Facture acquittée : Définition, Mentions obligatoires et Modèle Excel

Une facture acquittée, également appelée facture clôturée, est une facture qui a déjà été réglée et payée en totalité par le client. Elle ne figure plus dans le solde des créances et sert à confirmer le paiement reçu du client. Elle décrit les articles commandés, leur quantité et leur prix, et constitue un accord contraignant une fois accepté.

Quelques points à retenir

• Une facture acquittée est une preuve de paiement confirmant qu'une transaction a été effectuée.
• La facture acquittée contient les détails de l'achat, y compris la date de paiement, le montant payé et la mention Acquittée.
• Les factures acquittées sont indispensables pour suivre les finances de votre entreprise, servir de preuve de paiement et éviter les litiges liés au paiement.
• Il existe de nombreuses façons pour les entreprises et les particuliers de créer des factures acquittées.

Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?

Une facture acquittée est un document privé utilisé par une entreprise ou un particulier pour confirmer la réception du paiement pour la vente de biens ou de services à leurs clients. Il s'agit d'un document papier ou électronique indispensable pour le commerce, la facturation et la perception de la TVA. 

Dans les transactions commerciales, le vendeur envoie une facture à l'acheteur. Dès que le paiement est effectué, l'expéditeur émet une facture acquittée. Ce document confirme que le fournisseur a reçu le paiement pour les services ou les marchandises vendus. Comme vous pouvez l'imaginer, ce type de reçu valide le paiement et sert de preuve solide que la transaction a été effectuée à un moment précis.

Pour des raisons comptables et fiscales, il est conseillé de conserver des copies de toutes les factures acquittées. Lors d'un contrôle fiscal, les autorités peuvent demander ces documents.

À quoi sert une facture acquittée ?

Alors, pourquoi les entreprises accordent-elles autant d'importance aux factures acquittées ? Voici quatre fonctions importantes qui rendent ces factures essentielles pour les entreprises.

• Suivi des stocks : Chaque facture acquittée correspondant à un produit vendu, les entreprises peuvent ainsi suivre leurs stocks en temps réel. Lorsque des produits sont vendus, le nombre de marchandises disponibles est mis à jour, ce qui permet d'enregistrer en continu les niveaux de stock. Cela aide également les entreprises à prévoir la demande et à identifier les tendances afin de gérer correctement le réapprovisionnement des stocks et de s'assurer qu'il n'y aura pas de pénurie ou d'excédent à l'avenir.
• Audit et transparence financière : Les factures acquittées sont des preuves spécifiques et datées de chaque vente. Elles créent un enregistrement transparent de toutes les transactions, ce qui est important pour les contrôles internes et externes afin de s'assurer qu'aucun revenu n'est sous-évalué ou surévalué. À cela s'ajoute l'aspect de la conformité fiscale. Dans de nombreuses juridictions, les entreprises sont tenues par la loi de conserver leurs factures à des fins fiscales et comptables. En outre, un système d'émission de factures acquittées bien géré aide les entreprises à prévenir la fraude interne, en empêchant la falsification des ventes ou le vol de fonds par le personnel.
• Prévention des écarts financiers : Les factures acquittées servent de guide pour résoudre les écarts et rapprocher les paiements en espèces et par carte avec les registres comptables, ce qui permet d'éviter les écarts résultant d'erreurs. Elles constituent également d'excellents documents officiels pour résoudre les litiges avec les clients, tels que les prix excessifs ou les livraisons incorrectes, car elles documentent ce qui a été réellement vendu et payé.
• Questions juridiques et de garantie : Dans les litiges juridiques, en particulier dans les cas de réclamations au titre de la garantie, de fausses plaintes ou de produits défectueux, les factures acquittées sont des documents importants pour confirmer la date de vente et les conditions convenues. Elles sont essentielles pour protéger les intérêts de l'entreprise.

Facture acquittée : mentions obligatoires

Que la facture acquittée soit au format papier ou numérique, certains éléments garantissent son authenticité. Voici un bref aperçu des points les plus importants à inclure :

• Informations sur l'entreprise : Indiquez le nom officiel et les coordonnées de l'entreprise, telles que l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail. Ces informations figurent généralement en haut du document afin que le destinataire puisse facilement identifier l'auteur de la facture.
• Date de la transaction et numéro du document : Un identifiant unique est requis. La date et le numéro ou code unique facilitent la gestion des factures acquittées lors du traitement ultérieur.
• Coordonnées du client : Si vous créez le document pour un client spécifique, indiquez le nom du client ou le nom de l'organisation. Si cela est pertinent pour les politiques de service ou les garanties, indiquez également les coordonnées du client.
• Informations détaillées sur les produits ou services : Utilisez des descriptions concises afin que le client comprenne exactement ce pour quoi il a payé. Ceci est particulièrement important lors de l'achat de plusieurs produits ou services.
• Mode de paiement et montant : Indiquez le montant total et précisez si le paiement a été effectué par carte, virement bancaire, portefeuille numérique ou en espèces. Cela permet d'identifier clairement le mode de paiement.
• Signature : Les systèmes papier exigent parfois la signature d'un représentant de l'entreprise ou du destinataire, tandis que les documents numériques peuvent utiliser des horodatages et des confirmations automatiques.

