De voordelen van e-facturatie in België (2025)

Vanaf 1 januari 2026 voert België verplichte, gestructureerde elektronische facturatie in voor B2B-transacties. Dit zal gebeuren via het Peppol-netwerk en volgens de EN 16931-norm. Vanaf dan zal elke factuur moeten worden opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerd en machineleesbaar formaat via het Peppol-netwerk.

De voordelen van e-facturatie zijn duidelijk: kostenbesparingen doordat papier en printkosten wegvallen, snellere betalingen, en een flinke tijdwinst op administratie en data-invoer. Maar het gaat verder dan alleen operationele efficiëntie. E-facturatie biedt ook een betere beveiliging dankzij de versleutelde verzending via het Peppol-netwerk, een veel hogere nauwkeurigheid door automatische controles, en aanzienlijke milieuwinst door het wegwerken van papierafval en het verminderen van de CO₂-uitstoot.

Wat is e-facturatie in België?

E-facturatie in België is het verzenden, doorsturen en ontvangen van facturen in de vorm van gestructureerde, elektronische data. Computers kunnen deze data automatisch verwerken, zonder dat een mens ze hoeft te lezen of manueel moet ingrijpen. In tegenstelling tot gewone digitale facturen, zoals een pdf of een scan, kunnen elektronische facturen door computers worden ‘begrepen’ en zijn ze geoptimaliseerd voor een rechtstreekse integratie in boekhoud- en ERP-systemen.

De invoering van e-facturatie in België wordt geregeld door de EU-richtlijn 2014/55/EU. Die verplicht de publieke sector om bij overheidsopdrachten altijd gestandaardiseerde formaten te gebruiken, zoals UBL (Universal Business Language) of CII (Cross Industry Invoice). Deze formaten volgen de Europese norm EN 16931 en zijn ontworpen om automatisering van begin tot eind mogelijk te maken, en tegelijk correctheid en naleving van de regels te garanderen.

Door over te stappen van statische documenten naar gestructureerde data, moderniseert e-facturatie de financiële processen, vermindert het de administratieve last en verbetert het de samenwerking tussen handelspartners en de overheid. De integratie met de Belgische netwerken Peppol en Mercurius versterkt bovendien de uitwisseling van e-facturen over alle sectoren heen. Dit maakt van e-facturatie een belangrijke motor voor de digitale transformatie van zowel de publieke als de private sector.

De voordelen van e-facturatie voor Belgische bedrijven

De overstap naar e-facturatie levert Belgische ondernemingen enorme voordelen op. Gesteund door Europese wetgeving en platformen die naadloos samenwerken, zorgt e-facturatie voor een snellere, veiligere en goedkopere verwerking van transacties. Voor Belgische bedrijven, en dan vooral diegenen die met de overheid of internationaal handelen, verlichten elektronisch gestructureerde facturen de personeelslast en versterken ze de veerkracht van de onderneming.

Dit zijn de belangrijkste voordelen van e-facturatie in België:

• Lagere administratieve kosten: Werk papierloos. Zo bespaar je op print-, verzend-, opslag- en personeelskosten voor het verwerken van facturen.
• Snellere betalingscycli: Automatisering versnelt de controle en goedkeuring van facturen, waardoor bedrijven sneller betaald worden en een gezonde cashflow behouden.
• Minder fouten bij data-invoer: Vaste formaten maken manuele invoer overbodig, wat de kans op fouten bij de verwerking van facturen drastisch verkleint.
• Betere naleving van de regels: E-facturatie voldoet aan de EN 16931-norm. Zo ben je als bedrijf zeker in orde met de wetgeving voor grensoverschrijdende en openbare facturatie.
• Naadloze ERP-integratie: Factuurgegevens vloeien rechtstreeks door naar boekhoudsystemen, wat zorgt voor een vlotte boekhouding, reconciliatie en audit.
• Meer zichtbaarheid en transparantie: Met e-facturatie kun je de status van een factuur in realtime opvolgen, van verzending tot betaling. Zo kun je problemen sneller opsporen en oplossen.
• Schaalbaarheid die bedrijfsgroei ondersteunt: E-facturatiesystemen kunnen een groter volume facturen aan zonder extra overheadkosten, wat ze ideaal maakt voor zowel kmo's als grote organisaties.
• Kleinere ecologische voetafdruk: Minder papieren facturen helpt om duurzaamheidsdoelstellingen te halen door de CO₂-uitstoot en het verbruik van grondstoffen te verminderen.
• Betere toegang tot digitale financieringskansen: Omdat factuurdata traceerbaar is, kunnen bedrijven betere financieringsvoorwaarden krijgen en makkelijker aansluiten op digitale betaalsystemen.

