E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen: Fristen, Erstellung und Empfang

Die deutsche E-Rechnungsstellungspflicht verlangt von Unternehmen, Rechnungen in strukturierten elektronischen Formaten (EN 16931-Norm-konform) wie XRechnung und ZUGFeRD auszustellen und zu empfangen. Die Einführung beginnt im Januar 2025, wobei die vollständige verpflichtende Ausstellung für alle Unternehmen bis Januar 2028 vorgesehen ist.

Das Wichtigste in Kürze

• Alle Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 EN 16931-konforme E-Rechnungen empfangen können.
• Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 € müssen ab dem 1. Januar 2027 elektronische Rechnungen ausstellen, alle anderen ab dem 1. Januar 2028.
• Akzeptierte Formate sind XRechnung, ZUGFeRD 2.1+, Peppol BIS 3.0 und EN 16931-konformes EDI.
• Einfache PDFs und Papierrechnungen gelten nach Ablauf der Übergangsfristen nicht mehr als gültige Rechnungen für den Vorsteuerabzug.
• Es gibt kein zentrales Regierungsportal; die Übermittlung erfolgt per E-Mail, EDI, Peppol oder ERP-Integration.

Was ist die E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland?

Die unternehmerische E-Rechnungsstellung in Deutschland bezieht sich auf die Ausstellung, die Übermittlung und den Empfang von Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte, durchgängige elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für Umsatzsteuerzwecke unterscheidet Deutschland zwischen folgenden Formaten:

• E-Rechnung: eine strukturierte Rechnung, die elektronisch verarbeitet werden kann und in der Regel der Norm EN 16931 entspricht.
• Sonstige Rechnungen: Papierrechnungen und unstrukturierte elektronische Rechnungen, wie z. B. einfache PDF-Dateien, die nicht automatisch als strukturierte Daten verarbeitet werden können.

Die Reform zielt auf inländische B2B-Transaktionen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen ab. Verbraucher sind in der Regel nicht Teil der neuen B2B-Vorschrift. Für die Rechnungsstellung von Unternehmen an Behörden gelten zudem separate, seit Langem bestehende Anforderungen und Portale.

Geltungsbereich der deutschen E-Rechnungsstellungsverordnung

Die Verordnung gilt für bestimmte Transaktionsarten und Geschäftskategorien:

• Sie gilt für alle B2B-Transaktionen innerhalb Deutschlands.
• Sowohl Lieferant als auch Käufer müssen in Deutschland ansässige, umsatzsteuerpflichtige Unternehmen sein.
• Grenzüberschreitende Transaktionen (innerhalb der EU und international) sind ausgeschlossen.
• B2C-Rechnungen an private Verbraucher werden nicht erfasst.
• Rechnungen mit einem Wert unter 250 € sind davon ebenfalls ausgenommen.
• Bestimmte umsatzsteuerbefreite Lieferungen fallen nicht unter diese Vorschrift.

Warum ändert Deutschland die Regeln für B2B-Rechnungen?

Die strukturierte elektronische Rechnungsstellung bietet sowohl Lieferanten als auch Käufern deutliche betriebliche Vorteile:

• Kürzere Bearbeitungszeit: Der automatisierte Datenimport vermeidet Verzögerungen durch manuelle Eingaben.
• Verbesserte Genauigkeit: Standardisierte Felder verhindern Übertragungsfehler und Dateninkonsistenzen.
• Schnellere Zahlungszyklen: Durch die einheitliche Verarbeitung können Rechnungen schneller genehmigt und bezahlt werden.
• Prüfungsbereitschaft: Strukturierte Aufzeichnungen vereinfachen die Umsatzsteuererklärung und die Überprüfung durch die Steuerbehörden.
• Kostenreduzierung: Geringerer Verwaltungsaufwand im Vergleich zu papierbasierten Arbeitsabläufen.

Wichtige Fristen für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Deutschland

Deutschland hat einen stufenweisen Zeitplan für die Umsetzung festgelegt, der die Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung schrittweise entsprechend der Unternehmensgröße und der Art der Tätigkeit ausweitet.

Zulässige Formate für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Deutschland

Deutschland akzeptiert jedes Rechnungsformat, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die wichtigsten anerkannten Formate sind nachstehend aufgeführt.

