Format de Facture Électronique Belge : Ce que les Entreprises Doivent Savoir pour 2026

À partir du 1^er janvier 2026, toute entreprise belge assujettie à la TVA devra émettre et recevoir des factures électroniques structurées dans le format de facture belge prescrit ; un format de document XML lisible par machine qui s'aligne sur la norme européenne EN 16931 et qui transite exclusivement par le réseau Peppol. Ce mandat signifie que l'envoi d'une simple facture PDF par mail ne sera plus valable.

La Belgique a opté pour Peppol BIS Billing 3.0 comme syntaxe par défaut pour le format de la facture électronique. Il s'agit essentiellement d'un fichier UBL-XML structuré qui intègre tous les éléments obligatoires de la norme EN 16931 ainsi qu'une poignée d'extensions spécifiques à la Belgique (comme les codes de TVA BE). 

Formats de Facture Électronique en Belgique

La Belgique a opté pour une approche normalisée de la facturation électronique afin de garantir que tout le monde utilise le même langage. Les formats acceptés sont les suivants :

• Peppol BIS Billing 3.0 (UBL XML) : Il s'agit du format d’e-facture officiel et obligatoire. Il s'agit d'un fichier XML structuré à l'aide de l'UBL (Universal Business Language) et de la Spécification d'Interopérabilité Commerciale (BIS pour Peppol Business Interoperability Specification) de Peppol. La plupart des entreprises devront l'utiliser.
• Formats Hybrides (Factur-X / PADESC) : Dans certains cas, les formats hybrides qui combinent un PDF lisible par l'Homme avec des données XML intégrées (comme Factur-X ou PADESC) peuvent également être acceptés. Cependant, ces formats doivent toujours répondre à la norme EN 16931 et être livrés via le réseau Peppol.

L'Importance du Format d’E-Facturation

La décision d'imposer le format de facture électronique structuré en Belgique repose sur les facteurs clés suivants :

• Exigence Légale : À partir de février 2024, la loi belge sur la TVA rend le format de facturation électronique Peppol obligatoire pour toutes les entreprises établies. 
• Automatisation de la Conformité Fiscale : Le format XML structuré de la facture électronique facilite la vérification et le traitement des données par les autorités fiscales. La Belgique se prépare à la déclaration électronique en temps réel, dans le cadre de laquelle les données de la facture seront envoyées automatiquement au bureau des impôts. 
• Interopérabilité : Après 2026, les fournisseurs et les clients n'utiliseront plus que le format Peppol BIS UBL. Cela signifie que toute facture envoyée ou reçue pourra être traitée automatiquement par les systèmes comptables. 
• Données Complètes et Précises : Les normes EN 16931 et Peppol BIS Billing 3.0 garantissent la présence de tous les champs requis, tels que les identifiants de TVA, les lignes d'articles, les détails fiscaux et les informations relatives au paiement. 
• Audits et Archivage Plus Faciles : Le format structuré garantit l'intégrité des données et facilite le suivi. Les auditeurs peuvent rapidement vérifier les factures électroniques normalisées, ce qui facilite la conformité et l'archivage.

Comparaison des Formats de Facture Structuré et Non Structuré

Les factures de TVA non structurées en Belgique, comme les PDF ou les documents papier, ne sont lisibles que par l’Homme. Elles nécessitent une saisie manuelle dans le logiciel de comptabilité, ce qui est lent et souvent source d'erreurs. Ces formats ne peuvent pas être traités automatiquement par des systèmes numériques.

Le format structuré de la facture électronique belge utilise des fichiers XML conçus selon des normes officielles telles que Peppol BIS Billing 3.0 et EN 16931. Ce format n'est pas conçu pour une lecture humaine directe, mais pour un traitement automatisé par les systèmes comptables et les progiciels de gestion intégré. Chaque détail ; acheteur, vendeur, numéro de TVA, postes et informations de paiement ; est organisé de manière à ce que le logiciel puisse le lire, le valider et l'enregistrer automatiquement, sans ressaisie manuelle.

Qu'est-ce que la Norme EN 16931 et ses Extensions Nationales Belges ?

La norme EN 16931 est la norme européenne officielle qui définit les informations que doit contenir toute facture électronique. Il s'agit d'un règlement pour les factures numériques dans toute l'UE, y compris la Belgique. Son principal objectif est de garantir que toutes les informations commerciales et fiscales essentielles sont présentes et structurées de la même manière, afin que les factures électroniques puissent être lues et traitées automatiquement par les logiciels, quel que soit le pays ou le système utilisé.

La Belgique a basé son mandat de facturation électronique pour 2026 sur la norme EN 16931. Cela signifie que toutes les factures électroniques structurées doivent comporter les champs et la structure exacts définis par cette norme. Le format de facture électronique requis pour la Belgique est Peppol BIS Billing 3.0 (UBL XML), qui est entièrement conforme à la norme EN 16931.

Extensions Nationales Belges

Alors que la norme EN 16931 fixe les exigences de base pour la facturation électronique dans l'UE, la Belgique a ajouté ses propres règles supplémentaires (appelées « extensions nationales ») pour refléter la législation fiscale et les pratiques commerciales locales. Par exemple, la Belgique peut exiger des champs de référence supplémentaires, des références de communication structurées spécifiques ou un traitement unique des exonérations fiscales locales.

