Bon de Commande : Définition, Modèles, Exemples et Différences avec Devis et Facture

Un bon de commande est un document officiel émis par un acheteur à un vendeur détaillant les produits ou services convenus pour l'achat à des prix spécifiés. Il s'agit d'un document légal détaillant le produit ou le service à acheter et faisant office de contrat entre les deux parties.

Points clés à retenir

• Un bon de commande est un document juridiquement contraignant émis par un acheteur (organisation/entreprise) à un vendeur (fournisseur/vendeur tiers) lors d'un achat.
• Les bons de commande contribuent à fluidifier et à rendre plus efficaces les processus d'approvisionnement, à améliorer la gestion financière et à renforcer la communication entre les parties.
• Le devis est une offre négociable, le bon de commande correspond à la commande convenue et la facture est la demande de paiement pour la commande livrée.
• En fonction de la fréquence des achats et de la complexité du processus de travail, les entreprises peuvent créer des commandes manuellement, dans Excel ou via des systèmes ERP.

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande est un document juridique émis par un acheteur à un fournisseur dans le but d'effectuer un achat. Il détaille l'ensemble de la transaction, y compris la description des marchandises, la quantité, les prix, les conditions de paiement, les dates de livraison et toutes les autres informations pertinentes.

En termes simples, la définition d'un bon de commande fait référence à l’établissement d'un document qui définit l'obligation de paiement de l'acheteur. De ce point de vue, il est avantageux tant pour l’acheteur que pour le fournisseur. Le client ne paiera rien avant la livraison de la commande. Le fournisseur, quant à lui, a la garantie que l’acheteur paiera sa commande, ce qui lui évite les défauts de paiement.

Objectif d’un bon de commande

Le bon de commande est un outil essentiel pour tout entrepreneur qui souhaite maintenir l'organisation et l'efficacité de ses achats.

• Contrôle des stocks: évite les ruptures ou les excédents de produits, en garantissant que vous disposez des articles nécessaires en stock dans les quantités adéquates.
• Organisation et suivi : facilite le suivi de toutes les commandes passées, vous permettant de savoir exactement ce qui a été acheté, auprès de qui et quand.
• Prévention des erreurs et des fraudes : elle formalise l'achat, réduisant ainsi le risque d'erreurs et contribuant à prévenir les fraudes.
• Gestion financière : elle aide à contrôler les dépenses, permettant une meilleure prévision des dépenses et une meilleure gestion de la trésorerie.
• Amélioration des relations avec les fournisseurs : elle établit une communication claire et professionnelle avec les fournisseurs, ce qui se traduit par de meilleures négociations et partenariats.
• Audit et conformité : tient un registre détaillé des transactions, essentiel pour les audits et la conformité aux normes et réglementations.
• Communication simplifiée : La documentation des détails réduit la nécessité de contacts fréquents.
• Protection juridique : Les bons de commande constituent des accords juridiquement contraignants et offrent une protection en cas de litige.

Mentions obligatoires d’un bon de commande

Chaque entreprise a ses spécificités, les documents peuvent donc varier d'une organisation à l'autre. Cependant, certains éléments fondamentaux doivent figurer dans le document, notamment parce qu'il sert de garantie juridique tant pour l’acheteur que pour le fournisseur. Voici les éléments à inclure :

• Informations d’identification : noms, numéro d'identification fiscale, adresses, coordonnées et date d'émission de l'acheteur et du fournisseur ;
• Numéro de bon de commande : date à laquelle le bon de commande a été émis et numéro d'identification unique permettant de suivre et de référencer l'achat ;
• Détails de la commande : cette partie du document détaille les articles ou services achetés, y compris les descriptions, les références ou codes d'identification, les quantités de chaque article ou service, les prix unitaires et le montant total de l'achat ;
• Données de livraison : la date de livraison souhaitée, l'adresse et toute instruction spécifique relative à la livraison ;
• Conditions de paiement : les conditions de paiement, telles que les délais et les modalités, ainsi que les détails de toute remise ou condition spéciale convenue, en plus des informations sur le mode de paiement (virement bancaire, chèque, carte de crédit, etc.) 
• Conditions générales supplémentaires : les conditions générales ou les exigences légales spécifiques applicables à l'achat doivent être précisées dans le bon de commande. Il peut s’agir des responsabilités en cas de dommages pendant le transport ou même les politiques de retour ou d'échange ;
• Signature : un espace est réservé pour que les personnes autorisées de l'entreprise qui achète puissent signer le bon de commande. Ces signatures indiquent l'approbation et l'acceptation des conditions générales d'achat.
• Annexes : documents supplémentaires joints à la commande afin de fournir plus de détails ou de contexte sur la transaction, tels que les spécifications du produit, les dessins ou les plans, les contrats, etc.

