Vanaf 1 januari 2026 verplicht België gestructureerde e-facturatie voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. B2C-transacties en transacties voor privégebruik vallen hierbuiten. Naarmate deze deadline dichterbij komt, heerst er bij veel Belgische bedrijven verwarring over de nieuwe regels voor e-facturatie. Een deel van die verwarring komt voort uit verkeerde ideeën of een gebrek aan kennis over hoe het hele e-facturatiesysteem werkt.

In deze blog leggen we e-facturatie helder uit, weerleggen we enkele veelvoorkomende misvattingen en helpen we u op weg met de juiste informatie en helderheid.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie betekent facturen digitaal verzenden en ontvangen, niet op papier en niet zomaar als pdf. Het maakt gebruik van een speciaal elektronisch formaat dat computers kunnen lezen en interpreteren. Hierdoor wordt het mogelijk om facturen automatisch te verwerken, zonder manuele data-invoer.

In België zal dit verlopen via het vierhoekmodel (4-corner model) van het Peppol-netwerk. De facturen zullen het Peppol-BIS-formaat volgen, dat voldoet aan de Europese norm EN 16931.

Een pdf-factuur moet nog door iemand geopend en ingevoerd worden in de boekhoudsoftware. Een e-factuur in het juiste formaat komt daarentegen rechtstreeks in het systeem terecht. De computer kan de factuur automatisch inlezen, controleren en opslaan.

5 veelvoorkomende misvattingen over e-facturatie in België

Hoewel e-facturatie in België veel voordelen biedt, blijven er misvattingen bestaan. Laten we ze bekijken en uitleggen waarom ze niet kloppen.

"Overstappen op e-facturatie is de kosten niet waard"

De implementatie van gestructureerde e-facturatie kan een eenmalige investering vergen. De waarheid is echter dat het niet per se duur is. Veel tools, waaronder die op de lijst van de Belgische Federale Overheidsdienst (FOD) Financiën, zijn gratis of tegen lage kosten beschikbaar, zeker voor de basisfuncties.

Belangrijker nog, e-facturatie helpt de kosten te verlagen voor:

• Print- en portokosten
• Manuele data-invoer
• Scannen en archiveren van facturen
• Verwerkingstijd en betalingsachterstanden

Bedrijven profiteren ook van:

• Minder fouten dankzij automatisering
• Snellere levering van facturen en kortere betalingscycli
• Betere naleving van de evoluerende wettelijke en fiscale normen
• Beter inzicht in de cashflow

E-facturatie is ingewikkeld

E-facturatie is net zo eenvoudig als het opstellen van een gewone factuur. Het belangrijkste verschil is dat u software gebruikt die compatibel is met Peppol en uw boekhoudsysteem verbindt met het Peppol-netwerk via een Access Point Service Provider (ASP), zoals ClearTax. Zodra dit geïntegreerd is, vult u gewoon de verplichte velden in (zoals leverancier, klant, bedrag en btw-gegevens), en de ASP zorgt voor de validatie, verrijking, omzetting naar het juiste formaat en de verzending.

Voor een lijst van goedgekeurde softwareleveranciers en meer informatie, bezoek de officiële Belgische website over e-facturatie: Softwareoplossingen voor het versturen, ontvangen en verwerken van elektronische facturen.

E-facturatie is onveilig

Veiligheid is een terechte zorg bij elk bedrijfsproces waarbij gevoelige financiële gegevens betrokken zijn. Gestructureerde e-facturatie via Peppol is echter ontworpen met veiligheid als prioriteit.

Het Peppol-netwerk garandeert:

• End-to-end-encryptie tijdens de gegevensoverdracht
• Gecertificeerde toegang via betrouwbare dienstverleners
• Contractuele verplichtingen voor de vertrouwelijkheid en bescherming van gegevens

Dit staat in schril contrast met e-mail, dat weliswaar flexibel is, maar ook:

• Gevoelig is voor factuurfraude, phishing en cyberaanvallen
• Vatbaar is voor datalekken, vooral via gratis, onbeveiligde e-mailplatformen

Mijn facturen zijn digitaal, dus ik doe al aan e-facturatie

Facturen versturen in pdf-formaat is een stap in de richting van digitalisering. De waarheid is echter dat dit niet kwalificeert als gestructureerde e-facturatie. Een pdf vereist nog steeds:

• Manuele opening
• Manuele invoer in boekhoudsystemen
• Verificatie door een medewerker

Gestructureerde e-facturatie daarentegen is machinaal leesbaar en geautomatiseerd. De factuur wordt verzonden, ontvangen en verwerkt zonder menselijke tussenkomst. Bovendien wordt vanaf 2026 het gestructureerde formaat verplicht voor B2B-transacties in België. Concreet:

• Het standaardformaat is Peppol-BIS.
• Andere formaten zijn enkel toegestaan na onderling akkoord en moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931.

E-facturatie is alleen voor grote bedrijven

Hoewel het klopt dat grote ondernemingen bij de pioniers van digitale facturatie hoorden, hebben kmo's er zelfs nog meer baat bij om e-facturatie in te voeren.

Hier is waarom:

• Het bespaart tijd door repetitieve taken te automatiseren.
• Het verbetert het inzicht in de cashflow.
• Het helpt om met minder moeite een nauwkeurige boekhouding te voeren.
• Het ondersteunt de naleving van veranderende regelgeving, waardoor toekomstige boetes worden vermeden.