L'implémentation belge (Peppol BIS 3.0) requiert tous les champs suivants, ainsi que certaines données spécifiques à la Belgique, comme les références de communication structurée et certains codes de TVA. 

Principaux champs obligatoires :

• Numéros d’immatriculation de TVA du vendeur et de l'acheteur
• Numéro et date de la facture
• Détail des articles (description, quantité, prix unitaire)
• Détail des taxes (montant, taux de TVA, TVA totale par ligne)
• Détails relatifs au paiement (date d'échéance, référence du paiement, IBAN, etc.)
• Références légales et codes (par exemple, codes TVA belges, motif d'exonération le cas échéant).

Règles de Validation de l’E-Facture

Les règles de validation sont les « points de contrôle » auxquels chaque e-facture doit satisfaire avant d'être considérée comme légalement valable en Belgique. Ces règles ne se limitent pas à une mise en forme correcte : elles garantissent que tous les champs obligatoires sont présents, que les informations sont exactes et que la facture respecte les exigences européennes et belges.

Le SPF Stratégie et Appui (dit BOSA) publie un ensemble d'extensions nationales et de règles de validation. Celles-ci vont au-delà de la norme EN 16931 de base pour refléter les codes de TVA, les systèmes d'identification et les exigences fiscales belges.

Champs de Validation

• Champs obligatoires : Chaque facture doit contenir des données spécifiques telles que les numéros de TVA, les dates de facturation, les montants, les taux de TVA, les détails de paiement, etc.
• Codes de TVA belges : La facture doit utiliser les codes et structures de TVA belges, tels que l'identifiant « VAT BE0... » pour les entreprises belges.
• Exactitude des données : La validation vérifie les erreurs telles que les informations manquantes sur l'acheteur ou le vendeur, les taux de TVA incorrects ou les totaux non concordants.
• Règles de gestion : Certaines logiques sont vérifiées, par exemple si le code TVA correspond au type de produit ou si les numéros de TVA du vendeur et de l'acheteur sont corrects et actifs.

Mode d'Envoi des Factures Électroniques : Réseau Peppol Uniquement

La Belgique exige que toutes les factures électroniques interentreprises soient échangées via le réseau Peppol, un réseau sécurisé et normalisé utilisé dans toute l'Europe pour l'échange de documents commerciaux.

Qu'est-ce que le réseau Peppol ?

Peppol (pour Pan-European Public Procurement Online) est un réseau (autoroute numérique) qui permet aux entreprises d'envoyer et de recevoir des factures électroniques de manière standardisée et sécurisée, quel que soit le logiciel utilisé par chaque partie. Chaque entreprise rejoint le réseau en se connectant à un point d'accès Peppol ; un fournisseur de services certifié qui agit comme une « rampe d'accès » au réseau.

Pourquoi Peppol ?

• Pour l’Interopérabilité : Toutes les factures utilisent la même norme, de sorte que chaque entreprise peut envoyer ou recevoir des factures de n'importe quelle autre entreprise, quel que soit son logiciel.
• Pour la Sécurité : Peppol garantit que les factures proviennent de sources vérifiées et parviennent au bon destinataire.

Envoi et Réception de Factures Électroniques dans votre Progiciel de Gestion Intégré (PGI)

Pour que la facturation électronique fonctionne correctement, votre logiciel comptable ou PGI  doit gérer à la fois l'envoi (sortant) et la réception (entrant) des factures électroniques au format Peppol.

Factures Électroniques Sortantes (Factures de Vente)

1. Vous créez une facture de vente comme d'habitude dans votre système comptable.
2. Le logiciel génère un fichier XML Peppol BIS 3.0 UBL pour la facture.
3. Le système (ou votre fournisseur) valide la facture et l'envoie via votre point d'accès sur Peppol.
4. Votre client reçoit la facture directement dans son système ; aucune saisie manuelle n'est nécessaire.

Factures Électroniques Entrantes (Factures d'Achat)

1. Vos fournisseurs vous envoient des factures dans le même format Peppol, via le réseau.
2. Votre point d'accès reçoit la facture électronique et la transmet à votre logiciel de comptabilité.
3. Le logiciel lit automatiquement tous les détails de la facture ; plus besoin de saisir les montants, les dates ou les informations relatives à la TVA.
4. Vous vérifiez et approuvez la facture dans votre système, puis vous procédez au paiement comme d'habitude.

Check-list pour le Passage au Format d’E-Facturation en Belgique

La préparation du mandat de facturation électronique de la Belgique pour 2026 nécessite une approche étape par étape. Utilisez cette liste de contrôle pour vous assurer que votre entreprise est prête à émettre et à recevoir des e-factures conformes dans les délais impartis.

