Les idées fausses sur la facturation électronique en Belgique expliquées

À partir du 1^er janvier 2026, la Belgique rendra obligatoire la facturation électronique structurée pour les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA. Cela exclut les transactions B2C et les transactions à usage privé. À l'approche de cette échéance, de nombreuses entreprises belges se sentent désorientées par les nouvelles règles d’e-facturation. Une partie de cette confusion provient d'idées erronées ou d'une méconnaissance du fonctionnement du système de facturation électronique dans son ensemble. 

Ce blog explique clairement ce qu'est la facturation électronique, corrige certains malentendus courants et vous aide à vous préparer en vous donnant les bonnes informations et en vous éclairant. 

Qu'est-ce que la Facturation Électronique ?

La facturation électronique consiste à envoyer et à recevoir des factures sous forme numérique, et non sur papier ou au format PDF. Elle utilise un format électronique spécial que les ordinateurs peuvent lire et comprendre. Cela permet de traiter les factures automatiquement, sans que les personnes n'aient à saisir les données à la main.

En Belgique, ce système fonctionnera selon le modèle des quatre coins du réseau Peppol. Les factures suivront un format appelé Peppol-BIS, qui correspond à la norme européenne EN 16931.

Une facture au format PDF nécessite que quelqu'un l'ouvre et en saisisse les détails dans un logiciel de comptabilité. En revanche, une facture électronique au format correct est directement intégrée dans le système. Elle peut être lue, vérifiée et enregistrée automatiquement par l'ordinateur. 

5 Idées Reçues sur la Facturation Électronique en Belgique

Même si la facturation électronique en Belgique présente de nombreux avantages, des idées reçues persistent. Examinons-les et expliquons pourquoi elles sont erronées.

Passer à l’E-Facturation n'en Vaut pas la Peine ».

La mise en œuvre d'une facturation électronique structurée peut impliquer une transition unique. Mais la vérité est qu'il ne s'agit pas d'une opération coûteuse en soi. De nombreux outils, y compris ceux répertoriés par le Service Public Fédéral Belge (SPF Finances), sont disponibles gratuitement ou à faible coût, en particulier pour les fonctionnalités de base.

Plus important encore, la facturation électronique permet de réduire les coûts liés à :

• L’impression et à l'affranchissement
• La saisie manuelle des données
• La numérisation et l'archivage des factures
• Le temps de traitement et les retards de paiement

Les entreprises bénéficient également des avantages suivants :

• Moins d'erreurs grâce à l'automatisation
• Accélération de la livraison des factures et des cycles de paiement
• Meilleure conformité avec les normes juridiques et fiscales en constante évolution
• Amélioration de la visibilité des flux de trésorerie

La Facturation Électronique est Complexe

La facturation électronique est aussi simple que la production d'une facture normale - la principale différence réside dans l'utilisation d'un logiciel compatible avec Peppol et dans la connexion de votre système comptable au réseau Peppol par l'intermédiaire d'un fournisseur de Services de Points d'Accès (FSPA), tel que ClearTax. Une fois intégré, il vous suffit de remplir les champs obligatoires (comme le fournisseur, le client, le montant et les détails de la TVA), et le FSPA se charge de la validation, de l'enrichissement, de la conversion dans le bon format et de la transmission.

Pour obtenir une liste des fournisseurs de logiciels agréés et plus d'informations, visitez le site officiel belge de facturation électronique : Solutions logicielles pour l'envoi, la réception et le traitement des factures électroniques.

La Facturation Électronique n'est pas Sûre

La sécurité est une préoccupation légitime pour tout processus commercial impliquant des données financières sensibles. Mais l’e-facturation structurée via Peppol est conçue dans un souci de sécurité.

Le réseau Peppol garantit :

• Le chiffrement de bout en bout lors de la transmission des données
• L’accès certifié par des fournisseurs de services de confiance
• Des obligations contractuelles en matière de confidentialité et de protection des données.

Le contraste avec le mail est frappant car ce dernier, bien que flexible, est également :

• Sujet à la fraude à la facture, à l'hameçonnage et aux cyberattaques
• Susceptible d'être à l'origine de fuites de données, notamment par le biais de plates-formes de messagerie gratuites et non sécurisées.

Les Factures de Mon Entreprise Sont Numériques : Nous Pratiquons donc Déjà la Facturation Électronique

L'envoi de factures au format PDF est un pas vers la numérisation. Mais en réalité, il ne s'agit pas d'une facturation électronique structurée. Un PDF nécessite toujours :

• Une ouverture manuelle
• Une saisie manuelle dans les systèmes comptables
• Une vérification par un employé humain.

En revanche, la facturation électronique structurée est lisible par une machine et automatisée. La facture est envoyée, reçue et traitée sans intervention humaine. De plus, à partir de 2026, le format structuré sera obligatoire pour les transactions B2B en Belgique. Concrètement :

• Le format standard est Peppol-BIS.
• D'autres formats ne sont autorisés que par accord mutuel et doivent être conformes à la norme européenne EN 16931.

La Facturation Électronique est Réservée aux Grandes Entreprises

S'il est vrai que les grandes entreprises ont été parmi les premières à adopter la facturation numérique, les PME ont elles aussi tout à gagner à adopter l’e-facturation.