1. XRechnung

XRechnung ist der offizielle E-Rechnungsstandard Deutschlands, der als deutsche Kernspezifikation für die Rechnungsstellung (CIUS) der EN 16931 entwickelt wurde. Er definiert ein strukturiertes XML-Schema, das alle obligatorischen Rechnungselemente enthält, die nach deutschem Umsatzsteuerrecht und für die öffentliche Verwaltung erforderlich sind.

Die XRechnung kann entweder mit der UBL-XML-Syntax (Universal Business Language) oder UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) implementiert werden. Beide sind für Compliance-Zwecke gleichermaßen gültig. Das Format ist seit 2020 für die B2G-Rechnungsstellung (Business-to-Government) verbindlich und wird nun auf B2B-Transaktionen ausgeweitet.

2. ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datendatei kombiniert. Diese duale Struktur ermöglicht es den Empfängern, die Rechnung visuell zu betrachten und gleichzeitig strukturierte Daten für die automatisierte Verarbeitung zu extrahieren.

Um die Vorgaben der B2B-E-Rechnungsstellung einzuhalten, müssen Unternehmen die ZUGFeRD Version 2.0.1 oder höher mit Profilen verwenden, die den Anforderungen der EN 16931-Norm entsprechen. Die folgenden Profile sind zulässig:

• EN 16931 (Comfort)-Profil: Vollständig konform mit der europäischen Norm.
• Erweitertes Profil: Enthält zusätzliche Daten, die über die Norm hinausgehen, bleibt aber konform.

3. UBL (Peppol BIS 3.0)

Peppol BIS Billing 3.0 ist ein internationales E-Rechnungsformat, das auf UBL 2.1 basiert und mit der EN 16931 abgestimmt ist. Unternehmen, die die Peppol-Netzwerkinfrastruktur oder internationale Rechnungslösungen nutzen, die BIS-konforme Rechnungen ausgeben, können dieses Format für deutsche B2B-Transaktionen verwenden.

Peppol BIS 3.0 ist eng an die XRechnung angelehnt, wodurch die Interoperabilität zwischen den Formaten gewährleistet ist. Rechnungen, die über Peppol-Zugangspunkte in diesem Format übermittelt werden, erfüllen die deutschen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung.

4. EDI-Formate (EDIFACT)

Bestehende EDI-Vereinbarungen, die Formate wie EDIFACT INVOIC verwenden, können unter bestimmten Bedingungen weitergeführt werden. Das deutsche Finanzministerium hat bestätigt, dass EDI-Formate weiterhin zulässig sind. Voraussetzung ist, dass sie alle nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben enthalten und sich auf die Datenelemente der EN 16931 abbilden lassen.

Unternehmen, die EDI verwenden, müssen sicherstellen, dass ihre Nachrichten alle obligatorischen Rechnungsfelder enthalten. Bei Lücken müssen EDI-Implementierungen möglicherweise aktualisiert werden, um fehlende Elemente wie Käuferreferenzen oder bestimmte Steuercodes hinzuzufügen.

Nicht akzeptierte Formate

Die folgenden Formate gelten nach deutschem Recht nicht als elektronische Rechnungen:

• PDF ohne eingebettetes XML: Einfache PDF-Dateien können nicht automatisch verarbeitet werden und sind ausgeschlossen.
• Gescannte Papierrechnungen: Bilddateien enthalten keine strukturierten Daten und sind nicht konform.
• Word-Dokumente oder E-Mail-Text: Diese Formate erfüllen nicht die Anforderungen an ein strukturiertes elektronisches Format.
• ZUGFeRD-Minimal- oder Basis-WL-Profile: Diese Formate enthalten unzureichende Dateninhalte für die EN 16931-Konformität.

Übersicht über die verschiedenen Formate

B2B-E-Rechnungen senden und empfangen: So funktioniert es

Das deutsche B2B-Rahmenwerk verlangt von Unternehmen die Entwicklung eines konformen Betriebsprozesses, der die strukturierte Rechnungserstellung, Validierung, sichere Übertragung, kontrollierte Empfangsbestätigung und revisionssichere Archivierung über mehrere Kanäle hinweg umfasst.

