mensen leesbare formaten (PDF), waardoor inclusiviteit voor kleinere entiteiten wordt gewaarborgd.

Het PEPPOL-kader: standaarden en netwerk

PEPPOL, of Pan-European Public Procurement On-Line , is het raamwerk dat de technische en operationele standaarden voor e-facturering in België ondersteunt. Het dient als de ruggengraat van het e-factureringssysteem en zorgt voor een naadloze en veilige gegevensuitwisseling.

Belangrijkste functies van het PEPPOL-raamwerk:

• Gestandaardiseerd gegevensformaat : definieert de structuur van e-facturen met behulp van de EN16931-norm om compatibiliteit in de hele EU te garanderen.
• Interoperabel netwerk : verbindt verzenders en ontvangers via gecertificeerde toegangspunten, waardoor naadloze gegevensuitwisseling tussen verschillende softwaresystemen mogelijk is.
• Compliance-protocollen : hierin worden regels vastgelegd voor authenticiteit, gegevensintegriteit en juridische geldigheid om veilige transacties te garanderen.
• Wereldwijd bereik : reikt verder dan Europa, naar landen als Singapore, Australië en Nieuw-Zeeland, waardoor grensoverschrijdende facturering mogelijk is.

Rol van het Mercurius-platform in de Belgische e-facturatie

Het Mercurius-platform is van cruciaal belang voor de e-facturatiestrategie van België, met name voor overheidsopdrachten (B2G-transacties). Tegen 2026 zal het ook B2B-transacties verwerken, wat de naleving van het e-facturatiemandaat garandeert.

Hoe Mercurius werkt

1. Factuur indienen : Bedrijven genereren gestructureerde e-facturen en dienen deze in via het Mercurius-portaal of via geïntegreerde Peppol-compatibele software.
2. Routering : Mercurius routeert de factuur naar de juiste ontvanger (overheid of bedrijf).
3. Bevestiging en verwerking : Ontvangers bevestigen de ontvangst, verwerken de factuur en sturen antwoorddocumenten (bijvoorbeeld goedkeuringen of afwijzingen) via het platform.
4. Archivering en rapportage : facturen worden gearchiveerd ten behoeve van naleving van de regelgeving. Zowel verzenders als ontvangers hebben toegang tot functies voor statusregistratie en rapportage.

Voordelen van het Mercurius-platform

• Gecentraliseerd beheer : vereenvoudigt de facturering voor bedrijven door één enkel interactiepunt met overheidsinstanties te bieden.
• Flexibiliteit : Ondersteunt zowel geautomatiseerde als handmatige indieningen, waardoor het toegankelijk is voor bedrijven van elke omvang.
• Transparantie : realtime tracking verbetert de zichtbaarheid en vermindert verwerkingsvertragingen.

Rol van PEPPOL in de Belgische e-facturatie

PEPPOL speelt een cruciale rol in het e-facturatie-ecosysteem van België door een uniform kader te bieden voor veilige en efficiënte gegevensuitwisseling, waardoor de inefficiënties van gefragmenteerde systemen en incompatibele formaten worden geëlimineerd. Het wordt beheerd door de Belgische Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (BOSA) als officiële Peppol-autoriteit en zorgt voor naleving van EU-normen. Bovendien stelt een nationaal ontvangersregister bedrijven in staat om Peppol-conforme entiteiten eenvoudig te identificeren en ermee in contact te komen, wat naadloze factureringsprocessen mogelijk maakt.

Hoe PEPPOL e-facturering ondersteunt

• Gestandaardiseerd factuurformaat: zorgt ervoor dat facturen voldoen aan de EN16931-norm voor compatibiliteit en automatisering tussen systemen.
• Gecertificeerde toegangspunten: verbind bedrijven via serviceproviders met het PEPPOL-netwerk voor veilige factuuruitwisseling.
• Interoperabel netwerk: maakt naadloze facturering tussen deelnemers in het netwerk mogelijk, zowel nationaal als internationaal.
• Gegevensbeveiliging en naleving: garandeert gecodeerde, veilige gegevensoverdracht en naleving van EU-regelgeving voor authenticiteit en integriteit.
• Integratie met het Belgische Mercurius-platform: vergemakkelijkt de vlotte communicatie tussen bedrijven en overheden binnen het Belgische e-factureringsecosysteem.

Voordelen van PEPPOL in België

• Vereenvoudigt naleving: PEPPOL zorgt ervoor dat alle facturen voldoen aan Europese normen, zoals EN16931, waardoor de kans op fouten of afwijzingen afneemt. Dit vereenvoudigt de naleving van regelgeving voor bedrijven en overheidsinstanties.
• Verbetert de efficiëntie: door de gegevensuitwisseling te automatiseren en veilige verzending mogelijk te maken, elimineert PEPPOL handmatige processen, verkort het de verwerkingstijd en minimaliseert het menselijke fouten in de factureringsworkflow.
• Ondersteunt schaalbaarheid : PEPPOL is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van bedrijven van alle groottes, van kleine ondernemingen tot grote multinationals. Het ondersteunt zowel binnenlandse als internationale transacties, waardoor het aanpasbaar is naarmate bedrijven groeien.
• Bevordert connectiviteit: Met één enkele verbinding met een gecertificeerd toegangspunt kunnen bedrijven facturen uitwisselen met alle deelnemers in het PEPPOL-netwerk, waardoor een uitgebreid en interoperabel ecosysteem van handelspartners ontstaat.
• Maakt naadloze grensoverschrijdende transacties mogelijk: PEPPOL faciliteert internationale handel door een gestandaardiseerd factuurformaat te bieden dat compatibel is over de grenzen heen. Bedrijven in België kunnen e-facturen uitwisselen met handelspartners in elk land binnen het PEPPOL-netwerk, waardoor naleving van grensoverschrijdende regelgeving wordt gewaarborgd en wereldwijde zakelijke kansen worden bevorderd.

Hoe aan de slag met PEPPOL en Mercurius in België?

1. Beoordeel uw huidige systeem : bepaal of uw factureringssoftware Peppol-compatibel is en integratie met het Mercurius-platform ondersteunt.
2. Registreer u voor PEPPOL : Werk samen met een gecertificeerde Access Point-provider om een unieke Peppol-ID te verkrijgen.
3. Integreer met Mercurius : verbind uw bedrijfssysteem met het Mercurius-platform of gebruik de handmatige indieningsfuncties.
4. Valideer naleving : test e-facturen aan de hand van de EN16931-normen om er zeker van te zijn dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten.
5. Train personeel : leer medewerkers hoe ze Peppol en Mercurius kunnen gebruiken om factureringsworkflows te stroomlijnen.

Conclusie

De overgang van België naar verplichte e-facturering tegen 2026 markeert een belangrijke stap in de richting van het digitaliseren van financiële processen, het waarborgen van naleving en het verbeteren van de efficiëntie. Het Mercurius-platform en het PEPPOL-framework vormen de basis van dit ecosysteem en bieden de infrastructuur en standaarden die nodig zijn voor naadloze facturering.

Voor bedrijven in België is het essentieel om zich voor te bereiden op deze transitie. Door PEPPOL en het Mercurius-platform te benutten, kunnen bedrijven niet alleen naleving garanderen, maar ook profiteren van de voordelen van kostenbesparingen, snellere verwerking en verbeterde operationele transparantie.