Voici pourquoi :

• Elle permet de gagner du temps en automatisant les tâches répétitives.
• Elle améliore la visibilité des flux de trésorerie
• Elle permet de tenir des registres financiers précis avec moins d'efforts
• Elle permet de se conformer à des réglementations en constante évolution et d'éviter de futures pénalités.

L'Europe encourage également activement l'adoption de la facturation électronique par le biais d'initiatives telles que :

• Peppol, qui normalise la facturation électronique transfrontalière.
• La norme européenne EN 16931 pour la facturation structurée
• Des programmes spécifiques à la Belgique tels que Mercurius pour le secteur public et Hermes pour les échanges B2B, qui fournissent des plateformes et des passerelles même pour les microentreprises.

Comment les Entreprises Belges Peuvent-elles se Préparer à une Conformité Totale à la Facturation Électronique ?

Voici comment les entreprises belges peuvent se préparer à une conformité totale à la facturation électronique d'ici la date limite du 1er janvier 2026 :

Comprendre les exigences légales

Familiarisez-vous avec la nouvelle réglementation. À partir du 1er janvier 2026, les factures devront respecter un format structuré, pas n'importe quel fichier numérique comme un PDF, mais une facture lisible par une machine, au format Peppol-BIS basé sur la norme européenne EN 16931.

Évaluez vos processus de facturation actuels

Évaluez la manière dont vous envoyez et recevez actuellement vos factures :

• Utilisez-vous encore du papier ?
• Envoyez-vous des PDF par mail ?
• Votre logiciel de comptabilité est-il compatible avec Peppol ?

Si vous utilisez des PDF ou les mails, ce n'est pas suffisant. Passez à un système qui permet une facturation électronique entièrement automatisée et structurée.

Partenaire d'un Point d'Accès (PA) Peppol certifié

Sélectionnez un PA Peppol de confiance (comme ClearTax) dans la liste des fournisseurs conformes du SPF Finances. Ces partenaires connectent votre entreprise au réseau Peppol et veillent à ce que vos factures respectent les normes de format et de transmission.

Choisissez en fonction de :

• Fonctionnalités (envoi seul ou envoi/réception complet)
• Niveau d'intégration (téléchargement manuel ou téléchargement de PGI/API)
• L'évolutivité et l'assistance

Intégration aux Systèmes Comptables et PGI

Pour travailler plus rapidement, assurez-vous que votre outil de facturation électronique peut se connecter facilement à votre logiciel de comptabilité ou PGI. Si vous utilisez un logiciel d'un fournisseur, demandez-lui s'il fonctionne avec l'API et s'il prend en charge Peppol.

Formez Votre Personnel

Assurez-vous que vos équipes financières, comptables et opérationnelles comprennent comment utiliser le nouveau système. Dispensez une formation sur les points suivants :

• Comment générer et envoyer des factures électroniques structurées
• La lecture et le traitement des factures électroniques reçues
• Les meilleures pratiques en matière de sécurité

ClearTax, Votre FSPA Peppol : Un partenaire intelligent pour la facturation électronique

ClearTax propose une plateforme de facturation électronique solide, prête pour Peppol, qui aide les entreprises belges à respecter le mandat 2026 rapidement et avec beaucoup moins d'inconvénients. En tant que Point d'Accès (PA) certifié, la solution élimine la paperasserie et vous permet de gagner du terrain sur des aspects importants :

• Intégrations Rapides : Elle se branche directement sur les PGI et les suites comptables les plus utilisés, de sorte que les équipes peuvent être opérationnelles en quelques jours, et non en quelques mois, sans avoir à démanteler la pile à laquelle elles font déjà confiance.
• Portail Cloud Centralisé : Créez, envoyez, saisissez, suivez et rapportez chaque facture électronique à partir d'une console en ligne bien rangée que vous ouvrez depuis le bureau, la maison ou le train.
• Validation et Enrichissement Intelligents des Données : Le moteur repère rapidement les erreurs et complète les données manquantes - codes fiscaux, identifiants des acheteurs, etc. - afin de réduire les rejets et d'accélérer les flux de trésorerie.
• Suivi du Statut en Temps Réel : Vous savez exactement où en est une facture - envoyée, livrée, accusée de réception - en temps réel, ce qui réduit le nombre de courriers de suivi.
• Mises à Jour Régulières de la Conformité : La plateforme se met automatiquement à jour pour s'adapter aux règles belges et européennes (EN 16931, Peppol BIS), ce qui vous permet de rester en conformité sans correctifs manuels.

Conclusion

La facturation électronique est rentable et de nombreux outils gratuits ou peu coûteux sont disponibles. Elle est facile à utiliser, grâce à des logiciels conviviaux et à des plateformes soutenues par les pouvoirs publics. La facturation électronique basée sur Peppol est sécurisée, contrairement aux factures PDF envoyées par mail.

Les PDF ne sont pas considérés comme des factures électroniques structurées. Seuls les formats tels que Peppol-BIS seront conformes à partir de 2026. La facturation électronique profite à toutes les entreprises, en particulier aux PME et aux indépendants.

Pour se préparer au mandat de facturation électronique de la Belgique en 2026, les entreprises doivent comprendre les exigences légales, évaluer les méthodes de facturation actuelles, adopter des outils conformes à Peppol, former le personnel, et intégrer les solutions aux systèmes comptables pour un échange de factures B2B transparent et structuré et pour la conformité réglementaire.