Modèle de facture acquittée pour la France (téléchargement au format Excel)

Voici un modèle de facture acquittée pour la France, prêt à l’emploi, conçu pour vous aider à émettre des factures claires, conformes aux exigences légales et professionnelles. Il comprend les champs obligatoires en France, des totaux automatiques, le format de TVA, ainsi qu’une section intégrée Payée en totalité . Entièrement modifiable pour tout type d’activité.

Télécharger ici le modèle de facture acquittée pour la France au format Excel

Qui émet une facture acquittée ?

Contrairement à la croyance populaire, les factures peuvent être payées non seulement par les fournisseurs, mais aussi par les clients. Dans le cadre des marchés publics, elles peuvent même être payées par le comptable public.

• Factures acquittées par les fournisseurs : c'est le scénario le plus courant. Les fournisseurs envoient les factures aux clients et les marquent comme acquittées une fois que l'argent a été crédité sur leur compte. Bien que cela ne soit pas toujours une facture acquittée obligatoire, les fournisseurs peuvent renvoyer les factures marquées comme Acquittée afin de confirmer le paiement des services ou des marchandises. Cette pratique aide les fournisseurs à optimiser leur gestion de trésorerie.
• Factures acquittées par les clients : à l'inverse, le client peut également décider de soumettre une facture acquittée. Une fois qu'il reçoit la facture du fournisseur, il est tenu de régler le montant spécifié dans les délais impartis. Après avoir confirmé que le montant a bien été débité de son compte bancaire, il finalise le règlement en marquant la facture comme acquittée et peut l'envoyer au fournisseur avec une copie du reçu de paiement.
• Factures acquittées dans le cadre d’un marché public : ce paragraphe s'applique aux transactions avec les institutions publiques. Le comptable public est chargé d'approuver les pièces justificatives jointes aux factures des parties contractantes. Lorsqu'il signe ce document, le comptable public doit également indiquer clairement la date de paiement prévue pour chaque facture.

Comment faire une facture acquittée ?

Il existe plusieurs façons de créer des factures acquittées. L’établissement d’une telle facture est un excellent moyen d'organiser et de gérer facilement vos finances. Voici deux approches pratiques sur comment faire une facture acquittée :

• Modèles en ligne : l'utilisation de facture acquittée modèle prête à l'emploi peut vous faire gagner beaucoup de temps. Vous pouvez utiliser un logiciel tel que Microsoft Word, qui propose une gamme de modèles personnalisables, ou faire appel aux services de fournisseurs en ligne proposant divers exemplaires gratuits et payants.
• Créez votre propre modèle : si vous ne trouvez pas de modèle de facture acquittée qui réponde à vos besoins, vous pouvez en créer un vous-même. Pour un résultat professionnel, pensez à utiliser un logiciel de facturation. L'avantage ici est que ces documents sont liés à la facture d'origine, ce qui vous permet de faire correspondre les paiements aux reçus correspondants. Cela vous permet de mettre à jour rapidement vos comptes et de rationaliser votre processus de déclaration fiscale.

Modèle de facture acquittée

Il n'existe pas de format spécifique pour les factures acquittées  (car toute facture peut être marquée comme payée). Vous trouverez ci-dessous un exemple de facture acquittée modèle où le paiement a effectivement été réglé. Cette facture acquittée exemple montre l'emplacement de la preuve de paiement et les informations nécessaires.

Facture non acquittée : Définition et différence

Une facture non acquittée est une facture émise par un vendeur ou un fournisseur pour des marchandises livrées ou des services rendus qui n'ont pas encore été payés. Lorsqu'une entreprise envoie une facture à un client, elle s'attend à ce que le paiement soit effectué avant une date d'échéance spécifiée. Si le client ne paie pas avant la date d'échéance, la facture est considérée comme non acquittée.

Voici les principales caractéristiques des factures non acquittées, qui les distinguent des factures acquittées :

• Statut : une facture non acquittée est une dette en souffrance, ce qui n’est pas le cas de la facture acquittée.
• Mention : les factures non acquittées ne présentent pas la mention Acquittée ou Payée.
• Validité juridique : une facture non acquittée est essentiellement une demande de paiement (et une preuve de crédit).
• Comptabilité : les entreprises enregistrent les factures non acquittées dans les comptes débiteurs (pour les vendeurs) ou les comptes créditeurs (pour les acheteurs). Elles sont enregistrées dans les états financiers en tant que postes ouverts jusqu'à leur règlement.

Conclusion

Une facture payée est un document essentiel qui confirme le règlement d'un paiement. L'entreprise et le client doivent tous deux conserver les factures afin de suivre avec précision les revenus et les dépenses à des fins financières et fiscales. Elle sert également de preuve tangible de vente, généralement requise lors du traitement des remboursements ou des demandes de garantie.