Bon de commande exemple

Voici un exemple de bon de commande pour la France.

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Comment créer un bon de commande ? 

La création d'un bon de commande nécessite soin et organisation afin de garantir l'efficacité et l'exactitude du processus. Ce document, outre le fait qu'il formalise l'acquisition de biens ou de services, est essentiel pour garantir la cohérence entre les services internes de l'entreprise et le fournisseur.

Explorons ci-dessous en détail chaque étape afin de vous aider à élaborer un bon de commande complet et fonctionnel.

• Établir une politique d'achat : Une politique d'achat bien définie est la base d'un processus efficace et standardisé. Cette politique doit inclure des procédures claires (des directives pour l'envoi, le suivi et le stockage du document), des critères d'approbation, des limites financières ainsi qu’une liste de fournisseurs approuvés pour différentes catégories de produits ou de services.
• Disposer d'un processus d'achat structuré : Dans le même esprit que la politique, l'entreprise doit mettre en place un processus d'achat efficace, qui permettra de passer les commandes de manière précise et efficiente. Les étapes doivent inclure une identification du besoin, une élaboration de la demande d'achat interne, une analyse et approbation, la négociation avec les fournisseurs et l’émission de la commande. Ce processus réduit les erreurs, garantit la traçabilité et favorise une plus grande transparence.
• Assurer la communication entre les parties concernées : La communication entre les équipes est un élément indispensable à l'émission et au traitement des bons de commande. Tous les services impliqués dans le processus doivent avoir accès aux données pertinentes. Il incombe à tous les participants de maintenir le contact entre les parties impliquées. Une fois les mécanismes de communication mis en place, le personnel chargé des achats sera mieux à même de faire face à des circonstances imprévues et ainsi de minimiser les pertes potentielles.
• Mettre en place un système de gestion des achats : Aujourd'hui, la plupart des commandes sont envoyées par voie électronique. Cela simplifie non seulement le processus, mais permet également de corriger les erreurs et d'accélérer la livraison. En général, cela offre toute une série d'avantages qui facilitent l'achat de produits et de services.

Avantages du bon de commande

Le bon de commande est un document très important pour les entreprises dans le processus d'achat. En effet, il remplit plusieurs fonctions qui contribuent à une gestion efficace des achats et des stocks, ainsi qu'à éviter d'éventuels conflits entre l'entreprise et le fournisseur.

Voici quelques-uns des avantages les plus importants du bon de commande.

• Formaliser la transaction : L'un des principaux avantages du bon de commande est de formaliser l'intention d'achat de l'entreprise. En d'autres termes, il s'agit d'un résumé de la transaction, avec des détails sur les produits ou services à acheter, les quantités, les prix et d'autres informations pertinentes.
• Prévenir les litiges : Le bon de commande signé constitue un contrat qui définit les obligations des parties. Il s'agit donc d'un document juridiquement contraignant contenant toutes les informations convenues par les parties. Cela permet d'éviter d'éventuels litiges ou malentendus concernant la transaction.
• Suivre les commandes : Les bons de commande facilitent le suivi des commandes entrantes ainsi que la gestion des dépenses et des recettes de l'entreprise. Cela réduit les délais de traitement et permet d'éviter les commandes en double et les factures inattendues. Chaque commande étant associée à une facture unique, le processus de facturation s'en trouve simplifié.
• Simplifier les relations avec les fournisseurs : Grâce à un système performant, la gestion des fournisseurs est simplifiée et plus fluide. Le processus de vente est sécurisé, les informations sont communiquées clairement et précisément, la facturation est simplifiée, etc.

Quelle est la différence entre un devis, un bon de commande et une facture ?

Bien que ces termes soient similaires, les bons de commande, les devis et les factures ont des fonctions distinctes dans le processus d'approvisionnement. Consultez ce tableau comparatif pour en savoir plus.

Conclusion

Le bon de commande est un document essentiel pour les entreprises qui recherchent l'efficacité, l'organisation et la sécurité dans leurs processus d'achat. Il permet de structurer les étapes d'achat, de garantir la transparence des négociations et d'optimiser la communication avec les fournisseurs.

Votre objectif principal lors de l'utilisation des bons de commande devrait être d'équilibrer efficacité et conformité dans votre processus d'approvisionnement. En adoptant une approche planifiée et des outils numériques appropriés, votre entreprise sera mieux préparée à relever les défis du marché et à obtenir des résultats supérieurs.