1. Soyez conscient vos obligations légales et l'échéance de janvier 2026.
2. Évaluez votre processus de facturation actuel et identifiez les lacunes du système.
3. Choisissez ou mettez à jouer votre logiciel de facturation compatible avec Peppol BIS 3.0 (UBL XML).
4. Inscrivez-vous auprès d'un point d'accès Peppol accrédité.
5. Repérez et configurez tous les champs de données nécessaires à la facturation, y compris les codes de TVA.
6. Activez les contrôles de validation pour la norme EN 16931 et les exigences spécifiques à la Belgique.
7. Intégrez l’e-facturation à votre comptabilité ou à vos flux de travail dans votre PGI.
8. Effectuez des tests de bout en bout avec les fournisseurs et les clients.
9. Formez vos équipes financières et exécutives au nouveau processus.
10. Parlez du changement à vos partenaires commerciaux et contrôlez vos premiers lots de factures électroniques.

Comment ClearTax peut Aider ses Utilisateurs Précoces

ClearTax est conçu pour les entreprises belges prêtes à prendre le virage de la conformité numérique. Faisant le choix de passer à l’e-facturation avant l’heure fatidique, vous bénéficiez d'une plateforme à l'épreuve du temps qui rend la transition facile et transparente.

• Conformité Garantie à 100 % : Chaque facture traitée par ClearTax est conforme à toutes les réglementations belges et européennes en matière de facturation électronique, y compris Peppol BIS Billing 3.0, UBL/XML et la validation BOSA. 
• S'Intègre à n'Importe quel PGI ou Logiciel de Comptabilité : ClearTax se connecte facilement à vos systèmes existants ; SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Odoo, Sage, WinBooks, ou tout autre PGI/comptable. Nos API et connecteurs flexibles garantissent une intégration fluide sans perturber votre flux de travail actuel.
• Point d'Accès Peppol (ASP) Certifié : ClearTax est un point d'accès Peppol accrédité, ce qui vous permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques directement via le réseau Peppol, comme l'exige la loi belge. 
• Portail de Gestion de l'E-Facturation dans le Cloud : Générez, accédez, suivez, validez et archivez vos factures depuis n'importe où. Notre portail cloud intuitif fournit des mises à jour de statut en temps réel, des pistes d'audit complètes et un stockage sécurisé pour vos dossiers financiers.
• Automatisation Maximale : Automatisez l'ensemble du processus de facturation électronique, de la saisie et de la validation des données à la livraison et au rapprochement. Gagnez du temps, réduisez les efforts manuels et éliminez les erreurs de saisie.

Conclusion

L'adoption du format de facture électronique obligatoire en Belgique est désormais essentielle pour toutes les entreprises assujetties à la TVA qui effectuent des transactions interentreprises nationales. Toutes les entreprises belges doivent donc : 

• Générer un fichier XML conforme à Peppol BIS
• Le valider par rapport à l'ensemble des règles nationales du BOSA (par un fournisseur de services accrédité)
• Envoyer/recevoir par l'intermédiaire d'un point d'accès Peppol accrédité. 

Les entreprises qui ne passent pas au format structuré de facturation électronique s'exposent à des amendes administratives et peuvent perdre le droit de déduire la TVA sur les factures non conformes. Au-delà de la conformité, le passage à ce système présente des avantages tels que des cycles de paiement plus rapides, un traitement des comptes fournisseurs et clients optimisé et des pistes d'audit améliorées.

Pour se préparer, les entreprises doivent savoir quels champs faire figurer dans leur PGI, s'intégrer à l'ASP, tester les connexions Peppol au cours de l'année 2025 et former leur personnel avant l'échéance de janvier 2026. 

Foire aux Questions

Quand l’e-facturation deviendra-t-elle obligatoire en Belgique pour les transactions interentreprises ?
La facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises belges assujetties à la TVA pour les transactions B2B nationales à partir du 1er janvier 2026.

Qu'est-ce qu'une e-facture structurée ?
Une facture électronique structurée est un document numérique dans un format lisible par une machine (comme Peppol BIS 3.0 UBL XML) qui peut être traité automatiquement par les systèmes comptables. Elle contient toutes les données nécessaires à la facturation dans des champs structurés, plutôt que sous forme de texte libre ou d'images.

Les factures au format PDF seront-elles encore acceptées après le 1^er anvier 2026 pour les transactions interentreprises ?
Les factures PDF, les mails et les factures papier ne seront plus légalement valables aux fins de la TVA interentreprises après la date limite. Seules les factures électroniques structurées envoyées via Peppol seront acceptées.

Quel est le format standard de facturation électronique en Belgique ?
Le standard est Peppol BIS Billing 3.0, basé sur UBL XML et entièrement conforme à la norme EN 16931. Les formats hybrides tels que Factur-X peuvent être acceptés dans certains cas, mais ils doivent également respecter ces règles et utiliser le réseau Peppol.

Comment puis-je envoyer et recevoir des factures électroniques au format Peppol ?
Utilisez un logiciel de comptabilité ou de facturation certifié qui prend en charge Peppol BIS Billing 3.0. Enregistrez-vous auprès d'un point d'accès Peppol (directement ou par l'intermédiaire de votre fournisseur). Votre logiciel s'occupera des détails techniques ; création du fichier XML, validation et transmission via Peppol.