Comment valider un numéro de TVA français (avec VIES et API Tools)

Lors d'une vente B2B intra-UE, il est important pour toute entreprise en France de disposer du numéro de TVA de son fournisseur/acheteur. Ce numéro est indispensable pour garantir l'authenticité des deux parties concernées et appliquer le traitement TVA approprié.

Points clés à retenir

• Un numéro de TVA français est un numéro d'identification fiscale unique alphanumérique à 13 chiffres délivré par l'administration fiscale française.
• Les contribuables ne doivent pas confondre le SIRET avec le numéro de TVA car le SIRET est un numéro à 14 chiffres, une combinaison d'un numéro SIREN à 9 chiffres et d'un code d'établissement à 5 chiffres.
• Le numéro SIREN est un identifiant d'entreprise français valide. Pour vérifier la validité du numéro et l'existence de l'entreprise, vous pouvez consulter la base de données de l'INSEE ou Infogreffe.
• Un contribuable peut garantir la validité du numéro de TVA soit en utilisant VIES, soit via des API automatisées.

Qu'est-ce qu'un numéro de TVA français?

Un numéro de TVA français (appelé numéro de TVA intracommunautaire) est un numéro d'identification fiscale unique à 13 chiffres, délivré par l'administration fiscale française lors de l'immatriculation. Il est basé sur le numéro national d'identification de l'entreprise. Ce numéro se compose des éléments suivants :

• Le code FR: l'indicatif pays pour la France.
• Une clé informatique à 2 chiffres ou un code de contrôle - qui peut être numérique ou alphabétique, agissant comme une clé de vérification.
• Le numéro Siren à 9 chiffres de l'entreprise - un numéro d'identification d'entreprise unique à 9 chiffres en France.

Par exemple, un code de TVA français pourrait ressembler à: FR12 345678901, où 345678901 est le numéro SIREN à 9 chiffres et 12 est le code du chèque.

Note:

• Le code de contrôle ou clé informatique est calculé par l'administration fiscale française à partir du SIREN en utilisant un algorithme officiel pour se protéger contre les fautes de frappe.
• Si vous avez un client ou un fournisseur français, ses factures auront généralement un numéro SIRET à 14 chiffres.
• Le numéro SIRET est la combinaison d'un numéro SIREN à 9 chiffres et d'un code établissement à 5 chiffres.

Pourquoi est-il important de valider un numéro de TVA français ?

Il est crucial pour les entreprises de connaître le format d'un numéro de TVA français valide, car cela les aidera à détecter les numéros erronés et à prévenir les transactions frauduleuses. Par exemple, si votre fournisseur applique une TVA nulle sur une vente B2B intracommunautaire, mais que son numéro de TVA s'avère invalide, il devra facturer le taux de TVA applicable. De même, un numéro invalide peut entraîner une facturation erronée de la TVA étrangère.

Méthode 1: Valider à l'aide de l'outil VIES (manuel)

Le moyen le plus performant pour vérifier les numéros de TVA français est le système VIES fourni par la Commission européenne. VIES signifie « système d'échange d'informations sur la TVA ». Il s’agit d’un service en ligne qui interroge les différentes bases de données nationales de TVA dans toute l’UE pour confirmer si un numéro de TVA est valide et actif pour les transactions intra-UE.

Voici la procédure étape par étape pour valider le numéro de TVA à l'aide de l'outil VIES:

• Allez sur le site officiel du VIES sur Europa.
• Sélectionnez la France (le pays du numéro de TVA que vous souhaitez vérifier) ​​et saisissez les 11 caractères dans le champ numéro de TVA.
• Cliquez sur « Envoyer ». Le système effectuera une recherche dans la base de données de TVA française (gérée par la DGFiP) et générera un résultat indiquant « Valide » ou « Invalide ».
• S'il est valide, il renseignera la plupart du temps le nom et l'adresse enregistrés associés à ce numéro de TVA.
• Si le numéro est invalide, un message d'erreur apparaîtra. Cela peut signifier que le numéro est erroné, qu'il n'est pas actif pour les transactions intra-UE ou qu'il y a un problème temporaire avec le service.

L'utilisation de VIES est gratuite, mais elle comporte ses propres limitations. VIES peut être temporairement indisponible ou en maintenance, ce qui peut entraîner l'indisponibilité des résultats. De plus, VIES ne fournit pas d'informations détaillées comme la date d'enregistrement ou d'annulation ; il vérifie et confirme uniquement la validité du numéro de TVA demandé, ainsi que le nom et l'adresse.