Hier sind die allgemeinen Anforderungen sowie der vorgeschriebene Prozess:

Pflichtangaben E-Rechnung

Das deutsche Umsatzsteuergesetz und die EN 16931-Norm verlangen bestimmte Angaben auf jeder Rechnung. In der folgenden Tabelle sind die wesentlichen Felder aufgeführt:

E-Rechnung versenden: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die folgenden Schritte beschreiben einen typischen Workflow für die Übermittlung von B2B-E-Rechnungen:

1. Erstellen Sie die Rechnung in Ihrem Buchhaltungssystem: Erstellen Sie die Rechnung mit allen erforderlichen Datenelementen, einschließlich der Umsatzsteuerinformationen, Einzelposten, Käuferreferenz (falls zutreffend) und den Gesamtbeträgen.
2. Exportieren Sie in ein konformes Format: Konvertieren Sie die Rechnung in XRechnung XML, ZUGFeRD PDF/XML oder ein anderes EN 16931-konformes Format, das von Ihrem System unterstützt wird.
3. Validieren Sie die Rechnung: Überprüfen Sie die Rechnung vor der Übermittlung mit Validierungstools auf XML-Struktur, Pflichtfelder und Einhaltung der Geschäftsregeln.
4. Übermitteln Sie die Rechnung über den vereinbarten Kanal: Senden Sie die Rechnungsdatei über die mit Ihrem Geschäftspartner vereinbarte Methode, sei es als E-Mail-Anhang, über eine EDI-Verbindung, das Peppol-Netzwerk oder eine direkte Systemintegration.
5. Bewahren Sie die Übermittlungsbelege auf: Archivieren Sie die gesendete Rechnung und alle Lieferbestätigungen für Prüfungszwecke. Nach deutschem Recht müssen Rechnungsbelege zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

E-Rechnung empfangen: Die Systemanforderungen

Unternehmen müssen ihre Systeme darauf vorbereiten, ab dem 1. Januar 2025 eingehende E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die folgenden Funktionen sind dabei unerlässlich:

• Formatkompatibilität: Systeme müssen mindestens die Formate XRechnung und ZUGFeRD importieren können.
• Validierungsfunktion: Eingehende Rechnungen sollten anhand von Schemata und Geschäftsregeln validiert werden.
• Datenzuordnung: Rechnungsfelder müssen korrekt den Datensätzen des Buchhaltungssystems zugeordnet werden.
• Ausnahmebehandlung: Es müssen Prozesse für die Verwaltung ungültiger oder unvollständiger Rechnungen definiert werden.
• Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre lang in ihrem Originalformat gespeichert werden.

Schritte zur Implementierung der Empfangsfähigkeit 

Der Empfang von E-Rechnungen ist der erste Schritt, der alle Unternehmen betrifft. „Wir können PDFs öffnen“ reicht für die Bereitschaft zur B2B-E-Rechnungsstellung nicht aus.

• Wählen Sie mindestens ein akzeptiertes Format aus, das Sie für eingehende Rechnungen unterstützen werden, und testen Sie dieses dann durchgängig.
• Richten Sie einen Eingangskanal mit klarer Zuständigkeit ein, z. B. eine spezielle Mailbox, einen Peppol-Anbindungspunkt, ein Portal oder eine Integrationsschnittstelle.
• Implementieren Sie Parsing- und Buchungsregeln in der Kreditorenbuchhaltung, einschließlich Steuerkennzeichenzuordnung und PO-Abgleichlogik.
• Definieren Sie eine Validierungsebene, die fehlende Pflichtfelder und Berechnungsfehler kennzeichnet.
• Richten Sie einen Ausnahme-Workflow für Abweichungen ein, einschließlich der Frage, wer den Lieferanten kontaktiert und wie Korrekturen gehandhabt werden.
• Legen Sie die Archivierungsmethode und den Aufbewahrungsansatz für strukturierte Dateien und Prüfungsnachweise fest.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung in hybriden Formaten, damit die PDF-Ansicht die strukturierten Daten beim Buchen nicht überschreibt.

Übertragungskanäle

Deutschland schreibt keine bestimmte Übertragungsmethode oder ein zentrales Regierungsportal für B2B-E-Rechnungen vor. Unternehmen können je nach Vereinbarungen mit Geschäftspartnern, technischen Möglichkeiten und Transaktionsvolumina aus mehreren Kanälen wählen.