E-facturatie vs. digitale facturen (pdf's): Wat is het verschil?

Hoewel veel Belgische bedrijven vandaag al digitale pdf's gebruiken voor hun facturatie, vereist deze methode nog steeds manuele handelingen en mist ze echte automatisering. E-facturatie daarentegen gebruikt gestructureerde, machineleesbare formaten die het hele proces stroomlijnen, van aanmaak tot audit.

Uitdagingen bij de invoering van e-facturatie in België

Ondanks de duidelijke voordelen, brengt de implementatie van e-facturatie in België een aantal operationele en structurele uitdagingen met zich mee. Deze bezorgdheden spelen vooral bij kmo's, bedrijven met verouderde systemen en sectoren met een lage digitale maturiteit.

Hieronder de belangrijkste struikelblokken voor de adoptie van e-facturatie in België:

• Technologische versnippering: Veel bedrijven, vooral de kleinere, werken nog met verouderde boekhoudpakketten die niet compatibel zijn met moderne e-facturatiestandaarden zoals UBL 2.1 of CII.
• Implementatiekosten: De initiële kosten voor het vernieuwen van de IT-infrastructuur, het opleiden van personeel en de integratie in nieuwe systemen kunnen aanzienlijk zijn, zeker voor bedrijven met complexe toeleveringsketens of meerdere dochterondernemingen.
• Gebrek aan standaardisatie tussen sectoren: Hoewel EN 16931 een geharmoniseerde Europese norm is, kunnen verschillen in interpretatie en handhaving per sector leiden tot variaties in formaten, controles en data-uitwisseling.
• Beperkte kennis en expertise: Een wijdverbreid gebrek aan kennis over de wettelijke verplichtingen, de voordelen en het invoeringsproces van e-facturatie leidt tot een trage adoptie.
• Integratie met verouderde systemen: Veel bedrijven gebruiken nog steeds op maat gemaakte of lokale ERP-systemen. Die vereisen een aparte configuratie of middleware om e-facturen te kunnen verwerken en aanmaken.
• Zorgen over veiligheid en databescherming: Nu facturatie steeds digitaler wordt, moeten organisaties investeren in robuuste maatregelen voor databescherming en cyberveiligheid om financiële informatie te beschermen.
• Trage adoptie door de overheid: Hoewel overheidsinstanties verplicht zijn om gestructureerde e-facturen te aanvaarden, hebben nog niet alle lokale besturen en openbare diensten volledig compatibele systemen. Dit ontmoedigt leveranciers om de overstap te maken.

Conclusie

E-facturatie stelt Belgische bedrijven in staat om efficiënter te werken, hun cashflow te verbeteren en een concurrentievoordeel te behalen in de digitale economie. Tegelijkertijd ondersteunt het de nationale en Europese doelstellingen voor digitalisering en fiscale integriteit. België biedt bovendien interessante fiscale voordelen voor wie er vroeg bij is, wat de overstap financieel aantrekkelijk maakt.

Vooruitkijkend is België van plan om tegen 2028 een systeem van bijna-realtime e-rapportering in te voeren. Dit zal een allesomvattend digitaal fiscaal ecosysteem creëren, waarbij factuurgegevens automatisch worden doorgestuurd naar de autoriteiten en de jaarlijkse klantenlisting overbodig wordt.