Méthode 2: Validation avec les API de validation de TVA (automatisées)

Si vous devez valider de nombreux numéros de TVA ou intégrer la validation à vos processus métier (par exemple, une plateforme e-commerce vérifiant les numéros de TVA des clients pour les ventes exonérées de TVA), l'utilisation d'un système VIES peut ne pas être envisageable. Pour ce faire, vous pouvez utiliser une API ou des outils tiers tels que :

• API VIES de la Commission européenne : le service VIES fournit une API web SOAP permettant aux logiciels de rechercher des numéros de TVA par programmation. Les développeurs peuvent l'utiliser pour intégrer des vérifications automatisées à leurs systèmes. La documentation est disponible sur le site de l'UE. Il suffit d'envoyer une requête avec le code pays et le numéro, et d'obtenir une réponse au format XML indiquant la validité et les détails. Cette fonctionnalité est gratuite, mais nécessite un déploiement technique.
• API ou outils nationaux français : le site officiel de l’administration fiscale française, à savoir impots.gouv.fr ne propose pas officiellement d'API simple pour les vérifications de TVA, mais les entreprises peuvent vérifier la TVA d'un client via leur compte en ligne ou en contactant le centre des impôts. Pour les besoins automatisés, la plupart utilisent l'API VIES.
• Services de validation commerciale : plusieurs entreprises proposent des services ou des applications payants permettant de valider en masse les numéros de TVA et même d'effectuer des vérifications supplémentaires (correction du format, statut de l'entreprise, etc.). Par exemple : VIESCheck, Vatlayer, ValidateVAT, etc. Ces services utilisent souvent les données VIES, mais peuvent ajouter une mise en cache ou des interfaces simplifiées. Si votre entreprise doit fréquemment vérifier des dizaines, voire des centaines de numéros de TVA (par exemple, si vous avez de nombreux clients B2B inscrits dans l'UE), un tel service peut vous faire gagner du temps. Certains logiciels de comptabilité intègrent également des fonctionnalités de validation de TVA.
• Script ou outils personnalisés : si vous disposez de ressources informatiques, vous pouvez créer un script qui appelle le service web VIES ou même récupère le formulaire web en petites quantités. Il existe également des outils communautaires gratuits ; par exemple, la Commission européenne propose un outil de vérification VIES en masse.

Que faire si le numéro de TVA n'est pas valide ?

Si le numéro de TVA n’est pas valide, l’entreprise doit envisager de prendre les mesures suivantes :

• Vérifiez le numéro : il est possible que vous ayez appuyé sur la mauvaise touche lors de la saisie du numéro de TVA. Par exemple, au lieu d'appuyer sur 0, vous avez saisi un O ou un mélange de i majuscule et de L minuscule. Gardez à l'esprit le format du numéro de TVA . Par exemple : FR suivi d'une clé informatique à 2 chiffres et d'un numéro SIREN à 9 chiffres. Veillez à ne jamais confondre un SIRET à 14 chiffres et un SIREN à 9 chiffres. Par exemple : pour un numéro SIRET 123456789 00017, seule la première partie, à savoir 123456789, comprend le numéro SIREN.
• Demandez au client/fournisseur : si vous constatez que le numéro de TVA est incorrect, au lieu de présumer, vérifiez toujours auprès du client. Il pourra vous fournir le numéro correct en vous demandant son attestation de TVA ou une facture récente mentionnant la TVA.
• Vérifier le statut domestique : il est possible qu'une entité française soit éligible à la franchise de TVA (exonération des petites entreprises) et dispose donc d'un numéro de TVA actif. Elle pourrait vous communiquer un numéro SIREN qui n'est pas un numéro de TVA. Dans ce cas, assurez-vous qu'elle ne facture pas de TVA, car elle n'est pas immatriculée à la TVA.
• Problèmes de timing : si une entreprise s'est récemment immatriculée à la TVA, il est possible que le système VIES ne la prenne pas en compte immédiatement. Un léger délai peut s'écouler entre l'immatriculation au niveau national et la mise à jour du système VIES. Dans ce cas, vous pouvez demander une vérification ultérieurement ou contacter le service d'assistance TVA français. La DGFiP dispose d'un service capable de confirmer les numéros de TVA pour les transactions intracommunautaires, si nécessaire.
• Utiliser la recherche alternative : vous pouvez confirmer l'existence des entreprises de vos fournisseurs en validant leur numéro SIREN/SIRET. Il existe un annuaire en ligne français des entreprises, comme la base de données de l'INSEE ou Infogreffe. Bien qu'il ne vous indique pas la validité de la TVA, il confirme que vous avez bien affaire à l'entreprise et que son statut est actif. En cas de cessation d'activité ou de radiation de l'entreprise, le numéro de TVA risque évidemment de ne plus être valide.

Conclusion

Il est toujours conseillé de valider le numéro de TVA avant de valider la transaction, que ce soit via VIES ou les API de validation. Cette étape simple vous permettra d'éviter toute activité frauduleuse et de garantir votre conformité.