Absender, Kanal und Format: So passt alles zusammen

Da in Deutschland keine einheitliche B2B-Übertragungsmethode vorgeschrieben ist, sollten Unternehmen Format und Übertragungskanal gezielt auf den jeweiligen Geschäftspartner abstimmen. Die folgende Tabelle bietet einen praktischen Orientierungsrahmen für die Weiterleitung:

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Die Umstellung auf B2B-E-Rechnung birgt Compliance-Risiken, denen Unternehmen proaktiv begegnen sollten.

Die folgenden Fehler führen häufig zur Ablehnung von Rechnungen oder zu Compliance-Problemen:

• Das reine Versenden von PDF-Dateien: Ab 2025 gelten unstrukturierte PDF-Dateien ohne eingebettetes XML nicht mehr als elektronische Rechnungen und können abgelehnt oder für den Vorsteuerabzug als ungültig angesehen werden.
• Fehlende Pflichtfelder: Das Weglassen von Käuferreferenzen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder der erforderlichen Steuercodes kann zu Verarbeitungsfehlern oder rechtlichen Verstößen führen.
• Verwendung veralteter ZUGFeRD-Profile: Minimum- und Basic-WL-Profile enthalten nicht die erforderlichen Daten und entsprechen deshalb nicht den Vorgaben.
• Falsche XML-Struktur: Schemafehler oder ungültige Datentypen verhindern die automatische Verarbeitung durch die Empfängersysteme.
• Verzögerte Systemaktualisierungen: Wenn die Buchhaltungssoftware nicht vor Ablauf der Fristen aktualisiert wird, entstehen in letzter Minute Compliance-Lücken.
• Keine Abstimmung mit Partnern: Wenn bevorzugte Formate und Kanäle nicht mit den Geschäftspartnern abgestimmt werden, kommt es zu Übertragungsfehlern.
• Unsachgemäße Archivierung: E-Rechnungen müssen zehn Jahre lang in ihrem Originalformat elektronisch aufbewahrt werden; die Konvertierung in reine PDF-Archive kann gegen die Aufbewahrungspflichten verstoßen.

Praktische Kontrollen zur Vermeidung von Ablehnungen und Zahlungsverzögerungen

So erfüllen Sie alle Compliance-Anforderungen für E-Rechnungen in Deutschland:

Prüfungen vor dem Versand

Diese Prüfungen sollten erfolgen, bevor eine Rechnung Ihr System verlässt:

• Überprüfen Sie die Rechnungsbeträge und Umsatzsteuerbeträge anhand der Steuervorschriften.
• Setzen Sie erforderliche Referenzen für wichtige Kunden durch, z. B. Formate für Bestellnummern.
• Verhindern Sie Duplikate, indem Sie Eindeutigkeitsregeln für Rechnungsnummern und Lieferantenkennungen durchsetzen.
• Überprüfen Sie, ob das Rechnungsformatprofil mit Ihrer Vereinbarung mit dem Geschäftspartner übereinstimmt.

Prüfungen auf der Empfängerseite

Diese Prüfungen schützen den Kreditorenbuchhaltungsprozess und reduzieren das Betrugsrisiko:

• Beschränken Sie die Annahme auf genehmigte Kanäle und überwachen Sie unbefugte Änderungen.
• Stellen Sie sicher, dass eingehende Rechnungen maschinenlesbar sind und den unterstützten Formaten entsprechen.
• Wenden Sie gegebenenfalls den Drei-Wege-Abgleich an und eskalieren Sie Ausnahmen mit klaren SLAs.
• Verwenden Sie eine einheitliche Archivierungsstrategie, die strukturierte Dateien und Nachweise aufbewahrt.

Fazit

Die deutsche B2B-E-Rechnungsstellungspflicht stellt einen grundlegenden Wandel vom dokumentbasierten zum datenbasierten Rechnungsaustausch dar. Unternehmen, die diesen Übergang lediglich als Compliance-Aufgabe betrachten, verpassen die betrieblichen Effizienzgewinne, die eine strukturierte Rechnungsstellung mit sich bringt.

Der stufenweise Zeitplan bietet Vorbereitungszeit. Eine frühzeitige Umstellung verschafft Unternehmen den Vorteil, ihre Kreditoren- und Debitorenprozesse zu rationalisieren und gleichzeitig Systemüberholungen in letzter Minute zu vermeiden. Geschäftspartner erwarten zunehmend E-Rechnungsfunktionen, sodass die Bereitschaft über die regulatorischen Verpflichtungen hinaus zu einem Wettbewerbsfaktor wird.