Europa stimuleert de invoering van e-facturatie ook actief via initiatieven zoals:

• Peppol, dat grensoverschrijdende e-facturatie standaardiseert.
• De Europese norm EN 16931 voor gestructureerde facturatie.
• Specifieke Belgische programma's zoals Mercurius voor de publieke sector en Hermes voor B2B-uitwisselingen, die platformen en gateways bieden, zelfs voor micro-ondernemingen.

Hoe kunnen Belgische bedrijven zich voorbereiden op volledige e-facturatiecompliance?

Hieronder leest u hoe Belgische bedrijven zich kunnen voorbereiden om tegen de deadline van 1 januari 2026 volledig conform te zijn met de e-facturatieregels:

Begrijp de wettelijke vereisten

Maak u vertrouwd met de nieuwe regelgeving. Vanaf 1 januari 2026 moeten facturen een gestructureerd formaat volgen, niet zomaar een digitaal bestand zoals een pdf, maar een machinaal leesbare factuur in het Peppol-BIS-formaat, gebaseerd op de Europese norm EN 16931.

Evalueer uw huidige facturatieprocessen

Analyseer hoe u momenteel facturen verstuurt en ontvangt:

• Gebruikt u nog steeds papier?
• Verstuurt u pdf's via e-mail?
• Is uw boekhoudsoftware compatibel met Peppol?

Als u pdf's of e-mail gebruikt, is dat niet voldoende. Stap over op een systeem dat volledig geautomatiseerde, gestructureerde e-facturatie mogelijk maakt.

Werk samen met een gecertificeerd Peppol Access Point (ASP)

Kies een betrouwbare Peppol ASP (zoals ClearTax) uit de lijst van conforme aanbieders van FOD Financiën. Deze partners verbinden uw bedrijf met het Peppol-netwerk en zorgen ervoor dat uw facturen voldoen aan de formaat- en transmissienormen.

Maak uw keuze op basis van:

• Functionaliteiten (enkel verzenden vs. volledig verzenden/ontvangen)
• Integratieniveau (manuele upload of ERP/API-connectiviteit)
• Schaalbaarheid en ondersteuning

Integreer met uw boekhoud- en ERP-systeem

Om sneller te werken, zorgt u ervoor dat uw e-facturatietool eenvoudig kan worden gekoppeld aan uw boekhoud- of ERP-software. Als u software van een leverancier gebruikt, vraag dan of deze met een API werkt en Peppol ondersteunt.

Leid uw personeel op

Zorg ervoor dat uw financiële, boekhoudkundige en operationele teams begrijpen hoe ze het nieuwe systeem moeten gebruiken. Bied training aan over:

• Het aanmaken en verzenden van gestructureerde e-facturen
• Het lezen en verwerken van ontvangen e-facturen
• Best practices voor veiligheid

ClearTax als uw Peppol ASP: een slimme partner voor e-facturatie

ClearTax biedt een robuust, Peppol-compatibel e-facturatieplatform dat Belgische bedrijven helpt om snel en zonder problemen te voldoen aan de verplichting van 2026. Als gecertificeerd Access Point (ASP) vermindert onze oplossing de administratieve rompslomp en biedt u deze belangrijke voordelen:

• Snelle integraties: Kan rechtstreeks worden gekoppeld aan de meest gebruikte ERP- en boekhoudpakketten, zodat teams binnen enkele dagen, en niet maanden,  live kunnen gaan, zonder hun vertrouwde systemen te hoeven vervangen.
• Gecentraliseerd cloudportaal: Creëer, verzend, ontvang, volg en rapporteer elke e-factuur vanuit één overzichtelijk online dashboard, toegankelijk vanaf kantoor, thuis of onderweg.
• Slimme datavalidatie en -verrijking: De engine spoort snel fouten op en vult ontbrekende gegevens aan, zoals btw-codes of klantidentificatie, waardoor het aantal afgekeurde facturen daalt en de cashflow versnelt.
• Realtime statusopvolging: Zie in realtime precies waar een factuur zich bevindt, verzonden, afgeleverd, bevestigd – wat resulteert in minder opvolgmails.
• Continue updates voor compliance: Het platform wordt automatisch bijgewerkt om te voldoen aan de Belgische en EU-regels (EN 16931, Peppol BIS), zodat u conform blijft zonder manuele aanpassingen.

Conclusie

E-facturatie is kosteneffectief, met veel goedkope of gratis tools beschikbaar. Het is eenvoudig te gebruiken, dankzij gebruiksvriendelijke software en door de overheid ondersteunde platformen. E-facturatie via Peppol is veilig, in tegenstelling tot pdf-facturen die via e-mail worden verstuurd.

Pdf's gelden niet als gestructureerde e-facturen. Alleen formaten zoals Peppol-BIS zullen vanaf 2026 conform zijn. E-facturatie biedt voordelen voor alle bedrijven, in het bijzonder voor kmo's en freelancers.

Om zich voor te bereiden op de Belgische e-facturatieplicht van 2026, moeten bedrijven de wettelijke vereisten begrijpen, hun huidige facturatiemethoden evalueren, Peppol-conforme tools gebruiken, personeel opleiden en oplossingen integreren met boekhoudsystemen voor een naadloze, gestructureerde uitwisseling van B2B-facturen en naleving van de regelgeving.